مدیریت دانش چیست؟ مزایا + اهمیت + ویژگی های مدیریت دانش
مدیریت دانش برای حفظ و گسترش دانش در سازمان‌ها و آموزش صحیح و کاربردی کارکنان است. زمانی که کارمندان در سازمان از آموزش‌های اصولی و دقیق بهره ببرند کارایی و بهبود عملکرد در همه جنبه‌ها افزایش خواهد یافت. مدیریت دانش در مرحله اول به‌د‌نبال روش‌های اضافه و در مرحله دوم، آموزش و بالابردن سطح کارآیی کارکنان است.
همچنین به مدیران سازمان اجازه می‌دهد تا استراتژی‌های سازمانی منعطف‌تر و دقیق‌تر را به کار بگیرند و براساس آن سازمان خود را به شکلی هدفمند رهبری کنند.
دو حالت زیر را در نظر بگیرید و بسنجید که کدام حالت برای شما بهتر است:
- شما مدیر مجموعه ای هستید که کارمندانتان اطلاعات و دانش بسیار زیادی دارند اما دانش آنها بروز نیست. برای مثال شرکت ۱۰ سال پیش تحقیقاتی بر روی موضوعی انجام داده و از آن، داده هایی به کارمندان ارائه شده است. حال سازمان نیاز به اطلاعات جدید دارد و از آنجا که تحقیقات مستمر انجام نشده پس باید تمامی مراحل پیدا کردن منبع اطلاعاتی و آموزش آن به کارمندان از ابتدا انجام شود که خود هم از لحاظ مالی و زمانی پر هزینه است و هم موجب افول شرکت میشود.
- حال مدیر مجموعه ای هستید که بطور مستمر برای ارتقا سطح دانش کارمندانتان، آموزش های اصولی برای آنها برگزار می کنید که به آن مدیریت دانش می گویند و در نتیجه موجب بهبود کارایی و عملکرد همه جانبه شرکت می شوید و این به شخص شما هم کمک می کند تا از استراتژی های دقیق تر و قوی تری استفاده کنید و سازمان خود را به نحو احسن رهبری کنید.
مدیریت دانش چیست؟
مدیریت دانش به معنای کنترل و مدیریت فعالیت های دانشی ست و متمرکز بر اهداف و راهبردهایی است که فعالیت های دانشی را بهتر کند. درواقع مدیریت دانش ، برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری های پویا به صورت کارا و موثر است.
همانطور که می دانیم مدیریت دانش در یک سازمان زیرمجموعه ای از مدیریت منابع انسانی ست.
چرا مدیریت دانش اهمیت دارد؟
سازمان های مختلفی برای اموری مانند آموزش، انتقال دانش و بهبود عملکردشان ازمدیریت دانش استفاده می‌کنند. هنگامی که رهبران سازمان‌ها به فکر ایجاد شبکه‌ای باشند که تمام مراحل تولید، حفظ، اشتراک‌گذاری و تکامل دانش در سازمان را عملی کند.
این موضوع باعث میشود تا دانش پراکنده امور مختلف در سازمان به‌صورت منظم در اختیار تمام اعضای آن قرار بگیرد و نتیجه آن در کنار آموزش موثر، بهبود عملکرد و تکامل دانش فرایندها در سازمان می باشد. وقتی که تمام اعضای سازمان به دانشی که در سازمان در جریان است دسترسی داشته باشند می‌توانند با نظرات به بهبود فرایندها و انجام امور کمک کنند.
اهمیت مدیریت دانش در این است که تکه‌های دانش موجود در واحدهای مختلف سازمان، آن بخشی که همگانی است، را در دسترس عموم اعضای سازمان قرار می‌دهد و نتیجه آن بهبود آموزش، بهبود روش‌های انجام کار و بالارفتن بهره‌وری است.
و اما باتوجه به مطالب گفته شده می توان متوجه شد داشتن تیم موفق امری مهم است. دراینجا شما را به مطالعه مقاله ای مربوط به تیم موفق دعوت می کنیم.
همچنین دراینجا ویدیویی راجع به مدیریت دانش برای شما آماده کرده ایم.
تعریف داده، اطلاعات، دانش و تفاوت آنها
داده: (داده ها) رشته واقیت های مجرد در مورد رویدادها هستند. داده ها از هرنوع قضاوت ، تفسیر و مبنای قابل اتکا برای اقدام مناسب تهی هستند.(داده ها) برای سازمان ها اهمیت زیادی دارند چراکه مواد اولیه ضروری برای خلق دانش به شمار می روند. انواع علائم ، آمارها و ارقام مثال هایی از داده ها هستند.
اطلاعات: اطلاعات برخلاف داده ها ، معنی دار هستند. اطلاعات باید متضمن آگاهی و حاوی داده هایی تغییر دهنده باشد. داشتن ارتباط و هدف ، ویژگی اطلاعات است. داده ها زمانی بع اطلاعات تبدیل می شوند که ارائه دهنده آنها، معنی و مفهوم خاصی به آنها ببخشد. با افزودن ارزش به داده ها در واقع آنها را به اطلاعات تبدیل می کنیم.
دانش: دانش از اطلاعات و اطلاعات از داده ها ریشه می گیرند. دانش ترکیب سازمان یافته ای است از داده ها که از طریق قوانین، فرایندها و عملکردها و تجربه حاصل آمده است. به عبارت دیگر دانش معنا و مفهومی هست که از فکر پدید آمده و بدون آن اطلاعات و داده تلقی می شود. تنها از طریق این مفهوم است که اطلاعات حیات یافته و به دانش تبدیل می شوند.
فایده های مدیریت دانش
سازمان ها بدون دانش نمی توانند از منابع خود به خوبی بهره ببرند. مدیریت دانش سبب میشود تا سازمان‌ها به نیاز مشتریان پاسخ مناسب، برای طراحی و معرفی محصولات و خدمات منابع بیشتری در دست داشته باشند. می توان فواید استفاده از این مدیریت در سازمان را به این صورت شرح داد:
- خلاقیت و نوآوری سازمان را افزایش می دهد.
- کمک زیادی به تصمیم گیری،برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل می کند.
- نیرویی پویا را در سازمان به جریان در می آورد.
- باعث افزایش بهره وری می شود.
حوزه های مهم مدیریت دانش
دانش ورودی به سازمان از منبع های مختلفی به‌دست می‌آید، این اطلاعات گاه از منابع خارجی مانند مشتریان یا منابع داخلی مثل کارکنان و مدیران به سازمان می رسد.
جمع‌آوری، تحلیل و ارزیابی دانش، مرحله مهمی می باشد و باید برای سازمانی که مدیریت دانش را به‌کار می‌برد درجه اهمیت بالایی داشته باشد. مهمترین حوزه‌های ورود اطلاعات به سازمان و چگونگی مدیریت آن را می‌توان به این صورت بیان کرد:
۱. اطلاعات به دست آمده از سوی مشتریان که ارزیابی و تحلیل دقیق آن سبب شناخت بهتر و دقیق‌تر نیازهای آنان میشود
۲. اطلاعات ورودی از سوی کارکنان سازمان که ثمره آن درک بهتر و دقیق‌تر نیازهای آنان و مدیریت کارآمد منابع انسانی میشود
۳. اطلاعات ورودی حاصل از بازخورد فروش محصولات و خدمات که نتیجه آن طراحی و ارائه محصولات و خدمات بهتر میشود.
۴.ورودی ها از سمت مدیران به منظور مدیریت و افزایش بهره وری زنجیره تامین
۵. استفاده از منابع دانش سازمانی به منظور اشتراک‌گذاری آسان‌تر آن در بخش‌های مختلف
۶. مدیریت منابع دانش‌محور( به سرمایه‌های فکری نیروی کار و استفاده از نظرات و ایده آنها برای بهبود فرایندها اشاره دارد)
انواع دانش
مدیریت دانش بر دو پایه استوار است، دانش صریح و دانش ضمنی. دانش صریح در متون و اسناد ب مکتوب و منتشر شده است. اما دانش ضمنی حاصل تجربه شخصی افراد است. مدیریت دانش حاصل تعامل و رابطه این دو دانش با یکدیگر بوده است. این مفهوم توسط نوناکا در دهه 90 میلادی معرفی شد که همچنان سنگ بنای نظریه های مختلف مدیریت دانش است.
دسته‌بندی کلی مدیریت دانش نیز در سه شاخه اصلی تعریف میشود:
1.مدیریت دانش کلان : ( Big KM)به برنامه‌های مدیریت دانش به عنوان یک بنگاه اقتصادی میپردازد و استراتژی بالا به پایین را برای دسترسی به همه نقاط سازمان به‌کار می‌برد.
2.مدیریت دانش خرد :(Little KM) درباره کاربرد سریع روش‌های مدیریت در حل مسائل جاری کسب‌وکارها است.
3.مدیریت دانش فردی : (Personal KM) توسعه آگاهانه رفتار‌ها و عادت‌ها برای شناسایی و پردازش اطلاعات است.
4 رکن مدیریت دانش از نظر هاینس
- محتوا: به نوع دانش ( آشکار یا نهفته بودن) مربوط می شود.
- مهارت: دستیابی به مهارت هایی جهت استخراج دانش ارتباط دارد.
- فرهنگ: فرهنگ سازمان ها باید مشوق توزیع دانش اطلاعات باشد.
- سازماندهی: سازماندهی دانش موجود و استفاده درست از آن.
ویژگی های دانش
. دانش مختص انسان است.
. حاصل تفکر است.
.خاستگاه و محل بکارگیری دانش در ذهن انسان است.
. دانش با همکاری و مشارکت انسان ها در یک گروهی می تواند گروه می تواند تولید شود.
ویژگی های یک نرم افزار خوب برای مدیریت دانش
1.یک نرم‌افزار مدیریت دانش قوی باید بتواند نتایج را بر حسب ماهیت شغلی و شرایط کاربر، اولویت‌بندی کند.به عنوان مثال اگر شما در واحد منابع انسانی هستید و به دنبال اطلاعات در زمینه قرارداد می‌گردید باید دانش مرتبط با قراردادهای منابع انسانی را با اولویت بیشتری نسبت به دانش قراردادهای تامین و تدارکات به شما نشان دهد.
نرم افزار مدیریت دانش شما باید به‌جای هدر دادن وقت روی بررسی داده‌های غیرضروری، کمک کند تا فقط روی اطلاعات مربوط به کار مورد نظرتان تمرکز کنید.
2.یکی دیگر از قابلیت های مهم یک نرم افزار استقلال کارکنان است. یک سیستمِ بی‌نقص باید این امکان را برای کارکنان فراهم کند تا آن را با ویرایش‌های متوالی به راحتی به‌روز کنند. علاوه بر این، سیستم باید به شما امکان دهد که محتوای جدید را به سرعت و با فرمت‌های از پیش تعریف شده ایجاد کنید و خطا در ثبت دانش را به حداقل برساند.
3.یک نرم‌افزار مدیریت دانش خوب، باید امکاناتی برای دریافت انتقاد سازنده در مورد کیفیت محتوا در اختیار کارکنان و استفاده کنندگان دانش قرار دهد. شما باید بتوانید بر اساس این بازخوردها، محتوای موجود را بهبود دهید یا محتوای جدیدی را ایجاد کنید.
4.سرعت هم یکی از مواردی است که باید به آن توجه کنید. با این شرایط برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت دانش، مطمئن شوید که نرم افزار منتخبتان به شکل بهینه ساخته شده و در شرایط و پلتفرم‌های مختلف انتظارات شما را از نظر سرعت برآورده می‌کند.
5.در بیشتر نرم‌افزارهای مدیریت دانش بخش‌هایی برای اعلام نظرات کاربران وجود دارد که استفاده کننده یک دانش می‌تواند درباره آن صحبت کند. اما بخش نظرات جای مناسبی برای سوال پرسیدن و پیدا کردن پاسخ به سوالات پرتکرار نیست؛ به همین دلیل هر نرم‌افزار قدرتمند باید دارای یک سامانه پرسش و پاسخ مجزا نیز باشد.
در آخر...
باید توجه داشت که اصولا مدیریت چیزی ناملموس و ذهنی نظیر دانش ، امکانپذیر نیست. آنچه مدیریت می شود ، منابع دانش مربوط به فرایند ها و تکنیک ها و از همه مهمتر، عنصر انسانی است که منبع تمامی دانش هاست.سازمان یا شرکتی که در کارکنان خود انگیزه لازم برای اشتراک دانش ایجاد نکرده باشد، حجم بسیار چشمگیری از دانش خود از دست خواهد داد.
سوالات متداول درباره مدیریت دانش
مدیریت دانش چیست؟
مدیریت دانش به معنای کنترل و مدیریت فعالیت های دانشی است و متمرکز یر اهداف و راهبردهایی ست که فعالیت های دانشی را بهتر کند. درواقع مدیریت دانش ، برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری های پویا به صورت کارا و موثر است.
چرا مدیریت دانش اهمیت دارد؟
سازمان های مختلفی برای اموری مانند آموزش برای انتقال دانش و بهبود عملکردشان ازمدیریت دانش استفاده می‌کنند. هنگامی که رهبران سازمان‌ها به فکر ایجاد شبکه‌ای باشند که تمام مراحل تولید، حفظ، اشتراک‌گذاری و تکامل دانش در سازمان را عملی کند، این موضوع باعث میشود تا دانش پراکنده امور مختلف در سازمان به‌صورت منظم در اختیار تمام اعضای آن قرار بگیرد و نتیجه آن در کنار آموزش موثر، بهبود عملکرد و تکامل دانش فرایندها در سازمان می باشد. وقتی که تمام اعضای سازمان به دانشی که در سازمان در جریان است دسترسی داشته باشند می‌توانند با نظرات به بهبود فرایندها و انجام امور کمک کنند.اهمیت مدیریت دانش در این است که تکه‌های دانش موجود در واحدهای مختلف سازمان، آن بخشی که همگانی است، را در دسترس عموم اعضای سازمان قرار می‌دهد و نتیجه آن بهبود آموزش، بهبود روش‌های انجام کار و بالارفتن بهره‌وری است.
حوزه های مدیریت دانش
1. اطلاعات به دست آمده از سوی مشتریان که ارزیابی و تحلیل دقیق آن سبب شناخت بهتر و دقیق‌تر نیازهای آنان میشود
۲. اطلاعات ورودی از سوی کارکنان سازمان که ثمره آن درک بهتر و دقیق‌تر نیازهای آنان و مدیریت کارآمد منابع انسانی میشود
۳. اطلاعات ورودی حاصل از بازخورد فروش محصولات و خدمات که نتیجه آن طراحی و ارائه محصولات و خدمات بهتر میشود.
۴.ورودی ها از سمت مدیران به منظور مدیریت و افزایش بهره وری زنجیره تامین
۵. استفاده از منابع دانش سازمانی به منظور اشتراک‌گذاری آسان‌تر آن در بخش‌های مختلف
۶. مدیریت منابع دانش‌محور( به سرمایه‌های فکری نیروی کار و استفاده از نظرات و ایده آنها برای بهبود فرایندها اشاره
دیدگاهتان را بنویسید