تشویق کارمندان به مشارکت در جلسات آنلاین

یکی از مسائل مدیران، جلب توجه و تمرکز کامل تمامی حاضران در جلسه است. این روزها که جلسات به صورت آنلاین برگزار می‌شود و کارمندان در یک اتاق واحد نیستند، این کار دشوارتر هم می‌شود. یکی از موقعیت‌های آزاردهنده‌ای که یک مدیر در جلسه تجربه می‌کند این است که بعد از توضیحاتی که ارایه می‌دهد، یکی از کارمندان پاسخ دهد که: “من درست متوجه منظورتان نشدم”. این پاسخ در اصل به این معنی است که آن فرد تمرکز لازم را در آن جلسه نداشته است. این مسئله در جلسات آنلاین پررنگ‌تر هم می‌شود. برای مثال از طریق تماس تلفنی در حال صحبت در مورد یک فرصت کاری هستید که متوجه می‌شوید همکارتان اصلا انتظار یک جلسه کاری را نداشته و در حال حمام کردن نوزادش است!

خب بیایید درست با مسئله مواجه شویم! اکثر جلسات کاری افتضاح پیش می‌روند چون در این جلسات مشارکت اعضا تقریبا هیچ مفهوم و جایگاهی ندارد. وقتی همگی در یک اتاق مشترک هستیم به زور و اجبار و از طریق تماس چشمی نشان می‌دهیم که به محتوای جلسه توجه می‌کنیم. اعضای حاضر در جلسه حتی اگر سرگرم کار دیگری باشند (مثلا به صفحه گوشیشان خیره شده باشند) باز هم با تکان دادن سر تظاهر به دنبال کردن موضوع مورد بحث می‌کنند. در شرایطی که نمی‌توانید از طریق برقراری تماس چشمی توجه افراد حاضر در جلسه را به خود جلب کنید، ناچارید کاری را که از مدت‌ها قبل باید انجام می‌دادید، تجربه کنید: ایجاد مشارکت داوطلبانه. به عبارت دیگر، شما باید فرصت‌هایی برای تمامی اعضا جلسه برای مشارکت سازنده به خصوص در جلسات آنلاین ایجاد کنید.

چهار دلیل اساسی برای برگزاری جلسه وجود دارد: تاثیرگذاری بر دیگران، تصمیم‌سازی، حل مسائل و مشکلات و تقویت روابط مابین کارمندان. تمام این موارد فرایندهایی فعال هستند و به حضور فعال تمامی اعضا در جلسه بستگی دارد.  پس پیش شرط برگزاری یک جلسه موثر آنلاین یا حضوری-مشارکت داوطلبانه حاضران جلسه است.

پنج قانون کلیدی در جلسات آنلاین

ما چند سال اخیر را صرف مطالعه در زمینه جلسات آنلاین و درک دلایل موثر نبودن آن‌ها کرده‌ایم. و این که چرا این جلسات این قدر برای حاضران خسته‌کننده است. در نتیجه‌ی این مطالعات، پنج قانون کلیدی را کشف کرده و مورد آزمایش قرار داده‌ایم. این پنج قانون منجر به بهبود جلسات می‌شوند. در مطالعه‌ای، ۲۰۰ شرکت‌کننده از تجربه جلسه چهره به چهره را با ۲۰۰ شرکت‌کننده جلسه مجازی مورد مقایسه قرار دادیم. متوجه شدیم زمانی که این پنج قانون مورد استفاده قرار می‌گیرند شرکت‌کنندگان جلسات آنلاین سطح تعاملی مساوی یا حتی بالاتر از جلسات حضوری را تجربه می‌کنند. اکنون ما این قوانین را برای بیش از ۱۵۰۰۰ شرکت‌کننده در جلسات مختلف اعمال کرده‌ایم. اما این اصول چه هستند و چگونه به کار گرفته می‌شوند.

۱.قانون ۶۰ ثانیه در جلسات آنلاین

اول این که هیچ‌وقت گروه را وادار به حل مسئله‌ای نکنید که اصلا از وجودش باخبر نیستند! ۶۰ ثانیه فرصت دارید تا آن ها را از این واقعیت مطلع سازید. حالا می‌توانید آمار یا اطلاعات یا تحلیلی از مسئله مورد بحث ارایه دهید و توجه حضار را به آن جلب کنید. مهم نیست که از چه ابزار و تاکتیکی برای این کار استفاده می‌کنید، هدفتان باید حصول اطمینان از این باشد که تمام اعضای گروه کاملا مشکل (یا فرصت پیش رو) را درک کرده‌اند و با شما در بررسی آن در ادامه جلسه همراه می‌شوند. اگر حاضران ضرورت و اهمیت موضوع مورد بحث در جلسه را درک نکنند، نمی‌توانند با تمرکز کامل محتوای جلسه را دنبال کنند و مسئولیت‌پذیری نشان دهند. در زمینه بهبود مسئولیت‌پذیری اعضای جلسه، قانون دوم به کمک ما می‌آید.

۲.قانون مسئولیت‌پذیری در جلسات آنلاین

هنگامی که افراد در یک چارچوب اجتماعی قرار می‌گیرند، تلاش می‌کنند تا جایگاه خود را در آن چارچوب مشخص کنند. برای مثال هنگامی که به یک سالن سینما می‌روید به صورت ناخودآگاه نقش خود در قالب یک تماشاچی که هدفش سرگرمی است را تعریف می‌کنید. زمانی که به باشگاه ورزشی می‌روید نقش فعال‌تری دارید. بزرگ‌ترین تهدید برای مشارکت فعال در جلسات آنلاین، این است که اجازه دهید اعضای تیم به صورت ناخودآگاه در نقش تماشاچی قرار بگیرند. بسیاری از حضار جلسه از قرارگیری در این نقش بسیار رضایت دارند. برای خنثی کردن این وضعیت در همان ابتدای ارایه خود، مسئولیت‌ها را تقسیم کرده و به اعضای جلسه تفویض اختیار کنید. البته نگویید: “من نمی‌خواهم این یک ارایه یک نفره باشد بلکه انتظار دارم همه مشارکت داشته باشند”. این کار به ندرت جواب می‌دهد.

۳.قانونی که نمی‌توان از آن شانه خالی کرد!

تحقیقات نشان می‌دهد که اگر فردی در مترو دچار حمله قلبی شود، هر چه تعداد افراد حاضر در واگن قطار بیشتر باشد احتمال کمک‌رسانی به بیمار از سوی این افراد کاهش می‌یابد. روانشناسان اجتماعی از این پدیده تحت عنوان انتشار مسئولیت یاد می‌کنند. اگر همه افراد در قبال موضوعی مسئول باشند، هیچ کس واقعا احساس مسئولیت نمی‌کند. باید از این تهدید در جلسات و به ویژه جلسات آنلاین خود جلوگیری کنید. وظایفی کاملا مشخص به هریک از اعضا بدهید که هیچ راهی برای فرار کردن از آن و شانه خالی کردن نداشته باشند. اول مسئله‌ مورد بررسی را به سرعت مشخص کنید بعد حضار را به گروه‌های دو تا سه نفره تقسیم کنید. به آن‌ها ابزاری برای برقراری ارتباط با یکدیگر معرفی کنید (مثلا ویدئو کنفرانس، شبکه‌های پیام‌رسان و…). زمان محدود و مشخصی به آن‌ها بدهید تا روی وظیفه تعیین شده برای گروهشان کار کنند و بعد از آن زمان باید نتایج مشخص را ارایه کنند.

۴.قانون حداقل اسلاید مناسب

هیچ چیز برای تیم حاضر در جلسه بدتر از این نیست که محتوای جلسه با تعداد بالایی اسلاید پر از متن ارایه شود. مهم نیست که گروه تا چه حد باهوش و باحوصله باشند، اگر هدف شما تسهیل مشارکت این گروه است، شما باید واقعیت‌هایی را که می‌خواهید ارایه بدهید جذاب نمایش دهید. ما افراد را تشویق می‌کنیم تا از قانون حداقل اسلاید مناسب بهره بگیرند. به عبارت دیگر، باید در هر اسلاید کم ترین میزان اطلاعات (در فرمت‌های گرافیکی، آماری، تصویر و…) قرار بگیرند ولی به صورت بهینه‌ای بیشترین اطلاعات مفید را به حضار بدهند. به هیچ‌وجه تعداد اسلایدهایتان را بالا نبرید یا آن‌ها را پر از متن نکنید در این صورت تمرکز مخطبانتان از بین می‌رود و خسته می‌شوند. طراحی اسلایدهایتان هم باید از نظر گرافیکی جذاب و خوانا باشد.

۵.قانون پنج دقیقه

هیچ‌وقت بیشتر از ۵ دقیقه افراد حاضر در جلسه را متمرکز بر یک مسئله واحد نگه ندارید. اگر به صورت مداوم با موضوعات جدید و مورد بحث جلب توجه نکنید و مشارکت افراد را تسهیل نکنید، حاضران در جلسه به همان تماشاچیان سالن سینما تبدیل می‌شوند و کارتان برای برگرداندن آن‌ها به فضای جلسه دشوار می‌شود. در یک ارایه ۱۵ دقیقه‌ای، چند بازه زمانی ۲-۳ دقیقه‌ای داشته باشید که در آن مسائل جدید ارایه می‌شود و گروه‌ها مجدد باید در مورد آن مسائل مشارکت کنند. اگر مسئله‌ مورد بحث در جلسه پیچیده‌تر از آن است که در بازه زمانی کوتاهی بررسی شود، باید آن را به ابعاد مختلفی تجزیه کرده و هریک از این ابعاد را به یکی از گروه‌های کاری واگذار کنید. در این صورت جلسه از وضعیت فرسایشی خارج شده و مشارکت افراد با توانایی‌های مختلف، تسهیل می‌گردد.

واقعیت این است که قوانین نامبرده باید تا امروز جزء اصول ثابت تمامی جلسات آنلاین و حضوری می‌شدند. این روزها که اعضای جلسات آنلاین خارج از دید هستند و جلب تمرکز و مشارکتشان بالتبع دشوارتر است، این اصول بیشتر از قبل به کار می‌آید. به‌کارگیری این قوانین به صورت قابل توجهی بهره‌وری جلسات آنلاین را بهبود می‌بخشد.

نویسندگان: جاستین هیل (Justin Hale) و جوزف گرنی (Joseph Grenny)