استخدام فرد مناسب، فرآیندی بیش از بررسی رزومه و انجام مصاحبه است. رفرنس چک حرفه ای می تواند به کارفرمایان کمک کند تا عملکرد گذشته یک گزینه استخدامی را درک کنند، نقاط قوت و زمینه های رشد را شناسایی کنند و اطلاعات را تأیید کنند. این مقاله نشان می‌دهد که چرا کارفرمایان ممکن است بخواهند رفرنس چک کامل را انجام دهند و با کارفرمایان قبلی و رفرنس هایی که گزینه استخدامی به آنها اشاده کرده است ارتباط برقرار کند و سؤالات روشنگری را که باید در طول این بررسی‌ها بپرسند، و نکات ارزشمندی برای اجرای مؤثر استخدام از آنها بگیرند.
رفرنس چک چیست؟
رفرنس چک فرآیندی برای تأیید اطلاعات در مورد یک گزینه استخدامی در طول فرآیند استخدام است. این می تواند از طریق تلفن یا ایمیل انجام شود و به کارفرما اجازه می دهد تا قبل از قطعی کردن پیشنهاد و استخدام، تصمیم آگاهانه تری برای استخدام بگیرد.
چه زمانی باید یک رفرنس چک یا بررسی مرجع انجام دهید؟
هنگامی که یک کارفرما در حال بررسی پیشنهاد استخدام برای یک نامزد است و آنها قبل از قطعی کردن قرارداد به منابع اطلاعات بیشتری نیاز دارند، یک رفرنس چک انجام می شود.
این منابع می تواند شامل مکالمات با مدیران فعلی و قبلی، همکاران باشد و اغلب شامل توصیه نامه، نمونه کار در صورت لزوم، تأیید مجموعه مهارت ها و سوابق تحصیلی است. فرض کنید فردی که قبلا در شرکت گوگل کار میکرده است اکنون میخواهد در شرکت متا استخدام شود مدیران گوگل باید از سوابق فعالیتهای وی آگاه شوند.
چک لیست استخدام، جذب روشمند و سازگار را تضمین می کند. کارها را ساده می کند، نظارت ها را کاهش می دهد و به بالا رفتن کیفیت استخدام ها کمک می کند؛ که در نهایت منجر به بهبود کارایی سازمانی و همسویی قوی تر میان استخدام های جدید و اهداف شرکت می شود.
چک لیست مصاحبه تلفنی ابزاری ساختاریافته است که برای ارزیابی اولیه متقاضیان در مصاحبه‌های تلفنی استفاده می‌شود. این چک‌لیست شامل سوالات مشخصی است که توانایی‌ها، تجربه‌ها، انگیزه، و تطابق فرهنگی متقاضی با نیازهای شغلی و سازمان را بررسی می‌کند. هدف این است که پیش از دعوت به مصاحبه حضوری، بهترین کاندیداها شناسایی شوند و زمان و منابع سازمان بهینه مصرف شود.
برای مطالعه بیشتر مقاله آنبوردینگ را نیز بخوانید.
چرا باید رفرنس چک انجام دهید؟
هنگامی که فکر می کنید کاندیدای مناسب برای شغل را پیدا کرده اید باید مطمئن شوید که بهترین فرد را انتخاب کرده اید شما باید مراجع را بررسی کنید تا:
- علائم هشدار دهنده در مورد رفتار قبلی را مشاهده کنید.
- اطمینان حاصل کنید که اطلاعات سوابق شغلی مانند تاریخ استخدام و وظایف شغلی و عنوان شغلی دقیق است.
- با صحبت با مدیران سابق، حقایق و مهارت ها را تأیید کنید.
- کشف کنید که گزینه استخدامی چگونه با همکاران ارتباط برقرار می کند و از سرپرستان راهنمایی می گیرد.
در مورد اخلاق کاری، سبک کار، قابلیت اطمینان، نگرش و مهارت های ارتباطی نامزد بیاموزید.
آنبورد کارکنان جدید یکی از مهمترین مراحل در مدیریت منابع انسانی است که تاثیر مستقیمی بر موفقیت و بهره‌وری نیروهای تازه‌وارد دارد. چک لیست آنبوردینگ به شما کمک می‌کند تا کارکنان جدید را به درستی با فرهنگ سازمان، فرآیندها و انتظارات آن آشنا کنید. این ابزار جامع، تمام جزئیات و لیست مراحل ضروری را در بر می‌گیرد تا فرآیند جذب و آنبورد نیروها ساده‌تر و موثرتر انجام شود.
چگونه رفرنس چک انجام دهید؟
- هنگام برقراری تماس با رفرنس ابتدا خود، شرکتی که با آن رو در رو هستید و شخصی که آنها را به عنوان مرجع(کارفرما) فهرست کرده است شناسایی کنید.
- مطمئن شوید که زمان مناسبی برای گفتگوی کوتاه با آنها است یا اینکه تماس مرجع باید برای زمان دیگری برنامه ریزی شود.
- به مرجع اطلاع دهید که همه پاسخ‌ها محرمانه خواهند ماند.
- برای تأیید تاریخ استخدام، پایگاه دانش و مجموعه مهارت‌ها اقدام کنید.
- موقعیت باز را که برای آن استخدام می کنید توصیف کنید و از آنها بپرسید که آیا فکر می کنند برای این نقش مناسب هستند یا خیر.
- اطمینان حاصل کنید و زمان مرجع را برای پاسخ به هر سوال در نظر بگیرید و آنها را به پاسخ های آسان هدایت نکنید، از آنها بخواهید مستقیماً پاسخ دهند.
چک لیست مصاحبه استخدامی کارکنان جدید به شما کمک می‌کند تا به‌صورت دقیق و ساختارمند عملکرد کارکنانتان را ارزیابی کنید و نقاط قوت و قابل بهبود آنها را شناسایی کنید. با این ابزار، میتوانید فرایند ارزیابی را به شکلی منظم و شفاف انجام دهید، تا کارکنان بهتر بدانند که از آنها چه انتظاراتی وجود دارد و چگونه می‌توانند رشد کنند.
بهترین سوالاتی که می توانید در رفرنس چک بپرسید
- رابطه شما با گزینه استخدامی چه بود؟
- چه مدت با هم کار کردید؟
- به کار آنها چه امتیازی می دهید؟
- وظایف روزانه آنها چه بود؟
- وظایف اصلی آنها چه بود؟
- آیا آنها قابل اعتماد بودند؟ آیا آنها به موقع سر کار آمدند؟
- آیا وظایف و تکالیفی که به آنها داده شده بود را انجام دادند؟
- آیا آنها به خوبی جهت گیری کردند؟
- چگونه از همکاران حمایت کردند؟
- چرا شرکت را ترک کردند؟
- نقاط قوت آنها چیست؟
- نقاط ضعف آنها چیست؟
- چگونه با افراد دیگر کنار آمدند؟
- آیا آنها مهارت های ارتباطی و شنیداری خوبی دارند؟
- آیا رفتارهایی وجود داشته که بر عملکرد شغلی تأثیر بگذارد؟
- آیا دوباره وی را استخدام می کنید؟ بله یا خیر اگر نه چرا نه؟
- آیا آنها نیاز به نظارت زیادی داشتند یا به طور مستقل خوب کار می کردند؟
- فرد مورد نظر چگونه استرس ناشی از کار را مدیریت کرد؟
- آیا فکر می کنید نامزد می تواند کاری را که در مورد آن صحبت کردیم انجام دهد؟
- آیا می خواهید چیز دیگری اضافه کنید یا نکته دیگری هست که بخواهید آنرا با من درمیان بگذارید؟
۱۰ نکته مهم برای بررسی رفرنس چک
در رفرنس چک باید به نکات مهمی توجه کرد. به کارجوها اطلاع دهید که مراجع را بررسی می‌کنند، بررسی‌های رفرنس ها و مراجع را رها نکنید، یادداشت‌های دقیق بردارید، بررسی رفرنس را از طریق تلفن انجام دهید، با سؤالات آسان شروع کنید، تاریخ استخدام و سابقه کاری را تأیید چک کنید، پست‌های رسانه‌های اجتماعی فرد را مرور کنید، سؤالات بسته نپرسید.، از محرمانه بودن مرجع اطمینان حاصل کنید و مراقب ارجاعات جعلی باشید.
1. از قبل به کارجوها اطلاع دهید و رفرنس ها را بررسی کنید.
آیا می خواهید یک راه آسان برای از حذف گزینه های استخدامی که دارای رفرنسهای ضعیف یا مشکلات پنهان کردن مسائل را دارند، داشته باشید؟ در رفرنس چک دقت داشته باشید تا بتوانید لیست گزینه هایتان را سریعتر غربال کنید.
2. رفرنس چک را به شخص دیگری واگذار نکنید.
همه ما ممکن است مشغله های بسیاری داشته باشیم و شاید به همین دلیل رفرنس چک گزینه های استخدامی را به سایرین منتقل کنیم و فکر کنیم که کار مهمی به نظر نرسد، اما این یک اشتباه بزرگ است.
فقط شما می دانید که دقیقاً به دنبال چه چیزی در یک کارمند هستید و هیچ فرد دیگری سؤالات مشابهی را به روشی که شما می پرسید نخواهد پرسید.
بررسی رفرنس ممکن است چیزی را نشان دهد که با فرهنگ شرکت شما در تضاد است. اگر شخص دیگری رفرنس چک را انجام دهد، ممکن است آن نتیجه ای که میخواهید را به دست نیاورید.
3. مطمئن شوید و یادداشت های دقیق بردارید.
در این بخش از مبحث رفرنس چک چیست باید بیان کنیم که هنگام صحبت با مدیر سابق یک گزینه استخدامی، مهم است که یادداشت های مفصلی از مکالمه بردارید، به خصوص اگر با چندین مدیر برای چندین گزینه صحبت می کنید.
شما هرگز نمی دانید چه زمانی ممکن است لازم باشد هنگام ارزیابی کاندید استخدامی به یادداشت های خود مراجعه کنید، بنابراین این مرحله مهم را از دست ندهید.
حداقل 2 یا 3 رفرنس چک از آخرین مدیران کارجو انجام دهید. اگر یک رفرنس عالی از یک نفر و یک نظر متفاوت از یک رفرنس دیگر دریافت می کنید، بهتر است قبل از تصمیم گیری نهایی، رفرنس سوم را رل نیز چک کنید.
4. رفرنس چک را از طریق تماس تلفنی انجام دهید.
برای انجام رفرنس چک از تماس تلفنی استفاده کنید. در صورت استفاده از ایمیل ممکن الست محتوا را اشتباه تفسیر کنید. همچنین ممکن است علائم هشدار دهنده را از دست بدهید. بعید است که رفرنس یک کارجو مسائل منفی را کتبا بازگو کند زیرا بار مسئولیتی دارد.
همچنین نمی توان با خواندن پاسخ ایمیل، تردید در پاسخگویی را تشخیص داد.
5. با سوالات آسان شروع کنید
قبل از بحث عمیق با چند سوال آسان رفرنس را شروع کنید (“چه مدت با هم کار کردید”). همیشه به جمله بندی خود توجه کنید. به جای اینکه بپرسید “به نظر شما بزرگترین نقطه ضعف علی چیست؟” می توانید بپرسید “به نظر شما علی برای پیشرفت حرفه ای خود باید چه کاری انجام دهد؟”
به جای تلاش برای پیدا کردن مشکلات، به روشی مثبت سؤالات کلیدی را مطرح می کند.
6. بررسی تاریخ استخدام
هنگام رفرنس چک با مدیر سابق کارجو، مطمئن شوید که تاریخ های استخدام ذکر شده در رزومه صحیح باشند. برخی از کارجو های مدت همکاری با شرکت های قیلی را در رزومه خود اغراق آمیز ثبت می کنند. این یک بخش حیاتی از فرآیند رفرنس چک است.
7. محتوا و پست های رسانه های اجتماعی را بررسی کنید.
در این نوع از رفرنس چک به بررسی پست‌های عمومی فیسبوک و فیدهای توییتر و اینستاگرام، بپردازید. این می‌تواند اطلاعات خوبی از گزینه استخدامی را به شما بدهد..
همچنین بررسی نمایه لینکدین می تواند شما را در کشف مغایرت های رزومه یاری کند. همچنین میتوانید بررسی کنید که آیا آنها مخاطبین حرفه‌ای را به اشتراک می‌گذارند، زیرا ممکن است رفرنسهای بیشتری را برای بررسی در اختیار شما قرار دهند. برای انجام رفرنس چک وقت بگذارید و آن را صرفاً به عنوان یک کار بیهوده انجام ندهید.
8. سؤالات بسته نپرسید
شما باید سؤالاتی را که می‌پرسید به گونه‌ای تنظیم کنید که سرپرست سابق را به پاسخ مبهم به سؤالات سوق ندهد.
مثالی از آنچه که نباید پرسید این است که “محمد با همکارانش اوکی بود؟” درعوض، این سوال را به این صورت طرح کنید که “محمد چگونه با اعضای تیم تعامل داشت”؟
9. از محرمانه بودن اطلاعات به رفرنس اطمینان بدهید
آیا سرپرست سابق در پاسخ به سؤالات رفرنس چک شما تردید دارد؟ آیا به نظر می رسد که آنها چیزی را در مورد عملکرد شغلی گزینه استخدامی پنهان می کنند؟
بسیاری اوقات رفرنسهای مدیریتی به دلیل ترس از بازگشت کارمند سابق، احساسات یا اطلاعات واقعی خود را پنهان می کنند.
با اطمینان از اینکه مکالمه شما بین شما دو نفر باقی خواهد ماند و به کارمند سابق فاش نخواهد شد، خیال رفرنس را راحت کنید. این به شما کمک می کند تا بهترین اطلاعات را بدست آورید.
10. مراقب رفرنس های جعلی باشید
کاندیداهای استخدامی که در موقعیت های قبلی با کارفرمایان سابق مشکل داشته اند یا نگرش و اخلاق کاری وحشتناکی دارند، اغلب با استفاده از یک همکار سابق یا یک دوست، رفرنس جعلی مدیریتی ارائه می دهند.
در رفرنس چک، چک کردن رفرنسهای واقعی مهم است، بنابراین هنگام صحبت با مدیر قبلی ضروری است که عنوان رفرنس، نام کامل آنها، شرکتی که کاندید استخدامی قبلا در آن کار کرده و تاریخ همکاری تأیید شود.
چرا کارفرمایان باید رفرنس چک کنند؟
رفرنس چک به عمق بخشیدن به تصور کارفرما از کاندید استخدامی کمک می کند. این اغلب به عنوان بخش مهمی از فرآیند بررسی پیشینه در نظر گرفته می شوند و به مدیران استخدام اطلاعات تاریخی مهمی در مورد تجارب کاری قبلی یک نامزد استخدام را می دهند. یک فرآیند رفرنس چک ثابت می‌تواند منجر به استخدام‌های موفق‌تر، بهبود حفظ کارکنان و یک محیط کاری سالم شود.
سوالات مربوط به رفرنس چک ها معمولاً دو هدف اصلی را دنبال می کنند. اول، آنها می توانند به کارفرمایان کمک کنند تا حقایق را بررسی کنند و درباره جزئیاتی که یک نامزد در مورد موقعیت های گذشته خود به اشتراک گذاشته است، اطلاعات بیشتری کسب کنند. کارفرمایان می توانند درک خود را از مسئولیت ها و موفقیت های حرفه ای یک نامزد همانطور که در رزومه یا مصاحبه فاش شده است، دوباره بررسی کنند.
ثانیاً، سؤالات رفرنس چک استخدام می‌توانند موضوعات دیگری را که ذهنی و گسترده‌تر هستند، بررسی کنند. یک رفرنس چک عالی تصویری از توانایی‌ها، ویژگی‌های شخصیتی، فرصت‌های رشد و بزرگترین نقاط قوت کاندید استخدام را گرد هم می‌آورد. به دست آوردن درک بهتر از این حقایق می تواند به تایید سازگاری با محیط کار و الزامات شغلی سازمان کمک کند.
سخن پایانی
شما به عنوان یک کارفرما و مدیر نیاز دارید تا برای پیشرفت تجارت خود افرادی را استخدام کنید که برای سازمان شما مفید باشند و توانایی اجرای استراتژیهای شما را داشته باشند برای همین بررسی پیشنیه گزینه استخدامی امری ضروری برای شماست تا مجبور به اخراج کارکنان خود نشوید و برای این امر مهمترین کار رفرنس چک یا صحبت با کارفرمای قبلی فرد است برای اینکه یک بررسی مرجع شخصی سازی شده برای سازمان خود داشته باشید میتوانید با گروه مشاوران غزال در ارتباط باشید.
