مزایای برگزاری جلسات مجازی

مانند هر شخص دیگری، مدیریت سازمان‌ها به فکر ارایه نوآوری در جهت حل مسائل پیش آمده بر اثر بحران کرونا هستند. ضربه اقتصادی بی‌سابقه‌ای که بر اثر این بحران به وجود آمد الگوی روابط و تعاملات اجتماعی را تغییر داد. بیشتر سازمان‌ها وادار به بهره‌گیری از روش‌های مجازی شدند تا نیروی انسانی خود را از بحران موجود حفظ کنند. یکی از این ابزارهای جدید جلسات مجازی است که هنوز بسیاری از سازمان‌ها با آن کنار نیامده‌اند. در کنار مزایای مشخصی مانند کم شدن سفرهای کاری، مجازی شدن جلسات به اعضای تیم‌ها کمک کرد تا مدیریت و مشارکت بهتری را از طریق ساختار انعطاف‌پذیر این جلسات تسهیل کنند.

با گذشت زمان و عادت کردن اعضای سازمان‌ها به روش‌های جدید برقراری ارتباط، بسیاری از مدیران اعلام کرده‌اند که از روند برگزاری و کیفیت جلسات مجازی راضی هستند و در واقع پویایی بهتری در جلسات اتفاق می‌افتد. تجربه نشستن دور یک میز بزرگ بسیار متفاوت است ولی بسته به این که در کجای میز قرار گرفته‌اید بر واکنش‌های برخی حاضران تسلط ندارید. در حالی که با برنامه‌ای مانند زوم، شما می‌توانید صورت و چشمان تمامی افراد را ببینید که تاثیر بالایی بر تمرکز، نحوه ارتباط و تصمیم‌سازی نهایی می‌گذارد.

به هر حال کیفیت برگزاری این جلسات هم از اهمیت بالایی برخوردار است. در این نوشتار با بهره‌گیری از تجارب مدیران در تغییر وضعیت جلسات از حضوری به مجازی، هشت اقدام عملی که به یک جلسه مجازی عالی منجر می‌شود پیشنهاد می‌گردد. با کمک این اقدامات کیفیت جلسات مجازی به خاطر ویژگی‌های منحصر به فردی که دارند نسبت به جلسات حضوری و رو در رو افزایش پیدا می‌کند.