گام به گام اخراج کارکنان بدون خون ریزی !

نامه فسخ قرارداد مؤثر دارای عناصر یک نامه تجاری استاندارد است و شامل اطلاعات واقعی در مورد اخراج است. این به شرکت اجازه می دهد تا روابط خود را با کارکنان به شیوه ای محترمانه و سازمان یافته پایان دهد. هنگام نوشتن متن اخراج محترمانه بهتر است این هشت مرحله را رعایت کنید:

1. با تاریخ امروز، اطلاعات شرکت و کارمندان شروع کنید

درج تاریخ و اطلاعات شرکت در بالای صفحه به گیرنده اطلاع می دهد که چه زمانی سند نوشته شده است، چه کسی آن را نوشته و چه زمانی برای آنها ارسال شده است. به این ترتیب، کارمند می تواند ببیند که آیا کارفرما به آنها اخطار طولانی مدت داده است یا خیر. اگر در حال تهیه پیش نویس نامه پایان کار هستید، مطمئن شوید که نام کامل کارمند را در زیر تاریخ ذکر کنید تا از سردرگمی جلوگیری کنید و مطمئن شوید نامه را به شخص مناسب تحویل می دهید.

2. به کارمند سلام کنید

برای خوشامدگویی به کارمند از فرمت نامه تجاری استاندارد استفاده کنید. به یاد داشته باشید که استفاده از احوالپرسی صحیح می تواند بر نحوه درک کارمند از نامه تأثیر بگذارد. بنابراین، بهتر است از یک سلام رسمی استفاده کنید.

3. یک خط موضوع درج کنید

یک خط موضوع توجه گیرنده را به خود جلب می کند و به آنها اجازه می دهد قبل از خواندن محتوای نامه بدانند چه انتظاراتی از نامه دارند. همچنین به آنها کمک می کند تا مکاتبات مهم را اولویت بندی کنند. اگر می خواهید کارمند به تصمیم شرکت به سرعت پاسخ دهد، حتما موضوع را با حروف پررنگ یا بزرگ درج کنید.

4. آنها را از تصمیم خود مطلع کنید

کارمند را در مورد اخراج مطلع کنید و تاریخ پایان کار آنها را مشخص کنید. این امر سردرگمی احتمالی را از بین می برد و به کارمند اجازه می دهد تا برای اخراج خود آماده شود. به عنوان مثال، اگر بدانند آخرین روز حضورشان در شرکت چه زمانی است، می توانند برای مشاغل دیگر درخواست دهند و مصاحبه های شغلی خود را بر اساس آن برنامه ریزی کنند.

5. دلیل یا دلایل فسخ را بیان کنید

دلایل اخراج کارمند ممکن است شامل بی کفایتی باشد، مانند عدم بهره وری کارکنان یا کیفیت پایین کار یا نافرمانی، که عموماً به عنوان رفتار غیرقابل قبول کارمند تلقی می شود. دلایل رایج خاتمه نیز مشکلات حضور و غیاب و تأخیر مزمن است. ذکر تمام اطلاعات واقعی و دقیق در مورد دلیل فسخ برای جلوگیری از تفسیر نادرست مهم است. مطمئن شوید که شواهدی را برای حمایت از استدلال وارد کنید.

6. غرامت و مزایای نهایی آنها را توضیح دهید

مهم است که پاداش و مزایای کارمند را توضیح دهید و ذکر کنید که چگونه تصمیم شرکت ممکن است بر آنها تأثیر بگذارد. این ممکن است شامل حقوق اضافی، مراقبت های بهداشتی یا پرداخت روزهای مرخصی استفاده نشده باشد. توضیح این اطلاعات می‌تواند شرایط را برای کارمند آسان‌تر کند و اطلاعات کافی برای آماده شدن برای تغییر به او بدهد.

7. قراردادهای امضا شده و بازگرداندن اموال شرکت را به آنها یادآوری کنید

بسیاری از قراردادهای عدم افشا که کارمندان در شروع استخدام خود امضا می کنند حتی پس از پایان کار نیز معتبر هستند. مهم است که این موضوع را به کارمند یادآوری کنید تا اطمینان حاصل شود که آنها کاملاً محرمانه هستند و اطلاعات ارزشمندی درباره شرکت با دیگران به اشتراک نمی گذارند. علاوه بر این، حتماً قبل از پایان کار، بازگرداندن اموال شرکت را به آنها یادآوری کنید. این می تواند شامل تلفن همراه، لپ تاپ، کلید اداری، نشان شناسایی یا کارت پارکینگ باشد.

8. اطلاعات تماس منابع انسانی را درج کنید

در برخی موارد، یک کارمند می تواند به تصمیم شرکت مبنی بر اخراج آنها اعتراض کند. مهم است که به آنها گزینه ای بدهید تا پس از دریافت نامه با شرکت در این مورد تماس بگیرند. برای انجام این کار، تمام اطلاعات تماس مهم منابع انسانی را فهرست کنید و توضیح دهید که چگونه درخواست تجدید نظر باید ارائه شود. برای مثال، ممکن است از آنها بخواهید که یک نسخه فیزیکی از درخواست تجدیدنظر را به دفتر تحویل دهند.