6 گام برای تفویض اختیار موثر

برای توضیح بیشتر اینکه تفویض اختیار در مدیریت چگونه است، اجازه دهید نگاهی به سه مطالعه موردی بیندازیم:

تفویض اختیار (مطالعه موردی 1):

ست کِهنه، مالک Lawn Butler در شرق تنسی، شرکت خود را در سال 1999 راه اندازی کرد. او شاهد رشد آهسته آن از یک کسب و کار جانبی کوچک بود، سپس ناگهان متوجه شد درآمد دو برابر شده است.

اما از آنجایی که رشد تدریجی بود، او هرگز قدمی برای ایجاد یک سیستم مدیریتی برای یک شرکت بزرگتر برنداشت. با گزارش همه به ، او ضعیف شده بود.

این رشد شرکت را محدود کرد زیرا مدیران احساس نمی‌کردند که آزادی انجام کارهای خود را بدون تأیید او ندارند.

بعلاوه، کِهنه به عنوان مدیر اجرایی، ساعات زیادی کار می کرد «به جای تفویض اختیار، مدیریت می کرد».

«با ناتوانی در تفویض اختیار، مدیرانم را عقب نگه داشتم. آنها اقتدار کامل لازم برای انجام کاری را که باید انجام می دادند را نداشتند.» کِهنه می گوید.

بخشی از راه حل، پیاده سازی نمودار سازمانی بود. این شامل وظایف جدید مدیران و مسئولیت های تفویض شده بود.

همچنین تعداد افرادی که مستقیماً به Kehne گزارش می‌دهند از بیش از 20 نفر به چهار نفر کاهش یافت.

صادقانه بگویم، فکر می‌کردم قبلاً بسیاری از مسئولیت‌هایم را محول کرده بودم. اما زمانی که این نمودار سازمانی را درست کردیم، متوجه شدم که واقعاً این کار را نکرده بودم.»

همانطور که مدیران و کارکنان نقش های جدید خود را به عهده گرفتند، عملیات به طور فزاینده ای روان تر شد. این باعث رشد بیشتر شد.

Kehne گفت: «همه چیز در حال حاضر بهتر عمل می کند.

سایر بهبودها عبارتند از:

• ساعات کاری بهتر به لطف عملیات کارآمدتر (حداقل پنج تا 10 ساعت کمتر در هفته)
• پاسخ مثبت مشتری
• رضایت شغلی بهتر کارمندان

تفویض اختیار (مطالعه موردی 2):

علی یک مدیر ارشد در یک شرکت فناوری اطلاعات است و یکی از اعضای تیم محمد را دارد که مستقیماً به او گزارش می دهد. در چند هفته گذشته اوضاع برای آنها آرام نبوده است. در آخرین پروژه ای که علی به محمد واگذار کرد، او احساس کرد که بهتر است خودش این کار را انجام دهد.

در حالی که محمد مایل به انجام تکالیف اضافی است، به نظر نمی رسد که او مایل به مسئولیت این وظیفه باشد. او بدون چک کردن اول با علی کاری انجام نمی دهد.

آخرین باری که محمد وارد دفتر شد، علی به او گفت که کاری را که انجام می دهد فراموش کند و او آن را به شخص دیگری که بتواند از عهده این کار بربیاید، می دهد. و محمد بابت این رفتار ناراحت شد.

علی بعداً با محمد نشست تا در مورد وضعیت بیشتر بحث کند و بفهمد که چگونه با همکاری بهترین کار را انجام دهد. او از محمد به خاطر نحوه برخوردش در آخرین دیدار عذرخواهی کرد و متوجه شد که باید وظایف را متفاوت به آماندا محول کند.

او از محمد خواست تا به او کمک کند تا بفهمد چرا احساس می کند نمی تواند برای تکمیل یک تکلیف قدم به سمت جلو بردارد.

علی از طریق گفتگوی صادقانه با محمد، بهترین روش را برای تفویض اختیار به محمد آموخت.

علی از طریق یک مکالمه بیشتر در مورد مهارت ها و تجربیات خود و اینکه سطح راحتی او در کجاست، یاد گرفت. این امر علی را قادر می سازد تا وظایف محول شده را به طور مؤثرتری مدیریت کند.