مدیریت فرآیند چیست؟ مدیریت فرایند کسب و کار چه کمکی میکنه؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) که مخفف business process management است یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهاییه که سازمان ها برای انجام کار، خدمت به مشتریان خود و ایجاد ارزش تجاری از آنها استفاده می کنن. فرآیند کسب و کار یک فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت هاست که به تحقق اهداف سازمان مانند افزایش سود یا ارتقای تنوع نیروی کار کمک می کنه. BPM از روش‌های مختلفی برای بهبود فرآیند کسب‌وکار با تجزیه و تحلیل آن، مدل‌سازی نحوه عملکرد آن در سناریوهای مختلف، اجرای تغییرات، نظارت بر فرآیند جدید و بهبود مستمر توانایی خود برای هدایت نتایج و نتایج کسب‌ وکار مورد نظر استفاده می‌کنه. تو این مقاله به صورت گسترده تری درباره مدیریت فرایند با شما صحبت می کنیم.

قبل از این مقاله حتمای مقاله موضوع فرآیند چیست را هم مطالعه کنید.

آنچه در این مقاله می‌خوانید ...

تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد سیستماتیک است که شرکت ها برای طراحی، مدل سازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار استاندارد استفاده می کنند. BPM با مدیریت پروژه که بر فرآیندهای یکباره و منحصر به فرد تمرکز می کند و همچنین مدیریت وظیفه که بر وظایف فردی در هر فرآیند تمرکز می کند متفاوت است.

BPM یک رشته گسترده و طبق تعریف، یک رشته پویا با توجه به اینکه چگونه نقش های سازمانی، قوانین، تاکتیک ها، اهداف تجاری و سایر عناصری که شامل می شود دائما در حال تغییر است. در طول سال‌ها، BPM انواع روش‌های بهینه‌سازی، از شش سیگما و مدیریت چابک را در خود جای داده است.

از آنجایی که فرآیندهای تجاری در برخی از شرکت ها بیش از حد بزرگ و پیچیده شد که بدون کمک ابزارهای خودکار قابل مدیریت نبود، محصولات نرم افزاری BPM برای پشتیبانی از تغییرات تجاری در مقیاس بزرگ توسعه یافتند. این فناوری‌های توانمند BPM به نوبه خود با پیشرفت در هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و سایر فناوری‌های به اصطلاح هوشمند که راه‌های جدیدی برای کشف، طراحی، اندازه‌گیری، بهبود و خودکارسازی گردش‌های کاری ارائه می‌دهند، تکامل یافته‌اند. با ظهور کسب و کار دیجیتال، تمرکز سنتی BPM بر روی فرآیندهای جدید تغییر یافته و اکنون شامل بهینه‌سازی سیستم‌های تعامل مشتریان و کارکنان می‌شود.

به یاد داشته باشید به منظور رصد مناسب عملکرد کسب و کار بر اساس فرآیندهای طراحی شده، داشتن یک داشبود مدیریتی به منظور نظم دهی شاخص های عملکرد به صورت جامع یکی از ضروریات است.

راهنمای BPM

به عنوان یک رشته، مدیریت فرآیند کسب و کار نیز می تواند پیچیده باشد. عملکرد آن بسته به اندازه، بلوغ فرآیند، پیچیدگی فنی، فرهنگ سازمانی و منابع آنها به طور گسترده ای در بین سازمان ها متفاوت است. می‌تواند از نظر دامنه محدود یا بزرگ باشد اصول و تکنیک‌های BPM را می‌توان برای مدیریت یک فرآیند واحد، مانند جذب مشتری جدید، یا برای یک تحول تجاری بزرگ که نیازمند اجرای فرآیندهای کاملاً جدید است، به کار برد. موفقیت یک ابتکار BPM تا حد زیادی به ظرفیت سازمان برای دیدن ارزش در بهبود فرآیند بستگی دارد.

برای موضوع سیستم سازی، راهنمایی می‌خواهم.

* جلسه اولیه رایگان است *

چرا مدیریت فرآیند کسب و کار مهم است؟

مدیریت فرآیند کسب و کار مهم است زیرا فرآیندهای تجاری موثر برای موفقیت شرکت بسیار مهم هستند. نمونه‌های متداول فرآیندهایی که به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا اهداف تجاری را پیش ببرند، شامل موارد زیر است:
- توسعه و ساخت محصول جدید
- انجام سفارش محصول
- مدیریت خدمات مشتری
- جذب یک کارمند جدید
این عملیات تجاری می تواند صدها یا حتی هزاران کار و تأییدیه های مورد نیاز برای تکمیل آنها را شامل شود. آنها معمولاً افراد، سیستم های فناوری اطلاعات و سایر ماشین آلات را در کسب و کار درگیر می کنند و همچنین می توانند ارائه دهندگان برون سپاری فرآیندهای کسب و کار را نیز در بر گیرند. یک فرآیند تجاری که به خوبی طراحی شده است، این وظایف را به مراحل ساختاریافته و قابل تکرار تقسیم می کند که کارگران می توانند برای ایجاد نتایج ثابت دنبال کنند. مراحل تکرارپذیر به سازمان ها کمک می کند تا منابع مورد نیاز خود را پیش بینی کنند و خطر تخصیص کم یا بیش از حد منابع را کاهش دهند. اندازه‌گیری مراحل، پیوندها و تنگناهای ضعیف را آشکار می‌کند و راه را برای بهبود فرآیندهای تجاری بالقوه نشان می‌دهد.

مایکل روزمان، کارشناس BPM، استاد سیستم‌های نوآوری در دانشگاه فناوری کوئینزلند و مدیر مرکز این دانشگاه برای شرکت‌های آینده، فرآیندهای کسب‌وکار را به رگ حیات یک سازمان تشبیه کرد.

"مدیریت فرآیند کسب و کار این به شما امکان می دهد تا به طور مداوم عملیات تجاری خود را دوباره اختراع کنید، در حین حرکت نوآوری را تزریق کنید و این کار را در مدت طولانی انجام دهید."

بنابراین، یک فرآیند کسب ‌وکار نا مناسب یا مدیریت نشده می‌تواند به یک شرکت آسیب برساند و مانع بهره‌وری و کارایی شود. و اگر یک فرآیند بی‌اثر همانطور که هست خودکار شود، در واقع می‌تواند عملکرد ضعیف را تقویت کند و اهداف تجاری را تضعیف کند.

روش‌های سیستماتیک BPM برای کشف، مدل‌سازی، بهبود، خودکارسازی و نظارت مستمر فرآیندهای تجاری به گونه‌ای طراحی شده‌اند که اطمینان حاصل شود که چنین اتفاقی نمی‌افتد. اگر BPM به خوبی انجام شود، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا محصولات و خدمات را با هزینه کمتر ارائه دهند و فرآیندها را با اهداف تجاری هماهنگ کند. به گفته کارشناسان فرآیند، رویکرد BPM برای بهبود فرآیند و اتوماسیون نیز به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با نیازهای در حال تغییر سازگار شوند.

سرعت شدید تغییرات کسب و کار در قرن بیست و یکم هیچ نشانه ای از کند شدن را نشان نمی دهد. سازمان ها برای موفقیت باید بتوانند به سرعت و به طور موثر پاسخ دهند. دانیل موریس، مدیر مدیر شرکت مشاوره تبدیل وندان، که متخصص در تحول کسب و کار است، توضیح داد: «بازی کردن دیگر یک استراتژی قابل دوام نیست همه چیز خیلی سریع در حال تغییر است. علاوه بر این، شرکت های موفق با روش ها، ایده ها و محصولات جدید در حال جهش در رقابت هستند.

طرفداران BPM مانند موریس این موضوع را مطرح می‌کنند که توانایی تسهیل تغییرات اقتصادی مقرون‌به‌صرفه، کم خطر و سریع فرآیند کسب‌وکار، ارزش پیشنهادی اساسی BPM است. او گفت:

فرآیندها نه تنها بهره‌وری، اثربخشی و کارایی سازمانی، بلکه قابلیت اطمینان، پیچیدگی و در نهایت فرهنگ آن را منعکس می‌کنند.

مراحل چرخه حیات BPM چیست؟

همانطور که اشاره شد BPM زمینه های زیادی را پوشش می دهد. بسیاری از کارشناسان BPM هنگام توصیف یک پروژه BPM به پنج مرحله زیر اشاره می کنند:

طراحی: فرآیند موجود را تجزیه و تحلیل کنید تا ببینید چه چیزی می تواند بهبود یابد. سپس، با استفاده از استانداردسازی و اتوماسیون، فرآیند کسب و کار را همانطور که در حالت ایده آل باید وجود داشته باشد، توسعه دهید.

مدلسازی: به نحوه عملکرد فرآیند کسب و کار بازطراحی شده در سناریوهای مختلف نگاه کنید.

در خصوص مدلسازی فرآیند درس جداگانه ای داریم که میتوانید مطالعه کنید.

پیاده سازی: بهبودهایی از جمله استانداردسازی و اتوماسیون فرآیند را انجام دهید.

نظارت: پیشرفت‌ها را دنبال کنید تا ببینید چگونه عملکرد می‌کنند.

بهینه سازی: به بهبود فرآیند کسب و کار به طور مداوم ادامه دهید.

در حالی که چرخه عمر BPM ساده به نظر می رسد، هر مرحله می تواند ماه ها یا بیشتر طول بکشد و نیاز به برنامه ریزی دقیق دارد. فرآیندهای کسب و کار معمولاً چندین سیستم و بخش را در بر می گیرند. برای مثال، استخدام یک کارمند می‌تواند نه تنها منابع انسانی، بلکه بخش فناوری اطلاعات را برای صدور اعتبارنامه‌های امنیتی و تجهیزات رایانه‌ای، امور مالی برای تنظیم اسناد مالیاتی، برنامه‌های آموزشی برای آموزش در حین کار و غیره درگیر کند.

بهبود فرآیند کسب‌وکار معمولاً گروه‌های زیادی از افراد را شامل می‌شود، از جمله موارد زیر:
- مدیران مسئول همسویی فرآیندهای کسب و کار با اهداف تجاری؛
- متخصصان BPM برای کمک به توسعه فرآیندها؛
- صاحبان فرآیند کسب و کار؛
- کارکنانی که کار را انجام می دهند؛
- متخصصان فناوری اطلاعات مسئول پیاده سازی ابزارهای فعال کننده BPM هستند.
علاوه بر این، کار کشف و تجزیه و تحلیل گردش‌های کاری موجود، تولید و آزمایش مدل‌های جدید و بهینه‌سازی یک فرآیند تجاری می‌تواند هزاران سند ایجاد کند. اگر BPM به خوبی مدیریت نشود، فضای زیادی برای شکست وجود دارد.

بهترین شیوه های BPM

همانطور که BPM به بلوغ رسیده است، بهترین روش ها برای کمک به ادامه کار بهبود فرآیند پیچیده در مسیر خود ظاهر شده اند. موریس در مقاله خود بهترین روش برای اطمینان از موفقیت پروژه گفت: لیست کارهایی که باید انجام دهید با درک این موضوع شروع می شود که BPM یک پروژه تجاری است، نه یک پروژه فناوری.

موریس نوشت: «در حالی که به‌روزرسانی‌های فناوری و توسعه و بهبود برنامه‌ها معمولاً بخشی از ابتکارات BPM متوسط به بزرگ هستند، تمرکز اصلی باید بر عملیات تجاری و مدیریت سازمانی باشد. “این تضمین می کند که بهبود مستقیم و قابل اندازه گیری کسب و کار می تواند به طور مستمر به شیوه ای کنترل شده به تکامل کسب و کار ختم شود.”

ایجاد یک مرکز تعالی BPM بهترین روشی است که شرکت‌های متوسط و بزرگ ممکن است بخواهند در نظر بگیرند. سایر نکات موریس شامل موارد زیر است:

ایجاد تیم های بین رشته ای؛
استفاده از روش رسمی BPM؛
استفاده از مدل سازی شبیه سازی؛ و
اندازه‌گیری عملکرد را با KPIهای مشخص به مدل‌های گردش کار اضافه کنید.

مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

رویکرد ساختاریافته BPM برای مدیریت فرآیند های تجاری، کیفیت کار و کارایی عملیاتی را بهبود می بخشد – دلایل اصلی که شرکت ها آن را اتخاذ می کنند شامل موارد زیر است:

یک برنامه BPM به خوبی اجرا شده می تواند ضایعات را حذف کند
خطاها را کاهش دهد
در زمان صرفه جویی کند
انطباق را بهبود بخشد
چابکی را افزایش دهد
از تحول دیجیتال پشتیبانی کند
به ارائه محصولات و خدمات بهتر به مشتریان کمک کند.

آیزاک گولد، مدیر تحقیقاتی در Nucleus Research، گفت: «BPM به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با خودکارسازی کارهای خسته‌کننده، مانند مدیریت داده، جریان داده، فرآیندهای تأیید ورود تاریخ و تولید گزارش، گردش‌های کاری را ساده‌سازی کنند».

BPM همچنین به دلایل زیر می تواند یک ابزار مدیریت موثر باشد:

تمرکز BPM بر استانداردسازی فرآیندها، خطر خطای انسانی را کاهش می دهد.
تجزیه و تحلیل های جاسازی شده به مدیران دید بیشتری نسبت به عملکرد فرآیند می دهد و به آنها کمک می کند تا گلوگاه ها را شناسایی کنند.
ابزارهای اتوماسیون کارایی را افزایش می دهند و به کارمندان اجازه می دهند روی کارهایی که نیاز به تخصص و مداخلات انسانی دارند تمرکز کنند.

همه موارد فوق به کارکنان زمان بیشتری برای شناسایی سایر پیشرفت ها و اتوماسیون های فرآیند برای بهبود مستمر فرآیندهای کسب و کار می دهد.

چالش های مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

چالش‌ها در هر ابتکار تجاری که مستلزم تغییر وضعیت موجود است، فراوان است. این امر به ویژه در مورد BPM یا مدیریت فرایند صادق است، جایی که کار پیچیده بهبود فرآیند نقش ها، سیستم ها و روش های مختلف کار را در بر می گیرد.

برای به حداکثر رساندن مزایای BPM، سازمان‌ها باید برای چالش‌هایی که ممکن است با آن‌ها مواجه شوند آماده باشند و برنامه‌ای برای رسیدگی به آنها داشته باشند، همانطور که در مقاله‌ای توسط جورج لاتون، گزارشگر فناوری، که تحول کسب‌وکار مبتنی بر فناوری را پوشش می‌دهد، توضیح داده شده است.

طبق گفته کارشناسانی که لاتون با آنها مصاحبه کرد، موانع زیر رایج ترین دلایل شکست BPM هستند:

عدم پذیرش و پشتیبانی اجرایی؛
اهداف و مقاصد تجاری نامشخص؛
زیرساخت های آزمایش ناکافی؛
سردرگمی در مورد ابزار مناسب برای کار؛
فرآیندهای پنهان آسیب پذیر در برابر خرابی؛
دید و ردیابی ضعیف فرآیند؛ و
قراردادها و مشوق های غیر قابل انعطاف شخص ثالث.

دسته بندی های مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار

از آنجایی که BPM یا مدیریت فرآیند بسیار گسترده است و معمولاً شامل استفاده از ابزارهای مختلف می شود، برخی از کارشناسان BPM در مورد این رشته بر اساس دسته بندی های زیر صحبت می کنند:

سیستم محور: این نوع BPM بر فرآیندهای مربوط به جریان های کاری در سیستم های تجاری که بدون دخالت زیاد انسان عمل می کنند و در برنامه های سازمانی ادغام می شوند، تمرکز دارد. فرآیندهای خودکار در مدیریت ارتباط با مشتری و سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی دو نمونه هستند.

انسان محوری: BPM همچنین می تواند بر فرآیندهایی که افراد مدیریت می کنند تمرکز کند. این فرآیندها شامل مواردی در برنامه‌های تجاری است که دارای ویژگی‌هایی هستند که برای تعامل انسانی طراحی شده‌اند، مانند رابط کاربری با طراحی خوب، هشدارها و اعلان‌ها.

سند محوری: این رویکرد بر اسنادی مانند فرآیند قالب بندی، امضا و تأیید قراردادها متمرکز است. اغلب، ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار در یک کار خاص سند محور، مانند امضای اسناد، تخصص دارند.

"سطوح چالشی" در BPM

در تغییر فرآیند کسب و کار، هارمون استدلال کرد که تمایز بین «سطوح چالشی» مختلف در ابتکارات مدیریت فرایند مفید است، که او آنها را به عنوان سطح شرکت، سطح فرآیند کسب و کار و اجرا یا سطح منابع شناسایی کرد. او می‌نویسد: «پروژه‌ها یا فعالیت‌ها در سطوح مختلف به مشارکت‌کنندگان متفاوت، روش‌های متفاوت و انواع مختلف حمایت نیاز دارند»

هارمون نمونه ای از پروژه مدیریت فرآیند را ارائه کرد که بر فرآیند مدیریت زنجیره تامین یک شرکت متمرکز بود. این پروژه ممکن است توسط یک گروه BPM در سطح سازمانی راه اندازی شود که تصمیم می گیرد زنجیره تامین شرکت به طور موثر عمل نمی کند و طراحی مجدد فرآیند را آغاز می کند. تیم طراحی مجدد مطالعه ای را انجام می دهد و تغییرات خاصی را توصیه می کند که باید توسط مدیریت ارشد تایید شود. در این مثال، طراحی مجدد شامل دستیابی به یک سیستم ERP جدید است که بخش فناوری اطلاعات را به ارمغان می آورد. همچنین نقش‌های شغلی جدیدی ایجاد می‌کند که نیازمند دوره‌های آموزشی است و منابع انسانی را به همراه می‌آورد.

ابزارها و فروشندگان مدیریت فرآیند کسب و کار

تعداد ابزارهای BPM در بازار در حال گسترش است. در سال‌های اخیر، فروشندگان سنتی BPM پلتفرم‌های خود را برای بهره‌گیری از معماری‌های مدرن، توسعه LCNC، RPA، فرآیند استخراج و هوش مصنوعی تکامل داده‌اند. علاوه بر این، بسیاری از فروشندگان بزرگ نرم افزار سازمانی، از طریق خرید یا توسعه محصول، قابلیت های BPMS را اضافه کرده اند، از جمله Microsoft، ServiceNow و SAP.

در زیر لیستی از فروشندگان BPM ارائه شده است که توسط Wendan’s Daniel Morris بر اساس تحقیقات و تجربه کاری BPM گردآوری شده است. می‌توانید دیدگاه او را درباره محصولات فروشندگان فهرست شده در زیر در «17 ابزار برتر مدیریت فرآیند کسب‌وکار برای سال 2022» بخوانید.

آپیان
Aurea Savvion
بیزاگی
IBM
iGrafx
جیرا
کیس فلو
مایکروسافت
نیوگن
نینتکس
اوراکل
پگاسیستم ها
SAP Signavio
Tibco
Trisotech

Ultimus

هزینه BPM

به گفته کارشناسانی مانند موریس، هزینه یک طرح مدیریت فرایند به طور گسترده ای متفاوت است، بسته به محدوده پروژه، تعداد کاربران، حجم تراکنش ها در ساعت، و تعداد مکان هایی که به برنامه ها و استفاده سالانه دسترسی خواهند داشت. عوامل دیگر هنگامی که رهبران پروژه باید بررسی کنند که کدام قابلیت BPMS مورد نیاز است و داشتن کدام یک خوب است اما اجباری نیست.

علاوه بر قیمت‌گذاری فروشنده، هزینه‌های محاسباتی مرتبط با ذخیره‌سازی داده، استفاده از ابر و هزینه‌های آموزش فناوری وجود دارد. قیمت مجموعه مدیریت فرآیند می تواند از 5000 دلار در سال برای بهبود یک فرآیند تا 1 میلیون دلار در سال در یک شرکت بزرگ که از BPMS برای چندین فرآیند یا در چندین محصول استفاده می کند متغیر باشد.

اتوماسیون مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرآیند یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهای کسب و کار رشته جدیدی نیست، اما یک رشته در حال تکامل است که توسط ماهیت پویای نحوه انجام کار و تجارت در قرن بیست و یکم به جلو هدایت می شود. پذیرش فراگیری فناوری دیجیتال، نیاز کسب‌وکارها به فعالیت در یک بازار دیجیتال و تغییر به سمت کار از راه دور در طول همه‌گیری COVID-19، کسب‌وکارها در هر اندازه‌ای را وادار کرده است تا فرآیندهایی را که برای تحقق اهداف تجاری خود استفاده می‌کنند، ارزیابی کنند.

BPM و فناوری‌هایی که از آن پشتیبانی می‌کنند برای پاسخگویی به این نیازهای جدید تکامل یافته‌اند. عواملی که BPM را از رشته ای تحت سلطه مشاوران پردرآمد به یک حرکت بهبود مستمر که از پایه در سازمان ها هدایت می شود، تغییر می دهد. در زیر خلاصه ای از این گرایش ها آورده شده است:

ابزارهای توسعه‌دهنده شهروندی باعث دموکراتیک‌سازی مدیریت فرایند می‌شوند و کاربران بیشتری را در سرتاسر سازمان قادر می‌سازند راه‌های جدیدی را برای بهبود فرآیندها شناسایی، اجرا و اندازه‌گیری کنند.
اتوماسیون هوشمند فرآیند کسب و کار با ترکیب هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و RPA در گردش کار، کارایی فرآیند را بهبود می بخشد.
گنجاندن عملکرد BPM در برنامه‌های تجاری توسط فروشندگان بزرگ نرم‌افزار، دسترسی به اصول و فناوری BPM را گسترش می‌دهد.
ابزارهای فرآیند کاوی خودکار، ساختن تصویر دقیقی از فعالیت‌هایی که یک فرآیند را تشکیل می‌دهند و نحوه بهینه‌سازی آن‌ها را برای سازمان‌ها بسیار آسان‌تر کرده است. همانطور که مراحل بیشتر فرآیند به صورت آنلاین انجام می شود، کارهای دستی که قبلا توسط انسان انجام می شد و از طریق مصاحبه و مشاهده در BPM ثبت می شد. نیز می تواند آسان تر نقشه برداری و بهینه سازی شود.
مدیریت فرآیند تطبیقی، یا توانایی انجام مدل‌سازی فرآیند تکراری در زمان واقعی، انعطاف‌پذیری اتوماسیون فرآیند را بسیار بهبود می‌بخشد.
استفاده از BPM برای بهبود و بهینه سازی فرآیندهای تجاری مقدماتی که با کارمندان و مشتریان درگیر می شود، به یک تمایز رقابتی برای شرکت ها تبدیل خواهد شد.مدیریت

نتیجه گیری

استارتاپ‌های در حال رشد اغلب فکر می‌کنن که سرمایه‌گذاری در سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار غیرضروریه. آنها غالباً شکست‌ها رو ناشی از عدم تلاش بیشتر یا نداشتن بودجه برای یک تیم بزرگ‌تر می‌دونن، در حالی که دلیل واقعی اینه که از یک روند تجاری برنامه ریزی شده و مزایای آن در طول عمر فرآیند چشم پوشی کنن.

تو این مقاله هم سعی کردیم خوب مدیریت فرایند رو به شما توضیح بدیم و بگیم چرا برای کسب و کار مهمه. همچنین مراحل و چرخه حیات اون رو بررسی کردیم و شیوه هاش رو هم بیان کردیم. با مشورت با تیم مشاوران غزال میتوانید یک فرآیند کسب و کار مختص به خود را پایه ریزی کنید

ما در گروه مشاوران غزال برای شما یک ابزار پاسخ گویی فرایند تدارک دیده ایم.

با استفاده از این بازار با یک نگاه متوجه شوید چه فرایندی متولی دارد یا ندارد…