تغییر اولویت‌های مدیریتی به سوی مدیریت بحران با بروز پاندمی کرونا
در چند ماه اخیر و با گسترش بیماری کووید-۱۹، مسئولیت‌ها و نقش‌های رهبران و مدیران کسب و کارها به صورت قابل توجهی تغییر کرده است. پیش از بیماری کرونا، مدیران عامل و سایر مدیران اجرایی در شرکت‌های با رشد و ارزش افزوده بالا بر تقویت نوآوری و توسعه بازار تاکید داشتند. اما هم اکنون، بیشتر این مدیران بر تصمیم سازی سریع در مورد کنترل هزینه‌ها و مدیریت بحران اقتصادی پیش آمده متمرکز هستند. آن‌ها همچنین با مسائلی نوین و غیر قابل پیش بینی روبرو شده‌اند مانند مسائل زنجیره تامین، کمبود نیروی انسانی، چالش‌های عملیاتی و سایر محدودیت‌هایی که اولویت‌های مدیریت را به سوی استراتژی‌های مدیریت بحران سوق می‌دهد. در وضعیت کنونی، به خصوص تمرکز مدیران بر مدیریت مسائل مرتبط با سلامتی و ایمنی، دورکاری و حمایت از خانواده خود در برابر پاندمی قرار گرفته است.
این تغییر آسان نبوده است. بسیاری از مدیران شروع به تجربه کردن مسائل و تکنیک‌هایی کرده‌اند که سابقا هیچ تجربه‌ای در آن زمینه نداشته و آموزش ندیده‌اند. بسیاری از این مدیران تصمیم گرفته‌اند از مدیران خود، مربیان و کوچ‌های شخصی در زمینه مدیریت بحران بیاموزند یا مطالعه کنند.
استراتژی‌های مدیریت بحران
در کنار مهارت‌هایی که باید در مورد مدیریت بحران آموخت، چهار استراتژی هستند که به تغییر رویکردهای کلیدی در مدیران کمک می‌کنند. در صورتی که کوچ و مربی هستید، می‌توانید این استراتژی‌ها را به مدیران تحت حمایت خود بیاموزید. اگر مدیر هستید بهره‌گیری از این استراتژی‌های ساده به شما در مدیریت بحران موجود کمک خواهد کرد.
تصمیم سازی سریع را بر جزییات اولویت دهید.
شرایط کنونی به گونه‌ای است که نه تنها هر روز، که هر ساعت وضعیت تغییر می‌کند و تصمیم سازی مداوم تبدیل به یک ضرورت می‌شود. مدیرانی موفق هستند که سریع اطلاعات جدید را مورد بررسی قرار دهند، اولویت‌ها را مشخص و تصمیم‌سازی می‌کنند. در خلال بحران، شناخت کامل و با جزییات رخ نمی‌دهد، اطلاعات به صورت مداوم در حال تغییر هستند، منافع و اولویت‌ها مبهم و نامشخص می‌باشند و اضطراب زیادی در فضای کسب و کار وجود دارد. بنابراین مدیران باید بر تصمیمات سریع و انعطاف‌پذیر تمرکز کنند که نه فقط بر مدیریت بحران کنونی که بر آینده سازمان متمرکز باشد. بهره‌گیری از یک چارچوب ساده و مقیاس‌پذیر برای تصمیم سازی سریع در مدیریت بحران اهمیت دارد.
بنابراین شما باید:
- اولویت‌ها را مشخص کنید. سه تا پنج تا از مسائل کلیدی و اولویت‌های کسب و کار را مشخص کنید. در اوایل بحران، اولویت‌های سازمانی بیشتر شامل ایمنی و محافظت از کارمندان، وضعیت اقتصادی کسب و کار، رسیدگی به مشتریان و ادامه عملیات اجرایی سازمان در انطباق با شرایط جدید می‌شد. هم اکنون مسائل جدیدی نیز ایجاد شده‌اند که بسته به شرایط مختلف و نوع کسب و کار متفاوت است. بنابراین بسته به شرایط کنونی، مسائل سازمان خود را شناسایی و اولویت‌بندی کنید تا در فرایند مدیریت بحران قرار گیرد.
- بده بستان‌های هوشمندانه انجام دهید. ببینید چه تعارضاتی ممکن است از درون اولویت‌بندی شما ظاهر شود؟ تعارضاتی که مابین مسائل فوری و مسائل مهم، مسائل حیاتی امروز و مسائل استراتژیک آینده سازمان ایجاد می‌شود. در این جا باید به صورت هوشمندانه بین مسائل و اولویت‌های مختلف بده بستان انجام دهید. در صورتی که راه‌حل‌هایی هوشمندانه برای مسائل کنونی برگزینید، مکانیزمی فعال می‌شود که در خدمت برنامه‌ریزی استراتژیک و آینده سازمان قرار می‌گیرد. در واقع مدیریت بحران سازمان نباید صرفا مبتنی بر حل مسائل کنونی باشد بلکه باید در خدمت رشد و توسعه کسب و کار شما در آینده قرار گیرد.
- از تصمیم‌سازان سازمان کمک بخواهید. خط مقدم سازمان خود را برای تصمیم سازی آماده کنید. برای آن‌ها توضیح دهید که چه مواردی در اولویت هستند و چه کسانی در راس مسئولیت‌های مرتبط با این مسائل قرار دارند. پیش فرض شما باید این باشد که تصمیمات از پایین به بالا گرفته می‌شود نه برعکس.
- اقدام کنید و نگران اشتباهات نباشید. در چنین شرایطی اشتباهات بیشتری رخ می‌دهد اما فرصتی برای تنبیه و فکر کردن به خطاهای عملیاتی وجود ندارد. اقدام نکردن در این شرایط بدتر ار اشتباه کردن است.
انطباق‌پذیری شجاعانه داشته باشید.
مدیران موفق در مدیریت بحران از اقدام صرف برای تغییر شرایط به وجود آمده پیشی می‌گیرند. آن‌ها فعالانه به دنبال اطلاعات و داده‌های لازم از منابع مختلف می‌روند و ترسی از پذیرش بی‌اطلاعی خود در برابر بحران کنونی ندارند و در مواقع لازم از کارشناسان و متخصصان خارج از سازمان کمک می‌گیرند.
بنابراین شما باید:
- در مورد کارهایی که نباید انجام دهید تصمیم گیری کنید. اقدامات و پروژه‌هایی را که در شرایط کنونی به تمرکز و هزینه زیادی برای سازمان نیاز دارد، شناسایی کنید و برای برنامه‌ریزی و اجرای آن‌ها فعلا دست نگه دارید.
- برخی تجارب گذشته را به فراموشی بسپارید. برخی اقداماتی که سابقا به نتایج موثری منجر می‌شده ممکن است در شرایط کنونی کارایی لازم را نداشته باشد. مدیران موفق در شرایط مدیریت بحران، به سرعت انطباق‌پذیر می‌شوند و استراتژی‌های جدیدی انتخاب می‌کنند.
- راه‌های اتصال به خط مقدم مدیریت بحران را تقویت کنید. در شرایط بحرانی، باید بدانید که دقیقا چه اتفاقات و عملیاتی در حال رخداد است و برنامه‌ریزی عملیات اجرایی سازمان چطور پیش می‌رود. در این شرایط ناآگاهی مدیران اجرایی از مسائل و جزییات خطاهای جبران‌ناپذیری به همراه دارد. بنابراین برای مثال در زمینه مدیریت زنجیره تامین، شرایط باید برای ارتباط مستقیم مدیران اجرایی با بخش‌های مختلف زنجیره فراهم باشد. در واقع شما باید رادارهای خود را در تمام بخش‌های زنجیره فعال کنید. در این فرایند تکنولوژی به شما کمک موثری خواهد کرد.
تیم خود را برای مدیریت بحران آموزش دهید.
به عنوان یک مدیر، شما در حال تجربه مسائل جدید و اولویت‌های در حال تغییر هستید و زمان محدودی برای عمل کردن و ایجاد تغییر دارید. باید بدانید که در این فرایند تنها نیستید و باید مدیریت بحران را به تیم خود و به خصوص مدیران اجرایی نیز آموزش دهید. سرمایه‌گذاری‌های کوچک در زمینه حمایت و ارایه مربی و سرپرست برای تیمتان، در بلندمدت اثربخشی کسب و کار شما را افزایش می‌دهد.
دوره‌های بحرانی تمامی مدیران و تیم اجرایی تحت سرپرستی آن‌ها را در شرایطی جدید و غیر منتظره قرار می‌دهد. زمانی که مدیریت بحران آغاز می‌شود و مسائل اولیه تحت کنترل قرار می‌گیرند، فرصتی برای بررسی مسائل پیش آمده در سازمان و توان‌بخشی به کسب و کار ایجاد می‌شود. تغییر نقش‌ها و مسئولیت‌ها در دوره بحران را در نظر بگیرید و این که این تغییرات پس از بحران نیز ماندگار خواهند شد یا خیر. بررسی کنید که مدیران اجرایی و تیم‌های مختلف سازمان تا چه میزان با مفاهیم مدیریت بحران آشنایی دارند و چقدر به کوچینگ نیاز است. در آخر این که تیمی که با شما از بحران خارج می‌شود، به احتمال زیاد تیم ثابتی است که می‌خواهید برای بلندمدت با آن فعالیت داشته باشید. زیرا در زمان بحران مفاهیمی را با هم آموخته و اجرا کرده‌اید که به رشد کسب و کار در شرایط پسابحران کمک شایانی خواهد کرد.
- نویسنده: کریس نیکولز (Chris Nichols)، شما چترجی هایدن (Shoma Chatterjee Hayden) و کریس تندلر (Chris Trendler)
تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال
این مقاله به کوشش درنا اسدی و دیگر اعضای گروه مشاوران غزال تولید شده است. تک‌تک ما تلاش داریم اثری مثبت بر روی کسب و کارها داشته باشیم.
