بلاگ

6 گام برای تفویض اختیار موثر

تفویض اختیار

برای اینکه یک رهبر مؤثر باشید، مهمه که هنر تفویض اختیار رو یاد بگیرید.

یکی از دشوارترین کارها برای رهبران انجام کارهای مهم توسط دیگرانه، زیرا خود به تنهایی توانایی انجام تمام کارها رو ندارن مدیران جدید اغلب با این مشکل دست و پنجه نرم می کنن، اما رهبران باتجربه تر می تونن به طور پیش فرض و راحت تر این کار رو انجام بدن.

در این مقاله میخواهیم درباره تفویض اختیارات صحبت کنیم و ببینیم چگونه می توان آن را به طور موثر در محل کار خود انجام داد.

مقاله های منابع انسانی مشاوران غزال

تفویض اختیار به تقسیم کار و مسئولیت تصمیم گیری به فردی اشاره دارد که به یک رهبر یا مدیر گزارش می دهد.

این فرآیند سازمانی یک مدیر است که کار خود را بین همه افرادش تقسیم می کند. این شامل مسئولیت دادن به آنها برای انجام وظایفی است که به آنها تفویض شده است به روشی که صلاح می دانند.

در کنار مسئولیت، میزان اختیارات مربوطه را نیز به اشتراک می گذارند. این تضمین می کند که وظایف می توانند به طور مؤثر انجام شوند و فرد احساس می کند واقعاً برای تکمیل آنها مسئول است.

در یک سطح، تفویض اختیار فقط تقسیم کار به وظایفی است که دیگران می توانند انجام دهند.

در بهترین حالت، تفویض اختیار به افراد قدرت می‌دهد تا کاری را که برای آن مناسب‌تر هستند، انجام دهند. این به آنها اجازه می دهد تا بیشتر روی کار سرمایه گذاری کنند و مهارت ها و توانایی های خود را توسعه دهند. همچنین به مدیر اجازه می دهد تا کارهای مهم دیگری را انجام دهد که ممکن است استراتژیک تر یا سطح بالاتر باشد.

به عبارت دیگر، اختیارات تفویض شده چیزی بیش از تجزیه و تحلیل کار است. این واقعاً مسئولیت، مالکیت و تصمیم گیری را به اشتراک می گذارد. اختیار تفویض اختیار مشترک است.

تفویض اختیار همچنین می‌تواند کارایی را با پاسخگویی بیشتر کارکنان نسبت به کار و فعالیت‌های خود بهبود بخشد. زمان و انرژی کمتری صرف نظارت و مدیریت خرد کارکنانی می شود که توانمند و شایسته هستند. در نتیجه تیم شما توانمندتر و قادر به دستیابی به عملکرد بالاتر می شود.

تفویض اختیار به این معناست که به فرد دیگری اعتماد کنید تا بخش‌هایی از کار شما را انجام دهد و آن‌ها را با موفقیت انجام دهد.

عناصر اصلی نحوه تفویض اختیار

سه عنصر اصلی در تفویض اختیار وجود دارد:

  1. اختیار

در چارچوب یک شرکت، اختیار، قدرت و حق یک فرد برای استفاده و تخصیص کارآمد منابع خود است. این امر شامل توانایی تصمیم گیری و دستور دادن برای دستیابی به اهداف سازمانی است.این جزء باید همیشه به خوبی تعریف شود. هر کسی که دارای اختیار است باید دامنه اختیارات خود را بداند.اساساً این حق فرمان دادن است، به این معنی که مدیریت سطح بالا همیشه بیشترین اختیار را دارد.

بین اختیار و مسئولیت رابطه همزیستی وجود دارد. بنابراین، اقتدار، به ویژه اختیار در مدیریت، برای انجام موفقیت آمیز کار، باید همواره با همان میزان مسئولیت همراه باشد.

  1. مسئولیت پذیری

این به ویژگی ها و محدوده فرد برای تکمیل وظیفه محول شده اشاره دارد.

مسئولیت بدون اختیار کافی می تواند منجر به موارد زیر شود:

  • نارضایتی
  • نارضایتی
  • درگیری ها
  • ناامیدی برای فرد

در حالی که قدرت از بالا به پایین جریان دارد، مسئولیت از پایین به بالا جریان دارد. مدیریت میانی و مدیریت سطح پایین مسئولیت بیشتری بر عهده دارند. در خصوص مسئولیت پذیری درس جداگانه ای داریم که میتوانید مطالعه کنید.

 

  1. پاسخگویی

برخلاف اختیار و مسئولیت، پاسخگویی قابل تفویض نیست. بلکه در ذات خود اعطای مسئولیت است.

هرکسی که برای انجام وظیفه ای تصمیم می گیرد و در یک شرکت کار می کند، در قبال نتیجه تلاش های خود مسئول می شود.

پاسخگویی به طور خلاصه به معنای پاسخگو بودن برای نتیجه نهایی است. مسئولیت پذیری ناشی از مسئولیت است.

اقتدار رو به پایین جریان دارد، در حالی که مسئولیت پذیری به سمت بالا جریان دارد. جریان نزولی اختیار و جریان رو به بالا مسئولیت پذیری باید در هر موقعیت از سلسله مراتب مدیریت یکسان باشد.

تفویض اختیار

اهمیت تفویض اختیار

این امر ثابت شده است که تفویض اختیار کارایی کار را بهبود می‌بخشد و به سازمان‌ها از راه‌هایی که در ابتدا واضح نیستند، سود می‌رساند. مطالعه ای توسط هاروارد بیزینس ریویو نشان داد که تفویض اختیار در واقع می تواند درآمد و کارایی کلی سازمان ها را افزایش دهد. نه تنها تفویض اختیار دیگران را در سازمان توانمند می کند، بلکه به بهینه سازی عملکرد گروه نیز کمک می کند.

تفویض اختیار تیم شما را توانمند می کند، اعتماد ایجاد می کند و انگیزه می دهد.

تفویض متفکرانه، با حمایت، همچنین راهی برای کشش و توسعه افراد در کار است. این اغلب قوی تر از توسعه حرفه ای دوره ای است.

و برای رهبران، به شما کمک می کند یاد بگیرید که چگونه تشخیص دهید چه کسی برای مقابله با وظایف یا پروژه ها مناسب تر است.

همانطور که در مقاله هاروارد بیزینس ریویو بیان شد، یکی از رهبران تیم استراتژی هیئت نمایندگی را اتخاذ کرد و تغییر را از صرف مشغول بودن به مولد بودن انجام داد.

البته، واگذاری وظایف نیز می تواند حجم کار شما را کم کند. اما به گفته دکتر اسکات ویلیامز، تفویض اختیار بسیار بیشتر از صرفاً حذف کردن چیزها از بشقاب شما است.

به عنوان مثال، افرادی که برای شما کار می کنند، می توانند مهارت های جدیدی را توسعه دهند و دانش کسب کنند. این آنها را برای مسئولیت بیشتر در آینده آماده می کند.

تفویض اختیار تیم ها را با توانمند ساختن آنها برای نشان دادن توانایی خود در انجام کار جدید توانمند می کند.

ویلیامز می نویسد:

تفویض اختیار
تفویض اختیار به تقسیم کار و مسئولیت تصمیم گیری به فردی اشاره دارد که به یک رهبر یا مدیر گزارش می دهد.

تفویض اختیار همچنین می‌تواند نشانه روشنی باشد که به توانایی‌های زیردستان خود احترام می‌گذارید و به صلاحدید آنها اعتماد می‌کنید. کارکنانی که احساس می‌کنند مورد اعتماد و احترام هستند، تمایل دارند سطح بالاتری از تعهد نسبت به کار، سازمان خود، و به ویژه، مدیران آنها . دکتر اسکات ویلیامز

نحوه تفویض مسئولیت

روش های مختلفی وجود دارد که می توانید بسته به نیاز محل کار خود مسئولیت ها را به کارمندان منتقل کنید. می توانید از انواع تفویض اختیارات زیر برای واگذاری وظایف به اعضای مختلف تیم در محل کار استفاده کنید و از بالا به پایین اختیارات را واگذار کنید تا انجام کارها راحت تر بشود.

بخش ها

شما می توانید نظارت یک بخش خاص را به کارمند دیگری واگذار کنید. به عنوان مثال، اگر شما یک مدیر عامل هستید، می توانید اختیارات کل بخش بازاریابی را به مدیر بازاریابی واگذار کنید.

پروژه ها

شما می توانید یک کارمند یا گروهی از کارمندان را برای تکمیل یک پروژه خاص از ابتدا تا انتها تعیین کنید.

به عنوان مثال، مدیر بازاریابی می تواند یک کمپین تبلیغاتی را به مدیر پروژه یا سرپرست پروژه اختصاص دهد. سپس مدیر پروژه تیمی از نویسندگان و طراحان را برای همکاری در پروژه گرد هم می آورد. هر یک از این همکاران وظایف محول شده خاصی را انجام می دهند.

مدیر بازاریابی اختیارات را به سرپرست پروژه تفویض کرده است. اگر همه آنها ماهر باشند و با هدف و نتایج مورد نظر آشنا باشند، سرپرست پروژه ممکن است بیشتر به تیم واگذار شود. اگر همکاران عمدتاً فریلنسرها یا کارکنان جوان تر باشند، سرپرست پروژه ممکن است وظایفی را محول کند اما اختیارات خود را حفظ کند و بیشتر درگیر نظارت بر وظایف مختلف باشد.

تفویض اختیار
شما می توانید یک کارمند یا گروهی از کارمندان را برای تکمیل یک پروژه خاص از ابتدا تا انتها تعیین کنید.

تصمیم گیری

می توانید به یکی از کارمندان خود قدرت تصمیم گیری های خاصی بدهید تا بتوانید روی کار دیگر تمرکز کنید. به عنوان مثال، به عنوان یک مدیر بازاریابی، می توانید اختیاراتی را به دستیار مدیر بازاریابی تفویض کنید تا در صورت نیاز، کارمندانی را برای بخش استخدام کند.

تحلیل و بررسی

هنگامی که به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، می توانید از کارمندان بخواهید تا تحقیقات دقیقی را در مورد موضوع انجام دهند. اگر مدیر پروژه بازاریابی هستید، می‌توانید از فردی در تیم تقاضا بخواهید که آمار جمعیتی را برای مخاطبان مورد نظر کمپین تبلیغاتی خود تحقیق کند.

فرآیندهای اداری

همچنین می‌توانید وظایف اداری مانند ورود داده‌ها را به سایر کارمندان محول کنید.

به عنوان مثال، به عنوان مدیر بازاریابی، می توانید نظارت بر رسانه های اجتماعی را به یک دستیار بازاریابی اختصاص دهید.

6 گام برای تفویض اختیار موثر در مدیریت

بیایید نگاهی به شش مرحله ای بیندازیم که می توانید برای تفویض اختیار موثر از آنها استفاده کنید.

  1. برنامه ریزی و آماده سازی

قبل از شروع یک فرآیند رسمی تفویض اختیار، زمانی را به فکر کردن در مورد کار اختصاص دهید و تصمیم بگیرید که به چه کسی تفویض اختیار می کنید و نتیجه ای که می خواهید.

علاوه بر این، هدفی را برای عملکردهای تفویض شده مشخص کنید. هدف شما تعیین کننده رویکرد شما خواهد بود.

  1. در مورد وظیفه ای که باید تفویض شود بحث کنید

کارمند را در یک گفتگوی خاص در مورد وظیفه ای که می خواهید محول کنید درگیر کنید. سپس مطمئن شوید که هر دوی شما در مورد کار و نتیجه ای که می خواهید موافق هستید.

این مرحله برای تعیین انتظارات و بیان کیفیت کاری که باید تکمیل شود مفید است.

همچنین بیان اینکه چرا وظیفه را به آن شخص محول می کنید مفید است.

الکس کاولاکوس، بنیانگذار شرکت توسعه دهنده استارتاپهای The Muse می گوید:

"وقتی افرادی را برای تفویض اختیار انتخاب می کنید، به آنها بگویید چرا آنها را به طور خاص انتخاب کرده اید و چگونه امیدوارید که این به رشد آنها کمک کند."

 

  1. مهلت تکمیل کارها را مشخص کنید

مطمئن شوید ضرب الاجل شما واقع بینانه و قابل دستیابی است.

این امر به ویژه در هنگام تفویض یک هدف یا کاری که فرد قبلاً انجام نداده است مهم است.

اگر فکر می کنید کارمند ممکن است به زمان بازبینی نیاز داشته باشد، آن را از قبل بسازید. این تضمین می کند که در مهلت مقرر نتیجه ای متفاوت از آنچه می خواستید به دست نیاورید.

هنگام تعیین مهلت، در نظر بگیرید که تفویض اختیار با مسئولیت های شغلی موجود در آن فرد مطابقت دارد.

 

  1. سطح اختیارات را مشخص کنید

سطح اختیاری را که می‌خواهید آن شخص داشته باشد را به وضوح مشخص کنید. سطوح مختلف اختیار شامل موارد زیر است.

  • توصیه. اگر خطر مرتبط با کار زیاد است یا فرد تجربه کمی دارد، ممکن است از فرد توصیه ای در مورد یک اقدام بخواهید. اما شما تصمیم نهایی را می گیرید.
  • اطلاع رسانی را شروع کنید. اگر خطر مرتبط با کار متوسط باشد و فرد تجربه ای داشته باشد، قبل از اقدام به شما اطلاع خواهد داد.
  • عمل کنید. اگر خطر مرتبط با کار کم باشد یا تجربه کافی داشته باشد، فرد اختیار کامل دارد که به تنهایی اقدام کند.
تفویض اختیار
مطمئن شوید ضرب الاجل شما واقع بینانه و قابل دستیابی است.

 

  1. ایجاد بخش های بازرسی یا گزارش های پیشرفت

برای ارائه پشتیبانی و پیگیری، در همان ابتدا، نقاط بازرسی منظمی تنظیم کنید. می توانید از چک پوینت ها برای بررسی کار و ارائه بازخورد یا حتی تشویق و مربیگری استفاده کنید.

  1. یک بررسی نهایی انجام دهید

گزارش نهایی شامل یک بحث دو طرفه در مورد چگونگی تفویض اختیار است.

بازنگری شامل یک تحقیق متقابل است:

از کارمند بخواهید که عملکرد خود را در مورد کار یا پروژه منعکس کند. این کمک می کند که سوالاتی بپرسند، مانند آنچه که فکر می کنند خوب پیش می رود، فکر می کنند چه چیزی می تواند در مورد پروژه بهتر باشد، و اگر می توانستند دوباره آن را انجام دهند چه کاری متفاوت انجام می دادند.

در مورد اینکه چگونه فکر می کنید آنها این کار را انجام دادند، بازخورد ارائه دهید

از شخص بخواهید در مورد عملکرد شما به عنوان نماینده بازخورد ارائه دهد. باز هم، سؤالات خاص می تواند مفید باشد: کجا می توانستم واضح تر باشم؟ چه نوع حمایت دیگری برای شما مفید بوده است؟

مطالعات موردی تفویض اختیار

برای توضیح بیشتر اینکه تفویض اختیار در مدیریت چگونه است، اجازه دهید نگاهی به سه مطالعه موردی بیندازیم:

 

تفویض اختیار (مطالعه موردی 1):

ست کِهنه، مالک Lawn Butler در شرق تنسی، شرکت خود را در سال 1999 راه اندازی کرد. او شاهد رشد آهسته آن از یک کسب و کار جانبی کوچک بود، سپس ناگهان متوجه شد درآمد دو برابر شده است.

اما از آنجایی که رشد تدریجی بود، او هرگز قدمی برای ایجاد یک سیستم مدیریتی برای یک شرکت بزرگتر برنداشت. با گزارش همه به ، او ضعیف شده بود.

این رشد شرکت را محدود کرد زیرا مدیران احساس نمی‌کردند که آزادی انجام کارهای خود را بدون تأیید او ندارند.

بعلاوه، کِهنه به عنوان مدیر اجرایی، ساعات زیادی کار می کرد «به جای تفویض اختیار، مدیریت می کرد».

«با ناتوانی در تفویض اختیار، مدیرانم را عقب نگه داشتم. آنها اقتدار کامل لازم برای انجام کاری را که باید انجام می دادند را نداشتند.» کِهنه می گوید.

بخشی از راه حل، پیاده سازی نمودار سازمانی بود. این شامل وظایف جدید مدیران و مسئولیت های تفویض شده بود.

همچنین تعداد افرادی که مستقیماً به Kehne گزارش می‌دهند از بیش از 20 نفر به چهار نفر کاهش یافت.

صادقانه بگویم، فکر می‌کردم قبلاً بسیاری از مسئولیت‌هایم را محول کرده بودم. اما زمانی که این نمودار سازمانی را درست کردیم، متوجه شدم که واقعاً این کار را نکرده بودم.»

همانطور که مدیران و کارکنان نقش های جدید خود را به عهده گرفتند، عملیات به طور فزاینده ای روان تر شد. این باعث رشد بیشتر شد.

Kehne گفت: «همه چیز در حال حاضر بهتر عمل می کند.

سایر بهبودها عبارتند از:

  • ساعات کاری بهتر به لطف عملیات کارآمدتر (حداقل پنج تا 10 ساعت کمتر در هفته)
  • پاسخ مثبت مشتری
  • رضایت شغلی بهتر کارمندان

تفویض اختیار (مطالعه موردی 2):

علی یک مدیر ارشد در یک شرکت فناوری اطلاعات است و یکی از اعضای تیم محمد را دارد که مستقیماً به او گزارش می دهد. در چند هفته گذشته اوضاع برای آنها آرام نبوده است. در آخرین پروژه ای که علی به محمد واگذار کرد، او احساس کرد که بهتر است خودش این کار را انجام دهد.

در حالی که محمد مایل به انجام تکالیف اضافی است، به نظر نمی رسد که او مایل به مسئولیت این وظیفه باشد. او بدون چک کردن اول با علی کاری انجام نمی دهد.

آخرین باری که محمد وارد دفتر شد، علی به او گفت که کاری را که انجام می دهد فراموش کند و او آن را به شخص دیگری که بتواند از عهده این کار بربیاید، می دهد. و محمد بابت این رفتار ناراحت شد.

علی بعداً با محمد نشست تا در مورد وضعیت بیشتر بحث کند و بفهمد که چگونه با همکاری بهترین کار را انجام دهد. او از محمد به خاطر نحوه برخوردش در آخرین دیدار عذرخواهی کرد و متوجه شد که باید وظایف را متفاوت به آماندا محول کند.

او از محمد خواست تا به او کمک کند تا بفهمد چرا احساس می کند نمی تواند برای تکمیل یک تکلیف قدم به سمت جلو بردارد.

علی از طریق گفتگوی صادقانه با محمد، بهترین روش را برای تفویض اختیار به محمد آموخت.

علی از طریق یک مکالمه بیشتر در مورد مهارت ها و تجربیات خود و اینکه سطح راحتی او در کجاست، یاد گرفت. این امر علی را قادر می سازد تا وظایف محول شده را به طور مؤثرتری مدیریت کند.

نتیجه گیری

دانستن چگونگی و زمان تعیین وظایف به افراد مناسب یک مهارت ارزشمنده. یک مدیر مؤثر می تونه اختیارات را به اعضای تیم تفویض کنه و بر این اساس پیگیری کنه تا اطمینان حاصل شه که اونا هر کار را همانطور که انتظار میره انجام میدهند.

تو این مقاله در مورد تفویض اختیار و اهمیتش در سازمان توضیح دادیم. همینطور به عناصر آن اشاره کردیم و گام های مهم در تفویض اختیار موثر رو بیان کردیم. با مشورت با تیم مشاوران غزال میتوانید وظایف کاری مختلف و حجیم خود را در بخشهای مختلف سازمان خود تفویض اختیار کنید

سوالات متداول درباره تفویض اختیار

تفویض اختیار به تقسیم کار و مسئولیت تصمیم گیری به فردی اشاره دارد که به یک رهبر یا مدیر گزارش می دهد.

این فرآیند سازمانی یک مدیر است که کار خود را بین همه افرادش تقسیم می کند. این شامل مسئولیت دادن به آنها برای انجام وظایفی است که به آنها تفویض شده است به روشی که صلاح می دانند.

سه عنصر اصلی در تفویض اختیار وجود دارد

  • اختیار
  • مسئولیت
  • پاسخ دهی

روش های مختلفی وجود دارد که می توانید بسته به نیاز محل کار خود مسئولیت ها را به کارمندان منتقل کنید. می توانید از انواع تفویض اختیارات زیر برای واگذاری وظایف به اعضای مختلف تیم در محل کار استفاده کنید و از بالا به پایین اختیارات را واگذار کنید تا انجام کارها راحت تر بشود.

  • بخش ها
  • پروژه ها
  • تصمیم گیری
  • تحلیل و بررسی
  • فرآیندهای اداری
اشتراک گذاری:

دیدگاهتان را بنویسید

تلفن همراه

نقشه راه تیم‌سازی