انواع نقشه فرآیندی، تکنیکهای ترسیم نقشه فرایند سازمان

نقشه فرآیند یا نقشه فرایندی چیست؟ چگونه ترسیم میشه؟ برای چی باید ترسیم کنیم؟ چه کمکی میکنه به موضوع فرایند و سیستم سازی؟ در این درس مشاوران غزال مفصل شرح دادیم
نقشه فرایندی مشاوران غزال

آنچه در این مقاله می‌خوانید ...

آیا تا به حال به یک ایده عالی برای کسب و کار رسیدید، اما مطمئن نیستید از کجا شروع کنید؟ برای اینکه ایده های خودتون رو به ثمر برسونید، ابتدا باید اونها رو سازماندهی کنید و یک برنامه ارائه بدید.

نقشه فرآیند می تونه به فرآیند سازماندهی کمک کنه. این یک نمایش بصری از گردش کاره، و می تونه برای کمک به شناسایی مسائل و زمینه های بهبود مفید باشه.

زمانی که در حال انجام طوفان فکری تیمی، تصمیم گیری یا برنامه ریزی پروژه هستید، نقشه برداری فرآیند می تونه یک مزیت باشه. نقشه‌های فرآیند همچنین برای مستندسازی فرآیند، آموزش استخدام جدید و بهبود فرآیند مفیدن.

برای کارآمدتر کردن برنامه ریزی پروژه و ارتباطات برای تیم خود، نحوه کار نقشه برداری فرآیند، مزایای نقشه برداری فرآیند و نحوه ایجاد نقشه فرآیند رو پیدا کنید. در این مقاله هم ما میخوایم بیشتر در مورد نقشه فرایند و انواعش و اینکه چرا برای کسب و کار ما مهمه حرف بزنیم.

نقشه فرآیند چیست؟

نقشه برداری فرآیند تکنیکی است که برای ترسیم بصری جریان کار و فرآیندها استفاده می شود. این شامل ایجاد یک نقشه فرآیند است که به آن فلوچارت، نمودار جریان فرآیند یا نمودار گردش کار نیز گفته می شود.

هدف از نگاشت فرآیند این است که نحوه عملکرد یک فرآیند را به روشی مختصر و ساده به اطلاع افراد مختلف برسانیم. این به هر عضو تیم اجازه می دهد تا بتواند به راحتی بفهمد که چگونه یک فرآیند داده شده را بدون توضیحات شفاهی طولانی تکمیل کند. با ترسیم یک فرآیند از ابتدا تا انتها، می توانید درک بهتری از نحوه عملکرد کل فرآیند داشته باشید و ناکارآمدی ها را شناسایی کنید یا بهبودهایی را ایجاد کنید.

شما می توانید از نقشه برداری فرآیند برای تجسم هر نوع فرآیندی استفاده کنید، اما استفاده از آنها برای تجزیه و تحلیل فرآیند، آموزش، ادغام یا بهبود فرآیند معمول است. آنها زمانی مفید هستند که شما نیاز به برقراری ارتباط با یک فرآیند پیچیده، رسیدگی به یک مشکل تکرار شونده در یک فرآیند معین، یا هماهنگ کردن مسئولیت‌های چند عضو تیم دارید.

نقشه فرآیند
نقشه برداری فرآیند تکنیکی است که برای ترسیم بصری جریان کار و فرآیندها استفاده می شود

چرا از نقشه فرآیند استفاده کنیم؟

نقشه فرآیند به شما این امکان را می دهد که با انتقال بصری مراحل مورد نیاز برای اجرای یک ایده، ایده ها را محکم کنید و فرآیندها را ساده کنید.

در اینجا چند راه وجود دارد که نقشه برداری فرآیند می تواند برای شما و تیم شما مفید باشد:

شناسایی ناکارآمدی ها: به شما کمک می کند تنگناها، شکاف ها و سایر مسائل را در یک جریان فرآیند شناسایی کنید.

ساده کردن ایده ها: ایده های پیچیده را به مراحل کوچکتر تقسیم می کند.

افزایش درک مطلب: درک کامل یک فرآیند را ارتقا می دهد.

برنامه ریزی برای موارد احتمالی: به موارد و مشکلات احتمالی اجازه می دهد تا خود را نشان دهند و راهنمایی برای حل مشکل ارائه می دهد.

واگذاری مسئولیت ها: مسئولیت ها را بین افراد یا نهادهای مختلف هماهنگ می کند.

ایجاد مستندات: مستندات فرآیند را ارائه می دهد.

به وضوح ارتباط برقرار کنید: ارتباط را از طریق یک قالب بصری و کاربرپسند ساده می کند.

سریعتر تصمیم بگیرید: به دلیل ارتباط سریعتر، تصمیم گیری سریعتر را امکان پذیر می کند.

کمک به کارکنان: عملکرد کارکنان و رضایت شغلی را بهبود می بخشد.

رعایت استانداردها: به کسب و کارها کمک می کند تا استانداردهای ISO 9000 و ISO 9001 را رعایت کنند.

نحوه ایجاد نقشه فرآیند

ایجاد نقشه فرآیند ساده است و می توان آن را روی کاغذ یا با استفاده از نرم افزارها و قالب های مدیریت گردش کار انجام داد. مراحل زیر نحوه ایجاد یک نقشه فرآیند را از ابتدا توضیح می دهد.

 

مرحله 1: شناسایی یک مشکل یا فرآیند برای نقشه برداری

ابتدا فرآیندی را که می‌خواهید ترسیم کنید مشخص کنید. آیا فرآیند ناکارآمدی وجود دارد که نیاز به بهبود داشته باشد؟ فرآیند جدیدی که می‌خواهید به طور خلاصه با تیم خود در میان بگذارید؟ فرآیند پیچیده ای که کارکنان اغلب در مورد آن سؤالاتی دارند؟ آنچه را که می خواهید نقشه برداری کنید را مشخص کنید و نام آن را بگذارید.

اگر یک ساعت فرصت داشتم تا دنیا را نجات دهم، پنجاه و پنج دقیقه را صرف تعریف مشکل می‌کردم و فقط پنج دقیقه را برای یافتن راه‌حل صرف می‌کردم.» - آلبرت انیشتین

مرحله 2: فعالیت های مربوطه را فهرست کنید

تمام وظایف مورد نیاز برای تکمیل فرآیند را مستند کنید. در این مرحله ترتیب مهم نیست. فهرستی از تمام فعالیت های درگیر و همچنین مسئولیت هر کدام از آنها تهیه کنید.

این ایده خوبی است که با هم تیمی ها و سایر ذینفعانی که در این فرآیند شرکت خواهند کرد، همکاری کنید تا بتوانید تمام مراحل مورد نیاز را به طور دقیق محاسبه کنید و میزان جزئیات مورد نیاز را تعیین کنید. همچنین، مطمئن شوید که شروع و پایان فرآیند را مشخص کرده‌اید تا بدانید چه وظایفی باید برای ایجاد نتیجه دلخواه گنجانده شوند.

 

مرحله 3: ترتیب مراحل را بنویسید

اکنون که فهرستی از تمام فعالیت‌ها را جمع‌آوری کرده‌اید، گام بعدی این است که این فعالیت‌ها را به ترتیب مناسب مرتب کنید، تا زمانی که فرآیند کامل از ابتدا تا انتها نمایش داده شود. این مکان خوبی است برای بررسی اینکه آیا شکاف هایی وجود دارد که ممکن است در مرحله قبل از دست داده باشید.

 

مرحله 4: یک فلوچارت با استفاده از نمادهای نگاشت فرآیند رسم کنید

فرمت نگاشت فرآیند مناسب را انتخاب کنید و فرآیند را ترسیم کنید، که مراحل را با نمادهای نقشه برداری فرآیند نشان می دهد. حدود 30 نماد استاندارد وجود دارد که می توانید از آنها برای نشان دادن عناصر مختلف یک فرآیند استفاده کنید، اما متداول ترین آنها را در ادامه این مقاله با جزئیات بیشتر پوشش خواهیم داد.

نقشه فرآیند
ایجاد نقشه فرآیند ساده است و می توان آن را روی کاغذ یا با استفاده از نرم افزارها و قالب های مدیریت گردش کار انجام داد.

مرحله 5: نقشه فرآیند را نهایی کرده و به اشتراک بگذارید

هنگامی که ترسیم نقشه فرآیند خود را به پایان رساندید، آن را با سایر ذینفعان درگیر در فرآیند بررسی کنید تا مطمئن شوید که همه آن را درک کرده و با نحوه ترسیم فرآیند موافق هستند. اطمینان حاصل کنید که هیچ مرحله ای حذف نشده است و هیچ نکته پیچیده یا ابهامی وجود ندارد.

مرحله 6: نقشه را برای یافتن نکات مهم تجزیه و تحلیل کنید

پس از اینکه مشخص کردید که نقشه فرآیند به طور دقیق گردش کار فرآیند را توصیف می کند، نقشه فرآیند تکمیل شده شما اکنون به عنوان ابزاری عمل می کند که می توانید برای کشف راه های بهبود فرآیند تجزیه و تحلیل کنید.

با کمک بازخورد تیم خود، نقاط تنگنا و ناکارآمدی را در این فرآیند شناسایی کنید. چه مراحلی را می توان حذف کرد؟ کدام وظایف را می توان با کارایی بیشتری انجام داد؟ هنگامی که این زمینه های بهبود را شناسایی کردید، برای رفع آنها اقدام کنید و نقشه فرآیند را برای منعکس کردن بهبودها دوباره کار کنید.

انواع نقشه های فرآیند

نقشه های فرآیند در اشکال و اندازه های مختلف وجود دارد. همه آنها به یک هدف عمل می کنند، اما انواع خاصی از نقشه های فرآیند ممکن است برای پروژه های خاص مناسب تر باشند. در اینجا برخی از رایج ترین انواع نقشه های فرآیند آورده شده است.

نقشه فرآیند

1-فلوچارت

ساده ترین شکل نقشه فرآیند، نمودار جریان اولیه است. فلوچارت اصلی از نمادهای نگاشت فرآیند برای نشان دادن ورودی ها و خروجی های یک فرآیند و مراحلی که در تکمیل فرآیند گنجانده شده است استفاده می کند.

فلوچارت های اساسی را می توان برای برنامه ریزی پروژه های جدید، بهبود ارتباطات بین اعضای تیم، مدل سازی و مستندسازی فرآیندها، حل مشکلات در یک فرآیند جاری و تجزیه و تحلیل و مدیریت گردش کار استفاده کرد.

بهترین گزینه برای: نشان دادن نحوه انجام یک فرآیند از ابتدا تا انتها، معمولاً به ترتیب متوالی.

2-نقشه فرآیند سطح بالا

نقشه فرآیند سطح بالا، همچنین به عنوان نقشه از بالا به پایین یا نقشه زنجیره ارزش شناخته می شود، یک نمای کلی در سطح بالا از یک فرآیند ارائه می دهد. مراحل محدود به موارد ضروری فرآیند است و نقشه شامل حداقل جزئیات است.

از نقشه‌های فرآیند سطح بالا می‌توان برای تعریف فرآیندهای تجاری و شناسایی مراحل کلیدی درگیر استفاده کرد. این نقشه‌های فرآیند همچنین برای بحث در مورد فرآیندها با مافوق یا اشخاص ثالثی که نیازی به دانستن ویژگی‌های عملیات ندارند، مفید هستند.

بهترین گزینه برای: برقراری ارتباط با مراحل اساسی یک فرآیند.

3-نقشه جزئیات فرآیند

بر خلاف نقشه فرآیند سطح بالا، یک نقشه فرآیند دقیق تمام جزئیات هر مرحله را ارائه می دهد و شامل فرآیندهای فرعی است. نقاط تصمیم گیری و ورودی ها و خروجی های هر مرحله را مستند می کند. این نقشه فرآیند کامل ترین درک را از فرآیند نگاشت شده ارائه می دهد و به دلیل سطح بالایی از جزئیات، در مشخص کردن مناطق ناکارآمد مؤثرتر است.

بهترین گزینه برای: ارائه یک درک جامع از یک فرآیند، شامل تمام جزئیات و موارد احتمالی.

4-نقشه شناور

یک نقشه شناور، که به عنوان فلوچارت متقابل یا استقرار نیز شناخته می‌شود، فعالیت‌های فرآیندی را به «Swimlanes» واگذار می‌کند تا مشخص کند چه کسی مسئول هر کار است. نقشه به کانال هایی برای هر ذینفع در فرآیند تقسیم می شود و هر فعالیت را در کانال ذینفع مناسب فهرست می کند. این نوع نقشه فرآیند نقش های مختلف درگیر در فرآیند و تعامل بین ذینفعان را برجسته می کند.

نقشه های شناور برای آموزش کارکنان در مورد نقش هایشان در یک فرآیند و افزایش مسئولیت پذیری ایده آل هستند. آنها همچنین برای شناسایی ناکارآمدی‌ها در فرآیند مانند تاخیر و شکست احتمالی فرآیند مفید هستند.

بهترین گزینه برای: روشن کردن نقش چند سهامدار در یک فرآیند.

5-نقشه جریان ارزش

نقشه جریان ارزش یک ابزار مدیریت ناب است که فرآیند ارائه یک محصول یا خدمات به مشتری را تجسم می کند. نقشه های جریان ارزش پیچیده هستند و از یک سیستم منحصر به فرد از نمادها برای نشان دادن جریان اطلاعات و مواد لازم برای فرآیند استفاده می کنند.

با مستندسازی داده‌هایی مانند زمان چرخه و تعداد افراد درگیر در هر مرحله، نقشه‌برداری جریان ارزش برای شناسایی مناطقی که می‌توان ضایعات را کاهش داد و فرصت‌هایی را برای تمرکز پروژه‌های آینده نشان داد.

بهترین گزینه برای: توصیف فرآیند ارائه یک محصول به مشتری و مستندسازی داده های کمی در مورد فرآیند.

6-نمودار SIPOC

مخفف SIPOC مخفف Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers است. نمودار SIPOC نه به اندازه یک نقشه فرآیند بلکه نموداری است که عناصر کلیدی فرآیند را شناسایی می کند، که ممکن است به عنوان یک مرحله مقدماتی برای ایجاد یک نقشه فرآیند دقیق ایجاد شود.

همانطور که کلمات مخفف نشان می دهد، نمودار SIPOC باید دارای پنج ستون باشد که شامل مراحل اساسی در فرآیند، خروجی های فرآیند، مشتریان، ورودی های فرآیند و تامین کنندگان هر ورودی است. یک نمودار SIPOC علاوه بر آماده سازی برای یک نقشه فرآیند دقیق تر، برای تعریف محدوده فرآیندهای پیچیده نیز مفید است.

بهترین گزینه برای: شناسایی عناصر کلیدی و ذینفعان در مدیریت فرآیند.


نمادهای نقشه برداری فرآیند

نقشه‌برداری فرآیند از نمادهایی از زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML) برای نمایش عناصر کلیدی در نقشه فرآیند، مانند مراحل، نقاط تصمیم‌گیری، ورودی‌ها و خروجی‌ها و اعضای تیم شرکت‌کننده استفاده می‌کند.

در اینجا رایج ترین نمادهای نقشه برداری فرآیند و استفاده از آنها آورده شده است:

نقشه فرآیند

آغاز و پایان: بیضی ها شروع و پایان فرآیند را نشان می دهند.

مرحله فرآیند: یک مستطیل نشان دهنده یک فعالیت یا وظیفه در فرآیند است.

جریان: فلش ها مراحل فرآیند را به هم متصل می کنند و جریان جهت را نشان می دهند.

تصمیم: الماس نقطه‌ای را نشان می‌دهد که باید در آن تصمیم گرفته شود، معمولاً گزینه‌های «بله» یا «نه» از این نقطه منشعب می‌شوند.

تاخیر: یک علامت D شکل نشان دهنده تاخیر در فرآیند است.

سند: یک مستطیل با خط پایین موجدار نشان دهنده یک سند یا اطلاعاتی است که مردم می توانند بخوانند. چندین سند با نمادی شبیه به مستطیل های موج دار متعدد نشان داده می شوند.

داده: متوازی الاضلاع داده هایی را نشان می دهد که ورودی یا خروجی یک مرحله فرآیند هستند.

ورودی دستی: یک مستطیل با خط بالایی مایل نشان دهنده مرحله ای است که داده ها باید به صورت دستی وارد شوند.

فرآیند فرعی: یک مستطیل با خطوط عمودی دوتایی نشان دهنده یک فرآیند فرعی است که در جای دیگری از پیش تعریف شده است.

تعدادی نماد دیگر نیز وجود دارد که می‌توانید آنها را در نقشه فرآیند خود بگنجانید، اما این نمادهای رایج مفیدترین خواهند بود، به خصوص در هنگام شروع.

مثال نقشه برداری فرآیند

شما می توانید یک نقشه فرآیند برای هر نوع فرآیندی ایجاد کنید، اما ممکن است هنوز از خود بپرسید که چگونه این ابزار را برای تیم خود اعمال کنید.

برای کمک به درک بهتر نقشه فرآیند، در اینجا مثالی آورده شده است. نقشه زیر مربوط به فرآیند فروش B2B شرکت فروش نرم افزار CRM به نام زوهو نشان داده شده است:

نقشه فرآیند

3 تکنیک نقشه برداری فرآیند

می‌توانید نقشه‌های فرآیند را مطابق با نیازها و ترجیحات خود سفارشی کنید، اما نکات کلی نیز وجود دارد که هنگام نقشه‌برداری فرآیند برای به حداکثر رساندن اثربخشی باید در نظر داشته باشید. در اینجا چند بهترین روش نقشه برداری فرآیند وجود دارد که باید هنگام شروع به کار بکار ببرید:

1-برنامه ریزی برای نقشه فرآیند:

  • مرزهای فرآیند را طوری تعیین کنید که فقط اطلاعات لازم در آن گنجانده شود.
  • اهداف روشنی را برای فرآیند تعیین کنید.
  • فقط فرآیندهایی را نقشه برداری کنید که خروجی مشخص و هدفی دارند.

2-پیش نویس نقشه فرآیند شما:

  • از خروجی به ورودی به عقب کار کنید.
  • فرآیندهای فرعی را ساده نگه دارید.
  • شامل تمام جزئیات لازم باشد، نه بیشتر و نه کمتر.
  • از نماد استاندارد استفاده کنید تا همه در یک صفحه باشند.

3-بررسی نقشه فرآیند:

  • از همه افراد درگیر در این فرآیند بازخورد دریافت کنید.
  • در صورت لزوم، مسیرهای جایگزین برای برآورده کردن شرایط ترجیحی را شرح دهید.
  • روند را در وضعیت فعلی خود ترسیم کنید، نه لزوماً یک وضعیت ایده آل، و از آنجا پیشرفت کنید.
  • این نکات را در هر مرحله از نقشه برداری فرآیند خود اعمال کنید تا بتوانید موثرترین نقشه های فرآیند را تولید کنید.

نتیجه گیری

نقشه‌های فرآیند، بینش‌های ارزشمندی رو در مورد اینکه چگونه یک کسب‌وکار یا سازمان می‌تونه فرآیندها رو بهبود بده، ارائه می‌کنه. هنگامی که اطلاعات مهم به صورت بصری ارائه می شه، درک و همکاری برای هر پروژه رو افزایش می ده. در مقاله حاضر در مورد نقشه فرایند، انواع آن، تکنیک ها و مثالهایش صحبت کردیم. با مشورت با تیم مشاوران غزال میتونید بهترین نقشه فرآیند رو برای کسب و کار خود طراحی کنید تا بتوانید هزینه های خود را کاهش بدید و به توسعه برند خود کمک کنید.

سوالات متداول درباره نقشه فرایندی

نقشه برداری فرآیند تکنیکی است که برای ترسیم بصری جریان کار و فرآیندها استفاده می شود. این شامل ایجاد یک نقشه فرآیند است که به آن فلوچارت، نمودار جریان فرآیند یا نمودار گردش کار نیز گفته می شود.

چند راه وجود دارد که نقشه برداری فرآیند می تواند برای شما و تیم شما مفید باشد:

  • شناسایی ناکارآمدی ها
  • ساده کردن ایده ها
  • افزایش درک مطلب
  • برنامه ریزی برای موارد احتمالی.
  • واگذاری مسئولیت ها
  • ایجاد مستندات
  • به وضوح ارتباط برقرار کنید
  • سریعتر تصمیم بگیرید
  • کمک به کارکنان
  • رعایت استانداردها

نقشه جریان ارزش یک ابزار مدیریت ناب است که فرآیند ارائه یک محصول یا خدمات به مشتری را تجسم می کند. نقشه های جریان ارزش پیچیده هستند و از یک سیستم منحصر به فرد از نمادها برای نشان دادن جریان اطلاعات و مواد لازم برای فرآیند استفاده می کنند.

5/5 - (2 امتیاز)

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Facebook Twitter Pinterest linkedin WhatsApp WhatsApp Telegram
برای دیدن نوشته هایی که دنبال آن هستید تایپ کنید.

درحال بارگذاری لینک دانلود...