جلسات روزانه در شرکت های اسکیل آپ
این مقاله به اهمیت و ضرورت برگزاری جلسات در شرکت های اسکیل آپ می‌پردازد. در ابتدای شکل‌گیری یک شرکت استارت آپی، اعضای تیم به صورت کامل با یکدیگر در ارتباط هستند و تعداد نفرات تیم نیز معمولا کم است بنابراین هماهنگی این افراد بسیار آسان است و برگزاری جلسات هماهنگی به صورت روزانه موضوعیتی ندارد. اما زمانی که یک استارت آپ به سمت اسکیل آپ شدن پیش می‌رود، در تمام ابعاد سازمانی رشد پیدا می‌کنند. ساختار شرکت گسترده شده، تعداد نفرات افزایش می‌یابد و تیم‌های مختلفی از جمله تیم فروش، تیم فنی، تیم فناوری اطلاعات، تیم مدیریتی، منابع انسانی و غیره شکل می‌گیرد.
تقویت همبستگی بین افراد بخش‌های مختلف و تیم‌های متفاوت سازمان به برگزاری جلسات منظم در مقیاس‌های مختلف زمانی (روزانه، هفتگی، ماهانه و جلسات استراتژیک سالانه) بستگی دارد که در این نوشتار، ضرورت برگزاری جلسات روزانه در شرکت های اسکیل آپ مورد بررسی قرار می‌گیرد. در مقالات بعدی ضرورت و ساختار برگزاری جلسات در مقیاس‌های زمانی دیگر مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
ساختار پیشنهادی جلسات روزانه
بهترین حالت پیشنهادی برای برگزاری جلسات روزانه در شرکت های اسکیل آپ، مدیریت جلسات با تاکید بر بهره‌وری زمان است زیرا مدیران ارشد زمان کمی برای حضور در جلسات روزانه دارند. بنابراین بهتر است که این جلسات کوتاه و حدود ۵ تا ۱۵ دقیقه باشد. این جلسات می‌تواند به صورت سرپایی برگزار شود و بهتر است که بدون پذیرایی و تشریفات معمول صورت گیرد. در این جلسات نیازی به ارائه گزارش و بررسی موضوع خاصی نیست بلکه صرفا باید تعامل و گفتگو مابین مدیران ارشد برقرار گردد و اخبار و اطلاعات مهم در زمینه رشد کسب و کار به اشتراک گذاشته شود و هم‌اندیشی صورت گیرد.
در این جلسات که ساختاری آزاد و مشارکتی دارد، از هریک از افراد حاضر در جلسه پرسیده می‌شود که امروز قرار است چه اتفاقی در بخش مربوط به آن فرد بیفتد. برای مثال مدیر بخش منابع انسانی ممکن است مصاحبه‌های کاری برای پست‌های مشخصی را در آن روز برنامه‌ریزی کرده باشد که به اطلاع سایرین می‌رساند، بخش فناوری اطلاعات با پیمان‌کاران فنی شرکت جلسه دارد یا تیم روابط عمومی یا بازاریابی جلساتی با مشتریان در زمینه پروژه‌های جدید شرکت دارند. در نتیجه در قالب این جلسات برنامه‌های روزانه تیم‌های مختلف در اسکیل آپ به اطلاع همگی مدیران رسانده می‌شود. به همین دلیل است که ساختار چنین جلساتی مناسب پیچیدگی‌های شرکت های اسکیل آپ می‌باشد و برای مقیاس استارت آپ ها موضوعیتی ندارد.
نکته مهم در این جلسات این است که نیازی نیست مدیر ارشد و رهبر کسب و کار مدیران بخش‌های مختلف را مورد سوال و جواب در سایر زمینه‌ها قرار دهد. در واقع این جلسات جای بررسی وظایف انجام شده و کارهای عقب افتاده هر تیم نیست و زمان جلسه را طولانی می‌کند. بنابراین بهتر است موضوعات این چنینی-از قبیل بررسی شرح خدمات تیم‌های مختلف و میزان پیشبرد پروژه‌های شرکت-به جلسات هفتگی موکول گردد.
موضوع دیگری که در جلسات روزانه شرکت های اسکیل آپ مورد بررسی قرار می‌گیرد، مسائل روزمره تیم‌های مختلف می‌باشد. در واقع همانطور که ذکر شد ابتدا هر مدیر اجرایی مشخص می‌کند که تیم تحت سرپرستی او در آن روز به چه وظایفی مشغول است. هر مدیر برای پاسخ به این سوال حدود ۳۰ ثانیه تا یک دقیقه زمان دارد. پس از آن، مدیران باید در مورد مشکلات اجرایی تیمشان-باز در قالب زمانی ۳۰ ثانیه تا یک دقیقه-توضیح دهند.
برای مثال در صورتی که مشکل خاصی در تیم بازاریابی یا تیم فنی وجود دارد. البته باید بدانید که جلسات روزانه به دلیل محدودیت زمان، محل مناسبی برای حل مسئله نیست و بیان این مشکلات بیشتر جنبه اطلاع‌رسانی دارد تا در اولویت حل مسئله در شرکت یا بررسی در جلسات هفتگی قرار گیرد (که در مقالات بعدی مورد بررسی قرار می‌گیرد).
بنابراین در صورتی که به هر مدیر حدود ۲ دقیقه زمان برای ارائه شرح وظایف و مسائل روزانه اختصاص داده شود، بسته به تعداد مدیران جلسه حدود ۱۵ دقیقه به طول می‌انجامد. بهترین زمان برای برگزاری این جلسات اول صبح و روز کاری و پیش از ورود مدیران و افراد به کارشان است. علت این که بر زمان کوتاه جلسه و زمان ۳۰ ثانیه‌ای ارائه هر مدیر تاکید می‌شود این است که فرد بر مهمترین وظایف و مسائل آن روز متکی شود و بحث ادامه‌دار نشود. پس دو دستور کار مهم در جلسات شرکت های اسکیل آپ به شرح زیر است:
۱.هر مدیر اجرایی در مدت زمان ۳۰ ثانیه تا یک دقیقه توضیح دهد که امروز در بخش تحت سرپرستی او چه خبر است و چه اتفاقاتی خواهد افتاد.
۲.هر مدیر اجرایی در مدت زمان ۳۰ ثانیه تا نهایتا یک دقیقا مشکلات جاری و موانع اجرای کار در بخش تحت مدیریت خود را ارائه کند.
این اطلاعات در نهایت به عنوان ورودی جلسات هفتگی محسوب می‌شوند و موضوعات و چالش‌های مطرح شده در جلسات روزانه که تا پایان هفته برطرف نشده‌اند به دستورکار جلسات هفتگی انتقال می‌یابند. این جلسات روزانه علاوه بر این که اطلاعات مهم و جاری شرکت را در کم‌ترین زمان ممکن به اطلاع مدیر و رهبر ارشد می‌رسانند، به تعامل و هماهنگی بین تیم‌های مختلف نیز کمک می‌کنند. همچنین در شرایط بحرانی که لازم است تمرکز سازمان بر وظایف مشخصی صورت گیرد، این ساختار بسیار موثر است.
برگزاری یک جلسه بدون نقص بسیار مهم است، پس این مقاله کامل که در مورد مدیریت جلسات هست را مطالعه کنید.
در مطالب بعدی، ضرورت برگزاری جلسات هفتگی و ساختار این جلسات شامل مدت زمان، دستور کار و نحوه مدیریت جلسات هفتگی در شرکت های اسکیل آپ مورد بررسی قرار می‌گیرد.
دیدگاهتان را بنویسید