مدل بلوغ سازمانی چیست؟ مراحل، فرآیندها و چالشهای بلوغ
بلوغ سازمانی چیست؟
بلوغ سازمانی به ارزیابی تعالی عملیاتی یک شرکت اشاره دارد. یک سازمان بسیار بالغ این توانایی را دارد که با چالش ها به طور موثر مقابله کند و از شرایط مطلوب سرمایه گذاری کند. افزایش بلوغ سازمانی یک سفر گام به گام است که بر بهبود مستمر تمرکز دارد.
سطح بلوغ در یک سازمان نقش مهمی در رشد و توسعه آن دارد. اهمیت بهبود مستمر را برجسته می کند و شرکت را تشویق می کند تا برای پیشرفت مداوم تلاش کند. هنگام گسترش کسب و کار، انجام پروژه های جدید و ایجاد همکاری های استراتژیک، تمرکز همزمان بر افزایش بلوغ سازمانی ضروری است. این نهادها، که اغلب به عنوان سازمان های یادگیرنده نامیده می شوند، با توانایی آنها برای انطباق و سازگاری با تغییرات در ادامه تکامل مشخص می شوند.
مدل بلوغ سازمانی چیست؟
مدل بلوغ سازمانی چارچوبی است که برای ارزیابی سطح بلوغ یک شرکت استفاده می شود. به طور معمول، این مدل ها بلوغ را به مراحل یا سطوح مختلف تقسیم می کنند. رهبران شرکت با درک سطح فعلی بلوغ سازمانی خود می توانند برای پیشرفت به سطوح بالاتر تلاش کنند.
هنگامی که پروژه ها یا فرآیندها با شکست مواجه می شوند، اغلب به راحتی می توان شکست را به نقص فناوری یا اشتباهات انسانی نسبت داد. با این حال، اگر سازمانی فاقد بلوغ لازم برای رسیدگی به مقیاس یا پیچیدگی این تلاش‌ها باشد، شکست‌ها پابرجا خواهند ماند. شکست های مداوم می تواند روحیه کارکنان را تضعیف کند. بنابراین درک سطح بلوغ خود و تنظیم پروژه ها را برای شرکت ها ضروری می کند.
اکثر مدل‌های بلوغ سازمانی شامل پنج مرحله یا سطح هستند که هر کدام با ویژگی‌های خاصی تعریف می‌شوند. این ویژگی‌ها می‌توانند جنبه‌های کیفی یک کسب‌وکار، مانند فرهنگ یا ساختار مدیریت آن، و همچنین فعالیت‌ها و فرآیندهای قابل اندازه‌گیری را در بر گیرند.
مدل‌های بلوغ سازمانی را می‌توان برای سازمان‌هایی با هر اندازه یا نوع، از موسسات مالی بزرگ تا سازمان‌های غیرانتفاعی کوچک، به کار برد. آنها همچنین می توانند در سطح دپارتمان در یک سازمان اجرا شوند. صرف‌نظر از ماهیت شرکت، رهبران می‌توانند از مدل‌های بلوغ برای شناسایی چالش ها و سنجش موفقیت خود استفاده کنند.
نمونه هایی از مدل های بلوغ سازمانی
طیف گسترده ای از مدل های بلوغ وجود دارند که هر کدام بر جنبه های مختلف بلوغ تمرکز دارند. این مدل ها توسط کارشناسانی ایجاد شده است که مفروضات خود را از طریق داده های نظرسنجی و تجزیه و تحلیل آماری تایید کرده اند.
برای ارزیابی بلوغ سازمان خود، می توانید از مدل های مختلف بلوغ رایج استفاده کنید. چند نمونه از این مدل ها عبارتند از:
مدل بلوغ چابک ایزو (AIMM): این مدل که به طور خاص برای شیوه های چابک طراحی شده است، با هدف رعایت استانداردهای تعیین شده توسط سازمان بین المللی استاندارد (ISO) می باشد. بر دستیابی به بلوغ چابک در یک سازمان تمرکز دارد. برای درک بهتر و دسترسی به منابع مربوط به بلوغ Agile می توانید به مقاله جامع سیتم چابک Agile که در سایت موجود است، مراجعه کنید.
مدیریت پروژه سازمانی سه گانه (OPM3): این مدل که توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) توسعه یافته است، برای ارزیابی بلوغ شیوه های مدیریت پروژه در سطح سازمانی، به ویژه در مدیریت برنامه و پورتفولیو طراحی شده است. OPM3 به سازمان ها کمک می کند تا قابلیت های مدیریت پروژه خود را در مقیاس وسیع تری ارزیابی کنند.
پروژه‌ها در سازمان‌ها به جای این که به طور تصادفی اجرا شوند، از قبل برنامه ریزی شده و با استراتژی‌های سازمانی هماهنگ می‌شوند. تنها در این صورت است که می‌توان بهترین نوع بلوغ سازمانی را داشت. این سخن بدین معناست که هر سازمانی از لحاظ مدیریت پروژه به سطحی از بلوغ دست می‌یابد
مدیریت پورتفولیو، برنامه و پروژه (P3M3): این مدل متعلق به Axelos، یک سازمان مستقر در انگلستان است، این مدل شامل هفت دیدگاه یا جنبه بلوغ سازمانی است. هر دیدگاه در یک مقیاس پنج سطحی رتبه بندی می شود. P3M3 بلوغ مدیریت پورتفولیو، مدیریت برنامه و مدیریت پروژه را در یک سازمان ارزیابی و اندازه گیری می کند.
مدل بلوغ مدیریت پروژه (PMMMSM): این مدل محبوب که توسط PM Solutions ایجاد شده است، این مدل بلوغ، سیستم ها و فرآیندهای مدیریت پروژه یک سازمان را ارزیابی می کند و از یک سیستم پنج سطحی برای تعریف سطح بلوغ استفاده می کند. PMMMSM به طور گسترده برای ارزیابی و بهبود شیوه های مدیریت پروژه در سازمان ها استفاده می شود. برای کمک به سازماندهی و ردیابی بلوغ مدیریت پروژه، میتوانید ابزارهای اضافی، مانند قالب‌های بلوغ مدیریت پروژه رایگان و قابل دانلود پیدا کنید.
مدل بلوغ فرآیند کسب و کار (BPMM): این مدل بر اساس چارچوب بلوغ فرآیند ایجاد شده در IBM در دهه 1980 توسعه یافته است، این مدل دستورالعمل هایی را برای استانداردسازی فرآیندهای سازمانی و افزایش بلوغ فرآیند ارائه می دهد. BPMM به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای خود را با ارائه یک رویکرد ساختاریافته برای ارزیابی بلوغ و بهینه سازی فرآیند بهبود بخشند.
مراحل بلوغ سازمانی
اکثر مدل‌های بلوغ سازمانی معمولاً از پنج مرحله تشکیل شده‌اند که نشان‌دهنده پیشرفت بالقوه یک شرکت از وضعیت بی‌نظمی به تبدیل شدن به یک رهبر در صنعت آن است. اکثریت سازمان ها در دو سطح اولیه بلوغ قرار دارند. رسیدن به بالاترین سطح بلوغ برای هر سازمانی ضروری نیست.
در ادامه پنج سطح بلوغ که معمولاً با آن مواجه می‌شویم، همراه با ویژگی‌های متمایز آنها ذکر شده است:
سطح اول: مقدماتی
سطح یک که به عنوان مرحله هرج و مرج، موقت یا واکنشی نیز شناخته می شود، نشان دهنده مرحله اولیه بلوغ سازمانی است. در این مرحله، موفقیت شرکت تا حد زیادی متکی به تلاش‌های تک تک کارکنان است که اغلب به عنوان قهرمان شناخته می‌شوند، نه فرآیندهای ایجاد شده. هماهنگی و ارتباطات درون سازمانی ضعیف است و در نتیجه عدم انسجام وجود دارد.
همانطور که اندازه شرکت بزرگ می شود، به دلیل عدم هماهنگی، حفظ کنترل بر فعالیت های کاری به طور فزاینده ای چالش برانگیز می شود. رهبران ارشد ممکن است در برنامه ریزی استراتژیک شرکت کنند، اما در انتقال موثر این برنامه ها به بقیه شرکت ها شکست بخورند. در نتیجه، زمانی که ابتکارات آنها نتایج مطلوب را به همراه نداشته باشد، ممکن است دچار ناامیدی و شکست شوند.
سطح دو: تعریف شده
در مرحله دوم که از آن به عنوان مرحله تعریف شده بلوغ یاد می شود، الگوها و روش های متمایز در حوزه ها و بخش های فردی شکل می گیرند. اجرای استانداردها و مستندسازی فرآیندها، گردش کار خود به خود را به حداقل می رساند. تیم های موقت با تیم های متقابل جایگزین می شوند. بهترین شیوه‌ها، روال‌های تثبیت‌شده و رویه‌های مؤثر ایجاد می‌شوند.
محققان این مرحله را لحظه ای می دانند که تیم ها از شکاف های دانش خود آگاه می شوند. شرکت‌ها شروع به جمع‌آوری داده‌ها کرده‌اند و آنها را قادر می‌سازد تا راه‌حل‌های مبتنی بر داده ایجاد کنند و کاهش هزینه‌های بالقوه را به دقت ارزیابی کنند. سطوح دو تا سه باید به عنوان پایه ای برای پیشرفت های اساسی در نظر گرفته شوند.
سطح سه: یکپارچه سازی
در مرحله سوم بلوغ سازمان که به عنوان مرحله یکپارچه سازی شناخته می شود، شرکت ها توانایی های خود را ترکیب می کنند، فرآیندهای استاندارد را ایجاد می کنند و بهترین شیوه ها را اتخاذ می کنند. آنها تغییرات فرآیند را با دقت مستند می کنند و اطمینان حاصل می کنند که می توان آنها را ردیابی کرد. تیم ها با یکدیگر همکاری می کنند و اطلاعات را در بخش های مختلف به اشتراک می گذارند. کارکنان درک روشنی از چشم انداز و اهداف سازمان دارند و به آنها متعهد هستند.
در شرکت های سطح سه، کارمندان این اختیار را دارند که تصمیمات مرتبط با نقششان را بگیرند. مسئولیت ها و نقش های افراد به خوبی تعریف شده است و آنها فعالانه در حل مسئله و تولید ایده شرکت می کنند. سازمان هنگام اجرای تغییرات با مقاومت کمتری مواجه می شود. با خودکارسازی فرآیندها، این شرکت به افراد و ابزارها اجازه می دهد تا بر بهبود و رشد تمرکز کنند.
سطح چهار: استراتژیک
کسب‌وکارهای سطح چهار، که به‌عنوان کسب‌وکارهای بالغ استراتژیک نیز شناخته می‌شوند، اطمینان می‌دهند که فرآیندهایشان با استراتژی کلی‌شان هماهنگ است. تیم‌های درون این سازمان‌ها به فرآیندهای استاندارد و منسجم در سراسر شرکت پایبند هستند و کار خود را با استفاده از معیارهای مربوطه اندازه‌گیری می‌کنند. موارد سوء ارتباط و تعارضات بین فردی در چنین مشاغل نادر است.
سطح پنجم: کاملا بهینه شده
سازمانی که به سطح پنج بلوغ رسیده و کاملاً بهینه شده است، به عنوان موجودی در سطح جهانی که دائماً خود را بهبود می بخشد برجسته می شود. این نوع سازمان رایج نیست و به عنوان یک استاندارد برای سایر مشاغل در صنعت خود عمل می کند. فرآیندهای ساده آن عملیات روان و مؤثر روزانه را تضمین می کند و راه را برای نوآوری و پیشرفت های خلاقانه هموار می کند.
شاخصهای بلوغ سازمانی
شاخصهای بلوغ سازمانی به نکاتی اشاره می‌کند که به‌عنوان نشانه ای از توانایی سازمان در کارآمدی، بهره‌وری و توسعه‌پذیری مطرح می‌شوند. این شاخص‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملکرد خود را بهبود بخشند و به اهداف خود برسند.
برخی از شاخصهای کلیدی بلوغ سازمانی عبارت‌اند از:
استراتژی و هدف‌گذاری: سازمان‌های بالغ، استراتژی‌های واضح و هدف‌های قابل‌اندازه‌گیری دارند که کل کارکنان به آنها متعهد هستند.
فرایندهای کاری: سازمان‌هایی که بالغ هستند، فرایندهای کاری بهینه‌سازی شده و استانداردهای کیفیت بالایی را دنبال می‌کنند.
ساختار سازمانی: ساختار سازمانی در زمان بلوغ، منعطف، قابل‌توسعه و به‌روز بوده و این موضوع یک شاخص بلوغ سازمانی بسیار مهم است.
مدیریت منابع: منابع انسانی، مالی و فیزیکی به‌صورت بهینه و کارآمد مدیریت می‌شوند تا سازمان بالغ شود.
ابتکار و نوآوری: سازمان‌ها به تشویق ایده‌های جدید و خلق راهکارهای نوآورانه می‌پردازند تا سریع‌تر به بلوغ دست پیدا کنند.
مدیریت ارتباط با مشتری: سازمان‌های بلوغ‌یافته، به ارائه خدمات باکیفیت بالا به مشتریان و پاسخگویی به نیازهای آنها توجه می‌کنند.
سنجش و ارزیابی عملکرد: این سازمان‌ها به طور مداوم عملکرد خود را مورد سنجش قرار داده و ارزیابی می‌کنند و بر اساس نتایج، سعی می‌کنند شرایط را بهبود دهند.
همکاری و شراکت: سازمان‌های بلوغ‌یافته با سایر سازمان‌ها، شرکا و ذی‌نفعان همکاری می‌کنند تا از تجربیات یکدیگر بهره‌برداری کنند و بهترین شیوه‌های موجود را به اشتراک بگذارند.
فرآیند دستیابی به بلوغ سازمانی
این فرآیند یک سفر است و معیار موفقیت دستیابی به سطحی از بلوغ است که در آن بهبود مستمر ارگانیک و درونی است.
در ادامه نکاتی برای رسیدن به بلوغ سازمانی اشاره شده است:
1- اهداف درست را تعیین کنید. پروژه ها و برنامه ها باید از اهداف استراتژیک سازمان حمایت کنند. دستیابی به این امر مستلزم چندین عنصر است:
- یک برنامه استراتژیک واقع بینانه و قابل دستیابی
- یک عملکرد مدیریت پورتفولیو طراحی شده برای بهینه سازی انتخاب پروژه ها و برنامه های “درست” برای به حداکثر رساندن ارائه استراتژی
- یک فرآیند قوی و قابل اعتماد برای توسعه و آزمایش موارد تجاری مورد استفاده در فرآیندهای مدیریت پورتفولیو، زیرا دست کم گرفتن هزینه یا دشواری در تحویل پروژه، شکست را قبل از شروع آن تضمین می کند.
- ارزیابی دقیق ریسک برای اطمینان از وجود مشکلات احتمالی با استفاده از تکنیک هایی مانند ارزیابی ریسک
2-هدف و ارزش پیشنهادی هر پروژه و برنامه را درک کنید. خروجی‌های یک پروژه، سازمان را قادر می‌سازد تا فعالیت‌های جدید یا بهبودیافته‌ای را که برای ایجاد ارزش است، انجام دهد. تصمیم گیری باید بر اساس درک روشنی از موارد زیر باشد:
- عوامل حیاتی موفقیت برای هر پروژه و آنچه واقعاً از دیدگاه سازمانی مهم است
- پیشنهاد ارزش کلی پروژه
- تغییرات سازمانی مورد نیاز برای اجرای محصولات تحویلی پروژه و تحقق ارزش مورد نظر
3-ایجاد قابلیت های سازمانی برای مدیریت کار یک پروژه یا برنامه. پیمانکاران و تامین کنندگان را بر اساس سه نکته زیر انتخاب کنید:
- حصول اطمینان از عملکرد وعده داده شده از نظر زمان، هزینه و گستره، واقع بینانه، قابل دستیابی و درک برای همه درگیر است.
- عملکرد کار بر اساس یک ارزیابی قوی و دقیق از عملکرد فعلی در برابر وعده.
- پیش بینی نتایج آینده بر اساس عملکرد فعلی. مطمئن ترین پیش بینی کننده عملکرد آینده، عملکرد تا به امروز است. این تغییر نخواهد کرد مگر اینکه چیزی در فضای اجرا به طور متفاوت انجام شود. تغییر عملکرد نیاز به برنامه ریزی دارد، زمان می برد، معمولا هزینه دارد و هیچ تضمینی برای موفقیت وجود ندارد.
4-سازمان را برای مدیریت موثر تغییرات آماده کنید. تغییر اجتناب ناپذیر است! سازمان‌های بالغ سیستم‌هایی برای ارزیابی و مدیریت درخواست‌های تغییر به روشی پیشگیرانه و کارآمد بر اساس ارزش پیشنهادی کلی پروژه دارند.
چالش های بلوغ سازمانی
سازمان ها با موانع مختلفی روبرو هستند که مانع پیشرفت آنها در ارتقای سطح بلوغ آنها می شود. این چالش‌ها از رهبران ارشدی که پشتیبانی کافی از منابع محدود ارائه نمی‌کنند و نبود داده‌های همزمان را شامل می‌شود، که همگی می‌توانند تلاش‌ها برای بهبود بلوغ سازمانی را مختل کنند. پیش‌بینی این چالشهای رایج برای مقابله مؤثر با آنها بسیار مهم است.
عدم حمایت رهبری: محققان تاکید می‌کند که کسب حمایت از مدیریت ارشد، مانع اولیه در فرآیند دستیابی به بلوغ است. این حمایت رهبری بسیار مهم است زیرا در حالی که یک پروژه ممکن است فقط چند ماه طول بکشد، یک ابتکار بلوغ مستلزم تعهد بلندمدت دو تا چهار سال است.
کمبود منابع انسانی: یکی دیگر از موانعی که مانع پیشرفت می شود، در دسترس بودن پرسنل ماهر است. اگر شرکتی فاقد افرادی باشد که بتوانند رشد بلوغ را رهبری کنند، تلاش آنها برای افزایش بلوغ احتمالاً ناموفق خواهد بود.
کمبود داده: فقدان داده های قابل اعتماد برای حمایت از ابتکارات بلوغ سازمانی شما می تواند مانع پیشرفت در اندازه گیری نتایج، جلب حمایت مدیران اجرایی و حفظ پیشرفت شود. با این وجود، پیشرفتهای فناوری باید فرآیند جمع‌آوری داده‌ها را تسهیل کرده و آن را راحت‌تر کند.
سخن پایانی
یک سازمان بالغ قادر است به طور موثر و کارآمد خود را با تغییرات تطبیق دهد. مدل بلوغ سازمانی تضمین می کند که همه به رویه های تعیین شده پایبند هستند، که ناکارآمدی ها و تضادها را به حداقل می رساند. کارمندان این اختیار را دارند که در مورد کار خود تصمیم بگیرند و احساس استقلال را تقویت کنند. علاوه بر این، یک شرکت بالغ به طور مداوم برای بهبود خود تلاش می کند. اگر برای تدوین یک برنامه شخصی سازی شده برای پیاده سازی مدل بلوغ برند خود به راهنمایی بیشتر نیاز دارید میتوانید با گروه مشاوران غزال در تماس باشید.
دیدگاهتان را بنویسید