سیر تا پیاز مدلسازی فرایند کسب و کار
اکثر شرکت ها ایده های خیلی خوبی از مدلسازی فرایند تجاری مختلف دارن که عملیات روزانه اونها رو جلو میبره. با این حال، وقتی که مردم باید مطمئن باشن که این فرآیندها به طور مداوم نتایج مطلوب رو هم به دنبال داره، “یک ایده بسیار خوب” کافی نیست.
تحلیلگران کسب‌وکار می‌تونن از طریق مدلسازی فرایند کسب‌وکار، یک تکنیک مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) که تجسم‌های بصری مبتنی بر داده‌ها از گردش‌های کاری را ایجاد می‌کنه، دیدگاه‌های سرتاسری از چرخه حیات فرآیند کسب‌وکار به دست میاره. این مدل‌های فرآیندی به سازمان‌ها کمک می‌کنن تا گردش‌های کاری رو مستندسازی کنن، معیارهای کلیدی سطحی، مشخص کردن مشکلات احتمالی و خودکارسازی هوشمندانه فرآیندها رو انجام می دن. با ما همراه باشید تا با مبحث مدلسازی فرایند کسب و کار، مزایا و انواع آن بیشتر آشنا شویم.
مدلسازی فرایند کسب و کار چیست؟
مدلسازی فرآیند کسب و کار یک نمایش گرافیکی از یک فرآیند یا گردش کار تجاری و فرآیندهای فرعی مربوط به آن است. مدلسازی فرایند، نمودارهای فعالیت کمی و جامع و فلوچارت‌هایی را تولید می‌کند که حاوی بینش‌های حیاتی در مورد عملکرد یک فرآیند معین، از جمله موارد زیر است:
- رویدادها و فعالیت هایی که در یک گردش کار رخ می دهند
- چه کسی آن رویدادها و فعالیت‌ها را راه‌اندازی می‌کند
- نقاط تصمیم گیری و مسیرهای مختلفی که گردش کار می تواند بر اساس نتایج آنها طی کند
- دستگاه های درگیر در فرآیند
- جدول زمانی فرآیند کلی و هر مرحله از فرآیند
میزان موفقیت و شکست فرآیند
مدلسازی فرایند کسب‌وکار به سازمان‌ها راه ساده‌ای برای درک و بهینه‌سازی گردش کار با ایجاد نمایش‌های بصری مبتنی بر داده از فرآیندهای کلیدی کسب‌وکار می‌دهد.
جنبه های کلیدی مدلسازی فرآیند کسب و کار
مدلسازی فرایند های فرآیند به صورت دستی ساخته نمی شوند. در عوض، آنها توسط الگوریتم‌های داده کاوی تولید می‌شوند که از داده‌های موجود در گزارش‌های رویداد برای ساخت مدل‌هایی از گردش‌های کاری آن‌طور که وجود دارند، استفاده می‌کنند.
از آنجایی که مدلسازی فرآیند، مبتنی بر داده‌های کمی هستند، دیدگاه‌های عینی واقعی از گردش‌های کاری را همانطور که در عمل وجود دارند، از جمله داده‌های کلیدی، معیارها یا رویدادهایی که ممکن است در غیر این صورت مورد توجه قرار نگرفته باشند، ارائه میدهند. به عنوان مثال، یک شرکت نرم افزاری با ایجاد مدلی از فرآیند ایجاد حساب کاربری جدید خود، ممکن است متوجه شود که تعداد قابل توجهی از مشتریان فرآیند ثبت نام را به دلیل طولانی بودن زمان صرف می کنند. یک مدل حتی می‌تواند به شرکت کمک کند تا مرحله دقیقی را که در آن این افت‌ها رخ میدهند، مشخص کند.
مدلسازی فرایند معمولاً با استفاده از یکی از دو سبک استاندارد شده نمادگذاری فرآیند کسب‌وکار گرافیکی ارائه می‌شوند: نماد مدلسازی فرآیند کسب‌وکار (BPMN) که مدل و نماد فرآیند تجاری نیز نامیده می‌شود یا زبان مدلسازی یکپارچه (UML). در این سیستمهای نشانه‌گذاری، عناصر بصری خاص زمانی که در یک مدل فرآیند استفاده می‌شوند، معانی شناخته‌شده جهانی دارند. چه یک سازمان از نمودارهای UML یا نمودارهای BPMN استفاده کند، این متدولوژی های نشانه گذاری استاندارد شده به مدل های فرآیند اجازه می دهد تا به راحتی توسط هر کسی به اشتراک گذاشته و خوانده شود:
- فلش ها نشان دهنده جریان های دنباله ای هستند
- الماس ها نشان دهنده نقاط تصمیم گیری یا دروازه ها هستند
- بیضی ها شروع و پایان فرآیندها را نشان می دهند.
- مستطیل ها فعالیت های خاصی را در یک گردش کار نشان می دهند.
مدلسازی فرآیند کسب‌وکار را نباید با نقشه‌های فرآیند، نوع رایج دیگری از نمودار فرآیند کسب‌وکار، اشتباه گرفت. نقشه های فرآیند بر اساس گزارش های کارمندان هستند، به صورت دستی ایجاد می شوند و نماهای سطح بالاتری از گردش کار ارائه می دهند. مدل‌های فرآیند، کاوش عمیق مبتنی بر داده‌ها هستند که دیدگاه‌های عینی‌تری از گردش کار ارائه میدهند.
مدلسازی فرایند کسب و کار چگونه ساخته می شوند
برای درک کامل تکنیک‌های مدلسازی فرآیند کسب‌وکار، ابتدا باید ابزارهای مدلسازی فرایند کسب‌وکار مربوطه گزارش‌های رویداد و فرآیند کاوی را درک کنید.
بیشتر سیستمهای فناوری اطلاعات سازمانی گزارش‌های رویداد را نگهداری می‌کنند. این گزارش‌های رویداد، سوابق دیجیتالی هستند که به‌طور خودکار تغییرات و فعالیت‌های وضعیت (به عنوان مثال، “رویدادها”) را در سیستم دنبال می‌کنند. هر چیزی که در یک سیستم اتفاق می افتد می تواند یک رویداد باشد. در زیر چند نمونه از رویدادهای رایج آورده شده است:
- یک کاربر وارد می شود
- کاربر یک رکورد را به روز می کند
- کاربر یک فرم ارسال می کند
- اطلاعات بین سیستم ها منتقل می شود
گزارش‌های رویداد هم وقوع رویدادها و هم اطلاعات پیرامون این رویدادها را ردیابی می‌کنند، مانند دستگاهی که یک فعالیت را انجام می‌دهد و مدت زمانی که فعالیت طول می‌کشد. گزارش رویداد به عنوان ورودی در طول تولید مدل های فرآیند عمل می کند.
فرآیند کاوی استفاده از یک الگوریتم داده کاوی برای همه این داده های ثبت رویداد است. این الگوریتم روندها را در داده ها شناسایی می کند و از نتایج تجزیه و تحلیل خود برای تولید یک نمایش بصری از جریان فرآیند در سیستم استفاده می کند. این نمایش بصری، مدلسازی فرایند است. بسته به فرآیندی که برای مدلسازی فرآیند هدف قرار می‌گیرد، الگوریتم‌های فرآیند کاوی را می‌توان برای یک سیستم واحد، سیستمهای متعدد یا کل اکوسیستم‌ها و بخش‌های تکنولوژیکی اعمال کرد.
ما در گروه مشاوران غزال برای شما یک ابزار پاسخ گویی فرایند تدارک دیده ایم.
با استفاده از این بازار با یک نگاه متوجه شوید چه فرایندی متولی دارد یا ندارد…
موارد استفاده مدل سازی فرآیند کسب و کار
مدلسازی فرآیند سطوح بی‌سابقه‌ای از شفافیت را در جریان‌های کاری شرکت ارائه می‌کنند و آنها را به ابزار کلیدی مدیریت فرآیند کسب‌وکار تبدیل می‌کنند. در حالی که مدلسازی فرایند را می‌توان در هر سناریویی که نیاز به تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب‌وکار دارد، مورد استفاده قرار داد، اینها برخی از رایج‌ترین موارد استفاده هستند:
به دست آوردن بینش 360 درجه در مورد فرآیندها
یک مدلسازی فرآیند واحد می‌تواند حاوی تعداد زیادی از داده‌های گردش کار باشد که به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا یک گردش کار را از منظرهای متعدد تجزیه و تحلیل کنند. تحلیلگران کسب و کار معمولاً از مدلسازی فرایند کسب وکار به طور خاص در اجزای گردش کار زیر استفاده می‌کنند:
جریان کنترل: “جریان کنترل” به ترتیبی که مراحل و دستورات در یک فرآیند اجرا می شوند اشاره دارد. یک مدل فرآیند فلوچارت یک فرآیند معین را به تصویر می‌کشد تا یک تیم به وضوح ببیند چه مراحلی و چه زمانی انجام می‌شود. این دیدگاه همچنین به تیم کمک می کند تا هر گونه وابستگی بین مراحل را شناسایی کند.
سازمان: یک مدل فرآیند می‌تواند افرادی را که در یک فرآیند دخیل هستند از جمله افراد، تیم‌ها، سیستم‌ها و دستگاه‌ها و نحوه تعامل آنها با یکدیگر را نشان دهد. این دیدگاه، ارتباطات بین افراد و سیستم هایی را که شبکه اجتماعی سازمانی را تشکیل می دهند، روشن می کند. به این ترتیب، یک مدل فرآیند بینشی در مورد چگونگی عملکرد اجزای مختلف یک کسب و کار با هم ارائه می دهد.
زمان: یک مدل فرآیند می‌تواند مدت زمانی که یک فرآیند طول می‌کشد، به طور کلی، و مدت زمانی که هر مرحله طول می‌کشد را ثبت کند و به تیم اجازه می‌دهد تا تاخیرها، کندی‌ها و تنگناها را در جریان کار شناسایی کند.
موضوع: مدلسازی فرایند می‌تواند نمای کلی از نحوه انجام یک گردش کار معین ارائه دهد، یا می‌تواند یک مورد خاص یا نمونه‌ای از یک گردش کار را منعکس کند. تیم ها اغلب از این دیدگاه موردی برای تجزیه و تحلیل نتایج فرآیند غیرعادی استفاده می کنند. به عنوان مثال، اگر یک نمونه خاص از یک گردش کار منجر به کیفیت نتیجه پایین‌تر از حد متوسط شود، تیم‌ها می‌توانند دقیقاً اشتباه را جدا کنند.
بهینه سازی و استانداردسازی فرآیندها
مدلسازی فرآیند، با دقت ناکارآمدی‌های جریان کار موجود را منعکس می‌کنند و شناسایی فرصت‌ها برای بهینه‌سازی فرآیند را آسان‌تر می‌کنند. هنگامی که گردش کار بهینه شد، کسب و کارها می توانند از مدلسازی فرایند برای استانداردسازی گردش کار در کل شرکت استفاده کنند.
مدلسازی فرآیند کسب و کار به عنوان الگویی برای نحوه انجام فرآیندها عمل می کند و تضمین می کند که هر تیم و کارمندی به همان روش به فرآیند مشابهی نزدیک می شود. این به طور کلی منجر به گردش کار و نتایج قابل پیش بینی بیشتر می شود.
ارزیابی فرآیندهای جدید
مدلسازی فرایند می‌توانند حدس و گمان را از پیاده‌سازی و ارزیابی فرآیندهای کسب‌وکار جدید حذف کنند. با ایجاد مدلی از یک فرآیند جدید، کاربران تجاری می‌توانند نگاهی بی‌درنگ به نحوه عملکرد آن گردش کار داشته باشند و به آنها اجازه می‌دهد تا تنظیمات لازم را برای دستیابی به بهینه‌سازی فرآیند انجام دهند.
تجزیه و تحلیل استفاده از منابع
مدلسازی فرآیند می‌توانند به شرکت‌ها کمک کنند تا بررسی کنند که آیا سرمایه‌گذاری‌های پول و منابع بازده مناسبی دارند یا خیر. به عنوان مثال، با ایجاد مدلی از فرآیند فروش استاندارد، یک سازمان می‌تواند ببیند نمایندگان فروش چگونه از ابزارها و سیستم‌هایی که در اختیار دارند استفاده می‌کنند. ممکن است مشخص شود که یک ابزار خاص بسیار کمتر از آنچه پیش‌بینی می‌شود استفاده می‌شود، در این صورت، سازمان می‌تواند تصمیم بگیرد که از این ابزار سرمایه‌گذاری کند و آن پول را صرف راه‌حلی کند که تیم فروش واقعاً از آن استفاده می‌کند.
فرآیندهای ارتباطی
مدلسازی فرایند، فرآیندهای پیچیده را به تصاویر ملموس تبدیل می‌کنند و انتشار و بحث در مورد فرآیندها را در سراسر سازمان آسان‌تر می‌کنند. به عنوان مثال، اگر یک بخش فرآیند کارآمدی ویژه ای برای عیب یابی مشکلات فنی داشته باشد، کسب و کار می تواند مدلی از این فرآیند را برای هدایت پیاده سازی در مقیاس سازمانی ایجاد کند.
مزایای مدل سازی فرآیند کسب و کار
مدلسازی فرآیند کسب وکار، یک شرکت را با هوش تجاری عینی مسلح می‌کند که از تصمیمات آگاهانه‌تر برای تخصیص منابع، بهبود فرآیند و استراتژی کلی کسب وکار پشتیبانی می‌کند. با دید واضحی از فرآیندها، تیم های سازمانی می توانند اطمینان حاصل کنند که گردش کار همیشه نتایج مطلوب را به همراه دارد. در نتیجه، هزینه های عملیاتی کمتر، درآمد بیشتر و نتایج کسب و کار قوی تر است.
به طور خاص، مدلسازی فرایند کسب و کار به شرکت ها اجازه می دهد تا کارهای زیر را انجام دهند:
دسترسی و استفاده از داده‌های فرآیند کمی: بدون مدلسازی فرآیند، تیم‌ها محدود به بحث و تحلیل جریان‌های کاری در شرایط کیفی و ذهنی هستند. در نتیجه، تیم ها ممکن است به درستی جریان کاری خود را درک نکنند. آنها ممکن است بر اساس سوء تفاهم، فرضیات و/یا دانش ناقص تصمیمات تجاری بگیرند. با مدلسازی فرآیند، تیم‌ها به داده‌های کمی گردش کار، از جمله میزان موفقیت و نرخ خطا، دسترسی دارند که امکان تجزیه و تحلیل دقیق‌تری از فرآیندهای تجاری را فراهم می‌کند.
ساده کردن و سرعت بخشیدن به اتوماسیون فرآیند: قبل از اینکه فرآیندی خودکار شود، یک سازمان نیاز به درک روشنی از نحوه انجام آن فرآیند در واقعیت دارد، از جمله منطق تجاری که زیربنای هر نقطه تصمیم گیری است. یک مدل فرآیند هم نحوه باز شدن یک گردش کار و هم روابط بین رویدادها، بازیگران، ابزارها و سیستم‌ها را در درون و بین فرآیندها روشن می‌کند. این دیدگاه به یک تیم کمک می کند تا خود فرآیند و قوانین تجاری را که اجرای آن را هدایت می کند، مستند کند. این اطلاعات، خودکارسازی موثر گردش کار را در اولین بار آسان‌تر می‌کند.
کاهش هزینه های عملیاتی: مدلسازی فرایند راه آسانی را برای شناسایی فرصت ها برای بهینه سازی فرآیندهای موجود در اختیار سازمان ها قرار می دهند. این امر اطمینان شرکت را آسان تر می کند که فرآیندها به طور مداوم نتایج مطلوب را ایجاد می کنند. در نتیجه، فرآیندهای کسب و کار به سرمایه گذاری کمتری برای حفظ و ایجاد نتایج مثبت با هزینه کمتر نیاز دارند.
انواع مدلسازی فرآیند کسب و کار
مدلسازی فرآیند سنگ بنای هر تلاش اتوماسیون یا ابتکار مدیریت فرآیند کسب و کار را تشکیل می دهد. بدون دیدگاه های جامع از فرآیندهای موجود و منطق تجاری زیربنایی آنها، شرکت ها نمی توانند به طور موثر گردش کار را در مقیاس بهینه و خودکار کنند.
در اینجا برخی از رایج ترین تکنیک های مدلسازی فرایند کسب و کار آورده شده است:
نماد مدل سازی فرآیند کسب و کار (BPMN)
BPMN 2.0 به چیزی شبیه به یک استاندارد تبدیل شده است که توسط تحلیلگران فرآیند و کسانی که ابزارهای مدل سازی کسب و کار ایجاد می کنند استفاده می شود. استفاده نسبتاً ساده ای از خطوط، فلش ها و اشکال هندسی است که همگی جریان و تفاوت های ظریف فرآیند را با یکدیگر ارتباط می دهند. یک مشاور فرآیند می تواند به مدل BPMN 2.0 نگاه کند و دقیقاً بداند که چگونه باید کار کند.
در نهایت، زمانی که شرکت‌ها محصولات خود را تحویل می‌گیرند و سیستمهای بازاریابی خود را راه‌اندازی می‌کنند، BPMN استاندارد بی‌چون و چرا برای مدلسازی فرایند و اجرای فرآیند خواهد بود.
با این حال، BPMN 2.0 هنوز یک زبان آموختنی است، و اگرچه نسبتاً ساده است، اما بلافاصله برای کاربران تجاری معمولی شهودی نیست. این یک ابزار عالی برای مشاوران فرآیند است، اما برای کسانی که به دنبال ایجاد برنامه های کاربردی خود هستند مفید نیست
نمادگذاری فرآیند جهانی
به جای داشتن یک زبان جدید برای یادگیری، یک سیستم بصری تر Universal Process Notation یا UPN است.
UPN یک جعبه ساده برای انجام هر کار فراهم می کند. کادر نشان می دهد که چه اتفاقی می افتد، چه کسی به آن اختصاص داده شده است، و چه زمانی در دنباله اتفاق می افتد. برای فناوری اطلاعات طراحی و تجزیه و تحلیل فرآیندها، پیروی مدیریت از هنجارهای تجاری، و مهمتر از آن برای کاربران نهایی کسب و کار برای درک فرآیندها همانطور که در نظر گرفته شده است، بسیار مفید است.
تکنیک فلوچارت
فلوچارت ها جریان های فرآیند پیچیده را به روشی ساده و در عین حال موثر توضیح می دهند. آنها مراحل فرآیند را به ترتیب متوالی خود نشان می دهند، از ورودی ها به فرآیند واقعی و خروجی ها می روند. در واقع، فلوچارت ها چارچوب اساسی برای BPMN برای نمایش جریان های فرآیند پیشرفته را فراهم می کنند.
نمودار گانت
نمودارهای گانت به جای نشان دادن مراحل به صورت متوالی، می توانند کل فرآیند را با استفاده از «زمان صرف شده» به عنوان یکی از محورهای اصلی نشان دهند. نشان دادن زمان کلی برای تکمیل یک پروژه بهتر از سایر گزینه ها است.
پتری-نتز
به طور سنتی یک تکنیک مدلسازی در ریاضیات، شبکه‌های پتری نیز برای مدلسازی فرایند های تجاری مفید هستند. شبکه های پتری مراحل گردش کار پیچیده، کاربران و مسیرها را در رنگ های مختلف طبقه بندی یا کد رنگ می کنند.
نتیجه گیری
قدرت مدلسازی فرایند برای کسب‌وکارها در هر اندازه و صنعت عمودی غیرقابل انکاره. امروز از قدرت مدلسازی فرآیند های روزمره در شرکت خود استفاده میشه. تو این مقاله به مدلسازی فرانند، مزایا و انواع اونها پرداختیم. با مشورت با تیم مشاوراان غزال میتوانید بهترین مدل شخصی سازی شده و مناسب کسب و کار خود را طرح ریزی کرده و از مزایای ْآن و افزایش بهره وری بهره مند شوید.
سوالات متداول درباره مدلسازی فرآیند
مدل سازی فرآیند کسب و کار چیست؟
مدل فرآیند کسب و کار یک نمایش گرافیکی از یک فرآیند یا گردش کار تجاری و فرآیندهای فرعی مربوط به آن است. مدلسازی فرآیند، نمودارهای فعالیت کمی و جامع و فلوچارت‌هایی را تولید می‌کند که حاوی بینش‌های حیاتی است
بینش‌های حیاتی که مدل سازی فرآیند کسب و کار به ما مورد عملکرد یک فرآیند معین اطلاعات میدهند کدام هستند
- رویدادها و فعالیت هایی که در یک گردش کار رخ می دهند
- چه کسی آن رویدادها و فعالیت‌ها را راه‌اندازی می‌کند
- نقاط تصمیم گیری و مسیرهای مختلفی که گردش کار می تواند بر اساس نتایج آنها طی کند
- دستگاه های درگیر در فرآیند
- جدول زمانی فرآیند کلی و هر مرحله از فرآیند
میزان موفقیت و شکست فرآیند
نماد مدل سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) چیست؟
BPMN به چیزی شبیه به یک استاندارد تبدیل شده است که توسط تحلیلگران فرآیند و کسانی که ابزارهای مدل سازی کسب و کار ایجاد می کنند استفاده می شود. استفاده نسبتاً ساده ای از خطوط، فلش ها و اشکال هندسی است که همگی جریان و تفاوت های ظریف فرآیند را با یکدیگر ارتباط می دهند. یک مشاور فرآیند می تواند به مدل BPMN 2.0 نگاه کند و دقیقاً بداند که چگونه باید کار کند.
مدلسازی پتری-نتز چگونه است؟
به طور سنتی یک تکنیک مدلسازی در ریاضیات، شبکه‌های پتری نیز برای مدلسازی فرآیندهای تجاری مفید هستند. شبکه های پتری مراحل گردش کار پیچیده، کاربران و مسیرها را در رنگ های مختلف طبقه بندی یا کد رنگ می کنند.
دیدگاهتان را بنویسید