اجرا در کسب‌و‌کار, مدیر مجازی

الزامات یک جلسه آنلاین خوب

جلسه آنلاین

۱۲ قدم برای افزایش بهره‌وری در جلسه‌ مجازی

هم­زمان که شرکت­‌ها تلاش می­‌کنند تا از کارکنان خود در برابر شیوع ویروس کرونا از طریق اعمال محدودیت­‌های مسافرتی و دورکاری[۱] و برگزاری جلسه مجازی محافظت کنند؛ امکان لغو ملاقات‌­های فردی با تیم­‌ها، مشتریان یا تولیدکنندگان ­برای چند روز یا احتمالا هفته‌ها وجود دارد.

در بهترین شرایط هنگامی که دو یا سه نفر در جلسه مجازی وارد می‌‌شوند بهره‌وری به شدت کاهش می‌یابد.  دلایل متعددی برای کاهش بهره‌وری وجود دارد. افراد شرکت­ کننده در جلسه‌ مجازی غالباً درکنار آن چند کار دیگر هم انجام می‌دهند‌. سازمان­‌دهندگان جلسه هدف و مکالمه‌­ها در طول جلسه را با دقت بالا طراحی نمی‌کنند. به علاوه معمولا یک یا دو نفر  بحث را در دست می‌گیرند؛ در­حالی­‌که دیگران به صندلی خود تکیه داده­ و ساکت هستند.

الزامات یک جلسه آنلاین خوب

اما این روند نباید به این صورت ادامه داشته باشد. جلسات مجازی حتی مواردی که به خاطر ترس از سرایت بیماری بدون آمادگی برگزار می­‌شوند، می‌­توانند با استفاده از تکنیک‌های جلسات حضوری و فناوری‌هایی با کاربرد آسان و ارزان موثرتر باشند. در ادامه ۱۲ گام برای بهره‌وری بهتر جلسات مجازی  آمده است.

جلسات را تصویری برگزار کنید.

برای اینکه افراد احساس کنند همه در همان جلسه حضور دارند از کنفرانس­‌های ویدیویی به جای صوتی استفاده کنید. فناوری­‌هایی مثل زوم[۲]، اسکایپ[۳] و گو­تو­میتینگ[۴] به شخصی‌­سازی مکالمه و درگیر نگه­داشتن مشارکت‌کنندگان کمک می‌­کنند.

اما همیشه گزینه‌ی تماس صوتی را در اختیار مشارکت‌کنندگان قرار دهید.

کنفرانس ویدیویی می­تواند بسیار خوب عمل کند اما متکی به به یک اتصال اینترنتی پرسرعت است که ممکن است همیشه و برای در دسترس نباشد. افراد به توانایی مشارکت از طریق ویدیو نیاز دارند اما باید در نظر داشت که اولویت استفاده از ویدیو یک استاندارد جدید است.

الزامات یک جلسه آنلاین خوب

قبل از جلسه از کارآمدی فن‌آوری‌های مورد استفاده اطمینان حاصل کنید.

هیچ­ اتفاقی مانند تاخیر ۱۵ دقیقه‌­ای در ابتدای جلسه باعث کاهش بهره‌وری آن نمی‌شود. قبل از یک جلسه­ مجازی همه‌ی شرکت‌­کنندگان باید این فناوری را آزمایش کرده و نسبت به استفاده از گزینه‌های اصلی اطمینان حاصل کنند. به خاطر داشته داشته باشید که مکالمه با تولید‌کننده یا مشتری ممکن است تیم شما را مجبور کند که با بسته­‌های نرم‌­افزاری مختلفی آشنا شوند.

اطمینان حاصل کنید که صورت­‌های افراد دیده می‌شوند.

الزامات یک جلسه آنلاین خوب

کنفرانس­‌های ویدئویی زمانی موثرتر خواهند بود که افراد بتوانند حالات چهره[۵] و حرکات بدن[۶] یک­دیگر را ببینند. از افراد بخواهید که در نزدیکی وب­کم خود بنشینند تا به شما در ایجاد صمیمیت در یک جلسه مجازی کمک کند.

الزامات یک جلسه آنلاین خوب

تصمیم گیری شفاف در جلسه

بیشتر بخوانید >

به اصول اولیه‌­ی جلسه پایبند باشید.

قبل از شروع مکالمه اهداف مشخصی را تعیین کرده و در صورت لزوم یک متن اولیه برای مطالعه‌­ی افراد ارسال کنید. در طول جلسه طرح داشته باشید، مقررات مربوط به شرایط جلسه را تنظیم کنید، استراحت بدهید و مراحل بعدی (از جمله زمان­بندی و پاسخگویی) را بعد از هر بخش و در پایان جلسه بطور واضح بیان کنید.

مدت زمان جلسه را به حداقل برسانید.

تنها چیزی که از یک ارائه­‌ی طولانی مدت در یک جلسه­‌ی حضوری بدتر است یک ارائه‌ی طولانی در جلسه­ مجازی است. جلسات باید شامل بحث و گفت‌­و­گو باشد. اطلاعات ‌­زمینه‌­ای باید از قبل آماده شوند. اگر شخصی نیاز به ارائه دارد برای هدایت گفت‌­وگو از صفحه­‌ی اشتراک­‌گذاری استفاده کنید، در این­صورت  شرکت‌­کنندگان می­توانند به معنای واقعی کلمه “حرف هم را بفهمند”. با این­وجود مکالمه را در اولویت قرار دهید تا زمانی را که افراد به یکدیگر نگاه می­کنند را حداکثر کنید.

الزامات یک جلسه آنلاین خوب

سردی فضا را بشکنید.

اگر چه این مورد را خیلی تایید نمی‌کنیم؛ اما زمانی که افراد احساس تنهایی می­کنند از تمام ابزارها برای تقویت روابط بین­‌فردی استفاده کنید. افزون­‌بر­آن؛ مهم است بدانید که آیا یکی از شرکت­‌کنندگان ممکن است یک دوست صمیمی یا فامیلی در حال مبارزه با ویروس دارد؛ شکلی از ابراز همدلی .

یک تسهیل‌گر`{`۷`}` مشخص کنید.

معمولاً مدیریت یک بحث مجازی سخت­‌تر از یک بحث حضوری است. به کارگیری یک فرد برای هدایت مکالمه می­‌تواند مفید باشد و به شرکت‌­کنندگان دیگر این امکان را می­‌د‌هد که روی محتوا تمرکز کنند. تسهیل‌گر همچنین می­‌تواند از یک سیستم رای‌­گیری برای “گرفتن نبض[۸]” گروه در مورد سوالاتی خاص استفاده کند و از شنیده شدن همه صداها اطمینان حاصل کند. تسهیل‌گر همچنین باید بتواند سوالات اساسی راجع به فناوری مورد استفاده را حل کند.

افراد را مخاطب قرار دهید.

مشارکت همه‌­ی افراد در جلسه بدون صحبت کردن با یک­دیگر یکی از چالش‌ی­ترین جنبه­های برگزاری یک جلسه مجازی است. برای جلوگیری از این شرایط توصیه می‌­کنیم که حتی قبل از نهایی شدن تصمیم و با رفتن دور یک میز به صورت مجازی از افراد بخواهید که به صورت دوره‌‌­ای صحبت کنند. برخی از بسته‌­های نرم­‌افزاری حتی به شرک‌ت­کنندگان این امکان را می‌­دهند که در صورت تمایل دست خود را بالا ببرند. این کار می­‌تواند به تسهیل­‌گر کمک کند تا بدون حذف دیدگاه یک مشارکت­‌کننده­‌ی درون‌­گرا شفافیت را در جلسه برقرار کند.

فاصله‌ اجتماعی نباید آموزش را مختل کند

بیشتر بخوانید >

الزامات یک جلسه آنلاین خوب

در همان جلسه بازخورد بگیرید.

با توجه به اینکه تفسیر جلسه مجازی ممکن است دشوار باشد، گردآوری و پردازش ورودی‌­هایی با کیفیت بالا در طول یک جلسه می‌­تواند چالش‌­برانگیز باشد. از یک ابزار نظرسنجی مبتنی بر تلفن مانند نظرسنجی در همه‌­جا (Poll Everywhere) برای گرفتن بازخوردهای مورد نیاز از مشارکت‌­کنندگان در رابطه با موضوعات خاص در همان لحظه استفاده کنید. نظرسنجی را به صورت آزاد و جدا از ویدیوکنفرانس انجام دهید تا مانع مکالمه نشود. شرکت­‌کنندگان به دستورالعمل­‌های روشنی در رابطه با نحوه استفاده از سیستم و فعالیت‌­ها نیاز دارند اما گروه‌­ها به سرعت با آن هماهنگ می‌­شوند و ارزش این تلاش را دارند.

از پرداختن به مسائل دشوار نهراسید.

جلسات مجازی نیاز به یادگیری دارند و زمانی­که شما و تیمتان نحوه­‌ی استفاده از آن را بدانید و با کار کردن با آن احساس راحتی کنید؛ بسیار شگفت‌­زده خواهید شد. ممکن است طبیعی به نظر برسد که صبر کنید تا در رابطه با مسائل سخت با حضور همه در جلسات حضوری بحث کنید اما این ممکن است گزینه­‌ی خوبی نباشد. بنابراین از مباحث بحث­‌برانگیز خودداری کنید.

الزامات یک جلسه آنلاین خوب

زمانی­‌که هنوز کنار یک­دیگر قرار دارید، یک یا دو بار تمرین کنید.

جلسه‌­ی بعدی کارکنان خود را به صورت مجازی برگزار کنید؛ در­حالی­که هر یک از اعضای اجرایی در دفتر خود نشسته‌­اند و بدون نیاز به کمک به جلسه نگاه می­‌کنند. بعد از پایان جلسه تجرب‌ه­های افراد در این رابطه را گردآوری و بیان کنید. چه مواردی خوب و چه مواردی بد بودند؟ چگونه می­توانید در جلسات مجازی خود تحول ایجاد کنید تا آن­ها را به اندازه­‌ی جلسات حضوری مولد کنید؟

نبود امکان همکاری در یک اتاق ممکن است در چند هفته آینده به یک چالش بزرگ تبدیل شود. برای افزایش امکان برگزاری جلسه مجازی ممکن است نیاز داشته باشید که نحو‌‌ه‌­ی برگزاری آن توسط تیم خود را تنظیم و هماهنگ کنید. اما سرمایه‌گذاری اندک در زمینه­‌ی آمادگی برای آن در زمان کنونی ممکن است تاثیر بزرگی در آن زمان داشته باشد.

پانویس‌ها:

[۱] remote work

[۲]  Zoom

[۳] Skype

[۴] GoToMeeting

[۵]  facial expressions

[۶]  body language

[۷] facilitator

[۸] take the pulse

[۹] Poll Everywhere

تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال

این مقاله به کوشش مژگان امیر یوسفی و دیگر اعضای گروه مشاوران غزال تولید شده است.

تک‌تک ما تلاش داریم اثری مثبت داشته باشیم بر روی کسب و کارها

نویسندگان: باب فرش (Bob Frisch) و کری گرین (Cary Greene)

منبع: HBR.ORG

لینکدین غزال را دنبال کنید…

غزال را در اینستاگرام دنبال کنید…

خبرنامه غزال

با عضویت در خبرنامه غزال، در زمینه رشد کسب و کارتان هر هفته یک ایمیل مفید دریافت کنید

    به مشاوره نیاز دارید؟

    برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
    [کل: ۰ میانگین: ۰]