تشویق کارمندان به مشارکت در جلسات آنلاین

یکی از مسائل مدیران، جلب توجه و تمرکز کامل تمامی حاضران در جلسه است. این روزها که جلسات به صورت آنلاین برگزار می‌شود و کارمندان در یک اتاق واحد نیستند، این کار دشوارتر هم می‌شود. یکی از موقعیت‌های آزاردهنده‌ای که یک مدیر در جلسه تجربه می‌کند این است که بعد از توضیحاتی که ارایه می‌دهد، یکی از کارمندان پاسخ دهد که: “من درست متوجه منظورتان نشدم”. این پاسخ در اصل به این معنی است که آن فرد تمرکز لازم را در آن جلسه نداشته است. این مسئله در جلسات آنلاین پررنگ‌تر هم می‌شود. برای مثال از طریق تماس تلفنی در حال صحبت در مورد یک فرصت کاری هستید که متوجه می‌شوید همکارتان اصلا انتظار یک جلسه کاری را نداشته و در حال حمام کردن نوزادش است!

خب بیایید درست با مسئله مواجه شویم! اکثر جلسات کاری افتضاح پیش می‌روند چون در این جلسات مشارکت اعضا تقریبا هیچ مفهوم و جایگاهی ندارد. وقتی همگی در یک اتاق مشترک هستیم به زور و اجبار و از طریق تماس چشمی نشان می‌دهیم که به محتوای جلسه توجه می‌کنیم. اعضای حاضر در جلسه حتی اگر سرگرم کار دیگری باشند (مثلا به صفحه گوشیشان خیره شده باشند) باز هم با تکان دادن سر تظاهر به دنبال کردن موضوع مورد بحث می‌کنند. در شرایطی که نمی‌توانید از طریق برقراری تماس چشمی توجه افراد حاضر در جلسه را به خود جلب کنید، ناچارید کاری را که از مدت‌ها قبل باید انجام می‌دادید، تجربه کنید: ایجاد مشارکت داوطلبانه. به عبارت دیگر، شما باید فرصت‌هایی برای تمامی اعضا جلسه برای مشارکت سازنده به خصوص در جلسات آنلاین ایجاد کنید.

چهار دلیل اساسی برای برگزاری جلسه وجود دارد: تاثیرگذاری بر دیگران، تصمیم‌سازی، حل مسائل و مشکلات و تقویت روابط مابین کارمندان. تمام این موارد فرایندهایی فعال هستند و به حضور فعال تمامی اعضا در جلسه بستگی دارد.  پس پیش شرط برگزاری یک جلسه موثر آنلاین یا حضوری-مشارکت داوطلبانه حاضران جلسه است.