اهداف، دستورالعمل و 7 راه برای بهینه‌سازی جلسات فصلی
با گذر زمان و انجام کارها توسط تیم ها و اشخاص نیازمند به مکانیسمی هستیم تا مطمئن شویم افراد و گروها متوجه استراتژی کسب و کار ما هستند و روشی که بتوانیم فرصت‌های جدید مجموعه را بیان کنیم. این مکانیسم و روشی که دنبال آن هستیم چیزی جز جلسه فصلی نیست. جلسات فصلی 4 مرتبه در سال و در اول و یا اخر هر فصل برگزار میشود و در این جلسات با توجه به استراتژی مجموعه برای دوره بعد برنامهریزی میشود و عملکرد دوره قبل هم بررسی میشود و نبود این جلسات باعث ایجاد خلائی در کار تیم‌ها و افراد میشود.
ما در این مقاله سعی داریم که در ابتدا به شما در رابطه با اینکه جلسات فصلی چی هستند و چه اهدافی را در پیش دارند صحبت کنیم، سپس یک دستورالعمل کلی از جلسات فصلی را به شما ارائه می‌دهیم و در اخر به مواردی اشاره می‌کنیم که رعایت کردن آن‌ها باعث افزایش بهره‌وری نه تنها در جلسات فصلی بلکه در تمام جلسات شما میشود. همچنین یک چک لیست هم برای شما مدیران عزیز تهیه کردیم تا بتوانید مواردی را که قرار است در جلسه انجام بشود در یک صفحه پیش رو خودتون داشته باشید. پس با ما همراه باشید.
جلسات فصلی چیست و چه اهدافی دارند؟
نشست‌های فصلی راهی برای پیگیری و ایجاد اهداف بلند مدت هستند که در آن ها به بررسی موارد مختلفی از قبیل شاخص کلیدی عملکرد ( یا همون KPI– متغیری قابل اندازه‌گیری است برای بررسی عملکرد مجموعه)، کارهای برنامهریزی شده برای انجام، اهداف و نتایج دست‌یافته شده و دیگر عوامل مهم در آن مجموعه می‌پردازد. این یک رویکرد استراتژیک برای تقسیم برنامهریزی سالانه شما به بخشهای کوچکتر است. بنابراین بررسی آنچه قبلاً به دست آورده‌اید و استفاده از آن برای تعیین اهداف جدید، یکی از ویژگی‌های مهم این جلسات میباشد. این نشست‌ها چهار بار در سال انجام میشود و معمولا در اول فصل و یا در اخر هر فصل برگزار میشود؛ البته که زمان برگزاری آن میتواند با توجه به شرایط مجموعه تغییر کند. زمان تقریبی برای جلسات فصلی 8 ساعت در نظر گرفته شده‌است که بعضا کل یک روز را نیز برای این جلسات درنظر میگیرند.
نشست‌های فصلی از این جهت قابل اهمیت هستند که روشی موثر برای ایجاد و پیگیری اهداف بلند مدت شرکت می‌باشند. این نشست‌ها به شما این امکان را می‌دهند که یک برنامهریزی مدون برای رسیدن سریعتر به اهداف را داشته باشید. همچنین می توان پیشرفت اهداف کوتاه مدت و اهداف فردی یا گروه های کوچک تر را بررسی کرد تا مطمئن شد همه در یک صفحه هستند. نشست‌های فصلی یک انگیزه و روح جدیدی به تیم را تزریق می‌کنند و گروه ها از عملکرد یکدیگر اگاه می‌شوند و همین موجب میشود که حس مسئولیت‌پذیری آن‌ها افزایش پیدا بکند.
نشست‌های فصلی هدف‌گذاری با چارچوب زمانی فوری‌تر برای دستیابی به نتایج را در مقایسه با نشست‌های سالانه در بر داردند. اهداف فصلی اغلب در زمان کمتری یعنی 90 روز قابل دستیابی هستند و تیم ها می توانند به مواردی که نیاز به توجه فوری دارند، رسیدگی کنند. ولی در نشست سالانه بر هدف گذاری با بازه زمانی طولانی تر برای دستیابی به اهداف متمرکز است. اهداف سالانه برای دستیابی به نتایج به زمان بیشتری نیاز دارند، یعنی یک سال یا بیشتر.
قبل از جلسات فصلی چه کارهایی انجام بدهیم؟
هماهنگ کردن مکان و مقرر کردن یک زمان مشخص (مطمئن شوید تمام افراد الزم در جلسه
میتوانند حاضر شوند.)
• هماهنگی با افراد برای جلسه و فرستادن پیام برای انها
• جمع اوری دیتاهای لازم از دپارتمان های مربوطه
• بررسی دیتاها جهت داشتن یک پیش زمینه برای بررسی هرچه راحت تر ان ها در جلسه
• تعیین دپارتمان های موفق و افراد موفق برای تشویق از انها در جلسه
• تعیین هدیه برای افراد و سازمانهای موفق با توجه به استراتژ ی مجموعه
• برنامه ریزی برای جلسه و نوشتن دستور جلسه
دستورالعملی پیشنهادی برای جلسات فصلی
در ادامه می‌خواهیم که به یک دستورالعمل کلی نشست های فصلی اشاره کنیم:
- در بخش اول برای اینکه یخ جمع بشکند و صحبت شروع شود میتوان در رابطه با خبرهای خوب 90 روز گذشته صحبت کرد. بعد از این باید دستورالعمل کلی جلسه را مطرح کرد و از اعضا خواهش کرد که خارج از این دستورالعمل صحبت نکنند.
- در بخش دوم باید به مرور سه ماه قبل بپردازید و اهداف و معیارهایی که رضایت بخش نیستند و به اون عملکردی که ما انتظار داشتیم نرسیده‌اند را بررسی کنیم و در رابطه با علل ان بحث کنیم و بررسی مجدد آن‌ها را در برنامه نشست بعدی قرار دهیم. همچنین مواردی که به اهداف برنامهریزی شده ما نزدیک هستند و رضایت بخش هستند را نیز ثبت می‌کنیم و ان ها را بایگانی می‌کنیم.
- در این بخش به بررسی چشم انداز مجموعه بپردازید تا مطمئن شوید که اعضای گروه متوجه برنامه‌ها و استراتژی مجموعه هستند. همچنین اطمینان این اطمینان را حاصل کنید که همه افراد با چشم انداز شما موافق هستند و برنامه خود را بروز کنید و هر گونه نگرانی وجود داشت ان را برطرف کنید.
- در بخش چهارم به سراغ کارهایی بروید که برای 3 ماه اینده باید انجام شوند و برای هر عضو و یا گروه مشخص کنید که برای سه ماه اینده چه وظیفه‌ای دارند سپس این موارد را لیست کنید و هر عضو نیز لیست مخصوص خود را داشته باشد و موارد مربوطه خود را در آن بنویسد.
- مسائل، فرصت‌هایی برای پیشرفت مجموعه و نگه داشتن همه در مسیر رسیدن به موفقیت شرکت هستند. در رابطه با هر مسئله‌ای که به برنامهریزی بلند مدت شما در مقایسه با دوره قبل اضافه شده بحث کنید و سعی کنید در همان جلسه برای آن‌ها راه حلی ارائه کنید. بررسی مسایل و فرصت‌های پیشروی مجموعه باید بخش عمده‌ای از جلسات فصلی را تشکیل دهند.
- کارهایی که برای ماه بعد باید انجام دهید را مرتب کنید و کار هر یک از اعضای گروه را نیز مرور کنید.
- در اخر هر شرکت کننده نظر خود را در رابطه با جلسه را بیان کند و توضیح بدهد که تا چه حد انتظارات ان فرد از جلسه برآورده شده و یک امتیازی به جلسه بدهد.
بعد از جلسات فصلی چه کارهایی انجام بدهیم؟
• نهایی سازی صورت جلسه
• بازبینی و چک کردن اهداف و وظایف توسط خود اشخاص و گروه ها و سپس ابلاغ رسمی ان ها
• هماهنگی برای پرداخت پاداشها و جوایز
• اعلام گزارش تصویری جلسه در شبکه های اجتماعی و کانالها بنا بر نظر تیم روابط عمومی
7 راه برای بهینه‌سازی جلسات فصلی و هر جلسه دیگری
بسیاری از ما زمان زیادی را در جلسات صرف می کنیم. دور زدن در جلسه، فکر کردن در مورد مسائل بسیار مهمتر از نظر خودمون، گوش دادن به صحبت های مردم در مورد همان چیزهای قدیمی، توافق نکردن بر سر هیچ چیز و ترتیب دادن کارهای گذشته برای اینکه در دوره بعد انجام شود . اکثر جلسات اتلاف وقت هستند و کمبودهای برنامه ریزی استراتژیک شرکت را برجسته می کنند و یا ارتباطات داخلی ناکارآمد را نشان می دهند پس اگر می‌خواهید از این موارد در جلسات فصلی خود و دیگر جلسات اجتناب کنید و مقداری از زمان گرانبهای خود را بازیابی کنید و آن را در چیزی با ارزش‌تر سرمایه‌گذاری کنید، انجام این کارها را درجلسات خود هرگز فراموش نکنید:
- علاوه بر این که هر مجموعه‌ای نیازمند داشتن نشست‌های فصلی هست علاوه بر این نشست ها منوط به نیاز شرکت میتوان که نشست های ماهانه،هفتگی یا روزانه را نیز در برنامه خود داشته باشد. البته باید به این مورد توجه داشت که نشست های ماهانه در حدود 45 دقیقه، هفتگی در حدود 20 دقیقه و نشست‌های روزانه در حدود 5 تا 15 دقیقه هستند و وقت‌گذاری بیش از حد مطلوب نیست. هر دقیقه‌ای که یک عضو در جلسه شرکت می‌کند یک هزینه فرصتی را دارد از دست می‌دهد و در همان زمان می‌توانسته ارزش افزوده‌ای را برای مجموعه داشته باشد. پیشنهاد من به شما مطالعه مقاله جلسات روزانه و جلسات هفتگی برای اشنایی بیشتر با این دو نوع جلسه هست.
- قبل از دو هفته به اعضای تیم در رابطه با داشتن جلسه خبر بدهید و دستورالعمل کلی را نیز برای انها بفرستید.
- جلسه را سر تایم شروع کنید و ان را سرتایم به پایان برسانید. این مورد را بدانید که بعد از پایان تایم جلسه افراد دیگر تمرکز لازم را نخواهند داشت و هر چه زودتر خواهان ترک جلسه هستند. پس حتما جلسه را سر تایمی که مقرر شده تمام کنید.
- یک یادداشت بردار داشته باشید تا تمام مواردی که در جلسه بیان میشود را بنویسد.
- جلسه را متمرکز روی موضوعات نگه دارید- اگر جزئیات بیش از حد در یک جلسه مدیریت وجود دارد، به این معنی است که جلسه از هدف اصلی خود دارد فاصله میگیرد. جلسات مدیریت باید با حضور افرادی برگزار شود که تمام اطلاعات پیش‌زمینه مربوط به موضوعات مورد بحث در جلسه را دریافت کرده‌اند، خوانده‌اند و هضم کرده‌اند، و بیشتر زمان برای دستیابی به درک مشترکی از موضوعات باید سپری شود.
- یادداشت‌های جلسه باید تایپ شود و ظرف یک هفته این یادداشت‌ها باید به اعضای مربوطه ارسال بشود.
- تصمیماتی که در جلسه قرار شده‌اند تا افراد انجام بدهند که در قالب یادداشت نیز وجود دارند را نیز در طی یک هفته بعد از جلسه با افراد و گروه ها چک کنید و تاییدی مجدد از انها در رابطه با انجام و پیگیری تصمیمات بگیرید.
و در آخر...
همان طور که در مقاله نیز بررسی کردیم جلسات فصلی با توجه به بررسی دوره سه ماهه قبل، مرور استراتژی و اهداف شرکت و برنامهریزی برای دوره بعد از اهمیت بالایی برخوردار هستند. البته در این جلسات توجه به نکاتی که در مقاله به انها اشاره کردیم باعث میشود که جلسات بهینهتر برگزار شوند و به نتیجه بهتری برسیم. پس اگر شما مدیر یک مجموعه هستید این جلسات را در دستور کار خود قرار دهید تا به هدفی که در نظر دارید هر چه زودتر برسید و این اهداف را در این جلسات بتوانید مرور کنید و حتی هدفی جدید را برای مجموعه خود تعریف کنید.
سوالات متداول درباره جلسات فصلی
جلسات فصلی چیست؟
رویکردی استراتژیک برای تقسیم برنامهریزی سالانه شما به بخشهای کوچکتر میباشد.
در چه زمانی برگزار میشود و چه مدت تقریبا طول میکشد؟
در اول و یا اخر هر فصل برگزار میشود و تقریبا 8 ساعت طول میکشد ولی بعضی از مجموعهها کل روز را برای این کار در نظر میگیرند.
دیدگاهتان را بنویسید