ساختار سازمانی چیست؟ 6 راه تدوین ساختار سازمانی

افراد تو جایگاه های مختلف لازمه بدونن که هدف سازمان چی هست و برای ارتباطات بهتر تو محل کار چطور عمل کنن تا به بهر‌روی بالایی برسن. این مقاله کمک میکنه فرهنگ سازمانی رو بهتر نشون بدین و شفاف باشین
ساختار سازمانی

آنچه در این مقاله می‌خوانید ...

همین الان بشنو!
همه چیز راجع به ساختار سازمانی

یکی از مواردی که هر یک از کارکنان سازمان ها، چه افراد تازه وارد چه افراد قدیمی باید با آن آشنا شوند، ساختار سازمانی است.

وقتی صحبت از ساختار سازمانی می‌شود، افراد یک سازمان خشک و رسمی به ذهنشان می‌رسد؛ درحالی که ساختار سازمانی به بهتر شدن ارتباطات و صمیمی تر شدن افراد در سازمان کمک می‌کند. 

هم چنین، ساختار سازمانی مشخص کننده وظایف هر فرد در جایگاه مختلف سازمان است؛ دانستن آن به رشد کسب و کار کمک می‌کند.

ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی(Organizational Structure) سیستمی است که چگونگی هدایت فعالیت های خاص به منظور دستیابی به اهداف یک سازمان را مشخص می کند. این فعالیت ها می تواند شامل قوانین، نقش ها و مسئولیت ها باشد.

ساختار سازمانی همچنین تعیین می کند که چگونه اطلاعات بین سطوح درون شرکت جریان می یابد. به عنوان مثال، در یک ساختار متمرکز، تصمیمات از بالا به پایین جریان می یابد، در حالی که در یک ساختار غیرمتمرکز، قدرت تصمیم گیری بین سطوح مختلف سازمان توزیع می شود. وجود ساختار سازمانی به شرکت ها اجازه می دهد تا کارآمد و متمرکز باقی بمانند.

تاریخچه ساختار سازمانی

ساختارهای سازمانی از دوران باستان شکارچیان و کلکسیونرها در سازمان های قبیله ای از طریق ساختارهای قدرت بسیار سلطنتی و روحانی تا ساختارهای صنعتی و ساختارهای فراصنعتی امروزی توسعه یافت.

همانطور که توسط لارنس بی مور  اشاره شده است، نظریه پردازان اولیه ساختار سازمانی، تیلور، فایول و وبر «اهمیت ساختار را برای اثربخشی و کارایی می دیدند. هنگامی که در دهه 1930، شورشی آغاز شد که به عنوان نظریه روابط انسانی شناخته شد، هنوز ایده ساختاری که در آن نیازها، دانش و نظرات کارکنان ممکن بود رسمی شود، شناخته نشده بود. با این حال، دیدگاه متفاوتی در دهه 1960 مطرح شد که نشان می‌دهد ساختار سازمانی “یک نتیجه است.”

در قرن بیست و یکم، نظریه پردازان سازمانی مانند لیم، گریفیث و سامبروک (2010) بار دیگر پیشنهاد می کنند که توسعه ساختار سازمانی بسیار وابسته به بیان استراتژی ها و رفتار مدیریت و کارمندان است که توسط توزیع قدرت محدود می شود.

انواع ساختار سازمانی

ساختار سازمانی به چند دسته تقسیم بندی شده اند که در ادامه آن ها را بررسی خواهیم کرد.

  • ساختار تابعی
     اولین و رایج ترین ساختار عملکردی است. به این ساختار سازمانی بوروکراتیک نیز گفته می شود و یک شرکت را بر اساس تخصص نیروی کار بررسی می کند. اکثر کسب و کارهای کوچک تا متوسط ​​یک ساختار کاربردی را پیاده سازی می کنند. تقسیم بنگاه به بخش هایی متشکل از بازاریابی، فروش و عملیات، عمل استفاده از یک ساختار سازمانی بوروکراتیک است.
  • ساختار تقسیمی یا چندبخشی
    نوع دوم در میان شرکت های بزرگ با واحدهای تجاری بسیار رایج است. شرکتی که از این روش استفاده می کند، ساختار تقسیمی یا چندبخشی (M-Form) نامیده می شود، تیم رهبری خود را بر اساس محصولات، پروژه ها یا شرکت های تابعه خود ساختار می دهد. نمونه بارز این ساختار جانسون و جانسون است. با هزاران محصول و خط کسب و کار، شرکت ساختار خود را به گونه‌ای تشکیل می‌دهد که هر واحد تجاری به‌عنوان شرکت خود با رئیس خود عمل می‌کند.
  • مبتنی بر تیم
    مشابه ساختارهای تقسیمی یا عملکردی، سازمان‌های مبتنی بر تیم به تیم‌های به هم پیوسته از کارکنان که اهداف و وظایف خاصی را انجام می‌دهند، تفکیک می‌شوند، اما جایی که هر تیم واحدی است که شامل رهبران و کارکنان است.
  • ساختار مسطح

 این ساختار به عنوان یک ساختار افقی نیز شناخته می شود، نسبتا جدیدتر است و در بین بسیاری از استارتاپ ها استفاده می شود. همانطور که از نام اشاره دارد، سلسله مراتب و زنجیره فرماندهی را مسطح می کند و به کارمندان خود استقلال زیادی می دهد. شرکت هایی که از این نوع سازه استفاده می کنند سرعت اجرا بالایی دارند.

  • ساختار ماتریسی
    شرکت ها همچنین می توانند ساختار ماتریسی داشته باشند. همچنین گیج کننده ترین و کم استفاده ترین است. این ساختار کارمندان را در بین مافوق، بخش ها یا بخش های مختلف ماتریس می کند. به عنوان مثال، کارمندی که برای یک شرکت ماتریسی کار می کند، ممکن است هم در زمینه فروش و هم در خدمات مشتری وظایفی داشته باشد.
  • ساختار دایره ای
    ساختارهای دایره‌ای سلسله مراتبی هستند، اما گفته می‌شود که دایره‌ای هستند زیرا کارمندان و مدیران سطوح بالاتر را با حلقه‌های متحدالمرکز در حال گسترش به بیرون، که شامل کارکنان و کارکنان سطح پایین‌تر است، در مرکز سازمان قرار می‌دهد. هدف از این روش سازماندهی تشویق ارتباطات و همکاری باز در میان رده های مختلف است.
  • ساختار شبکه
    ساختار شبکه پیمانکاران و فروشندگان شخص ثالث را سازماندهی می کند تا وظایف کلیدی خاصی را انجام دهند. دارای یک دفتر مرکزی نسبتا کوچک با دفاتر ماهواره ای پراکنده جغرافیایی، همراه با وظایف کلیدی که به شرکت ها و مشاوران دیگر برون سپاری شده است.

اهمیت ساختار سازمانی برای کسب وکارها چیست؟

ساختار سازمانی مهم است زیرا به سازمان شما دستور می دهد ارزش را به بازار ارائه دهد. زنجیره ارزش سازمان شما دنباله ای از عملیات سطح بالا است که فرآیند ارزش آفرینی اصلی شما را نشان می دهد. این تبدیل استراتژی رقابتی به فعالیت است. بنابراین، زنجیره ارزش اصل سازماندهی مرکزی برای تصمیم گیری در مورد ساختار است. اگر سازمان ها بر اساس یک اصل مرکزی متفاوت ساختار یافته باشند، سازمان برای انجام کاری متفاوت طراحی می شود.

ارتباط محکمی بین ایده های استراتژی رقابتی، زنجیره ارزش و ساختار ایجاد کنید. در این رابطه است که اهمیت ساختارهای طراحی سازمانی به وضوح قابل تشخیص است. مزیت این درک این است که کار اصلی سازمان شما همیشه پایه مشاهدات، مشورت ها و تصمیمات مرتبط با نحوه سازماندهی و رهبری افراد باقی خواهد ماند.

اهمیت ساختار سازمانی در رابطه آن با استراتژی و زنجیره ارزش یافت می شود.همچنین درک این نکته ضروری است که هیچ ساختاری نمی تواند تمام نیازهای عملیاتی شما را برای انعطاف پذیری و سرعت برآورده کند.

مزایای ساختار سازمانی چیست؟

داشتن یک ساختار سازمانی تعریف شده، فواید متعددی برای هر سازمانی دارد. در این قسمت برخی از مزایای داشتن ساختار سازمانی آورده شده است:

  • تصمیم گیری سریعتر
    هنگامی که تیم های مختلف شرکت شما به طور مؤثرتری ارتباط برقرار می کنند، ارتباطات کلی شرکت شما نیز تأثیر مثبتی خواهد داشت. این امر منجر به تصمیم گیری سریعتر می شود. به عبارت دیگر می توان از جریان اطلاعات با ساختار سازمانی برای ارتقای تصمیم گیری سریعتر استفاده کرد.
  • مکان تجاری متعدد
    اگر صاحب کسب و کار هستید، داشتن یک ساختار سازمانی کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه مکان های شما به طور مشابه عمل می کنند و از رویه های یکسانی پیروی می کنند. از آنجا که مالکان نمی توانند در هر مکانی باشند، یک ساختار سازمان یافته می تواند آرامش خاطر را برای شما فراهم کند. این به ویژه زمانی اتفاق می‌افتد که شرکت شما شروع به رشد کند.
  • بهبود بهره وری عملیاتی 
    از آنجایی که ساختارهای سازمانی شرکت‌ها را به تیم‌ها یا شاخه‌های مختلف تقسیم می‌کنند، کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که تمام وظایف و مسئولیت‌های ویژه آن بخش‌ها راحت‌تر برآورده می‌شوند. وقتی یک کارمند بداند باید روی چه چیزی کار کند، می‌تواند سریعتر و کارآمدتر عمل کند. در اصل، یک ساختار سازمان یافته یک سیستم کارآمد و کارآمد ایجاد می کند که به بهبود کلی عملیات شرکت کمک می کند.
  • عملکرد بیشتر کارکنان
    هنگامی که به یک کارمند وظایف و مسئولیت‌های خاصی محول می‌شود، می‌توانند در کار خود به خوبی عمل کنند. یک ساختار سازمان یافته راهنمایی هایی را برای کارکنان فراهم می کند که هر روز به بهترین شکل ممکن عمل کنند. بهبود عملکرد کارکنان همچنین می تواند به روحیه و اعتماد به نفس بیشتر کارکنان منجر شود.
  • جلوگیری از کارهای تکراری
    هنگامی که کارکنان بر اساس مهارت و تخصص خود به تیم ها تقسیم می شوند، خطر تداخل وظایف شغلی از بین می رود. برای مثال، اگر پروژه‌ای به یک تیم واگذار شود، تیم‌های دیگر می‌دانند که مسئولیت آن‌ها بر عهده آن‌ها نیست، زیرا وظایف خود را نیز مشخص می‌کنند.
  • کاهش تعارض کارکنان
    استفاده از ساختارهای سازمانی می تواند به طور بالقوه تعارض بین کارکنان را از بین ببرد. در حالی که عوامل متعددی می تواند در این زمینه نقش داشته باشد، زمانی که یک کارمند وظایف خود را بداند، تمرکز بیشتری روی کار خود خواهد داشت. در بیشتر موارد، این یک راه عالی برای جلوگیری از هرگونه درگیری فزاینده بین همکاران است.
  • ارتباط بهتر
    در حالی که این امر از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است و به ساختار سازمانی خاص موجود بستگی دارد، سلسله مراتب سازمانی پتانسیل ایجاد ارتباط سالم بین بخش‌ها و تیم‌های مختلف را دارد. هنگامی که وظایف به تیم ها و افراد مختلف محول می شود، دیگران در محل کار می دانند که برای برخی موارد به چه کسی مراجعه کنند. برای مثال، اگر در تیمی با یک مدیر هستید، می‌دانید که در صورت بروز مشکلات به چه کسی گزارش دهید. به طور مشابه، اگر شخصی از بازاریابی در مورد طراحی پروژه سوالی داشته باشد، می داند که با بخش هنر تماس بگیرد.

6 راه تدوین ساختار سازمانی

هنگامی که شروع به درک نحوه برخورد کسب و کارتان با عوامل بالا کردید، آماده شروع ساختن (یا تغییر شکل) ساختار سازمانی خود هستید.

این روند به صورت زیر است:

  •  برای آینده برنامه ریزی کنید.
    از خود بپرسید: شرکت شما به کجا می رود؟ چه کاری می خواهید انجام دهید که هنوز انجام نداده اید؟تا جایی که می توانید برای آینده برنامه ریزی کنید. برای سازمان های جدیدتر، این سه تا پنج سال آینده را پوشش می دهد. برای سازمان های مستقر تر، 10 سال یا بیشتر را هدف گذاری کنید.
  •  گذشته را در نظر بگیرید.
    از نظر نحوه همکاری بخش ها یا تیم ها با هم، در نظر بگیرید که چه چیزی خوب کار کرده است و چه چیزی نه.

به عنوان مثال، آیا بخش های خاصی با یکدیگر در تضاد هستند؟ آیا تیم‌های خاصی با هم رقابت می‌کنند زیرا ساختار گزارش‌دهی شما رقابت‌های غیر مفید را تشویق می‌کند؟

به این موضوع فکر کنید: اگر خانه ای یک طبقه دارید که در فونداسیون آن شکافی وجود دارد، مشکل تنها زمانی تشدید می شود که طبقات بیشتری را به خانه خود اضافه کنید.

  •  ساختار سازمانی خود را بسازید.
    یک ساختار سازمانی – بدون نام.

در این مرحله، تمرکز شما باید بر ایجاد موارد زیر باشد:

بهینه ترین و کارآمدترین گردش کار
دستیابی به اهداف تجاری
خدمت رسانی به مشتریان به خوبی
راه های زیادی وجود دارد که می توانید کارکنان خود را سازماندهی کنید:

بر اساس عملکرد (فروش، بازاریابی، حسابداری/مالی و غیره)
بر اساس منطقه
بر اساس خط تولید
سازمان شما می تواند عمودی، سلسله مراتبی، مسطح یا ماتریسی باشد.

استفاده از نرم افزار برنامه ریزی سازمان را در نظر بگیرید:

نمودارهای سازمانی مبتنی بر داده بسازید.
دیدی پویاتر و تعاملی تر از شرکت خود به دست آورید.
اثرات تغییرات خود را در زمان واقعی مشاهده کنید.
تصمیمات آگاهانه تری بگیرید.

  •  افراد را اضافه کنید.
    اگر یک سازمان تأسیس شده با کارمندان فعلی هستید، اکنون نام آنها را اضافه کنید.

    تصمیم گیری عینی که چگونه یک کارمند موجود ممکن است به طور طبیعی برای نقش تعریف شده مجدد مناسب باشد یا نباشد، ضروری و دشوار است. از آنجایی که یک کارمند ممکن است به همان اندازه که قبلاً انجام می دادند مناسب نباشد، می توانید شایستگی های جدید مورد نیاز را شناسایی کنید.

    می توان طرحی برای توسعه آن شایستگی ها ایجاد و اجرا کرد. از طرف دیگر، شاید کارمند اکنون برای نقش دیگری در شرکت مناسب تر باشد.

    تعیین کنید که آیا هر یک از کارکنان برای آینده مناسب هستند یا خیر. تناسب اندام به این معناست:

    کارمند از سطح مهارت لازم برای عملکرد خوب برخوردار است.
    کارمند تمایل دارد که این نقش را به عهده بگیرد.
    اگر سطح مهارت یک کارمند در حد یکسان نیست، باید پول و زمان را برای آموزش سرمایه گذاری کنید.

    برعکس، یک کارمند ممکن است مجموعه مهارت‌ها را داشته باشد اما از کار لذت نبرد، یا نقش جدید سطحی از فشار یا توجه را به همراه دارد که او نمی‌خواهد.

    اصل سنجش مهارت در مقابل میل در مورد استخدام‌ها و استخدام‌های جدید نیز صدق می‌کند.

  •  تعادل بین اختیار و مسئولیت ایجاد کنید.

مهم نیست که آنها در کجای ساختار سازمانی قرار می گیرند، به کارکنان خود معیارهای مساوی از اختیارات و مسئولیت بدهید.

در غیر این صورت، آنها می توانند احساس ضعف و ناامیدی کنند و ناامید شوند.

  •  ساختار سازمانی خود را سالانه مرور کنید.
    این به اطمینان از ارتباط و برنامه ریزی برای 12 ماه آینده کمک می کند.

    ساختار شما باید یک زندگی تکاملی داشته باشد، نه یک زندگی ایستا:

    آیا ساختار شما هنوز نشان دهنده نحوه انجام کار و نیازهای نیروی کار شما است؟
    آیا هیچ یک از اهداف کسب و کار شما تغییر کرده است، بنابراین تغییر در ساختار شما ضروری است؟
    آیا رابطه کاری بین هر بخش ناکارآمد شده است؟
    آیا نیاز به اضافه کردن افراد دارید؟ اگر چنین است، کجا و چرا؟
    آیا این تصمیم شما را مجبور به تنظیم یک بخش خواهد کرد؟
    آیا می توانید سازمان خود را بدون افزودن لایه های غیر ضروری رشد دهید؟

نتیجه گیری

 

 تو این مقاله متوجه شدیم که داشتن ساختار سازمانی نباید اعضای تیم رو از هم دور کنه،  بلکه باید باعث شه تا  ارتباطات بهتر بشن  و وظایف درست تقسیم بشن تا به رشد کسب و کارمون کمک کنن.

مرسی که تا اینجای مسیر همراهمون بودین، در پایان بهمون بگین کسب و کار شما از کدوم ساختار استفاده میکنه؟

 

اگر در مورد کسب و کارت چالش یا سوالی داشتی، میتونی از غزال بپرسی

 ساختار سازمانی، سیستمی است که چگونگی هدایت فعالیت های خاص به منظور دستیابی به اهداف یک سازمان را مشخص می کند.

ساختار سازمانی با جلوگیری از تکرار کارهای گذشته و بهبود بهره‎‌وری کارکنان، باعث بهبود استراتژی های سازمان شده، در نتیجه کسب و کار توسعه پیدا می‌کند.

تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال

این مقاله به کوشش حانیه مرادی و دیگر اعضای گروه مشاوران غزال تولید شده است. تک‌تک ما تلاش داریم اثری مثبت بر روی کسب و کارها داشته باشیم.

5/5 - (1 امتیاز)

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دوره آموزشی رشد و توسعه فردی مدیران

Facebook Twitter Pinterest linkedin WhatsApp WhatsApp Telegram
برای دیدن نوشته هایی که دنبال آن هستید تایپ کنید.
درحال بارگذاری لینک دانلود...