متدولوژی چابک یا مدل اجایل چیست؟
متدولوژی چابک یا مدل اجایل چیست؟
تغییر در تجارت و زندگی هم امری ثابت است. چابکی یا اجایل (Agile) در کسب و کار، روشی از کار است که به دنبال حرکت با جریان تغییرات اجتناب ناپذیر است تا کار بر خلاف آن. متدولوژی چابک که در سال 2001 به عنوان راهی برای بهینه‌سازی توسعه نرم‌افزار ایجاد شد، افراد را بر فرآیندها اولویت می‌دهد. در سال‌های پس از آغاز به کار، چابکی مزیت رقابتی را به سازمان‌هایی که آن را در داخل و خارج از بخش فناوری اطلاعات اعمال کرده‌اند، اعطا کرده است.
از آنجایی که محیط های تجاری، اجتماعی، اقتصادی و سیاسی ما به طور فزاینده ای رو به بی ثبات شدن پیش میروند، تنها راه برای مقابله با چالش های که به سرعت در حال تغییر هستند، تغییر همراه با آنهاست.
سازمان چابک چیست؟
بیایید یک دقیقه به مثال ورزش برگردیم. شاید شما یک پرتاب کننده عالی در بسکتبال باشید. از هر ده تلاش، نه بار موفق میشوید که توپ را در داخل حلقه بیندازید وقتی تنها برای خود بازی میکنید و برای سرگرمی پرتاب انجام میدهید میکنید. همه چیز عالی پیش میرود اما وقتی با دوستان خود برای بازی جدی در زمینی نزدیک ملاقات می کنید، پرتابهای شما ناگهان به خطا میرود.. شاید در کل بازی چند شات موفق داشته باشید. هفته بعد که از عملکرد خود در زمین ناامید شده اید، تصمیم می گیرید تغییری ایجاد کنید. به جای اینکه زمان تمرین خود را برای پرتاب در حالت عادی اختصاص دهید، روال خود را با هم مخلوط می کنید و در چند زمین مختلف در ساعات مختلف روز تمرین می کنید. احتمالا از یکی از دوستانتان هم بخواهید تمرینات دفاعی را با شما اجرا کند تا بتوانید به پرتاب تحت فشار عادت کنید. این نوع تغییر یک رویکرد چابک است و این احتمال را افزایش می دهد که دفعه بعد که یک بازی جدی را شروع میکنید بهتر عمل کنید.
سازمان‌های سنتی و افراطی، بسیار شبیه به حالت پرتاب توپ در شرایط سرگرمی و بدون استرس عمل میکنند و برای عملکرد در موقعیت‌های ایستا، سلسله مراتب ساختاری خود را طرح ریزی کرده اند. برنامه ریزی خطی است و اجرا کنترل می شود. ساختار اسکلتی سازمان قوی است اما اغلب سفت و سخت و به کندی حرکت می کند. سازمان های چابک متفاوت هستند. آنها برای تغییر سریع طراحی شده اند. سازمان چابک شبکه‌ای متشکل از تیم‌های مبتنی بر فناوری با فرهنگ انسان‌محور است که در چرخه‌های یادگیری سریع و تصمیم‌گیری سریع عمل میکنند. چابکی سرعت و سازگاری را به ثبات می‌افزاید و در شرایط نامشخص مزیت رقابتی ایجاد میکند.
کانبان(kanban) و اسکرام(scrum) چیست؟
کانبان و اسکرام دو چارچوب سازمانی هستند که زیر مجموعه متدولوژی چابک قرار می گیرند.
کانبان از کارخانه های تولیدی ژاپن پس از جنگ سرچشمه گرفت. کانبان، که به زبان ژاپنی به معنای «تابلو» است، برای اولین بار برای اولویت دادن به تحویل «در زمان» ایجاد شد یعنی پاسخگویی به تقاضا به جای ایجاد مازاد محصولات قبل از نیاز. با kanban، مدیران پروژه خطوط کاری را ایجاد می کنند که برای ارائه یک محصول مورد نیاز است. یک سیستم کانبان دارای خطوط عمودی برای فرآیندها خواهد بود این فرآیندها به می‌توانند به صورت «کارهای در دست اقدام»، «کارهای در حال انجام»، «کارهای انجام شده» و «کارهای مستفر شده در محل» باشند. یک محصول یا خدمت به به این صورت مراحل را طی میکند تا به دست مشتری برسد.
ایده اسکرام توسط دو نفر از توسعه دهندگان اصلی متدولوژی ابداع شد. یک تیم پنج تا نه نفره توسط یک رهبر اسکرام و صاحب محصول رهبری می شود. این تیم تعهدات خود را تعیین می کند و در مراسمی مانند جلسات روزانه برنامه ریزی میکنند و در یک هدف مشترک متحد می شود.
اسکرام‌ها، کانبان و سایر چارچوب‌های مدیریت محصول چابک کاملاً مشخص نیستند. آنها به گونه ای طراحی شده اند که با نیازهای پروژه سازگار و تنظیم شوند. یکی از مؤلفه‌های مهم چابک، فلسفه کایزن است ستونی از مدل تولید تویوتا که مهمترین اصلش پیشرفت‌های مداوم است. با روش‌شناسی چابک، نکته این است که از هر تکرار یاد بگیرید و فرآیند را بر اساس آموخته‌ها تنظیم کنید
فواید متدولوژی چابک
مزایای که یک سیستم چابک یا اجایل با خود به همراه می‌آورد، بسته به ماهیت سازمان، متغیر خواهد بود. اما به صورت کلی مزیتهای اجایل در کسب وکار، عبارتند از:
1- رضایت مشتریان
با دخیل کردن مشتریان در فرایند توسعه، تیم‌های اجایل نشان می‌دهند که برای نظرات آنها ارزش قائل می‌شوند. ذینفعان پروژه دوست دارند که در سراسر چرخه عمر پروژه دخیل باشند تا به ارائه بازخورد مشغول شوند و اطمینان حاصل کنند که محصول نهایی با نیازها و خواسته‌های آنها سازگار است. ویژگی‌هایی که به صورت سفارشی برای مشتریان تدارک دیده می‌شوند، نرخ رضایت و همینطور وفاداری آنها را افزایش می‌دهند.
2- کیفیت بهتر محصول
روش‌شناسی‌های چابک از رویکردی تکرار شونده و برهه‌ای در مدیریت پروژه برخوردار هستند و این یعنی، هر بار که چالش توسعه از سر گرفته میشود، فرصتی برای بهبود فرایندها و محصول خواهید داشت. این تمرکز دائمی بر بهبود و کنترل کیفیت یکی از بنیادین‌ترین اصول مدل اجایل است و به شما در ساخت محصولاتی برتر یاری می‌رساند.
3- تطبیق‌پذیری
اصلی‌ترین مساله در مدل اجایل، انعطاف پذیری است. تیم‌های اجایل باید قادر به واکنش نشان دادن به تغییرات باشند و بدون هیچ اختلالی در عملکرد، خودشان را با شرایط جدید تطبیق دهند. حتی اگر تغییرات در لحضه از راه رسیده باشند. وظایف تعیین شده برای پروژه حکم قطعی را ندارد. بنابراین تیم‌ها قادر به بازنگری در برنامه‌های خود و اولویت بندی توسعه محصول براساس اهداف به‌روزرسانی شده هستند. تطبیق‌پذیری بدین معناست که تیم‌ها می‌توانند پیش‌نیازهای متغیر مشتریان را مدیریت کرده و آنها را به شکلی موثر، پیاده‌سازی کنند.
ویژگی های یک سازمان چابک چیست؟
یک تیم یا سازمان با هر اندازه یا صنعتی می تواند چابک باشد. اما صرف نظر از جزئیات، همه گروه های چابک پنج چیز مشترک دارند.
ستاره شمالی در سراسر سازمان تجسم یافته است!
سازمان‌های چابک هدف و چشم‌انداز مشترکی را برای سازمان تعیین میکنند که به افراد کمک میکند احساس کنند شخصاً در سازمان سرمایه‌گذاری کرده اند. این یک هدف والا اصطلاحا ستاره شمالی نامیده میشود، . این امر به تیم‌ها کمک میکند تا با وظایف و فرآیندهایی که گاهی اوقات بسیار متنوع هستند، هماهنگ شوند.
شبکه تیم های توانمند
سازمان های چابک معمولاً ساختارهای بالا به پایین را با شبکه های انعطاف پذیر و مقیاس پذیر از تیم ها جایگزین می کنند. شبکه های چابک باید با استانداردهای بالایی مانند همسویی، مسئولیت پذیری، تخصص، شفافیت و همکاری عمل کنند. صرف نظر از پیکربندی شبکه، اعضای تیم باید نسبت به کار خود احساس مالکیت داشته باشند و ارتباط واضحی بین کار خود و ستاره شمالی کسب و کار ببینند.
تصمیم گیری سریع و چرخه های یادگیری
تیم‌های چابک در چرخه‌های کوتاه یا با سرعت کار میکنند، سپس با جمع‌آوری بازخورد از کاربران برای اعمال در یک چرخه کاری در آینده، از گذشته یاد می‌گیرند. این مدل چرخه سریع، سرعت را در سرتاسر سازمان افزایش میکند و چرخه‌های فصلی و سیستم‌های مدیریت پویا مانند اهداف و نتایج کلیدی (OKRs) را در اولویت برنامه‌ریزی سالانه قرار می‌دهد.
مدل افراد پویا که شور و اشتیاق را شعله ور می کند
فرهنگ چابک مردم را در مرکز قرار می دهد و به دنبال ایجاد ارزش برای طیف وسیع تری از سهامداران، از جمله کارمندان، سرمایه گذاران، شرکا و جوامع است. معنی دار کردن تغییر برای کارکنان می تواند شتاب تحولی ایجاد کند.
چگونه یک سازمان باید تحول چابک را اجرا کند؟
طبق یک نظرسنجی مک کینزی در مورد تحولات چابک، بهترین راه برای دستیابی به یک تحول چابک این است که کل سازمان به سمت چابکی درآید به جای اینکه صرفاً بخش ها یا تیم های فردی به سمت چابکی روند. این امر بلندپروازانه اما ممکن است. شرکت خدمات دیجیتال و مخابراتی مستقر در نیوزلند Spark NZ موفق شد کل سازمان را در کمتر از یک سال به یک مدل عملیاتی چابک تبدیل کند.
هر تحول چابک در سطح سازمانی باید هم جامع و هم تکرار شونده باشد: جامع به این معنا که به استراتژی، ساختار، افراد، فرآیند و فناوری می‌پردازد و در پذیرش اینکه همه چیز در طول مسیر تغییر خواهد کرد، تکرار شونده است.
دگرگونی ها بر اساس اندازه، صنعت و دامنه کسب و کار متفاوت است، اما مجموعه ای مشترک از عناصر وجود دارد که می توان آنها را به دو جزء تقسیم کرد.
1- فاز اول یک تبدیل چابک شامل طراحی و آزمایش مدل عملیاتی جدید چابک است. این امر معمولاً با ایجاد درک چشم انداز تیم برتر، ایجاد طرحی برای اینکه چگونه چابکی ارزش افزوده خواهد داشت و اجرای پایلوت ها شروع می شود.
2- مرحله دوم در مورد بهبود فرآیند و ایجاد سلول های چابک تر در سراسر سازمان است. در اینجا، زمان قابل توجهی از رهبران کلیدی و همچنین تمایل به الگوبرداری از طرز فکرهای جدید مورد نیاز است. بهترین راه برای انجام این مرحله این است که بدانیم همه چیز را نمی توان برای چابکی برنامه ریزی کرد و پیاده سازی مستلزم اندازه گیری،کنترل و تنظیم مداوم است.
فرهنگ بخش مهمی از هر تحول چابک است. چابک یک طرز فکر است. این کاری نیست که یک سازمان انجام می دهد این چیزی است که یک سازمان انجام می دهد. انجام صحیح این انتقال کلید موفقیت کلی است.
چه کسی باید یک تحول چابک را رهبری کند؟
تنها ویژگی مهم رهبری یک سازمان چابک، طرز فکر چابک یا چابکی درونی است. به عبارت ساده، چابکی درونی یک رابطه راحت همراه با تغییر و عدم اطمینان است. و تحقیقات نشان داده است که طرز فکر یک رهبر، و اینکه چگونه آن طرز فکر، فرهنگ سازمانی را شکل می دهد، می تواند یک تحول چابک موفق را ایجاد کند یا با شکست مواجه شود.
رهبران برای تحولات چابک به سه مجموعه از قابلیت ها نیاز دارند:
1-رهبران باید ذهنیت ها و رفتارهای جدیدی را ایجاد کنند.
برای بسیاری از ما، انگیزه طبیعی در کار، واکنش است. تحقیقات نشان می‌دهد که مردم بیشتر وقت خود را در یک طرز فکر واکنشی سپری میکنند واکنش به چالش‌ها، شرایط یا افراد دیگر. به دلیل این گرایش طبیعی، سازمان‌های سنتی به گونه‌ای طراحی شدند که بر روی واکنش‌ها کار کنند.
در مقابل، سازمان‌های چابک بر اساس ذهنیت‌های خلاقانه مبتنی بر کنجکاوی کار میکنند. فرهنگ نوآوری، همکاری و خلق ارزش به پرورش توانایی پاسخگویی انعطاف پذیر به تغییرات غیرمنتظره کمک می کند. ذهنیت های خلاق همچنین به اعضای یک سازمان در تمام سطوح کمک می کند تا از علایق و اهداف اصلی خود استفاده کنند.
Roche، یک شرکت بیوتکنولوژی قدیمی، اهمیت تغییر طرز فکر در سطح رهبری را تشخیص داد. هنگامی که سازمان تصمیم به ایجاد یک فرهنگ چابک گرفت، بیش از 1000 رهبر را به یک برنامه غوطه وری چهار روزه دعوت کرد که به رهبران امکان می دهد از یک ذهنیت واکنشی به یک ذهنیت خلاق تغییر کنند. امروزه چابکی به طور گسترده در Roche به کار گرفته شده است و ده ها هزار نفر را در به کارگیری ذهنیت های چابک درگیر می کند.
2-رهبران باید به تیم ها کمک کنند تا به روش های جدید و مؤثرتر کار کنند.
روشهای چابک هم برای رهبران و هم برای تیم هایشان تغییر می کند. رهبران باید استقلال و انعطاف بیشتری را به تیم خود بدهند و به آنها اعتماد کنند تا کار درست را انجام دهند. به نوبه خود، تیم ها باید ذهنیت طراحی -تفکری را بپذیرند و برای کار موثرتر، مسئولیت بیشتری در قبال نتایج پروژه های خود و پاسخگویی بیشتر به مشتریان ایجاد کنند.
3-رهبران باید یک هدف، طراحی و فرهنگ سازمانی چابک ایجاد کنند.
یک مهارت حیاتی در سطح سازمان برای رهبران، توانایی برقراری ارتباط با یک هدف روشن، مشترک و قانع کننده است. در مرحله بعد، رهبران باید استراتژی و مدل عملیاتی سازمان را بر اساس اصول و شیوه های چابک طراحی کنند. در نهایت، رهبران باید فرهنگ جدیدی را در سراسر سازمان شکل دهند که بر اساس ذهنیت‌های خلاقانه کشف و مشارکت است.
چگونه می توانیم چابکی درونی ایجاد کنیم؟
چابکی درونی رهبران می تواند کمی غیرقابل تصور باشد. انگیزه ما به عنوان شخص خود انسان ساده سازی شده و حل مشکلات با به کارگیری تخصص خود است. اما مشکلات پیچیده نیاز به راه حل های پیچیده دارند و گاهی اوقات این راه حل ها خارج از تخصص ما هستند. تشخیص اینکه راه‌حل‌های ما کارساز نیستند، ممکن است مانند شکست به نظر برسد. رهبران برای آموزش خود برای رسیدگی به مشکلات به شیوه ای چابک تر، باید یاد بگیرند که فراتر از روش های عادی خود برای حل مشکلات فکر کنند.
در اینجا پنج راه برای ایجاد چابکی درونی وجود دارد:
1-مکث کنید تا سریعتر حرکت کنید
این امر می تواند برای رهبرانی که به سرعت حرکت می کنند سخت باشد. اما مکث در وسط چالش می تواند فضایی برای قضاوت واضح تر، تفکر دقیق و اقدام هدفمند ایجاد کند. این می تواند اشکال مختلفی داشته باشد: یکی از مدیران اجرایی که مک کینزی با او کار کرده است، بدون تلفن همراه خود، ده دقیقه در خارج از دفتر پیاده روی می کند. برخی دیگر بین جلسات تمرینات تنفسی انجام می دهند. این شیوه‌ها می‌تواند به رهبران کمک کند عادت‌ها را قطع کنند تا فضایی برای کارهای متفاوت ایجاد کنند.
2-جهل خود را در آغوش بگیر
دانستن همه چیز دیگر کارساز نیست. جهان به قدری سریع در حال تغییر است که ایده های جدید می توانند از هر کجا بیایند. رقبایی که هرگز نامشان را نشنیده اید می توانند ناگهان صنعت شما را تغییر دهند. همانطور که تغییر سرعت می‌گیرد، گوش دادن و فکر کردن از جایی که نمی‌دانیم برای تشویق به کشف ایده‌های اصیل، شگفت‌انگیز و پیشرفت بسیار مهم است.
3-به طور اساسی سوالات را مجدداً تنظیم کنید
ما اغلب ایده‌های خود را مورد بازبینی قرار می‌دهیم، از خود سؤالاتی می‌پرسیم که پاسخ آنها را قبلاً می‌دانیم – و بدتر از آن، سؤالاتی که پاسخ‌های ما را که از قبل باور داشتیم تأیید میکند. در عوض، به دنبال پرسیدن سؤالات واقعاً چالش برانگیز و باز باشید. این نوع سؤالات به کارمندان و ذینفعان شما اجازه می دهد تا به طور خلاقانه در مورد آنچه می بینند بحث کنند و به طور بالقوه چارچوب های ذهنی موجود را رفع کنند.
4-جهت را تنظیم کنید نه مقصد را
در پیچیدگی روزافزون عصر ما، راه حل ها به ندرت ساده هستند. به جای تعیین مسیر از یک نقطه به نقطه دیگر، یک چشم انداز هدفمند با تیم خود به اشتراک بگذارید. سپس به تیم خود بپیوندید تا به سمت یک هدف کلی حرکت کنید، و با هم برای رسیدن به اهداف مشترک کاوش و آزمایش کنید.
5-راه حل های خود را آزمایش کنید
ایده ها ممکن است آنطور که برنامه ریزی شده عمل نکنند. اما شکست‌های سریع و ارزان به شما این امکان را می‌دهند که ببینید چه چیزی کار میکند و چه چیزی نه و از بلایای بزرگ و پرهزینه جلوگیری کنید.
در مواقع استرس، اغلب احساس می کنیم که خودمان به چالش کشیده شده ایم. چابکی درونی به جای عقب نشینی از عادات قدیمی، ما را قادر می سازد تا پیچیدگی را بپذیریم و از آن برای قوی تر شدن استفاده کنیم.
سخن پایانی
در مجموع، متدولوژی چابک یک رویکرد مدرن برای مدیریت پروژه است که بر همکاری، انعطاف پذیری و واکنش سریع به تغییرات تاکید دارد. رویکرد توسعه تکراری و افزایشی آن، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا با تغییرات نیازمندی‌ها و اولویت‌ها، که در محیط تجاری پرشتاب امروزی ضروری است، سازگار شوند. در صورت نیاز به طرح ریزی یک سیستم چابک برای سازمان خود نیاز به راهنمایی بیشتر دارید می توانید با گروه مشاوران غزال در تماس باشید.
دیدگاهتان را بنویسید