8 راه جهت مدیریت تیم خود با وجود فاصله‌گذاری اجتماعی
ویروس کویید 19 موجب اختلال قابل‌توجه و بازآرایی مجدد شرایط کاری با سرعت بسیار زیادی شد. در طی یک هفته، سازمان‌ها در هر بخش میلیون‌ها کارمند را وارد شرایط دورکاری و فاصله‌گذاری اجتماعی کردند. بدون ارائه هیچ‌گونه هشدار و در بسیاری از موارد بدون هرگونه آماده‌سازی، بسیاری از مدیران برای اولین بار در موقعیت هدایت و رهبری گروه‌های مجازی قرار گرفتند.
مدیریت فردی شما در دوران قرنطینه و فاصله‌گذاری اجتماعی بدون تعامل فردبه‌فرد و ساختار کارهای روزانه شما، بسیار چالش‌برانگیز است. حال باید وظیفه مدیریت یک گروه را تحت این شرایط به آن اضافه کنید، به‌ویژه آنکه شما هیچ‌گاه درگذشته این کار را انجام نداده‌اید. کمی هولناک به نظر می‌رسد.
شرایط پرفشار، افزایش عدم اطمینان و به‌طورکلی حس جابجا شدگی می‌تواند موجب دشوارتر شدن شرایط شود. در شرایط قرنطینه[1]، هر جنبه از نقش مدیر، تشدید شده و پیچیده می‌گردد. شما باید انتظارات را جهت نحوه انجام کار و تطبیق سبک مدیریت خود را یک محیط جدید، اصلاح کنید.
جهت کمک به مدیران که برای اولین بار در این شرایط قرار می‌گیرند و یا حتی مدیران با تجربه‌ای که به راهنمایی اضافی در چنین شرایطی نیاز دارند، در این بخش توصیه‌های من جهت پشتیبانی از یادگیری پیوسته و احساس نشاط احساسی کارمندان شما، مطرح شده است.
1. انتظارات خود را بازیابی کنید.
بیشتر گروه‌ها به‌صورت اجتماعی فعالیت کرده و با کار هماهنگ و استانداردسازی آشنا هستند. آن‌ها با یکدیگر کارکرده و در یک اداره تحت شرایط کاری یکسان با برنامه زمانی کاری مشابه قرار دارند. در یک محیط قرنطینه و فاصله‌گذاری اجتماعی، مدیران باید به گروه‌های خود جهت انجام تغییرات فوری به سمت کارهای شخصی و غیر هم‌زمان، کمک کنند. شما باید در مورد انتظارات خود نسبت به نحوه انجام کارها، و زمان و نحوه انجام وظایف تجدیدنظر کرده و این اجازه را به اعضای گروه خود بدهید تا مسئولیت‌های خود را بر اساس شرایط خاص خود انجام بدهند. این به معنای تمرکز بر روی نتایج و ایجاد انعطاف‌پذیری بیشتر است.
2. به‌طور منظم در دسترس باشید.
تحقیقات سنجش اجتماعی نشان می‌دهند که بازه‌های زمانی ارتباط با مدت‌زمان کوتاه‌تر از کارایی بیشتری در ایجاد و حفظ تعامل و ارتباط برخوردار هستند. از پیام‌رسانی فوری جهت حفظ ارتباط منظم خود استفاده کنید. اجازه ندهید تا یک کارمند به مدت نصف روز بدون اطلاع‌رسانی قبلی، محل دورکاری خود را ترک کند. شما ممکن است بخواهید تا گفتگوهای جمعی را به‌طور روزانه از طرق مختلف ازجمله ویدئو انجام داده و ممکن است مسئولیت‌های افراد را تغییر دهید. این انتظار را از افراد داشته باشید که همگی باید در گفتگوها حاضر بوده و موجب اختلال در این موضوع نشوند. سعی کنید تا یک عضو گروه مجازی با عملکرد مناسب را مدل‌سازی کنید.
3. از یادگیری پیوسته به شکل محدود پشتیبانی کنید.
شما نباید هیچ‌گاه یادگیری را در این محیط جدید متوقف کنید، اما می‌توانید از روش‌های یادگیری خرد استفاده کنید. بر روی درس‌های کوتاه بر روی یک موضوع خاص در طی بخش‌های 5 تا 10 دقیقه‌ای، متمرکز شوید. این آموزش‌ها می‌توانند یک ابزار، رفتار یا مهارت خاصی را پوشش دهند. سعی کنید که این درس‌ها را در میان اعضای گروه خود توزیع کرده و به آن‌ها اجازه دهید تا موضوعات خاص خود را جهت یادگیری، شناسایی کنند. شما می‌توانید از یکی از اعضای گروه خود بخواهید تا یک درس را مجدداً کوتاه نویسی کرده و بحث کوتاهی را در مورد کاربرد، ارتباط و کارکردهای آنچه را که هر شخص آموخته است، برگزار کند.
4. سعی کنید از دوستان و یا مربیان همکار خود جهت ایجاد یک‌لایه پشتیبانی متقابل استفاده کنید.
حضور در هر گروه و توجه به نیازهای اعضای گروه موجب می‌شود تا ظرفیت بسیاری از مدیران به‌سرعت از بین برود. جهت توزیع این مسئولیت، اعضای گروه‌ها را به‌صورت دوبه‌دو تقسیم کرده و به هر یک مسئولیتی را به‌عنوان یک همکار و مربی نسبت به همکار دیگر خود، اختصاص دهید. این مدل رهبری مشترک موجب ایجاد یک‌لایه دوم پشتیبانی دوسویه و مراقبت در برابر روند جداسازی احساسی می‌شود. از دوستان خود بخواهید تا به‌صورت روزانه به ارزیابی تعاملات و روحیه کاری افراد بپردازند. درصورتی‌که افراد این نقش را درگذشته ایفا نکرده‌اند، می‌توان اقدام به راهنمایی آن‌ها کرد.
5. لحن و صدا را به‌عنوان شاخص‌هایی برای بازخورد گفت‌وگوهای رو در رو تفسیر کنید.
دریافت سرنخ‌های احساسی همکاران و شناخت نگرش‌های آن‌ها هنگامی‌که شما در یک اتاق حضور ندارید، دشوارتر می‌شود. به‌جای اتکا بر داده های غیرکلامی و زبان بدن[2]، شما در این شرایط باید به شاخص‌های جایگزین همچون متن، صدا و ارتباطات ویدئویی محدودی توجه کنید. توجه به خود را موارد ذیل متمرکز کنید: الگوهای لحن ارتباط مکتوب؛ نرخ؛ حجم، گام صدا و انعطاف ارتباط صوتی و هرگونه ظاهر فیزیکی در ارتباط ویدئویی. درصورتی‌که شما به‌خوبی همکاران خود را می‌شناسید، تغییر در این الگوها می‌تواند موجب کمک به شما در شناسایی نگرش‌های اعضای گروه جهت پشتیبانی هر چه بیشتر از آن‌ها، شود.
6. سعی کنید خوش‌بینی و محدود شدن احساس ترس و نگرانی را مدل‌سازی کنید.
خوش‌بینی مسری است. رهبرانی که احساس امید و اطمینان را در آینده نشان می‌دهند، توانایی بهتری جهت کمک به اعضای گروه خود به‌منظور یافتن مفاهیم و هدف کار به‌ویژه تحت شرایط پرفشار دارند. همچنین فراموش نکنید که از شوخ‌طبعی به‌عنوان یک اهرم مناسب استفاده کنید. به یاد داشته باشید که ترس موجب مسدود شدن بیان خلاقیت‌ها، از بین رفتن ابتکار افراد و احساس اجبار بودن کارها به‌جای تعهد می‌شود. درنهایت توجه کنید که محدودیت‌ها در بعضی از شرایط موجب تقویت نوآوری می‌شوند. از گروه خود بخواهید تا از شرایط قرنطینه به‌عنوان یک محرک برای ارائه ایده‌های جدید استفاده کند.
7. سعی در اصلاح امور داشته باشید.
عدم اطمینان موجب بروز نگرانی می‌شود. در شرایط فاصله‌گذاری اجتماعی هر چه شما ارتباط بیشتری برقرار کنید، فرصت کمتری جهت ایجاد خلأ اطلاعاتی در گروه شما ایجاد می‌شود. سعی کنید حتی در صورت عدم ارائه اطلاعات جدید، به‌طور منظم ارتباط برقرار کنید. حفظ شفافیت از طریق بحران با اصلاحات متوالی می‌تواند موجب تقویت عقاید مشترک، احساس همدلی و از بین رفتن نگرانی گروه شما شود.
8. استرس را کنترل کرده و احساس همدلی ایجاد کنید.
به‌خوبی برای اعضای گروه تبیین کنید که نگرانی اصلی شما، سلامت و نشاط آن‌ها است. زمانی را صرف بررسی مشغولیت و درگیری آن‌ها در کار کنید و به‌صورت دوره‌ای دو پرسش را از اعضای گروه خود بپرسید: اولاً، در یک مقیاس صفر تا 10، سطح تنشی را که احساس می‌کنید، رتبه‌بندی کنید، ثانیاً، با استفاده از همین مقیاس، سطح مشارکت کلی خود را رتبه‌بندی کنید. درک یا احساس برداشت گرایانه شما از یک فرد ممکن است اشتباه باشد، بنابراین این روند موجب کمک به دریافت پاسخ‌های کمی و مقداری می‌شود.
انسان‌ها به‌عنوان مخلوقاتی ابر اجتماعی هستند. ازاین‌رو در شرایط فاصله‌گذاری اجتماعی ایجاد احساس امنیت روانی به‌طوری‌که اعضای گروه شما احساس امنیت در یادگیری، مشارکت و حتی به چالش کشیدن وضعیت گذشته خود را بدون ترس از به حاشیه رانده شدن، انزوا یا تنبیه را داشته باشند، از اهمیت بسیار بالایی حتی برخوردار است. هنگامی که شما این شرایط را ایجاد می‌کنید، به آن‌ها امکان ادامه دادن انجام شرایط و تأثیرگذاری بیشتر را می‌دهید و شما مهم‌تر از عوامل دیگر به‌ویژه در این شرایط، شما انسانیت آن‌ها را تصدیق می‌کنید.
حتما شده است که می‌خواهید برای تیمتان یک جلسه آنلاینی برای هماهنگی بیشتر در نظر بگیرید. شما می‌توانید برای یادگیری چگونگی مدیریت این جلسات،مقاله کامل مدیریت جلسات را مطالعه کنید.
نویسنده: تیموتی کلارک (Timothy R. Clark)
منبع: سایت HBR.ORG
پانویس‌ها:
[1] quarantine
[2] Body language