نکات مهم در مدیریت جلسات و داشتن جلسات اثربخش و سازنده

مدیریت جلسات یکی از اون چالشهایی هست که هر مدیر با آن تا الان روبرو بوده . بسیاری از جلسات فقط وقت صرف کردن هست و نتونسته اثر خوبی در بیزینس داشته باشه. مدیریت یک جلسه موفق نکات و ریزه کاری های زیادی داره که اونها را در این درس با هم مرور میکنیم...
۷-نکته-مهم-برای-برگزاری-جلسه-موثر

آنچه در این مقاله می‌خوانید ...

همین الان بشنو!
همه چیز راجع به مدیریت جلسات

چرا مدیریت جلسات ممکنه وقت تلف کردن یا مانعی برای دستیابی به اهداف سازمان باشه؟

اصلا چرا یک جلسه برگزار کنیم؟ چرا واقعا؟ بسیاری از امور مهم به طور کاملا رضایت بخش توسط یک فرد انجام میشه که با کسی مشورت نمی کنه. بسیاری از موارد دیگر با یک نامه، یک یادداشت، یک تماس تلفنی یا یک مکالمه ساده بین دو نفر حل می شن. گاهی اوقات پنج دقیقه صرف شده با شش نفر به طور جداگانه موثرتر و مفیدتر از یک جلسه نیم ساعته با همه آنهاست.

مطمئناً بسیاری از جلسات، زمان زیادی را تلف می‌کنن و به نظر می‌رسه به دلایل تاریخی و نه عملی برگزار می‌شن. بسیاری از جلسه ها چیزی بیش از یادبود مشکلات مرده نیستن. اگر هر کمیته مجبور بشه سالی یک بار درباره انحلال خود بحث کنه و اگر احساس کنه باید دوازده ماه دیگر ادامه پیدا کنه، احتمالاً در زمان مدیریتی صرفه جویی نمی کنه. اگر این جلسات بخوبی مدیریت میشدن، حداقل ذهن اعضای کمیته رو دوباره بر روی اهداف و مقاصدشون متمرکز می کرد. 

تو این مقاله می خوایم کارکردهای جلسه و انواعشون، همچنین نکات مهم جلسه خوب رو بررسی کنیم. با ما همراه باشید.

کارکردهای یک جلسه

در این مرحله، اگر به چهار عملکرد اصلی نگاه کنیم که مدیریت جلسات همیشه بهتر از هر یک از دستگاه‌های ارتباطی جدیدتر انجام می‌دهند، ممکن است به ما در درک معنای جلسات کمک کند.

  1. به ساده ترین و ابتدایی ترین روش، یک جلسه، تیم، گروه یا واحد را تعریف می کند. حاضران متعلق به آن هستند کسانی که غایب نیستند. هر کس قادر است به اطراف نگاه کند و کل گروه را درک کند و هویت جمعی را که خود بخشی از آن است احساس کند. همه ما می دانیم چه کسی هستیم چه در هیئت مدیره یونیورسال اینترنشنال باشیم، چه در بخش فروش خارج از کشور یکی از اعضای هیات امنای مدیریت مدرسه یا حتی در یک تیم فوتبال
  2. جلسه جایی است که گروه در آن مواردی را که به عنوان گروه می شناسد، بازبینی، به روز رسانی و اضافه می کند. هر گروه مجموعه ای از دانش، تجربه، قضاوت و فرهنگ عامه مشترک خود را ایجاد می کند. اما این مجموعه فقط شامل چیزهایی است که افراد به صورت گروهی تجربه کرده اند یا درباره آنها بحث کرده اند یعنی چیزهایی که هر فرد می داند و بقیه نیز می دانند. این استخر نه تنها به همه اعضا کمک می کند تا وظایف خود را هوشمندانه تر انجام دهند، بلکه سرعت و کارایی کلیه ارتباطات بین آنها را نیز بسیار افزایش می دهد. این گروه می‌داند که تمام نکات ظریف خاص و مفاهیم گسترده‌تر در یک بیانیه کوتاه بلافاصله برای اعضای آن روشن خواهد شد.

اما این استخر نیاز به طراوت و پرکردن دائمی دارد و گاهاً برخی نکات را از بین می برد. بنابراین در تجارت مبادله اطلاعات و ایده هایی که اعضا به صورت جداگانه یا در گروه های کوچکتر از آخرین جلسه به دست آورده اند، سهم مهمی در قدرت مدیریت جلسات گروه دارد. با پرسش و پاسخ در مورد مشارکت‌های جدید، گروه یک فرآیند مهم «هضم» را انجام می‌دهد که آنچه ارزشمند است را استخراج می‌کند و بقیه را دور می‌اندازد

مدیریت جلسات
جلسه جایی است که گروه در آن مواردی را که به عنوان گروه می شناسد، بازبینی، به روز رسانی و اضافه می کند.

برخی از اخلاق شناسان این ظرفیت را برای به اشتراک گذاشتن دانش و تجربه در میان یک گروه «ذهن اجتماعی» می نامند و آن را به عنوان یک ذهن واحد در میان تعدادی جمجمه پراکنده می دانند. آنها تشخیص می دهند که این «ذهن اجتماعی» نیز قدرت خلاقیت خاصی دارد. گروهی از افراد که با هم ملاقات می‌کنند اغلب می‌توانند ایده‌ها، برنامه‌ها و تصمیم‌های بهتری نسبت به یک فرد یا تعدادی از افراد که هرکدام به تنهایی کار می‌کنند تولید کنند. البته اگر جلسه بدی باشد، می‌تواند خروجی بدتری داشته باشد یا اصلاً هیچ نتیجه‌ای نداشته باشد.

با این حال در مدیریت جلسات، هنگامی که ترکیب تجربه، دانش، قضاوت، اقتدار و تخیل یک دوجین نفر در مورد مسائل به کار گرفته شود، بسیاری از برنامه ها و تصمیمات بهبود یافته و گاهی اوقات تغییر می کنند. ایده اصلی که ممکن است یک نفر به تنهایی به آن رسیده باشد، توسط استدلال و بحث (که اغلب به عنوان نوعی محرک شیمیایی برای عملکرد بهتر روی افراد عمل می کند) آزمایش، تقویت، اصلاح و شکل می گیرد تا زمانی که نیازهای بسیار بیشتری را برآورده کند و بر آن غلبه کند. ایرادات بسیار بیشتر از آنچه در شکل اصلی خود می توانست داشته باشد.

  1. یک جلسه به هر فردی کمک می کند تا هم هدف جمعی گروه و هم روشی را که کار خود و دیگران می تواند به موفقیت گروه کمک کند، درک کند.
  2. یک جلسه در همه حاضران تعهدی را نسبت به تصمیماتی که می گیرد و اهدافی که دنبال می کند ایجاد می کند. هنگامی که چیزی تصمیم گیری شد، حتی اگر شما در ابتدا علیه آن استدلال کرده باشید، عضویت شما در گروه مستلزم تعهد به پذیرش تصمیم است. اگر کامل مخالف باشید باید گروه را ترک کنید، اما در عمل این امر به ندرت یک معضل مهم است. مخالفت واقعی با تصمیمات درون سازمانی معمولاً شامل یک قسمت مخالفت با تصمیم است تا زیر میز زدن و ترک کامل مجموعه و گروه

و همانطور که تصمیم هر تیمی برای همه اعضا الزام آور است، تصمیمات مدیریت جلسات از افراد بالاتر در یک سازمان نیز دارای اقتدار بیشتری نسبت به تصمیمات یک مجری است. به چالش کشیدن تصمیم هیئت مدیره بسیار دشوارتر از اینکه مدیر اجرایی به تنهایی اقدام کند، است.

انواع جلسه

در حالی که هدف ما در این مقاله نشان دادن نقاط مهمی است که اکثر جلسات در آن اشتباه می‌شوند و راه‌هایی برای درست کردن آنها نشان می‌دهم، ابتدا باید تفاوت‌های مهمی را در اندازه و نوع مدیریت جلسات که با آن‌ها سروکار داریم بیان کنم.

جلسات را می توان بر اساس اندازه به سه دسته کلی طبقه بندی کرد:

(1) مجمع: 100 نفر یا بیشتر که انتظار می رود کمی بیشتر از گوش دادن به سخنران یا سخنرانان اصلی انجام دهند.

(2) شورا: 40 یا 50 نفر که اساساً آنجا هستند تا به سخنران یا سخنرانان اصلی گوش دهند، اما می توانند با سؤالات یا نظرات وارد شوند و ممکن است از آنها خواسته شود که به حساب خودشان کمک کنند.

 (3) کمیته: حداکثر 10 (یا حداکثر 12) نفر، که همه آنها کم و بیش به طور مساوی و تحت هدایت و کنترل یک رئیس صحبت می کنند.

ما در این مقاله بیشتر به جلسه «کمیته» توجه می کنیم، اگرچه ممکن است به عنوان یک کمیته، یک کمیته فرعی، یک گروه مطالعاتی، یک تیم پروژه، یک گروه کاری، یک هیئت مدیره یا هر یک از ده ها عنوان دیگر توصیف شود. این تا حد زیادی رایج ترین ملاقات در سراسر جهان است، و شاید بتوان آن را به گروه شکار بدوی که از طریق آن گونه ما تکامل یافت، ردیابی کرد. فراتر از شک، بخش عمده ای از 11 میلیون جلسه ای را تشکیل می دهدکه با محاسبات انجام شده  هر روز در ایالات متحده برگزار می شود.

جدای از تمایز اندازه، ملاحظات خاصی در مورد نوع جلسه وجود دارد که عمیقاً بر ماهیت مدیریت جلسات تأثیر می گذارد. برای مثال:

فرکانس یا دوره جلسه: یک جلسه روزانه با یک جلسه هفتگی و یک جلسه هفتگی با یک جلسه ماهانه متفاوت است. جلسات نامنظم، موقت، فصلی و سالانه دوباره متفاوت هستند. در مجموع، فراوانی جلسات میزان وحدت گروه را مشخص می‌کند

ترکیب: آیا اعضا در یک پروژه با هم کار می کنند، مانند پرستاران و کارکنان کمکی در یک بخش یک بیمارستان؟ آیا آنها روی وظایف متفاوت اما موازی کار می کنند، مانند جلسه مدیران کارخانه یا مدیران فروش منطقه ای؟ یا آیا آنها گروهی متنوع هستند یا حتی شاید با یکدیگر غریبه باشند

انگیزه: آیا اعضا در کارشان یک هدف مشترک دارند، مانند یک تیم فوتبال؟ یا تا حدودی رابطه کاری رقابتی دارند، مانند مدیران شرکت های زیرمجموعه در جلسه ای با مدیران اجرایی، یا روسای پژوهش، تولید و بازاریابی که در مورد تخصیص بودجه مالی برای سال آینده بحث می کنند؟

مدیریت جلسات
جلسه کمیته رایجترین نوع جلسات هستند

انواع جلسه براساس دوره زمانی

  1. جلسه روزانه، که در آن افراد با یک هدف مشترک روی یک پروژه با هم کار می کنند و به طور غیررسمی با توافق عمومی به تصمیماتی می رسند.

    جلسه هفتگی یا ماهانه، که در آن اعضا بر روی پروژه های مختلف اما موازی کار می کنند و در آن یک عنصر رقابتی خاص وجود دارد و احتمال بیشتری وجود دارد که رئیس برای مدیریت جلسات تصمیم نهایی را خودش بگیرد.

    جلسه نامنظم، متشکل از افرادی که کار عادی آنها ارتباط کمی با دیگران دارد یا هیچ ارتباطی با آنها ندارد. آنها تنها با پروژه ای متحد می شوند که جلسه برای ترویج و انگیزه موفقیت پروژه وجود دارد. اگرچه رای گیری واقعی غیرمعمول است، اما هر عضو عملا حق وتو دارد.

     

    از بین این سه نوع جلسه، اولین مورد احتمالاً رایج ترین است. همچنین، به اندازه کافی عجیب، احتمال موفقیت بیشتر است. الزامات عملیاتی معمولاً کوتاه بودن آن را تضمین می‌کند و تجربه مشارکت‌کنندگان از کار در کنار هم، ارتباط خوب را تضمین می‌کند.

    دو نوع دیگر موضوع متفاوتی است. در این مدیریت جلسات انواع جریان های متقاطع انسانی می تواند بحث را از مسیر خود خارج کند و خطاهای روانشناسی و تکنیکی از سوی رئیس می تواند اهداف آن را شکست دهد. علاوه بر این، این جلسات احتمالاً افراد ارشدتر را گرد هم می آورد و تصمیماتی را ایجاد می کند که عمیقاً بر کارایی، رفاه و حتی بقای کل سازمان تأثیر می گذارد. بنابراین، این دروس این مقاله در درجه اول به سمت این جلسات سطح بالاتر است.

نکات مهم قبل از جلسه

مهمترین سوالی که باید بپرسید این است: “این جلسه برای رسیدن به چه هدفی قرار دارد؟” شما می توانید آن را به روش های مختلف بپرسید – “عواقب احتمالی عدم برگزاری آن چه خواهد بود؟” “وقتی تمام شد، چگونه قضاوت کنم که آیا این یک موفقیت بود یا یک شکست؟”  اما اگر شما یک الزام بسیار واضح از مدیریت جلسات نداشته باشید، این خطر جدی وجود دارد که وقت همه را تلف کند.

تعریف هدف: اگر می‌خواهید از یک جلسه برای دستیابی به اهداف مشخص استفاده کنید، در عمل فقط انواع خاصی از اهداف وجود دارد که واقعاً می‌تواند به آن دست یابد. هر مورد در دستور کار را می توان در یکی از چهار دسته زیر قرار داد یا به بخش هایی تقسیم کرد که در یک یا چند مورد از آنها قرار می گیرند.

  1. آموزنده : بدیهی است که ارائه اطلاعات کاملا واقعی بهتر است در یک سند منتشر شود،. اما اگر اطلاعات باید از شخص خاصی شنیده شود، یا اگر نیاز به توضیح و اظهار نظر برای درک آن باشد، یا اگر پیامدهای عمیقی برای اعضای جلسه داشته باشد، کاملاً مناسب است که یک موضوع را در جلسه معرفی کنیم.

مدیریت جلسات باید  شامل گزارش‌های پیشرفت باشد تا برای به‌روز نگه داشتن گروه در مورد وضعیت فعلی پروژه‌هایی است که مسئولیت آن‌ها را بر عهده دارد یا بر روی مذاکرات آن تأثیر می‌گذارد و بررسی پروژه‌های تکمیل‌شده به منظور قضاوت جمعی و مشاهده چیزی که می توان از آنها برای دفعه بعد آموخت.

 

  1. سازنده: این “چیکار کنیم؟” عملکرد شامل همه مواردی است که نیاز به ابداع چیز جدیدی دارند، مانند یک سیاست جدید، یک استراتژی جدید، یک هدف فروش جدید، یک محصول جدید، یک برنامه بازاریابی جدید، یک رویه جدید و غیره. این نوع بحث از مردم می خواهد تا دانش، تجربه، قضاوت و ایده های خود را به اشتراک بگذارند. بدیهی است که این طرح احتمالاً ناکافی خواهد بود مگر اینکه همه طرف های مربوطه حضور داشته باشند و وارد عمل شوند.
برنامه ریزی فروش
استراتژی فروش

این مطلب را هم مطالعه کنید

  1. مسئولیت های اجرایی: این “چگونه این کار را انجام دهیم؟” است. عملکرد، که پس از تصمیم گیری اعضا انجام می شود. در این مرحله، مسئولیت های اجرایی برای اجزای مختلف کار باید در اطراف میز توزیع شود. در اینجا سهم آنها مسئولیت اجرای طرح است. این واقعیت که آنها و زیردستان تحت تأثیر آن قرار می گیرند سهم آنها را به ویژه قابل توجه است.

البته تخصیص این مسئولیت های اجرایی بدون جلسه و با مدیریت جلسات توجیهی جداگانه امکان پذیر است، اما چنین ملاحظاتی اغلب یک جلسه را مطلوب می کند. ابتدا اعضا را به عنوان یک گروه قادر می سازد تا بهترین راه را برای دستیابی به اهداف بیابند. دوم، هر عضو را قادر می‌سازد تا روشی را که شغل او با مشاغل دیگران و با وظایف جمعی همخوانی دارد، درک کرده و بر آن تأثیر بگذارد. ثالثاً، اگر جلسه در مورد اجرای تصمیمی که در سطح بالاتر گرفته شده بحث می‌کند، جلب رضایت گروه ممکن است از اهمیت بالایی برخوردار باشد. در این صورت، این واقعیت که گروه فرصت تدوین برنامه اقدام تفصیلی را دارد، ممکن است عامل تعیین کننده ای در حصول توافق آن باشد،

مدیریت جلسات
اگر میخواهید مدیریت جلسات سازنده باشد باید برای هر جلسه هدف تعیین کنیم
    1. چارچوب قانونی. فراتر از همه ملاحظات “چه باید کرد” و “چگونه انجامش داد”، یک چارچوب وجود دارد یک سازمان در مدیریت جلسات بخش یا بخش و یک سیستم از قوانین، روال‌ها و رویه‌ها در داخل و از طریق آن همه فعالیت‌ها انجام می‌شود. تغییر این چارچوب و معرفی یک سازمان جدید یا رویه‌های جدید می‌تواند برای اعضای کمیته عمیقاً آزاردهنده و تهدیدی برای وضعیت و امنیت بلندمدت آنها باشد. با این حال، بدون تغییر ماندن آن می تواند سازمان را از سازگاری با دنیای در حال تغییر باز دارد. در هر سطحی که این تغییر اتفاق بیفتد، باید از حمایت همه رهبرانی که گروه‌هایشان تحت تأثیر آن هستند، برخوردار باشد.

    رهبران کلیدی برای این عملکرد قانونگذاری باید به طور جمعی تصمیم بگیرند یا تأیید کنند. در صورت وجود اختلاف نظر مهم، بستن بحث و تصمیم گیری با حکم بسیار خطرناک است. اگر رهبران گروه به دنبال تغییر چارچوب سازمانی و روال هایی هستند که افراد با آن بزرگ شده اند، نمی توانند انتظار تصمیم گیری سریع داشته باشند. بنابراین آنها باید آماده باشند که این موارد را برای بحث و مشورت بیشتر حل نشده رها کنند. همانطور که فرانسیس بیکن گفته است – و هرگز بهتر از این گفته نشده است “مشاوره هایی که زمان به آنها فرا نرسیده است، زمان تایید نخواهد کرد.”

وظایف رییس جلسه در مدیریت جلسات

فرض کنید شما به تازگی به عنوان رئیس کمیته منصوب شده اید. شما به همه می گویید که مدیریت جلسات یک کار طاقت فرسا است. اما نکته این است که شما به آنها بگویید. هیچ راه دوری از آن وجود ندارد: نوعی افتخار یا جلال به نقش رئیس تعلق می گیرد. تقریباً همه به نوعی خشنود و مفتخر هستند که رئیس چیزی شده اند. و این سه چهارم مشکل است.

ارباب یا بنده؟ انتصاب آنها به عنوان رئیس کمیته افراد را به طرق مختلف هدایت می کند. برخی از فرصت استفاده می کنند و اراده خود را بر گروهی تحمیل می کنند که خود را مجاز به تسلط می بینند. ریاست آن‌ها یک مزاحمت است که با درخواست‌هایی برای توافق گروهی آمیخته شده است.

دیگران بیشتر شبیه پیشاهنگانی هستند که فعالیت جمعی گروه برای آنها رضایت کافی و بدون نیاز به دستاورد است. ریاست آنها بیشتر شبیه آتش زدن و سوختن بی پایان یا آتشی است که چیزی نمی پزد و در نهایت رؤسای ناامن یا تنبلی هستند که در ناکارآمدی و کم کاری خود به دنبال اطمینان و حمایت از جلسه هستند تا بتوانند مسئولیت بلاتکلیفی خود را در بین کل گروه پخش کنند. آنها هر اظهار مخالفت یا تردید را به عنوان توجیهی برای اجتناب از تصمیم یا اقدام به کار می گیرند.

اما حتی اکثریت بزرگی که به آن افراط نمی‌روند، وقتی برای اولین بار جای خود را در رأس جدول می‌گیرند، باز هم جهش لذت‌بخش خاصی از نفس را احساس می‌کنند. احساس گناه نیست: گناه این است که آن را افراط کنیم یا تصور کنیم که لذت با سایر اعضای جلسه تقسیم شده است.

 

این خودپسندی رئیس است که بزرگترین مانع برای موفقیت مدیریت جلسات است. پس اولین وظیفه او آگاهی از وسوسه و خطرات تسلیم شدن در برابر آن است. واضح ترین علامت خطر این است که خودش در طول بحث زیاد صحبت کند.

اگر قرار باشد که رئیس از دستیابی به اهداف ارزشمند جلسه اطمینان حاصل کند، با دیدن خود به عنوان خادم گروه به جای ارباب آن، مؤثرتر خواهد بود. سپس نقش او کمک به گروه برای رسیدن به بهترین نتیجه یا تصمیم به کارآمدترین روش ممکن می شود: تفسیر و شفاف سازی. برای پیشبرد بحث؛ و به نتیجه ای برسد که همه بدانند و بپذیرند که خواست جلسه است، حتی اگر افراد لزوما با آن موافق نباشند.

منبع واقعی اقتدار او نزد اعضا، قدرت تعهد درک شده او به هدف ترکیبی آنها و مهارت و کارایی او در کمک و راهنمایی آنها برای دستیابی به آن است. سپس کنترل و انضباط نه به عمل تحمیل اراده خود بر گروه، بلکه به تحمیل اراده گروه بر هر فردی که در خطر انحراف یا به تاخیر انداختن پیشرفت بحث است، میباشد

برنامه ریزی فروش
انگیزه مدیر

این مطلب را هم مطالعه کنید

اکنون که یک شرح تفضیلی درباره جلسات دادیم بیایید در چند نکته اساسی مواردی را که باید در مدیریت جلسات رعایت کنیم را بیان کنیم

مدیریت جلسات
خودپسندی و خودخواهی مدیران یکی از بزرگترین موانع جلسات سازنده است

برخی از آمارهای تکان دهنده و جذاب در مورد جلسات کاری

سایت میوز آمار عجیب زیر را طی پژوهشی بیان کرد

  • بیش از 37 میلیارد دلار صرف جلسات غیرمولد می شود.
  • روزانه 25 میلیون جلسه در ایالات متحده وجود دارد.
  • در مجموع 15 درصد از زمان سازمان صرف جلسات می شود.
  • کارمندان 37 درصد از زمان خود را در جلسات می گذرانند.
  • مدیران در بیش از 60 جلسه در ماه شرکت می کنند.
  • در طول یک جلسه، 39 درصد از شرکت کنندگان در جلسه به چرت زدن اعتراف کردند.
  • طبق یک گزارش تخمینی، 25 تا 50 درصد از زمان ملاقات تلف می شود.

 

 

9 نکته برای مدیریت جلسات کاری سازنده و موفق

  1. هدف روشنی داشته باشید:

قبل از شروع جلسه کاری خود، در مدیریت جلسات اولین چیزی که باید با آن شروع کنید هدف است.

در وهله اول هدف مشخصی داشته باشید و اینکه چرا می خواهید جلسه را برگزار کنید. انجام این کار به شما دیدگاه روشنی می دهد و به شما در روند رسیدگی کمک می کند.

هدفت چیه؟ چه می‌خواهید اطلاعاتی را با یک تیم به اشتراک بگذارید، درباره محصولات و ایده‌های جدید بحث کنید یا درباره مشکلی که در دست دارید بحث کنید، مطمئن شوید که هدف خود را روشن کرده‌اید.

  1. یک برنامه یا دستور جلسه تنظیم کنید:

آیا می دانید، داشتن یک دستور کار دقیق می تواند زمان جلسه را تا 80٪ کاهش دهد؟

هنگامی که هدف را روشن کردید، می توانید برنامه ای برای دستیابی به آن ایجاد کنید. موضوعاتی را که می خواهید درباره آن بحث کنید فهرست کنید و به ترتیب مدت زمان مشخصی را برای هر موضوع اختصاص دهید. برنامه را از قبل برای شرکت کنندگان ارسال کنید تا ایده روشنی در مورد کنفرانس داشته باشند و برای آن آماده شوند. انجام این کار باعث صرفه جویی در وقت می شود و همچنین به شرکت کنندگان کمک می کند تا برای آن آماده شوند.

 

  1. لحن و فضای مناسب را تنظیم کنید:

برای هر مدیر یا رهبر تجاری، تنظیم لحن مناسب برای مدیریت جلسات بسیار مهم است. شما تصمیم می گیرید که می خواهید جلسات کاری شما چگونه باشد. می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد. فضای احترام متقابل ایجاد کنید. فعالانه به صحبت های شرکت کنندگان گوش دهید و به نظرات و عقاید آنها احترام بگذارید.

اگر ضروری به نظر می رسد فضا را تغییر دهید. اغلب جلسات رسمی و خسته کننده هستند. بنابراین، می توانید یک جلسه موضوعی داشته باشید یا برای روشن کردن فضا به بیرون بروید.

  1. جلسه خود را به موقع شروع و پایان دهید:

کارمندان عموماً در مورد جلسات کاری هیجان زده نیستند. اگر جلسه خود را به موقع شروع و پایان ندهید، بدتر می شود. تلاش بیشتر خود را برای شروع و پایان جلسه به موقع انجام دهید.

اگر هیچ یک از شرکت کنندگان شما نتوانستند به موقع به جلسه برسند، جلسه خود را برگزار نکنید. به این ترتیب، وقت شناسی و صداقت را در محل کار خود ترویج می کنید.

مدیریت جلسات
اگر جلسه شروع و پایان مشخصی نداشته باشد کارمندان را بی انگیزه میکند
  1. اجازه دهید همه شرکت کنند:

جلسه یک فرآیند مشارکتی است. در مدیریت جلسات همه را به مشارکت تشویق کنید و ایده ها و دیدگاه ها را به اشتراک بگذارید. به ورودی ها، دیدگاه های همه احترام بگذارید. تشویق ارتباط و شنیدن صدای همه باعث ایجاد فرهنگ احترام و درک می شود. اجازه دهید همه شرکت کنند و به حل مسئله یا تصمیم گیری جمعی ارزش بیافزایند.

  1. از آن لذت ببرید:

هیچ کس نمی خواهد در یک جلسه کاری خسته کننده شرکت کند. چیزها را چاشنی کنید و طنز را به فضا بیاورید. شرکت کنندگان را تشویق کنید تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. از آنجایی که جلسات ممکن است پرهیجان و خسته کننده باشند، بنابراین حفظ یک فضای سبک باعث می شود تا کارمندان شما درگیر شوند. بحث های شرکت لزوماً لزوماً همیشه به طور جدی برگزار نمی شود. همچنین می‌توان این کار را به شیوه‌ای سرگرم‌کننده‌تر و سرگرم‌کننده‌تر انجام داد تا شرکت‌کنندگان را درگیر خود نگه دارد.

  1. ذهن باز داشته باشید:

از ایده یا هدف اصلی جلسه خود دور نشوید. به دستور کار خود پایبند باشید. اما، به یاد داشته باشید که ایده ها و رویکردهای جدید را از شرکت کنندگان خود تشویق کنید.

  1. زمان برای پرسش کردن در نظر بگیرید:

سوالات مردم را بیدار می کند. آنها ایده های جدید را برمی انگیزند. آنها مکان های جدید، روش های جدید برای انجام کارها را به مردم نشان می دهند.

صمیمی باشید و سوال بپرسید. این به همه اجازه می دهد تا مشارکت کنند و همچنین بازخورد باز ارائه دهند. پرسشگری درهای خلاقیت را باز می کند و نتیجه و درک دقیق تری از موضوعات مورد بحث را ارائه می دهد. بحث را تشویق می کند، علاقه را برمی انگیزد، یادگیری را حفظ می کند و به خلاصه کردن نکات مهم کمک می کند.

هر چقدر فضای جلسه صمیمی تر باشید کارکنان به خود اجازه میدهند که نظرات خود را صریح بیان کنند
  1. پیگیری، اقدامات و ارزیابی:

در مدیریت جلسات اقدامات و توافقات توافق شده را مرور کنید و وظایف خاصی را به اعضای تیم محول کنید. مهلت های خاصی برای تکمیل وظایف داده شده تعیین کنید. یکی از رایج ترین موقعیت های دلسرد کننده پس از یک جلسه کاری، عدم پیگیری ساختاریافته است. اغلب بهترین ایده های تولید شده در جلسه هرگز محقق نمی شوند. بنابراین ضروری است که پس از جلسه پیگیری خوبی داشته باشید تا آن را به موفقیت برسانید.

نحوه دریافت جلسه را ارزیابی و بازخورد بگیرید. به طور مرتب بررسی کنید که آیا جلسه به هدف خود می رسد. فرض کنید پس از آن بحث های باز برای انجام اقدامات فوری نداشته باشد.

نتیجه گیری

مدیریت جلسات موثر آنهایی هستند که شما رو درگیر می کنن، اطلاعات صحیح را در اختیارتون قرار می دن و به شما جهت دستیابی به اهداف و مقاصدتون رو نشون می دن. امیدواریم نکات ذکر شده در بالا به شما کمک کنه تا به آن دست یابید و جلسات کاری خود را سازنده تر و موفق تر کنید.

اگر نکات کاربردی بیشتری دارید یا می خواهید در مورد آن بحث کنید، با تیم مشاوران غزال در تماس باشید

جلسات را می توان بر اساس اندازه به سه دسته کلی طبقه بندی کرد:

(1) مجمع: 100 نفر یا بیشتر که انتظار می رود کمی بیشتر از گوش دادن به سخنران یا سخنرانان اصلی انجام دهند.

(2) شورا: 40 یا 50 نفر که اساساً آنجا هستند تا به سخنران یا سخنرانان اصلی گوش دهند، اما می توانند با سؤالات یا نظرات وارد شوند و ممکن است از آنها خواسته شود که به حساب خودشان کمک کنند.

 (3) کمیته: حداکثر 10 (یا حداکثر 12) نفر، که همه آنها کم و بیش به طور مساوی و تحت هدایت و کنترل یک رئیس صحبت می کنند.

جلسه روزانه، که در آن افراد با یک هدف مشترک روی یک پروژه با هم کار می کنند و به طور غیررسمی با توافق عمومی به تصمیماتی می رسند.

جلسه هفتگی یا ماهانه، که در آن اعضا بر روی پروژه های مختلف اما موازی کار می کنند و در آن یک عنصر رقابتی خاص وجود دارد و احتمال بیشتری وجود دارد که رئیس تصمیم نهایی را خودش بگیرد.

جلسه نامنظم، متشکل از افرادی که کار عادی آنها ارتباط کمی با دیگران دارد یا هیچ ارتباطی با آنها ندارد. آنها تنها با پروژه ای متحد می شوند که جلسه برای ترویج و انگیزه موفقیت پروژه وجود دارد. اگرچه رای گیری واقعی غیرمعمول است، اما هر عضو عملا حق وتو دارد.

هنگامی که هدف را روشن کردید، می توانید برنامه ای برای دستیابی به آن ایجاد کنید. موضوعاتی را که می خواهید درباره آن بحث کنید فهرست کنید و به ترتیب مدت زمان مشخصی را برای هر موضوع اختصاص دهید. برنامه را از قبل برای شرکت کنندگان ارسال کنید تا ایده روشنی در مورد کنفرانس داشته باشند و برای آن آماده شوند. انجام این کار باعث صرفه جویی در وقت می شود و همچنین به شرکت کنندگان کمک می کند تا برای آن آماده شوند.

تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال

این مقاله به کوشش صابره براتی و دیگر اعضای گروه مشاوران غزال تولید شده است. تک‌تک ما تلاش داریم اثری مثبت بر روی کسب و کارها داشته باشیم.

امتیاز شما به این مقاله؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دوره آموزشی رشد و توسعه فردی مدیران

Facebook Twitter Pinterest linkedin WhatsApp WhatsApp Telegram
برای دیدن نوشته هایی که دنبال آن هستید تایپ کنید.
درحال بارگذاری لینک دانلود...