الزامات یک جلسه آنلاین خوب

آنچه در این مقاله می‌خوانید ...

هم­زمان که شرکت­‌ها تلاش می­‌کنند تا از کارکنان خود در برابر شیوع ویروس کرونا از طریق اعمال محدودیت­‌های مسافرتی و دورکاری و برگزاری جلسه مجازی محافظت کنند؛ امکان لغو ملاقات‌­های فردی با تیم­‌ها، مشتریان یا تولیدکنندگان ­برای چند روز یا احتمالا هفته‌ها وجود دارد.

در بهترین شرایط هنگامی که دو یا سه نفر در جلسه مجازی وارد می‌‌شوند، بهره‌وری تاحدودی کاهش می‌یابد. دلایل متعددی برای کاهش بهره‌وری وجود دارد. افراد شرکت­ کننده در جلسه‌ مجازی غالباً درکنار آن چند کار دیگر هم انجام می‌دهند‌.

سازمان­‌دهندگان جلسه هدف و مکالمه‌­ها در طول جلسه را با دقت بالا طراحی نمی‌کنند. به علاوه معمولا یک یا دو نفر  بحث را در دست می‌گیرند؛ در­حالی­‌که دیگران به صندلی خود تکیه داده­ و ساکت هستند.

اما این روند نباید به این صورت ادامه داشته باشد. جلسات آنلاین حتی مواردی که به خاطر ترس از سرایت بیماری بدون آمادگی برگزار می­‌شوند، می‌­توانند با استفاده از تکنیک‌های جلسات حضوری و فناوری‌هایی با کاربرد آسان و ارزان موثرتر باشند. در ادامه ابتدا نگاهی به مزایا و معایب جلسات آنلاین می‌اندازیم. سپس 14 گام برای بهره‌وری بهتر از جلسه مجازی  خواهیم گفت.

مزایای جلسات مجازی

مزایای جلسه مجازی

بارزترین مزیت یک جلسه مجازی این است که افراد می‌توانند از هر نقطه‌ای این جلسه را میزبانی یا در آن شرکت کنند. کارمندان می‌توانند بدون نگرانی از وضعیت موجود درمورد تجمع در یک مکان فیزیکی و امکان مبتلا شدن به بیماری، از داخل خانه خود در یک جلسه شرکت کنند.

جلسه مجازی همچنین می‌تواند همکاری را بین افراد هم تیمی تقویت کند. با اشتراک گذاری تصویر، امکان چت، نظرسنجی و سایر مولفه‌ها، شرکت کنندگان می‌توانند جلساتی تعاملی تر از همیشه تجربه کنند. ویژگی‌های پیشرفته مبتنی بر هوش مصنوعی مانند زیرنویس یا رونویسی زنده نیز می‌توانند به همه افراد حاضر کمک کنند تا تمام جزئیات جلسات را ثبت کنند.

یکی از محبوب‌ترین و کاربردی‌ترین قابلیت‌های جلسه مجازی، امکان ضبط است. با این امکان افراد می‌توانند به عقب برگردند و هرچندبار که می‌خواهند جلسه‌ای که قبلا در آن شرکت کرده‌اند را تماشا کنند یا گوش دهند. علاوه بر مزایای مذکور، کسب و کارها می توانند به مقدار زیادی در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند.

معایب جلسه مجازی

درحالی که جلسات مجازی قطعا می‌توانند تاثیر مثبتی بر بهره‌وری داشته باشند، ممکن است معایبی نیز وجود داشته باشند؛ زیرا هرکسی تا کنون در این جلسات شرکت کرده باشد، می‌تواند این مسئله را تایید کند.

اولین و احتمالا رایج ترین مشکل جلسات مجازی زمانی است که کاربران در ورود به جلسات و مشارکت با مشکلات فنی مواجه می‌شوند. درحالی که پلت‌فرم‌ها می‌توانند بسیار کاربرپسند و کاربردی باشند، ممکن است با موانع فنی مانند قطع شدن اتصال سرور یا اینترنت و… روبرو شوند.

یکی دیگر از مشکلات جلسه مجازی مسائل مربوط به صدا است. هنگامی که نوبت صحبت کردن افراد می‌رسد ممکن است فراموش کنند که میکروفون خود را وصل کند. یا ممکن است فراموش کنند در طول جلسه میکروفون خود را قطع کنند و صدای پس‌زمینه باعث ایجاد حواس‌پرتی برای سایر افراد شود. مشکلات دیگر مانند عدم دسترسی به اینترنت در زمان جلسه، نبود امکان شرکت در جلسه و… اشاره کرد.

جلسه‌ مجازی

همه این موارد برای افرادی که تابحال در جلسات آنلاین شرکت کرده باشند، آشنا هستند. این چالش‌ها می‌توانند باعث ناامید شدن و از دست دادن تمرکزافراد در طول جلسات و درنتیجه باعث کاهش بهره‌وری می شوند.

 

14 قدم برای افزایش بهره‌وری در جلسه‌ مجازی

1- جلسات را تصویری برگزار کنید

برای اینکه افراد احساس کنند همه در همان جلسه حضور دارند از کنفرانس­‌های ویدیویی به جای صوتی استفاده کنید. فناوری­‌هایی مثل زوم، اسکایپ و گو­تو­میتینگ به شخصی‌­سازی مکالمه و درگیر نگه­داشتن مشارکت‌کنندگان کمک می‌­کنند.

 

2- همیشه گزینه‌ی تماس صوتی را در اختیار مشارکت‌کنندگان قرار دهید

کنفرانس ویدیویی می­تواند بسیار خوب عمل کند، اما متکی به به یک اتصال اینترنتی پرسرعت است که ممکن است همیشه و برای در دسترس نباشد. افراد به توانایی مشارکت از طریق ویدیو نیاز دارند، اما باید در نظر داشت که اولویت استفاده از ویدیو یک استاندارد جدید است.

 

3- چه کسی باید جلسه مجازی را رهبری کند؟

شناسایی بهترین فرد برای رهبری یک جلسه مجازی می‌تواند یک چالش باشد. یک رهبر ایده‌آل برای پیشبرد جلسه مجازی لزوما نباید ارشد ترین فرد حاضر در جلسه باشد. فردی را انتخاب کنید که می‌داند چگونه یک جلسه را به‌طور موثر رهبری کند. این فرد باید یک سخنران عمومی باشد که جلسه را در مسیر درست رهبری می‌کند. تفویض مسئولیت برای یک جلسه موفق امری کلیدی است. میزبان باید وظایف خاصی مانند یادداشت کردن یک فهرست از نکات برجسته مذکور در جلسه، رسیدگی به پرسش و پاسخ و… را بر عهده دیگر افراد حاضر در جلسه محول کند.

 

4- بهترین زمان برای برگزاری یک جلسه مجازی چه زمانی است؟

انتخاب بهترین زمان برگزاری جلسات برای اطمینان از حضور افراد بسیار حائز اهمیت است. روزهای اول هفته می‌تواند بهترین گزینه برای انتخاب زمان جلسات مجازی باشند. بطور کلی سعی کنید جلسات مجازی را در ساعت 10 صبح الی 2 بعد ازظهر برنامه ریزی کنید. حتما شرکت کنندگان در مناطق زمانی مختلف را در نظر داشته باشید. بهترین توصیه درمورد چگونگی تشویق شرکت در یک جلسه آنلاین این است که اطلاع رسانی‌های و یادآوری‌های قبلی، در فواصل زمانی مختلف به شرکت کنندگان داده شود. درمورد هدف جلسه آنلاین شفاف باشید و زمان شروع و پایان هر جلسه را مشخص کنید.

 

5- قبل از جلسه از کارآمدی فن‌آوری‌های مورد استفاده اطمینان حاصل کنید

هیچ­ اتفاقی مانند تاخیر ۱۵ دقیقه‌­ای در ابتدای جلسه باعث کاهش بهره‌وری آن نمی‌شود. قبل از یک جلسه­ مجازی همه‌ی شرکت‌­کنندگان باید این فناوری را آزمایش کرده و نسبت به استفاده از گزینه‌های اصلی اطمینان حاصل کنند. به خاطر داشته داشته باشید که مکالمه با تولید‌کننده یا مشتری ممکن است تیم شما را مجبور کند که با بسته­‌های نرم‌­افزاری مختلفی آشنا شوند.

صورت های افراد دیده می‌شوند

6- اطمینان حاصل کنید که صورت­‌های افراد دیده می‌شوند

در جلسات مجازی کنفرانس­‌های ویدئویی زمانی موثرتر خواهند بود که افراد بتوانند حالات چهره و حرکات بدن یک­دیگر را ببینند. از افراد بخواهید که در نزدیکی وب­کم خود بنشینند تا به شما در ایجاد صمیمیت در یک جلسه مجازی کمک کند.

7- به اصول اولیه‌­ی جلسه مجازی پایبند باشید

قبل از شروع مکالمه اهداف مشخصی را تعیین کرده و در صورت لزوم یک متن اولیه برای مطالعه‌­ی افراد ارسال کنید. در طول جلسه طرح داشته باشید، مقررات مربوط به شرایط جلسه را تنظیم کنید، استراحت بدهید و مراحل بعدی (از جمله زمان­بندی و پاسخگویی) را بعد از هر بخش و در پایان جلسه بطور واضح بیان کنید.

8- مدت زمان جلسه مجازی را به حداقل برسانید

تنها چیزی که از یک ارائه­‌ی طولانی مدت در یک جلسه­‌ی حضوری بدتر است، یک ارائه‌ی طولانی در جلسه­ مجازی است. جلسات باید شامل بحث و گفت‌­و­گو باشد. اطلاعات ‌­زمینه‌­ای باید از قبل آماده شوند. اگر شخصی نیاز به ارائه دارد برای هدایت گفت‌­وگو از صفحه­‌ی اشتراک­‌گذاری استفاده کنید، در این­ صورت شرکت‌­کنندگان می‌­توانند به معنای واقعی کلمه «حرف هم را بفهمند» با این ­وجود مکالمه را در اولویت قرار دهید تا زمانی را که افراد به یکدیگر نگاه می­‌کنند را حداکثر کنید.

سردی فضا را بشکنید

9- سردی فضا را بشکنید

اگر چه این مورد را خیلی تایید نمی‌کنیم؛ اما زمانی که افراد احساس تنهایی می‌­کنند، از تمام ابزارها برای تقویت روابط بین­‌فردی استفاده کنید. افزون­‌بر­آن؛ در صورت اطلاع از اینکه یکی از شرکت­‌کنندگان ممکن است یک دوست صمیمی یا فامیلی بیمار داشته باشد؛ با او ابراز همدردی کنید.

10- یک تسهیل‌گر مشخص کنید

معمولاً مدیریت یک جلسه مجازی سخت­‌تر از یک بحث حضوری است. به کارگیری یک فرد برای هدایت مکالمه می­‌تواند مفید باشد و به شرکت‌­کنندگان دیگر این امکان را می­‌د‌هد که روی محتوا تمرکز کنند. تسهیل‌گر همچنین می­‌تواند از یک سیستم رای‌­گیری برای گرفتن نبض گروه در مورد سوالاتی خاص استفاده کند و از شنیده شدن همه صداها اطمینان حاصل کند. تسهیل‌گر همچنین باید بتواند سوالات اساسی راجع به فناوری مورد استفاده را حل کند.

11- افراد را مخاطب قرار دهید

هدف‌‌گذاری در کسب ‌و کار در شرایط بحرانی مشارکت همه‌­ی افراد در جلسه بدون صحبت کردن با یک­دیگر یکی از چالشی‌ترین جنبه­‌های برگزاری یک جلسه مجازی است. برای جلوگیری از این شرایط توصیه می‌­کنیم که حتی قبل از نهایی شدن تصمیم و با رفتن دور یک میز به صورت مجازی از افراد بخواهید که به صورت دوره‌‌­ای صحبت کنند. برخی از بسته‌­های نرم­‌افزاری حتی به شرک‌ت‌کنندگان این امکان را می‌­دهند که در صورت تمایل دست خود را بالا ببرند. این کار می­‌تواند به تسهیل­‌گر کمک کند تا بدون حذف دیدگاه یک مشارکت­‌کننده­‌ی درون‌­گرا شفافیت را در جلسه برقرار کند.

12- در همان جلسه بازخورد بگیرید

با توجه به اینکه تفسیر جلسه مجازی ممکن است دشوار باشد، گردآوری و پردازش ورودی‌­هایی با کیفیت بالا در طول یک جلسه می‌­تواند چالش‌­برانگیز باشد. از یک ابزار نظرسنجی مبتنی بر تلفن مانند نظرسنجی در همه‌­جا (Poll Everywhere) برای گرفتن بازخوردهای مورد نیاز از مشارکت‌­کنندگان در رابطه با موضوعات خاص در همان لحظه استفاده کنید. نظرسنجی را به صورت آزاد و جدا از ویدیوکنفرانس انجام دهید تا مانع مکالمه نشود. شرکت­‌کنندگان به دستورالعمل­‌های روشنی در رابطه با نحوه استفاده از سیستم و فعالیت‌­ها نیاز دارند، اما گروه‌­ها به سرعت با آن هماهنگ می‌­شوند و ارزش این تلاش را دارند.

13- از پرداختن به مسائل دشوار نهراسید

جلسه مجازی نیاز به یادگیری دارند و زمانی­که شما و تیمتان نحوه­‌ی استفاده از آن را بدانید و با کار کردن با آن احساس راحتی کنید؛ بسیار شگفت‌­زده خواهید شد. ممکن است طبیعی به نظر برسد که صبر کنید تا در رابطه با مسائل سخت با حضور همه در جلسات حضوری بحث کنید، اما این ممکن است گزینه­‌ی خوبی نباشد. بنابراین از مباحث بحث­‌برانگیز خودداری کنید.

14- زمانی­‌که هنوز کنار یک­دیگر قرار دارید، یک یا دو بار تمرین کنید

جلسه‌­ی بعدی کارکنان خود را به صورت مجازی برگزار کنید؛ در­حالی­که هر یک از اعضای اجرایی در دفتر خود نشسته‌­اند و بدون نیاز به کمک به جلسه نگاه می­‌کنند. بعد از پایان جلسه تجربه­ های افراد در این رابطه را گردآوری و بیان کنید. چه مواردی خوب و چه مواردی بد بودند؟ چگونه می­‌توانید در جلسه مجازی خود تحول ایجاد کنید تا آن­ها را به اندازه­‌ی جلسات حضوری تاثیرگذار کنید؟

جمع بندی

برای افزایش امکان برگزاری جلسه مجازی ممکن است نیاز داشته باشید که نحو‌‌ه‌­ی برگزاری آن توسط تیم خود را تنظیم و هماهنگ کنید. اما سرمایه‌گذاری اندک در زمینه­‌ی آمادگی برای آن در زمان کنونی ممکن است تاثیر بزرگی در آن زمان داشته باشد.

تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال

این مقاله به کوشش فاطمه شیرمردی و دیگر اعضای گروه مشاوران غزال تولید شده است. تک‌تک ما تلاش داریم اثری مثبت بر روی کسب و کارها داشته باشیم.

جدول تناوبی موفقیت رشد کسب‌و‌کار

برای افراد تازه کار رشد کسب و کار همانند کیمیاگری است ولی در این خصوص روشهای علمی اثبات شده وجود دارد. در این جدول تناوبی عوامل کلیدی برای رشد و اسکیل کسب و کارتان را در اختیار خواهید داشت.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

سبد خرید
برای دیدن نوشته هایی که دنبال آن هستید تایپ کنید.