آنبوردینگ چیست ؟ فرآیند اجرای آنبوردینگ اثربخش
استخدام کارمند جدید و نحوه ورود او به شرکت می تواند یک کار پیچیده و زمان بر برای هر بخش منابع انسانی باشد. با این حال، این فرآیند، فوق العاده مهم است و می تواند موفقیت بلندمدت را برای شما و کارمندانتان رقم بزند یا برعکس باعث شکست کسب و کار شما شود. این راهنمای گام به گام می تواند به تیم شما کمک کند تا فرآیند آنبوردینگ یا ورود را سازماندهی و ساده کند تا به همسوسازی کارکنان جدید در محل کار کمک کند.
آنبوردینگ چیست؟
آنبوردینگ(Onboarding) یا همسوسازی کارکنان فرآیندی است که شامل همه مسائلی است که هنگام شروع کار کارکنان جدید لازم است انجام شود. این مسائل شامل تکمیل مدارک، راه‌اندازی موقعیت کاری فرد و دسترسی به رایانه، برقراری ارتباط با انتظارات نقش و معرفی اجتماعی فرد در محل کار است که برای موفقیت همکاری فرد با یک شرکت جدید نیاز دارند. یک فرآیند انبوردینگ موفق، هم جامع و هم کارآمد است و هم به انطباق بی دردسر یک عضو تیم جدید با جامعه محل کار نیز کمک می کند.
پذیرش یک پیشنهاد شغلی اغلب به عنوان آغاز فرآیند انبوردینگ در نظر گرفته می شود. سپس در طول دوره انتظار فرد تا شروع استخدام، اولین روز کارمند، هر دوره آموزش فرد و در برخی موارد اگر فرآیند استخدام پیچیده باشد تا پایان سال اول کارمند ادامه می یابد.
مزایای یک فرآیند آنبوردینگ کارآمد
اگر این اطمینان حاصل شود که سازمان شما دارای یک فرآیند همسوسازی کارکنان به صورت کامل و موثر است، مزایای متعددی به همراه دارد. انبوردینگ موثر می تواند:
- افزایش حفظ کارکنان
- افزایش رضایت شغلی
- افزایش بهره وری
- بهبود درک فرهنگ شرکت
- بهبود درک انتظارات نقش فرد استخدام شده
- افزایش پویایی تیم
- کاهش سرمایه گذاری های بیهوده
Onboarding می تواند تجربه یک کارمند جدید با سازمان شما را ایجاد کند یا از بین ببرد. به هر حال، این اولین نگاهی است که افراد تازه وارد به نحوه عملکرد شرکت شما و رفتار با کارکنانش دریافت می کنند. سازمانی با فرآیند همسوسازی روان، کامل و دوستانه در موقعیت بسیار بهتری برای جذب و حفظ کارکنان با کیفیت بالا، ارتقای عملکرد استثنایی همسو با اهداف شرکت و آشنایی موفقیت آمیز یک کارمند جدید با زیرساخت های تکنولوژیکی و اجتماعی موجود است.
6 گام برای ایجاد یک فرآیند آنبوردینگ موثر
ایجاد یک فرآیند ورود که تمام مزیت های فوق الذکر را بررسی می کند و به خوبی برای سازمان شما کار می کند، می تواند چالش بزرگی باشد، به خصوص برای بخش منابع انسانی که در حال حاضر دست خود را با لیستی از کارهای روزمره دیگر پر کرده است. مراحل زیر می تواند به شما کمک کند تا فرآیندی را ایجاد کنید که متناسب با نیازهای کسب و کار و کارمندان فعلی و آینده شما باشد.
1- تعیین کنید که فرآیند آنبوردینگ چقدر طول خواهد کشید
اولین بخش از فرآیند همسوسازی کارکنان ورود به اتاق کارش، کاغذبازی های مرسوم، معرفی به محل کار، و دوره آموزشی و راهنمایی خواهد بود. شما باید تعیین کنید که آموزش چگونه اجرا می شود (ماژول ها، مربیگری، و غیره) و مدت زمانی که جهت گیری کارمند ادامه خواهد داشت، با توجه به عملکرد، قبل از روز اول استخدام تنظیم شده است. به دنبال جهت گیری، کارمند باید درک محکمی از نقش خود و نحوه انجام آن با حداقل کمک داشته باشد. همانطور که گفته شد، لازم نیست که آنبوردینگ پس از استخدام اولیه به پایان برسد.
نیازهای هر سازمان متفاوت است، اما معمولاً پذیرش یک کارمند جدید نباید کمتر از شش ماه طول بکشد و در حالت ایده آل تا سال اول ادامه خواهد داشت. بررسی ها و پیگیری های مربوط به عملکرد و ارزیابی مداوم پیشرفت یک کارمند بسیار مهم است. برخی از کارشناسان پیشنهاد می‌کنند که بهتر است پیشرفت کارمندان جدید را در فواصل زمانی طولانی تا سال اول استخدام پیگیری کنید تا مطمئن شوید که آنها به خوبی با فرهنگ و جامعه شرکت ادغام می‌شوند.
2- ساختار فرآیند پیش از آنبوردینگ را طراحی کنید
معمولاً بین پذیرش پیشنهاد شغلی و تاریخ شروع کار یک تاخیر وجود دارد. با برنامه ریزی صحیح می توان این زمان را صرف انجام وظایف اداری لازم کرد تا پس از شروع استخدام، زمان بیشتری را صرف کارهای حضوری کرد. ایجاد یک لیست شامل مجموعه ای از مدارک و کارهایی که باید قبل از روز اول حضور فرد در محل کار تکمیل شوند، می تواند به کاهش استرس و هیجان روز اول اعصاب خردکن کارمند کمک کند. تهیه یک چک لیست حضوری برای رجوع به هنگام واگذاری این وظایف به استخدام فرد جدیدتان می تواند مفید باشد.
علاوه بر این، مطمئن شوید که دستورالعمل های یک روزه را با کارمند جدید خود در دوره زمانی قبل از آنبوردینگ به اشتراک بگذارید. با فرستادن یک ایمیل مختصر و از پیش تنظیم شده با تاریخ، زمان، مکان و اطلاعات تماس، و همچنین دستورالعمل هایی در مورد اینکه چه چیزی را باید بیاورید و چگونه لباس بپوشید، در زمان صرفه جویی کنید.ارسال این ایمیل به همراه وظایف و مدارک لازم به کارمندان جدید فرصت می دهد تا با هر گونه سوال یا نگرانی را از خود دور کنند.
همچنین ایده خوبی است که تیم موجود در شرکت را از اضافه شدن فرد جدید قبل از ورود مطلع کنید. کارمندان فعلی نیز با ورود استخدام جدید، تغییراتی را تجربه خواهند کرد، بنابراین ارائه اطلاعات اولیه در مورد نقش و عضویت اعضای تیم جدید آنها می تواند بسیار مفید باشد. تیپ های شخصیتی که کار با یک فرد جدید را تغییری استرس زا در روال معمول آنها می دانند، اگر به اندازه کافی برای ورود خود آماده شده باشند، احتمالاً با آغوش باز از کارمند جدید استقبال می کنند.
3- روز اول
مهم نیست که یک گرینه استخدامی چقدر آماده است، ما می توانیم تقریباً تضمین کنیم که در روز اول آنها ترکیبی از هیجان و اعصاب را احساس خواهند کرد. کار شما باید شامل آرامش بیشتر آنها و تسهیل سازگاری آنها با محیط های فیزیکی و اجتماعی جدیدشان باشد. این به کارمندان جدید شما کمک می کند تا در روزهای آینده بیشتر بر آموزش واقعی خود متمرکز شوند.
در حالت ایده‌آل، بیشتر وظایف اداری منابع انسانی برای کارمند جدید در طول دوره قبل از فرآیند انبوردینگ انجام میشود تا اولین روز کارمند بتواند یک رویداد سرگرم‌کننده و آرامش بخش باشد. هیچ چیز بدتر از این نیست که در یک شغل جدید ظاهر شوید و فوراً مجبور شوید از طریق ارائه‌های پاورپوینت بی‌حس‌کننده یا پر کردن اسناد مالیاتی بگذرید. اگر کمی مدارک اضافی لازم برای تکمیل وجود دارد، باید از قبل آماده شده و تا حد امکان کوتاه و شیرین باشد.
ارائه یک بسته خوشامدگویی برای کارمند که شامل کتابچه راهنمای کارمند، اطلاعات، مزایا، خط مشی‌ها و رویه‌ها، انتظارات مربوط به فناوری و مواردی از این دست میشود، روش خوبی برای دادن اطلاعات لازم به کارمند بدون درگیر کردن او با کاغذبازی است. این بسته همچنین می تواند شامل برنامه جهت گیری آنها و یک چک لیست جهت گیری باشد تا آنها بدانند در هفته های آینده چه انتظاری دارند.
در طول روز اول، تمرکز خود را بر نشان دادن کارمند در اطراف محل کار جدید خود، ارائه تجهیزات و کدهای دسترسی در صورت لزوم و شناخت آنها به عنوان یک شخص متمرکز کنید. آنها را به تیم و مدیرشان معرفی کنید، نردیک آنها بمانید، به آنها کمک کنید تا میز و محیط کاری خود را تنظیم کنند و اگر سؤالی دارند از آنها بپرسید. انجام تمام تلاش خود برای تسهیل ادغام کارمند جدید با کارمندان فعلی شما، راه طولانی برای ایجاد یک تیم مشارکتی و حمایتی خواهد داشت.
4- تعریف نقش، تعیین هدف، شاخص های عملکرد و فرهنگ کار
در طول هفته اول، برای شما مهم است که شرح شغل، انتظارات، اهداف عملکرد، معیارهای پیگیری و فرهنگ محل کار را به کارمند جدید خود منتقل کنید. انجام این کار به آنها وضوح و اعتماد به نفس در کاری که انجام می دهند، منتقل می کنند و سردرگمی و استرس را به حداقل می رساند.
انتظارات شغلی آنها باید واضح، بدون ابهام و به صورت مکتوب باشد. باید به کارمندان این فرصت داده شود تا در مورد نقش خود توضیح دهند و سوالاتی بپرسند. اهداف باید SMART (مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان) باشند و کارکنان باید بدانند که چگونه و چه زمانی ارزیابی می شوند. فرهنگ محل کار باید توضیح داده شود، اما باید در اقدامات سایر کارکنان نیز منعکس شود.
بیان این انتظارات به طور آشکار در چند روز اول استخدام به کارمندان نشان می دهد که شرکت شما باز، صادق است و می داند که چیست و به کجا میخواهد برود.
5- بررسی مداوم
تصمیم گیری در مورد اینکه چند وقت یکبار با کارمند جدید خود ملاقات می کنید و دنبال کردن آن برنامه، یکی از اجزای اصلی یک فرآیند آنبوردینگ کاملاً جامع است. بازخورد و پشتیبانی مداوم از کارمندان جدید بسیار مهم است و باید در همه برنامه‌های همسوسازی گنجانده شود.
میتوانید از معیارهای از پیش تعیین‌شده و قابل ردیابی برای سنجش عملکرد استفاده کنید و به طور منظم جلساتی را با افراد جدید که استخدام می‌شوند به صورت انفرادی برنامه‌ریزی کنید تا در مورد پیشرفت آنها بحث کنید و به سؤالات و نگرانی‌هایی که دارند پاسخ دهید. این نکته می تواند بینش ارزشمندی در مورد نحوه عملکرد آن کارمند و نحوه عملکرد آنها در آینده به شما ارائه دهد. حمایت مستمر و بازخورد در طول سال اول همچنین می تواند به بهبود حفظ و رضایت شغلی برای کارکنان جدید کمک کند. کارمندانی که احساس می‌کنند مدیرانشان به رفاه آنها اهمیت می‌دهند و روی رشد آنها سرمایه‌گذاری می‌کنند، احتمال بیشتری دارد که سازنده باشند و در شرکت بمانند.
6- در صورت لزوم اصلاحات و بهبودها را انجام دهید
قرار نیست همه برنامه‌های فرآیند انبوردینگ کامل باشند، به‌خصوص اگر اولین تجربه ورود شرکت شما باشد یا در حال آزمایش یک فرآیند یا نرم‌افزار جدید باشید. مواردی را که به خوبی کار کرده و مواردی که دچار مشکل بوده اند را دنبال کنید و استراتژی خود را بر این اساس تغییر دهید. برخی از بخش های منابع انسانی ممکن است متوجه شوند که برنامه آنها باید بر اساس شخصیت کارمند مورد نظر متفاوت باشد، در حالی که برخی دیگر ممکن است متوجه شوند که یک فرآیند استاندارد بهترین خروجی را انجام می دهد. هر دو استراتژی مشروع هستند. در پایان، کاری را انجام دهید که برای سازمان شما بهترین است و از ایجاد تغییرات به نفع همه افراد نترسید.
نمونه های آنبوردینگ
در ادامه چند نمونه از برنامه‌های تاثیرگذار آنبوردینگ را برای شما ذکر کرده ایم
1-هدف گذاری آنی
در حالی که برخی از شرکت‌ها ممکن است صبر کنند تا زمانی که افراد تازه استخدام شده آموزش‌های خود را تکمیل کنند سپس به سایر کارکنان در تعیین اهداف کمک کنند، شما میتوانید رویکردی فعال‌تر داشته باشید و از کارکنان جدید بخواهید که در همان روز اول خود اهدافی را برای شرکت تعیین کنند. به این ترتیب، می توانید به آنها کمک کنید تا فوراً تأثیر معنی داری بر شرکت بگذارند. با تعیین اهداف زودهنگام، نشان می دهید که هدف گذاری به عنوان بخش مرکزی فرهنگ شرکت و محیط محل کار عمل می کند.
2- هدایای خوشامدگویی
اگر می‌خواهید کارمندان جدید را تحت تأثیر قرار دهید، به آنها یک کیت خوشامدگویی بدهید. این هدیه کوچک می تواند شامل مواردی مانند نامه خوش آمدگویی، کارت ویزیت شخصی، لوازم التحریر اداری، ماگ با اسم شخص و هر چیز دیگری باشد که می تواند به یک کارمند جدید کمک کند تا احساس راحتی کند.
3- اطلاعیه در سطح شرکت
وقتی کارمند جدیدی شروع به کار کرد، به کل شرکت اطلاع دهید. به این ترتیب، کارمندان سطح بالا و کسانی که در بخش های مختلف کار می کنند، نسبت به عضو جدید تیم آگاهی پیدا می کنند. اگرچه ارسال یک ایمیل در سراسر شرکت می تواند راهی عالی برای انجام این کار باشد، اما می توانید آن را در سیستم پیام رسانی شرکت نیز به اشتراک بگذارید. به این ترتیب، مردم می‌توانند با ارسال پیام‌های دوستانه یا هدایای خوش‌آمدگویی به ورود فرد جدید واکنش نشان دهند.
4- فضای اداری آماده شده
اولین روز کاری یک کارمند را با تزئین محل کارشان خاص کنید. به عنوان مثال، می توانید چند بادکنک و سایر لوازم مهمانی را برای تزئین اتاقک یا میز آنها خریداری کنید. این یک راه عالی برای نشان دادن هیجان شما در مورد حضور آنها در تیم است. همچنین می تواند به اعضای تیم موجود یادآوری کند که یک فرد جدید در حال شروع به کار است.
5- جلساتی که یخ آنها را آب کند
هنگامی که چندین کارمند دارید که تقریباً همزمان شروع به کار می کنند، یک جلسه برگزار کنید که می توانید به آنها کمک کنید تا یکدیگر را بشناسند یا به عبارت دیگر یخ آنها آب شود. در این جلسه، از آنها بخواهید فعالیت های سرگرم کننده ای انجام دهند و به سؤالات عامیانه و دوستانه پاسخ دهند.
6- نمونه رایگان محصول
اگر شرکت نوعی محصول تولید میکند، چند نمونه رایگان به افراد جدید بدهید. این می تواند راه بسیار خوبی برای معرفی محصول به و در عین حال ایجاد احساس خوش آمد گویی به آنها ارائه دهد. برای مثال، اگر رستورانی را مدیریت میکنید، میتوانید به کارکنان جدید یک وعده غذای رایگان از منوی برنامه در طول برنامه حضورشان ارائه دهید.
7- سیستم دوستانه
میتوانید به اعضای تیم جدید کمک کنید تا بلافاصله با اختصاص دادن یک دوست یا راهنما در کنارشان، احساس راحتی بیشتری کنند. کارمندی را انتخاب کنید که فرد جدید ممکن است به طور منظم با او کار کند و از این کارمند بخواهید که شخص جدید را از طریق برنامه حضورش راهنمایی کند. کمک به فرد جدید که احساس حمایت می کند، می تواند روند تیم سازی را نیز بهبود بخشد و به ایجاد روابط همکاری کمک کند.
8- صبحانه خوش آمدگویی
روز اول کارمند جدید را با صبحانه خوشامدگویی شروع کنید. حتی می توانید یک نظرسنجی کوتاه برای آنها بفرستید تا از قبل در مورد غذاهای صبحانه مورد علاقه آنها مطلع شوید. این یک راه سرگرم کننده برای جمع کردن کل تیم ارائه می دهد. در حالی که کارمندان جدید ممکن است از مهمان نوازی قدردانی کنند، کارمندان فعلی نیز می توانند از بهانه پیوند خوردن با فرد جدید از صبحانه در جمع تیم لذت ببرند.
9- سمینارهای حضوری
اگر اطلاعات زیادی برای به اشتراک گذاشتن با فرد جدید دارید، در نظر بگیرید که اعضای تیم جدید در یک سمینار حضوری شرکت کنند. در این جلسه، در مورد مواردی مانند سیاست های کارکنان، فرهنگ شرکت، فرآیندهای منابع انسانی و اطلاعات مفید کلی صحبت کنید. پس از جلسه، شرکت کنندگان و اسلایدها یا سایر منابع تکمیلی را که استفاده کرده اید به افراد جدید ارسال کنید تا در صورت لزوم به آنها مراجعه کنند.
10- قرار ملاقات در کافه
یکی دیگر از راه‌های معرفی اعضای تیم جدید به همه این است که آنها را برای گفتگوهای یک به یک در کافه دعوت کنید. در طول چند هفته اول کار، از کارمند جدید بخواهید 30 دقیقه تا یک ساعت با همه ملاقات کند. در طول این مدت، آنها می توانند در مورد نقش خود صحبت کنند و مشاوره دریافت کنند. این یک استراتژی کارآمد برای شرکت های کوچکتر است زیرا همه می توانند به صورت جداگانه با کارمند جدید ملاقات کنند. همچنین مدیر عامل و مدیریت ارشد را برای ملاقات با عضو جدید تیم تشویق کنید. ملاقات با کسانی که در موقعیت های رهبری هستند ممکن است معنای زیادی داشته باشد و فرهنگ شرکتی بسیار خوشایند و دلسوز را نشان می دهد.
یکی از بهترین نمونه های آنبوردینگ بسته های خوشامد گویی شرکت های مختلف برای کارمندان جدید است به طور مثال مایکروسافت برای خوشامد گویی به کارمندان جدید خودش از بسته زیر که شامل لوازم التحریر دارای لوگوی مایکروسافت، بطری آب و نوشیدنی همراه با لوگوی مایکروسافت، چندین مگنت و یک هاب پورت USB با لوگوی مایکروسافت که در عکس زیر آمده است استفاده میکند.
یا بسته خوشامد گویی برند آمازون شامل یک تیشرت با برند آمازون، بطری آب و نوشیدنی همراه با کاوری با لوگوی آمازون، مجله و استیکرهای جالب و خلاقانه می باشد که در عکس زیر مشاهده میکنید.
به غیر از بسته خوشامد گویی یک مثال دیگر از همسوسازی کارکنان در دفتر X یا توییتر سابق قبل از کووید، زمانی که اکثر کارکنان به صورت حضوری در دفتر بودند و کار از راه دور آنچنان فراگیر نشده بود، نشات میگیرد. با توجه به مقاله Hierology در سال 2019 در برنامه داخلی خود، هدف توییتر “ارائه یک تجربه استثنایی برای همه اعضای تیم جدید از همان ابتدا” بود. برای حضور در دفتر، آنها 75 نقطه تماس بین استخدام جدید و تیم های دیگر مانند منابع انسانی، استخدام و IT داشتند. توییتر برای برنامه‌ی ورود خود تضمین میکند که از افراد استخدام شده جدید حتی قبل از رسیدن به میز کار جدیدشان کاملاً استقبال میشود. به آنها “یک گشت کامل از دفتر داده می شود، و به دنبال آن آموزش های سفارشی شده برای همان فرد در مورد ابزارها و آموزش هایی که برای موفقیت در هر یک از نقش های خود نیاز دارند ارائه میشود.
در نهایت، فرآیند آنبوردینگ ابزاری است که به کارکنان جدید کمک میکند تا در نقش‌های خود موفق باشند، فرهنگ شرکت را بشناسند و با تیم و مسئولیت‌های جدید خود راحت شوند.
سخن پایانی
Onboarding می تواند یک کار وقت گیر، پرهزینه و دلهره آور برای بخش منابع انسانی باشد، اما این راهنمای گام به گام می تواند نقطه شروعی را برای شما فراهم کند که شما یک برنامه را ایجاد می کنید که برای شرکت شما کار می کند. به کارگیری بهترین روش‌ها می‌تواند به شما کمک کند کارمندان جدیدی را که استخدام میکنید حفظ کنید و برای آنها وقت بگذارید و به آنها کمک کند تا اعضای شاد و موفق تیم شما شوند تا در نهایت موفقیت کسب و کار شما تضمین شود و سود شما به حداکثر برسد. اگر مایل به طرح ریزی بک پلن مناسب برای همسوسازی کارکنان خود در شرکت هستید میتوانید با گروه مشاوران غزال در تماس باشید.
دیدگاهتان را بنویسید