هدایت یک جلسه مجازی مؤثر کار آسانی نیست. افراد بصورت مجازی و تصویری در کنفرانس حضور دارند، یک گروه ساکت که در ابتدای بحث سلام می کنند و در ادامه کار بجز در صورت مطرح کردن پرسش یا ایده دیگر حرفی نمی زنند.

صدای هشدار ایمیل دریافتی از شرکت کننده کنفرانس از راه دور  شنیده میشود، که به خود زحمت نمیدهد که این واقعیت را پنهان کند که آنها از این زمان برای رسیدگی به سایر موارد مربوطه استفاده میکنند.  از آنجا که شرکت کنندگان بیش از حد مودب تلاش میکنند از صحبت کردن همزمان با سایر افراد خودداری کنند، فاصله های طولانی و غیرماهرانه رخ میدهد. همکار و شریکی که از اتصال ویدئویی ضعیف بعنوان مجوزی برای قطع سایر سخنرانان در هر زمانیکه وقفه ای در انتقال رخ میدهد، استفاده میکند.

اینها همه از مشکلات مربوط به افراد می باشند. خدمات اینترنتی ضعیف، اشکالات نرم افزاری،  تصاویر پیکسلی، چگونه می توانیم در برنامه های خود پیشرفت کنیم؟ مشکلاتی از این قبیل می توانند جلساتی را  که شما نمی توانید همه حاضرین را در یک مکان فیزیکی جمع کنید؛دچار مشکل کنند. هدف مکالمه شما هرچه باشد ، پویایی آن اساساً توسط محیطی که همه را دور هم جمع می کند ، تعیین می شود.

ویدیو ، تماس کنفرانسی ، برنامه های پیام رسان — با توسعه ابزارهای ارتباطی ، اهداف خود را دنبال کنید. حتی اگر در یک دفتر سنتی در کنار همکاران خود کار کنید ، ممکن است بیشتر وقت خود را در کنفرانس با افرادی که از نظر جسمی حضور ندارند سپری کنید: شرایط مذاکره با مشتری ای که دو منطقه زمانی دورتر از در آنجا زندگی می کند، بحث در مورد یک پروژه با یک همکار که مرتباً از خانه کار می کند، یا فقط با مشارکت با گروهی از همکارانی که مانند شما  خارج از کافی شاپ ها و کتابخانه ها کار می کنند. اگرچه آنها بخشی از روزهای کاری معمولی ما هستند ، این جلسات همیشه به اندازه ای که میتوانند، موفقیت آمیز نیستند. چیزهای زیادی وجود دارد که می توانند انجام شوند، و اشتباه می شوند.