اجرا در کسب‌و‌کار, مدیر مجازی

مزایای برگزاری جلسات مجازی

مدیریت جلسات مجازی

برگزاری جلسات مجازی چه ضرورت و مزایایی به همراه دارد؟

مانند هر شخص دیگری، مدیریت سازمان‌ها به فکر ارایه نوآوری در جهت حل مسائل پیش آمده بر اثر بحران کرونا هستند. ضربه اقتصادی بی‌سابقه‌ای که بر اثر این بحران به وجود آمد الگوی روابط و تعاملات اجتماعی را تغییر داد. بیشتر سازمان‌ها وادار به بهره‌گیری از روش‌های مجازی شدند تا نیروی انسانی خود را از بحران موجود حفظ کنند. یکی از این ابزارهای جدید جلسات مجازی است که هنوز بسیاری از سازمان‌ها با آن کنار نیامده‌اند. در کنار مزایای مشخصی مانند کم شدن سفرهای کاری، مجازی شدن جلسات به اعضای تیم‌ها کمک کرد تا مدیریت و مشارکت بهتری را از طریق ساختار انعطاف‌پذیر این جلسات تسهیل کنند.

با گذشت زمان و عادت کردن اعضای سازمان‌ها به روش‌های جدید برقراری ارتباط، بسیاری از مدیران اعلام کرده‌اند که از روند برگزاری و کیفیت جلسات مجازی راضی هستند و در واقع پویایی بهتری در جلسات اتفاق می‌افتد. تجربه نشستن دور یک میز بزرگ بسیار متفاوت است ولی بسته به این که در کجای میز قرار گرفته‌اید بر واکنش‌های برخی حاضران تسلط ندارید. در حالی که با برنامه‌ای مانند زوم، شما می‌توانید صورت و چشمان تمامی افراد را ببینید که تاثیر بالایی بر تمرکز، نحوه ارتباط و تصمیم‌سازی نهایی می‌گذارد.

به هر حال کیفیت برگزاری این جلسات هم از اهمیت بالایی برخوردار است. در این نوشتار با بهره‌گیری از تجارب مدیران در تغییر وضعیت جلسات از حضوری به مجازی، هشت اقدام عملی که به یک جلسه مجازی عالی منجر می‌شود پیشنهاد می‌گردد. با کمک این اقدامات کیفیت جلسات مجازی به خاطر ویژگی‌های منحصر به فردی که دارند نسبت به جلسات حضوری و رو در رو افزایش پیدا می‌کند.

۱.بر آمادگی پیش از جلسات مجازی تاکید داشته باشید.

بهتر است اعضای جلسه قبل از برگزاری جلسه آمادگی داشته باشند. برای مثال مختصری از محتوای جلسه را مطالعه کنند، با یکدیگر پیش از ورود به جلسه مذاکره داشته باشند و بازخورد بدهند. این کار به تمامی اعضای جلسه این امکان را می‌دهد که بررسی‌ها و شناخت‌هایی قبل از جلسه داشته باشند و جلسه کوتاه‌تر، متمرکزتر و موثرتر انجام شود.

دکتر هلن گایل، عضو هیات بورد کوکاکولا و کلگیت در همین زمینه می‌گوید: “برگزاری این جلسات بدون سفر کردن و دردسرهای جابه‌جایی، زمان بیشتری به من و کارمندان برای آمادگی و تمرکز پیش از جلسه می‌دهد.”

۲.جلسات مجازی را کوتاه و مفید برگزار کنید!

حذف کردن مواردی که تاثیر اساسی بر مشارکت در جلسه و نتیجه آن ندارند به مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند. جیمز اسکینر، رییس هیات مدیره هلدینگ والگرین بوتس در آمریکا در همین رابطه می‌گوید: به نظر من جلسات مجازی فقط باید بر تقسیم مسئولیت‌های اساسی و تصمیمات نتیجه‌گرا متمرکز شوند. سایر موارد می‌توانند از طریق ایمیل نیز مشخص شوند. این امر باعث مختصر شدن جلسه و تمرکز بر موارد اساسی و ضروری می‌شود.

جلسات مجازی زودتر به خستگی اعضا منجر می‌شود بنابراین پیشنهاد می‌شود که زمان بهینه برای ارایه موضوع مورد بحث ۱۵ دقیقه باشد. باید بدانید که دیگر زمان ارایه پاورپوینت‌های ۴۵ دقیقه‌ای به پایان رسیده است. همانطور که وظیفه اعضای تیم توجه به محتوای جلسه است، تیم مدیریتی وظیفه دارند که نکات مهم و ضروری را بدون ایجاد حس کسالت به اعضای تیم ارایه کنند. در صورتی که زمان جلسات طولانی می‌شود زمان استراحت مابین جلسه یا زمانی را برای مذاکره شخصی مدیران در نظر بگیرید. مطالعات نشان می‌دهد که تعریف زمان استراحت در جلسات-برای پیاده‌روی اعضا-تاثیر بالایی بر افزایش روش‌های خلاق حل مسئله دارد.

۳.جلسات را در طول هفته پخش کنید.

در این زمینه به تجربه شلی آرشامبو مدیر اجرایی شرکت‌های متعددی از جمله نوردستورم و وریزون، اشاره داریم. آرشامبو می‌گوید که در زمینه برگزاری جلسات با استراتژی خاصی پیش می‌روند. به این صورت که به مدت چهار هفته، هفته‌ای یک جلسه ۲-۱.۵ ساعته برگزار می‌شود. این روش به جلسات مشارکتی‌تر و مفیدتری منجر شده است.

با برنامه‌ریزی محتوای جلسات در قالب جلسات متعدد به پیشبرد حل موضوع مورد بررسی نیز کمک می‌کند. برای مثال، می‌توان در جلسه اول مسائل استراتژیک و اساسی پیش آمده را مورد بررسی قرار داد و بعد به اعضای جلسه زمان داد تا روش‌های برخورد با مسئله را مورد بررسی قرار دهند. در جلسات بعدی بازخوردها و انعکاس‌های افراد بررسی می‌شود و اعضای تیم آمادگی بهتری برای مشارکت دارند.

۴.اعتمادسازی کنید.

یکی از بنیان‌های اساسی برای مدیریت موفق اعتمادسازی در بین اعضای سازمان است. این موضوع به جهت رعایت شفافیت در جلسات نیز اهمیت زیادی دارد. در همین زمینه آلفرد اسبورن، متخصص حکم‌روایی در مدرسه مدیریت آندرسون دانشگاه لس‌آنجلس می‌گوید: در هیات مدیره و سایر تیم‌های مسئول، باید تصمیم‌سازی شود و این تصمیمات باید سنجیده و حساب شده صورت گیرد. بنابراین در صورتی که شناخت و اعتماد کافی بین اعضا وجود داشته باشد، برقراری تعاملات راحت تر صورت می‌گیرد و اعضای جلسه زبان یکدیگر را بهتر متوجه می‌شوند.

اعضای جلسه معمولا در سایر مواقع مانند شام‌های کاری یا زمان استراحت و صرف قهوه به بهبود روابط با یکدیگر می‌پردازند ولی چنین فرصتی برای جلسات مجازی خود به خود وجود ندارد و باید برنامه‌ریزی شود.

بنابراین بهتر است که در جلسات مجازی زمانی به گفت‌وگوهای شخصی‌تر اختصاص یابد. برای مثال می‌توان از اعضای جلسات پرسید که در شرایط بحرانی کنونی با چه چالش‌هایی روبرو هستند و چگونه این بحران را مدیریت می‌کنند. این امر منجر به بهبود روابط میان اعضای تیم می‌شود و تاثیر چشم‌گیری بر کیفیت مذاکرات می‌گذارد.

چنین تکنیکی در بسیاری از سازمان‌های موفق و پیشرو استفاده شده است. به خصوص شرایط کنونی ثابت کرده است که افراد به همدلی بیشتری نیاز دارند و بهتر آسیب‌پذیری خود در برابر مسائل را نشان می‌دهند

۵.به صورت موثری از ایده زیرگروه‌ها در برگزاری جلسات مجازی استفاده کنید.

گاهی در جلسه لازم است که اعضا به چندین زیرگروه تقسیم شوند و به صورت جداگانه موضوع را مورد بحث قرار دهند. این اتفاق بیشتر زمانی کاربرد دارد که ابعاد مختلف مسئله یا ایده‌ها باید صریحا مورد بررسی قرار گیرد. برنامه‌هایی مانند ادوب کانتکت این امکان را فراهم می‌کنند که زیرگروه‌ها در محیط‌های جداگانه تشکیل شوند. هر یک از این گروه‌ها باید کوچک باشد و نهایتا سه عضو داشته باشد و بحث بین ۱۰ تا ۳۰ دقیقا صورت گیرد.

در گروه‌های کوچک، افراد راحت‌تر جرئت ابراز عقاید خود و ارایه ایده‌های خلاق را پیدا می‌کنند و مشارکت بهتر ایجاد می‌شود. ماکسین ولیامز، از مدیران فیس‌بوک در همین زمینه می‌گوید: این روش کمک می‌کند تا تمامی صداها شنیده شوند و نظر همه اعضا در فرایند تصمیم‌سازی دخالت داده شود.

۶.زمانی برای اظهار نظر اعضای تیم اختصاص دهید.

اگر جلسه را به صورتی برنامه‌ریزی کرده‌اید که بعد از هر موضوع مورد بررسی، زمان کافی برای اظهار نظر سایر اعضا وجود ندارد در نهایت زمانی برای این کار اختصاص دهید. مت مولنوگ موسس وردپرس در همین زمینه می‌گوید: در جلسه حضوری با یک نگاه اجمالی به افراد می‌توان متوجه شد که یکی از حاضران سوالی دارد یا می‌خواهد نکته‌ای را با جمع به اشتراک بگذارد. اما در مورد جلسات مجازی این ادراک دشوارتر اتفاق می‌افتد. جالب است بدانید که مولنوگ تجربه مدیریت دورکاری کامل کارمندان سازمان را در ۶۲ کشور جهان دارد و تجربه برگزاری جلسات مجازی را از سال ۲۰۱۴ تا کنون کسب کرده است.

پیشنهاد می‌شود که زمان‌های کوتاهی را مابین موضوعات مختلف مطروحه در جلسه خالی بگذارید تا اعضای جلسه سوالات خود را بپرسند یا مواردی را که مورد بررسی قرار نگرفته به بحث بگذارند.

۷.مهمان‌های ویژه به جلسات مجازی دعوت کنید.

از مزایای برگزاری جلسات مجازی ایجاد فرصت مناسب برای برقراری ارتباط با افراد جدید است. در این جلسات می‌توان به راحتی با متخصصانی از نقاط مختلف جهان ارتباط برقرار کرد تا در زمانی کوتاه-پنج تا ده دقیقه-تجارب و نظرات خود را به اشتراک بگذارند. این روش آسانی برای بهره‌گیری از نقطه‌نظرات و دیدگاه‌های متفاوت است. خوبی جلسات مجازی این است که بدون درنظرگیری زمان و هزینه برای سفر می‌توان با افراد و متخصصان مختلف از سراسر جهان ارتباط برقرار کرد.

شاخص‌های فاصله‌گذاری اجتماعی به مروز زمان کمرنگ می‌شوند و گرایش طبیعی ما دوباره به سمت جلسات حضوری برمی‌گردد. که البته اشتباه است. ما بر این باور هستیم که روش برگزاری جلسات مجازی می‌تواند تا مدت‌ها کاربرد گسترده‌ای داشته باشد. زمانی که سازمان‌ها از مزایای برگزاری جلسات مجازی مطلع شوند، به مرور به این جلسات روی می‌آورند. در واقع پس از مدتی روال کار سازمان‌ها به این صورت می‌شود که بعد از هر چند جلسه حضوری، جلساتی را مجازی برگزار می‌کنند تا از مزایای این نوع جلسات نیز بهره‌مند شوند.

در واقع به نظر می‌رسد که با بهره‌گیری از اصولی مانند آمادگی پیش از جلسه، اختصاص زمان مناسب به اظهار نظر صریح حاضران و شمول متخصصان از نقاط مختلف جهان در جلسات مجازی، مدیران نسل جدیدی از راهبردهای نوآور رهبری را تجربه می‌کنند که عملکرد و بهره‌وری سازمان را دستخوش تغییر می‌سازد.

چک لیست برگزاری جلسات مجازی:

  • پیش‌نیازها را مشخص کنید: پیش از جلسه الزامات و پیش‌نیازهای جلسه را در ایمیل دعوت ابلاغ کنید برای مثال در صورتی که افراد باید گزارش‌های خاصی را همراه بیاورند، لباس رسمی بپوشند یا محتوای جلسه را محرمانه نگه دارند.
  • متخصصان تکنولوژی و فناوری اطلاعات سازمان را در دسترس نگه دارید: یکی از متخصصان تکنولوژی در سازمان باید برای آمادگی‌های پیش از جلسه-نصب اپلیکیشن برای برگزاری ویدیو کنفرانس و رفع مسائل احتمالی مرتبط با شبکه-در دسترس و آماده‌باش باشند. بهتر است در این زمینه پروتکل‌هایی تعریف شود تا هماهنگی‌های لازم پیش و حین جلسه با بخش فناوری اطلاعات صورت گیرد.
  • به صورت همزمان اعضای جلسه را نیز تجهیز کنید: بعد از بررسی‌های مرتبط با تکنولوژی، باید نیاز افراد حاضر در جلسه به سخت‌افزارهای مختلف از جمله هدفون و سایر نرم‌افزارهای لازم تامین شود. حتی در صورت نیاز ابزارهای لازم را برای آن‌ها پست کنید.
  • الزامات حقوقی و قانونی را رعایت کنید: اطمینان حاصل کنید که جلسه مجازی شما از تمام قوانین و الزامات لازم پیروی می‌کند. می‌توانید این موارد را با وکیل شرکت در میان بگذارید تا هماهنگی‌های لازم را انجام دهد.

یکی از ابزارهای غزال با نام برگزاری جلسات آنلاین شاید برای شما مفید باشد

  • زمانبندی آنلاین انجام دهید: از یک ابزار زمان‌بندی آنلاین برای حصول اطمینان از هماهنگی زمان جلسه با تمامی افراد در نفاط مختلف جغرافیایی استفاده کنید.
  • از تماس تصویری استفاده کنید: اعضای جلسه را تشویق به استفاده از دوربین‌هایشان و برقراری تماس تصویری کنید. این روش باعث انسانی‌تر شدن نحوه تعاملات و تسهیل مشارکت و اعتمادسازی می‌شود. همچنین تمرکز بر واکنش و عملکرد حاضران بالا می‌رود. در واقع در تماس تصویری چیزی برای مخفی کردن وجود ندارد.
  • کارمند پشتیبان جلسه داشته باشید: در طول گزارش، بهتر است فردی را برای هماهنگی‌ها، حل مسائل احتمالی و یافتن فوری اسناد مورد نیاز در کنار خود داشته باشید تا مجبور نشوید همزمان چند کار را انجام دهید.
  • یکی از حاضران را به عنوان منشی جلسه قرار دهید: منشی جلسه می‌تواند از حضور تک تک افراد و برقراری نظم جلسه برای شروع اطمینان حاصل کند و مسائل احتمالی برای برقراری ارتباط را برطرف نماید. همچنین این فرد بر ترتیب صحبت کردن حاضران در جلسه، نحوه مشارکت و نظرخواهی و زمان استراحت نظارت می‌کند.
  • پروتکل بازخورد تعریف کنید: روز بعد از اولین جلسه مجازی خود از حاضران جلسه بازخورد بگیرید. از تمامی افراد بخواهید که افکار و مشاهدات خود در زمینه کیفیت برگزاری جلسه را با شما در میان بگذارند. حتما این بازخورد باید بالافاصله و در روز بعد از جلسه گرفته شود تا موارد و جزییات اساسی فراموش نشده باشد. همچنین راهکارهای پیشنهادی بهبود و افزایش بهره‌وری جلسات را از اعضا بپرسید. می‌توانید این بازخوردها را از طریق نظرسنجی مجازی و بدون فاش شدن هویت پاسخ‌دهندگان انجام دهید، ولی پیشنهاد می‌شود که این نظرسنجی به صورت باز و شفاف صورت گیرد تا کارمندان با مدیریت احساس راحتی کنند و جلسات مجازی براساس نظرات و بازخوردهای اعضا صورت گیرد.

نویسنده: کیت فرازی (Keith Ferrazziو سارا زپ (Sarah Zapp)

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: ۱ میانگین: ۵]

این مطالب را هم حتما بخوانید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.