چگونه جلسات موثر و پربازده داشته باشیم؟ نکات کلیدی در مدیریت جلسات مدیران

فرض کنید شما به تازگی به عنوان رئیس کمیته منصوب شده اید. شما به همه می گویید که مدیریت جلسات یک کار طاقت فرسا است. اما نکته این است که شما به آنها بگویید. هیچ راه دوری از آن وجود ندارد: نوعی افتخار یا جلال به نقش رئیس تعلق می گیرد. تقریباً همه به نوعی خشنود و مفتخر هستند که رئیس چیزی شده اند. و این سه چهارم مشکل است.

ارباب یا بنده؟ انتصاب آنها به عنوان رئیس کمیته افراد را به طرق مختلف هدایت می کند. برخی از فرصت استفاده می کنند و اراده خود را بر گروهی تحمیل می کنند که خود را مجاز به تسلط می بینند. ریاست آن‌ها یک مزاحمت است که با درخواست‌هایی برای توافق گروهی آمیخته شده است.

دیگران بیشتر شبیه پیشاهنگانی هستند که فعالیت جمعی گروه برای آنها رضایت کافی و بدون نیاز به دستاورد است. ریاست آنها بیشتر شبیه آتش زدن و سوختن بی پایان یا آتشی است که چیزی نمی پزد و در نهایت رؤسای ناامن یا تنبلی هستند که در ناکارآمدی و کم کاری خود به دنبال اطمینان و حمایت از جلسه هستند تا بتوانند مسئولیت بلاتکلیفی خود را در بین کل گروه پخش کنند. آنها هر اظهار مخالفت یا تردید را به عنوان توجیهی برای اجتناب از تصمیم یا اقدام به کار می گیرند.

اما حتی اکثریت بزرگی که به آن افراط نمی‌روند، وقتی برای اولین بار جای خود را در رأس جدول می‌گیرند، باز هم جهش لذت‌بخش خاصی از نفس را احساس می‌کنند. احساس گناه نیست: گناه این است که آن را افراط کنیم یا تصور کنیم که لذت با سایر اعضای جلسه تقسیم شده است.

این خودپسندی رئیس است که بزرگترین مانع برای موفقیت مدیریت جلسات موثر است. پس اولین وظیفه او آگاهی از وسوسه و خطرات تسلیم شدن در برابر آن است. واضح ترین علامت خطر این است که خودش در طول بحث زیاد صحبت کند.

اگر قرار باشد که رئیس از دستیابی به اهداف ارزشمند جلسه اطمینان حاصل کند، با دیدن خود به عنوان خادم گروه به جای ارباب آن، مؤثرتر خواهد بود. سپس نقش او کمک به گروه برای رسیدن به بهترین نتیجه یا تصمیم به کارآمدترین روش ممکن می شود: تفسیر و شفاف سازی. برای پیشبرد بحث؛ و به نتیجه ای برسد که همه بدانند و بپذیرند که خواست جلسه است، حتی اگر افراد لزوما با آن موافق نباشند.

منبع واقعی اقتدار او نزد اعضا، قدرت تعهد درک شده او به هدف ترکیبی آنها و مهارت و کارایی او در کمک و راهنمایی آنها برای دستیابی به آن است. سپس کنترل و انضباط نه به عمل تحمیل اراده خود بر گروه، بلکه به تحمیل اراده گروه بر هر فردی که در خطر انحراف یا به تاخیر انداختن پیشرفت بحث است، می‌باشد