کارایی و اثربخشی چیست؟ و تفاوتهای کارآیی و اثر بخشی
کارایی کسب و کار چیست؟
کارایی کسب و کار به به حداکثر رساندن زمان، تلاش و منابعی که برای بخش های عملکردی خود اختصاص می دهید اشاره دارد. عملیات کارآمد منابع کمتری را برای ارائه نتایج مشابه، کاهش هزینه ها و به حداکثر رساندن بازده سرمایه گذاری که در سازمان خود انجام می دهید، مصرف می کند. به همه چیزهایی که برای تولید محصول یا خدماتی که کسب‌وکارتان ارائه می‌دهد فکر کنید، و سپس ببنید در کجا می‌توان این موارد را برای ایجاد سود تغییر داد.
آیا کارگران شما باید قبل از اجرای کارشان چندین لایه بررسی و تایید صلاحیت را طی کنند؟ آیا هنوز از صفحات گسترده و کاغذ فیزیکی کار می کنید؟ آیا بیشتر از آنچه لازم است، املاک فیزیکی می گیرید؟ آیا شما سه کارگر دارید که کارهایی را انجام می دهند که اگر شما کارآمدتر بودید، یک کارگر هم می توانست انجام دهد؟
ناکارآمدی به این معنی است که شما قبل از اینکه فعالیتتان به سود تبدیل شود، درآمد را کاهش می دهید، زیرا منابع غیرضروری زیادی را برای دستیابی به خروجی خرج می کنید. وقتی کارآمد هستید، میتوانید این منابع را به حداکثر برسانید تا با حداقل سرمایه‌گذاری، حداکثر نتیجه را به دست آورید.
اثربخشی کسب و کار چیست؟
اثربخشی کسب و کار به کیفیت نتایجی که از سرمایه گذاری منابع در بخش های عملکردی می بینید اشاره دارد. اثربخشی به میزانی گفته می‌شود که فعالیت‌های موردنظر انجام شده و هدف برنامه‌ریزی شده حاصل شده باشد. یعنی هر وقت که در مورد برنامه ریزی و زمان رسیدن به اهداف صحبت می‌کنیم، تعریف اثربخشی به کار می‌رود. برای آگاهی دقیق از مفهوم این عبارت به این مثال توجه کنید: اگر شما برنامه ریزی کنید که یک پروژه را در مدت زمان 30 روز به اتمام برسانید و دقیقا در زمان گفته شده پایان یابد، اثربخشی شما ۱۰۰ درصد است. اثربخشی میزان دستیابی به اهداف را نشان می‌دهد و می‌توان آن را به صورت انجام درست کار تعریف کرد.
اثربخشی به این معنی است که کارمندان به سمت اهداف درستی کار می کنند که در نهایت شرکت را در استراتژی رشد خود به پیش می برد. آنها با ارائه محصولات با کیفیت بالاتر، خدمات، پشتیبانی مشتری و اثربخشی بازاریابی و فروش، درآمدزایی می کنند. آنها به جای انجام سریع کارها، روی دستیابی به هدف‌هایی تمرکز دارند که به سازمان کمک می کند تا درآمد را افزایش دهد تا هزینه را کاهش دهد.
نکات مهمی که تا اینجا باید بخاطر داشته باشیم عبارتند از:
- کارایی به معنای کاهش هزینه ها و منابع مورد نیاز برای اجرای تاکتیک ها است. اثربخشی در مورد دستیابی به اهداف استراتژیک است که با چشم انداز سازمان همسو می شود و باعث درآمد بیشتر می شود.
- اغلب افزایش اثربخشی به طور طبیعی منجر به افزایش کارایی می شود. هنگامی که هر دو هدف را در حین تکامل در نظر داشته باشید، زمینه هایی که می توانید فرآیندها را ساده کنید، اتوماسیون را پیاده سازی کنید و در بسیاری از موارد افزونگی ها را کاهش دهید، مشخص می شود.
- وجود ابزارهای مناسب برای تسهیل همکاری، ارتباطات و دیده شدن داده ها، راه درازی را برای دستیابی به اهداف کارایی و اثربخشی دارد.
تفاوت کارایی و اثربخشی
می‌توان بدون اثربخش بودن کارآمد بود و بالعکس. اگر یکی از نمایندگان فروش 20 درصد بیشتر از دیگری با مشتری تماس برقرار کند اما نصف سایر همکارانش معاملات را ببندد(قطعی کردن فروش)، کارایی آنها نتایج اثربخشی ایجاد نمی کند.همچنین اگر تمرکز آنها بر انتقال یک معامله در یک زمان از طریق قیف فروش باشد، در حالی که هدف آنها کار کردن با پنج لید(سرنخ) در یک زمان است، اثربخشی آنها کمبود کارایی آنها را جبران نمی کند.
هدف نهایی این است که هر دو معیار را به طور همزمان انجام دهیم: سازمان ها باید به دنبال اهداف درستی باشند که فروش بیشتری ایجاد کند و در عین حال منابعی را نیز بهینه سازی کنند که این درآمد را به سود تبدیل کند. اکثر شرکت ها در یکی بهتر از دیگری هستند. خط پایانی که همه ما برای رسیدن به آن تلاش می کنیم، ترکیب درستی از هر دو فلسفه است. در جدول زیر حالتهای مختلف استراتژی مورد توافق طرفین و اهدافی برای پیشبرد کسب و کار و افزایش درآمد آورده شده است.
اثربخشی تیم های خود را افزایش دهید
افزایش کارایی، همانطور که در زیر بررسی خواهیم کرد، اغلب به دلیل قرار دادن فرآیندهای ساده و ابزارهای خودکار برای به حداکثر رساندن زمان و هزینه است. از سوی دیگر، افزایش اثربخشی نیاز به تفکر بیشتر و دقیق‌تر دارد تا مطمئن شوید که هر چرخ دنده‌ای در چرخ سازمانی شما در جهت اهداف یکسانی کار می‌کند.
اغلب، اثربخشی بر حسب فروش جدید و سطوح رضایت مشتری که منجر به خریدهای مکرر یا خدمات تجدید می شود، سنجیده می شود. اینها معیارهای نهایی هستند که منجر به افزایش درآمد و در نتیجه رشد پایدار می شوند. سازمان‌های مؤثر معمولاً چند چیز مشترک دارند که با هم آنها بررسی خواهیم کرد.
1-آنها فرهنگ شرکتی کاملاً مشخصی دارند.
سازمان‌های مؤثر، مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌هایی را که برای آن تلاش می‌کنند، می‌دانند و این فلسفه را به هر کارمندی منتقل کرده‌اند. هر کارگر، صرف نظر از عملکرد شغلی‌اش، می‌داند که استانداردی وجود دارد که باید به آن پایبند باشد و کیفیت محصول یا خدمات (یا هر دو) وجود دارد که رهبری می‌خواهد به آن دست یابد. فرهنگ شرکت یا اخلاقی که زیربنای هر عملیاتی است، به وضوح توسط همه افراد سازمان درک و درونی شده است.
2-امکان عملیاتی کردن روش‌های جدید در شرکت امکان پذیر است
اثربخشی و نوآوری اغلب دست به دست هم می دهند، زیرا کارکنان و مدیران فرآیندهای جدیدی را طراحی می کنند یا سیستم های جدیدی را پیاده سازی می کنند که ارتباطات را بهبود می بخشد و همکاری را تشویق می کند. به عنوان مثال، تیمی که تصمیم می‌گیرد یک جلسه صبحگاهی اسکرام SCRUM را اجرا کند، ممکن است متوجه شود که کارگران بر روی عملکردها و فعالیت‌های ارزش افزوده که منجر به نتایج می‌شوند تمرکز می‌کنند نه اینکه حواسشان را با کارهایی که زمان می‌برند، اما سوزن را تکان نمی‌دهند، پرت شوند. اطمینان حاصل کنید که از همه افراد درگیر در فرآیند درخواست همراهی می کنید زیرا هرگز نمی دانید چه کسی ایده عالی بعدی را خواهد داشت.
3- آنها روی مشتری تمرکز می کنند.
در انتها، اثربخشی به ایجاد فروش جدید، افزایش فروش یا تمدید بستگی دارد. برای اینکه تا حد امکان موثر باشند، اعضای تیم باید بتوانند خود را به جای مشتریانشان بگذارند و تشخیص دهند که چه چیزی درست پیش می‌رود و چه چیزی نیاز به بهبود دارد. از مشتریان بازخورد منظم بخواهید تا مطمئن شوید که در مسیر خود باقی می‌مانید و در صورت نیاز، عملیات را اصلاح می‌کنید تا مشتریان خود را در جایی که می‌خواهند ملاقات کنید. به اندازه کافی انعطاف پذیر باشید تا مشتری مدار باشید.
4-آنها به طور منظم بررسی عملکرد را انجام می دهند.
انتقاد سازنده زمانی بسیار سودمند است که از اعضای تیم حمایت کنید تا تا حد امکان مؤثر باشند. اگر همه کارکنان برای رسیدن به یک هدف شرکتی که به طور مشترک تعریف شده و به خوبی اطلاع رسانی شده است، کار می کنند، مهم است که آنها دقیقاً بفهمند که نقش آنها در کجا قرار می گیرد و چه کاری می توانند برای بهبود اهمیت انجام دهند. آنها را مجبور نکنید در خلاء کار کنند. به طور مرتب بررسی کنید، پیشنهاداتی ارائه دهید و از اثربخشی در کارشان قدردانی کنید.
بهبود اثربخشی، کارایی را افزایش می دهد
در حالت ایده‌آل، شما می‌خواهید هم اثربخشی و هم کارایی را بهبود ببخشید، اما مقابله با هر دو هدف در یک زمان دشوار است. با این حال، در پایان روز، تمرکز بر اثربخشی ابتدا منجر به تیم‌های کارآمدتر می‌شود، زیرا همه در یک تیم هستند، به خوبی ارتباط برقرار می‌کنند و برای بهینه‌سازی عملیات با هم کار می‌کنند.
هنگامی که اثربخشی به پایان رسید، می توانید توجه خود را به حفظ آن سطح از عملکرد و در عین حال تمرکز بر کارایی عملیاتی از طریق تاکتیک هایی مانند اتوماسیون فرآیند، مدیریت منابع و تخصیص ساده کار معطوف کنید.
ایجاد یک تیم اثربخش و کارآمد
خوشبختانه، چند ویژگی کلیدی وجود دارد که برای بهبود اثربخشی و کارایی به یک اندازه مهم هست
تمرکز فقط بر روی چند تاکتیک حیاتی می تواند تفاوت را در عملکرد تیم ایجاد کند.
برنامه ریزی استراتژیک
همانطور که بحث کردیم، شما نیاز به مجموعه ای مشخص از اهداف دارید که برای رسیدن به آن تلاش کنید و یک برنامه استراتژیک برای رسیدن به آن هدف. مراحلی را که باید بردارید و تاکتیک‌هایی را که برای دستیابی به اهدافی که معمولاً درک می‌کنید، باید به کار بگیرید، شناسایی کنید. هنگامی که نقشه راه را برای نتایج بهتر برنامه ریزی می کنید، اغلب متوجه می شوید که می توانید زمینه هایی را برای بهبود اثربخشی و کارایی مشاهده کنید.
همانطور که تیم شما هر نقطه عطفی را تکمیل می کند، نگاهی به اینکه چه چیزی اشتباه بوده است، چه چیزی درست بوده است و در کجا می توانید درس هایی را که آموخته اید در ادامه مسیر موفقیت به کار ببرید. و به یاد داشته باشید که فضایی برای انعطاف‌پذیری باقی بگذارید و مطمئن شوید که مسیرهای برنامه‌ریزی سناریو را برای موارد احتمالی مختلف ایجاد می‌کنید.
اندازه گیری اهداف
بیایید تیم فروش را مثال بزنیم. اگر به دنبال بهبود اثربخشی تیم خود هستید، باید به نرخ های نزدیک نگاه کنید و KPI های مناسب را انتخاب کنید. فقط گفتن اینکه می خواهید فروش بیشتری داشته باشید کافی نیست. شما نیاز به یک هدف خاص برای کار دارید، یا موفقیت را چگونه تعریف می کنید؟ همین امر در مورد کارایی نیز صادق است. هنگامی که نرخ آن را به یک اندازه رساندید، یک هدف بازده ایجاد کنید. مثلاً افزایش 6 درصدی در تعداد مکالمات فروش که نماینده شما دارد. باز هم، با اندازه‌گیری برای رسیدن به یک هدف خاص، میتوانید پیشرفت را دنبال کنید و چشم اعضای تیم را به یک جایزه نگاه دارید.
هدفی را تا اخر دنبال کردن
هیچ چیز مانند تعهد کم یا ناسازگار به اهداف، اثربخشی و کارایی را از بین نمی برد. از سطح سازمانی گرفته تا اعضای تیم، هر ذینفع باید کاملاً متعهد باشد که معیارهای مربوط به خود را برآورده کند تا کل تیم را در مسیر خود نگه دارد. ایجاد یک طرز فکر و روشی که بر اهداف و نتایج کلیدی (OKR) تمرکز دارد، مکان بسیار خوبی برای شروع فرآیند است.
داده ها را در زمان واقعی قابل مشاهده کنید تا همه بدانند چقدر پیشرفت کرده اید و هنوز چقدر باید بروید. در بالا و پایین نمودار سازمانی ارتباط نزدیک خود را حفظ کنید تا مطمئن شوید که همه تعهد خود را به هدف به طور منظم تجدید می کنند.
برای بهبود کارایی و اثربخشی با هم، به ابزارهای مناسب نیاز دارید. هدف ساده سازی و خودکارسازی فرآیندهای تجاری تا حد امکان، حمایت از همکاری بین تیم ها از طریق ارائه دید به داده ها و برقراری ارتباط مداوم اهداف است. یک سیستم ERP قوی می‌تواند با اطمینان از اینکه همه چیز در یک مکان، در دسترس و خودکار است، به حرکت همزمان کارایی و اثربخشی کمک کند.
سخن پایانی
کارایی یعنی انجام کارهای بیشتر با منابع مالی، فیزیکی و انسانی کمتر (یا همان). در حال به حداکثر رساندن خروجی است. اثربخشی کیفیتی است که آن منابع ارائه می کنند. هنگامی که یک رهبر کسب و کار به نقطه شیرین بین این دو می رسد، اتفاقات خارق العاده برای شرکت شما اتفاق میفتد شناسایی معیارهای کارایی و اثربخشی به طور جداگانه مفید است اگر نیاز به راهنمایی بیشتر و همچنین یک برنامه شخصی سازی شده برای افزایش شاخصهای کارایی و اثربخشی در شرکت خود هستید میتوانید با گروه مشاوران غزال در ارتباط باشید.
دیدگاهتان را بنویسید