برگزاری جلسات هفتگی در شرکت های اسکیل آپ
در مقاله پیشین، اهمیت برگزاری جلسات در شرکت های اسکیل آپ نسبت به استارت آپ ها مورد بررسی قرار گرفت. استارت آپ ها ساختارمند نیستند و از تیم های مختلف تشکیل نمی‌شوند در نتیجه نیازی به هماهنگی‌های گسترده و برگزاری جلسات روزانه ندارند.
اما زمانی که استارت آپ در مسیر رشد قرار می‌گیرد و به مرحله اسکیل آپ وارد می‌شود، به تیم ها و عوامل مختلفی گسترش پیدا می‌کند. یکپارچه سازی و هماهنگی امور مابین این تیم‌ها به برگزاری جلسات نظام مند در مقیاس‌های مختلف زمانی بستگی دارد. نوشتار قبل چارچوب و دستور کار جلسات روزانه را مورد بررسی قرار داد. مقاله حاضر به ضرورت، چارچوب و دستور کار جلسات هفتگی در شرکت های اسکیل آپ می‌پردازد.
ساختار پیشنهادی جلسات هفتگی در شرکت های اسکیل آپ
در صورتی که جلسات روزانه منظم و طبق دستور کار مشخص برگزار گردد، شرح وظایف و مسائل جاری بخش‌های مختلف اسکیل آپ به خوبی مدیریت می‌شود و چالش‌های عمده برطرف می‌گردد. در صورتی که برخی مسائل و چالش‌های مطروحه در جلسات روزانه برطرف نگردد به دستور کار جلسات هفتگی انتقال پیدا می‌کند تا مدیران ارشد بر این مسائل متمرکز شوند. ساختار پیشنهادی این جلسات این است که تیم مدیران ارشد و رهبر کسب و کار حداقل نصف روز را به جلسه هفتگی اختصاص دهند و این جلسات به صورت منظم و در تاریخ، ساعت و زمان مشخص برگزار شود و تا حد امکان از لغو یا تعویق آن جلوگیری گردد.
زمان جلسات هفتگی در اسکیل آپ
زمان این جلسات به تعداد تیم‌های موجود در اسکیل آپ بستگی دارد. هر تیم به زمان حدود ۶۰ تا ۹۰ دقیقه نیاز دارد تا مدیران ارشد با اعضای آن تیم جلسه داشته باشد و موضوعات در اولویت را بررسی، رفع و جمع‌بندی کند. در این جلسات مدیران ارشد همه بخش‌های سازمان (برای مثال مدیر ارشد اجرایی، مدیر منابع انسانی، مدیر حوزه فناوری سازمان و غیره) باید حضور داشته باشند.
بنابراین بر اساس این که به هر تیم زمان حدود یک ساعت تا یک ساعت و نیم داده می‌شود، زمان کلی جلسه متغیر است.
اما دستور کار این جلسات به چه صورت است؟
دستور کار جلسات هفتگی برای هر تیم اسکیل آپ از چهار بخش اصلی تشکیل می‌شود که در ادامه مورد بررسی قرار می‌گیرد. گفته شد که هر تیم حدود ۶۰ تا ۹۰ دقیقه زمان دارد که به چهار حوزه مورد بررسی زیر تقسیم می‌شود:
بخش اول: ابتدا هر یک از اعضای تیم باید در کمتر از ۶۰ ثانیه یک خبر خوب را در حوزه کاری تیم خود یا حوزه‌های کلی مرتبط با کسب و کار به اطلاع سایرین برساند. اما این کار چه اهمیتی دارد؟ با توجه به بی ثباتی و عدم قطعیت های کنونی در جامعه و دنیای کسب و کارها، اخبار بد و نگران کننده بیشتر به چشم می‌خورد. به خصوص در ماه های اخیر موانع شخصی، سیاسی و اجتماعی افزایش داشته است که ذهن کارمندان را به سمت موضوعات منفی و تنش زا سوق می‌دهد. در این جلسات هر یک از اعضا باید تلاش کنند تا برخلاف جریان موجود در جامعه، خبر خوبی را مطرح کنند.
علاوه بر این با گرم کردن فضای جلسه، محیط جلسه و تیم ها را برای دستور کاری بعدی که اختصاص به مسائل و مشکلات دارد فراهم می‌کند.
مزیت این کار چیست؟ زمانی که کارمندی خود را موظف به ارائه اخبار خوب در جلسات هفتگی می‌کند، هم بهتر موضوعات مثبت و خلاقانه را جذب می‌کند و هم در حوزه شخصی و هم حرفه‌ای پیشرفت می‌کند.
بخش دوم : پس از این که اخبار خوب و مثبت ارائه شد، نوبت به دستور کار دوم جلسه هفتگی در اسکیل آپ به مطرح کردن مشکلات تیم ها اختصاص دارد. این مسائل و مشکلات می‌تواند شخصی و مربوط به هر یک از کارمندان، ارتباطی و مرتبط با چند نفر از اعضای تیم یا مابین اعضای تیم با تیم‌های دیگر باشد. برای مثال در صورتی که یکی از اعضای تیم فروش دچار مسئله کاری با کارمندی از بخش دیگری (برای مثال تیم فناوری اطلاعات) است، در این جلسه مطرح می‌شود تا متعاقبا توسط مدیران بخش‌های مربوطه رفع گردد. راه‌های رفع مسئله در جلسه به مدیران ابلاغ می‌گردد.
در این جلسات مسائل کارمندان در محیط کار و اسکیل آپ مورد بررسی قرار می‌گیرد. برای مثال در صورتی که کارمندی درخواست مساعده یا وام داده است در این جلسات با مدیر ارشد تیم مالی مطرح می‌شود و در این زمینه تصمیم‌گیری می‌شود. این بخش به کارمندان این حس را منتقل می‌کند که برای سازمان اهمیت دارند و باید شخصا مسائل و مشکلات حرفه‌ای خود را بررسی کند تا مدیران ارشد آن‌ها را بررسی و رفع کنند. این موضوع بر افزایش انگیزه کاری کارمندان نیز موثر است.
بخش سوم: بخش اساسی جلسه را موضوعات تخصصی و کاری در بر می‌گیرد که در دستور کار سوم قرار دارد. این بخش شامل گزارش‌ها و اقدامات انجام شده و موانع تخصصی مرتبط با آن‌ها می‌شود. برای مثال، اقدامات تیم فروش در هفته گذشته مورد بررسی قرار می‌گیرد و با اهداف ماهانه تطبیق داده می‌شود. این اقدامات تا چه میزان در راستای اهداف ماهانه، سه ماهه، شش ماهه و سالانه قرار دارد و آن‌ها را پشتیبانی می‌کند؟ در واقع این بخش بر اقدامات استراتژیک مبتنی بر اهداف تمرکز دارد و موضوعات متفرقه در تیم‌های اسکیل آپ را پوشش نمی‌دهد.
خروجی این بخش اهمیت بالایی دارد. در پایان دستور کار سوم، هر یک از کارمندان باید بدانند که چه کاری را و در چه مدت زمانی باید انجام دهند. این موارد در صورتجلسه قرار می‌گیرد. این قسمت بخش اعظمی از زمان هر تیم (حدود ۸۰ دقیقه) را به خود اختصاص می‌دهد.
بخش چهارم: در نهایت، هر یک از حاضران جلسه در مدت زمان کمتر از ۳۰ ثانیه بازخوردی در مورد جلسه و موثر بودن آن ارائه می‌دهند و کیفیت جلسه جمع‌بندی می‌شود تا بازخوردها به مدیر کسب و کار، مدیران تیم‌ها و دبیر جلسه انتقال یابد و در جلسات بعدی استفاده شود. در واقع زمانی که افراد و کارمندان سازمان این احساس را دارند که در تصمیم‌گیری‌ها و روند اجرایی شرکت اثرگذار هستند انگیزه بیشتری برای مشارکت می‌یابند.
در جلسات هفتگی،مدیریت جلسات بسیار اهمیت دارد. این مقاله مدیریت جلسات،این پروسه را به طور کامل توضیح داده است.
در مقاله بعدی اهمیت برگزاری، دستور کار و ساختار جلسات ماهانه در شرکت های اسکیل آپ مورد بررسی قرار می‌گیرد.
دیدگاهتان را بنویسید