برایان تریسی: «افراد موفق، کسانی هستند که عادت های موفقی دارند.»
شرکت کانادایی ساخت عینک Coastal.com در سال 2014، توسط Essilor International به مبلغ 430 میلیون دلار کانادا خریداری شد که بزرگ‌ترین سرمایه‌گذاری ثبت شده در یک شرکت تجارت الکترونیک در تاریخ کانادا بود. اما داستان چه بود؟ برای آشنایی با 5 عادت راکفلر با ما همراه باشید.
Coastal.com به دلیل خروجی‌های خارق‌العاده خود هم‌چنان به شگفت‌زده کردن مشتریان، علاقمند سازی بیشتر کارمندان و ارائه‌ی بهترین نتایج برای سهام‌داران صدرنشین است. از اقدامات موثر این شرکت می‌توان به توجه به بازخوردهای مشتریان و کارمندان، برگزاری جلسات پیوسته برای بحث و اجرای آموخته‌ها و تعیین اولویت‌ها بر اساس نتیجه‌گیری اشاره کرد.
راجر هاردی، بنیان‌گذار و مدیرعامل Coastal.com این نتایج فوق العاده را نتیجه‌ی اجرای منظم The Rockefeller Habits معرفی می‌کند. وقتی نوبت به بهترین چارچوب برای اجرا و استفاده از استراتژی شرکت شما می‌رسد، من با افتخار لیست بررسی عادات راکفلر را عنوان می‌کنم. این مجموعه عادت راکفلر، ساده و در عین حال راه‌گشای بیش از 70،000 شرکت بوده تا افزایش راندمان را در کمترین زمان لازم برای کسب و کار تجربه کنند. بسیاری از آن‌ها افزایش سرمایه‌ای به رقم 10 میلیون دلار، 100 میلیون دلار و تعدادی دیگر به یک میلیارد و فراتر از آن رسیده اند. این همان رویای یک بیزینس موفق است، این طور نیست؟
۵ عادت راکفلر که در این مقاله به آن‌ها می‌پردازیم، بیش از 100 سال پیش درست از همان زمانی‌که که جان دی راکفلر آن ها را در تجارت خود به کار گرفته است تغییر نکرده‌اند. نتیجه ای که او را تبدیل به ثروتمندترین مرد تاریخ حتی با در نظر گرفتن استانداردهای امروزی کرده‌است.
چرا نظم و انضباط اهمیت دارد
یک هدف، بدون برنامه‌ریزی منظم آرزو است و برنامه‌ریزی‌های بدون هدف، بی‌نتیجه‌اند.
امروزه همه‌ی ما از اهمیت برنامه‌ریزی و پیروی از روتین‌ها آگاه هستیم اما در این مرحله این دانش صرفا تئوری است. تاکید من برآن است که به شما بگویم؛ داشتن یک روال ممتد برای رسیدن به اهداف شما چقدر مهم است. شعار من در Gazelles، «روتین به شما آزادی عمل می‌بخشد» است. این کلید اصلی ما برای رسیدن به اهداف است.
دید روشن (اهداف) + انضباط (روتین) = موفقیت
ممکن است بخواهید به یادگیری نواختن گیتار بپردازید، اما اگر درس‌های خود را فرانگیرید و نظم و انضباط (روتین) مشخص برای تمرین نداشته باشید، به هیچ نتیجه‌ای نخواهید رسید. به همین منوال، رهبران تجاری که دائماً به چشم اندازهای پیش‌روی خود توجه می‌کنند، افرادی هستند که اهداف و روال های مشخصی برای آینده تجارت خود دارند.
۵ عادت راکفلر چیست؟
- تیم اجرایی باید توانمند و همسو باشد.
- همه از وظایف پیش‌رو برای انجام در جهت پیشرفت شرکت مطلع هستند.
- ریتم ارتباطی مشخصی در میان اعضا باید برقرار باشد تا اطلاعات به سرعت در سازمان انتشار یابند.
- هر قسمتی از سازمان دارای اشخاصی است که مسئولیت اطمینان از تحقق اهداف را بر عهده دارند.
- دیتای ورود نیرو به سازمان برای شناسایی موانع و فرصت ها گردآوری می شود.
- گزارشات و تجزیه و تحلیل داده‌های بازخورد مشتری از درجه اهمیت و دقت داده‌های مالی باید برخوردار باشد.
- ارزش‌ها و اهداف اصلی در سازمان باید “زنده و پویا” باشند.
- کارمندان بتوانند اجزای اصلی استراتژی شرکت را شرح دهند.
- همه کارمندان بتوانند به صورت کمی پاسخ دهند که آیا روز یا هفته خوبی داشته اند یا خیر.
- برنامه ها و عملکرد شرکت برای همه قابل مشاهده باشد.
ما در گروه مشاوران غزال برای شما چکلیست عادات راکفلر را تدارک دیده ایم.
چک لیست راکفلر شما را به اقداماتی هدایت می کند که منجر به ایجاد تحولی عمیق در کسب و کارتان خواهد شد
عادت شماره یک راکفلر
اصل اول این عادت راکفلر: تیم اجرایی باید سالم و هماهنگ باشد.
- اعضای تیم تفاوت‌ها، اولویت‌ها و روش‌های کاری یکدیگر را درک کنند.
- تیم مکرراً و حداقل هفته‌ای یک‌بار جلسات تفکر استراتژیک برگزار می‌کند.
- تیم در جلسات آموزشی اجرایی به طور مداوم به صورت ماهانه شرکت می‌کند.
- تیم قادر است در بحث‌های سازنده شرکت کند و همه اعضا به‌راحتی در بحث‌ها شرکت می‌کنند.
- اولین عادت یک تیم اجرایی سالم و هماهنگ باید بررسی و توجه به چشم‌انداز‌های شرکت باشد.
تفاوت اسکیل آپ با رشد کسب و کارهای کوچک در چیست؟
پاتریک م. لنچیونی در کتاب خود با نام پنج نقص یک تیم افسانه رهبری، به جزئیات موقعیت‌های ناسالم سازمانی، که باعث از بین رفتن تیم هدایت و رهبری می‌شود، پرداخته است:
- عدم اعتماد
- ترس از درگیری
- عدم تعهد
- اجتناب از مسئولیت‌پذیری
- بی‌توجهی به نتایج
پیشنهاد می‌کنم قبل از مراجعه به سایر عادت‌های مخرب موجود در فهرست، به بررسی و حل این مسائل در صورت وجود هر یک از آن‌ها در سازمان خود بپردازید. بسیار مهم است که احساس اعتماد متقابل در تیم شما در حدی باشد که امکان بحث سالم و گفتوگو‌های سازنده را فراهم آورد. اعضای تیم باید بتوانند حقایق را با صراحت اعلام کنند و یکدیگر را بدون ترس از آسیب به احساسات یا سیاست‌های اداری به چالش بکشند. این عادت راکفلر، به نوبه خود به همه‌ي اعضا اجازه می‌دهد تا بر روی یک اولویت واحد متمرکز شوند و هماهنگی و قدرت را در کل سازمان ایجاد کنند.
عادت شماره دو راکفلر
- تمامی اعضای شرکت بر روی هدف شماره ۱ برای محقق شدن آن تمرکز می‌کنند.
- اهداف شرکت برای سه ماه‌ی پیش‌رو مشخص می‌شوند.
- اولویت‌ها مشخص شده و برای سه ماهه بعدی رتبه بندی می شوند.
- جشن و پاداش برای کارمندانی که تلاش بسیار در راستای هدف شماره ۱ شرکت می‌کنند.
- فصلنامه روند پیشرفت در سراسر شرکت ارسال شده و کارمندان از پیشرفت هر هفته مطلع می‌شوند.
«این مانند رفتن به ماه و بازگشت از آن بود: یا این کار را انجام می‌دهیم، و یا همگی در مسیر تلاش برای رسیدن به آن می‌میریم.» بن گادسی ، رئیس ProService Hawaii.
داشتن چند اولویت “اصلی” وسوسه‌انگیز است ، اما این بدان معنا است که تمرکز شما به جهات مختلف معطوف خواهد شد. بنابراین، پیشرفت شگرفی نخواهید داشت و به هیچ چیز مهمی دست نخواهید یافت. برای این که مقیاس‌بندی قابل عملی شدن باشد از شما می‌خواهم که یک هدف را در اولویت قرار دهید و مطمئن شوید که همه اعضا برای دستیابی به آن تلاش می‌کنند. مقیاس‌بندی یک شرکت زمان می‌برد. همه چیز برای برداشتن تنها یک قدم به جلو، بررسی و تنظیم می‌شود. این امر تنها در صورتی امکان‌پذیر است که بررسی و اهداف منظمی وجود داشته باشد. یکی از این اهداف، هدف سه ماهه است که اجازه می‌دهد تا بردهای کوچکی داشته باشید که منجر به تمرکز شرکت شما بر اولویت شماره 1 می‌شود.
عادت شماره سه راکفلر
در این عادت راکفلر به توضیح چگونگی، ریتم و ارتباط مشخصی که باید در میان اعضا برقرار باشد تا اطلاعات به سرعت در سازمان انتشار یابند، می‌پردازیم.
- همه کارمندان در یک تجمع روزانه شرکت می‌کنند که کمتر از 15 دقیقه طول می‌کشد.
- همه‌ی تیم‌ها جلسه هفتگی دارند.
- مدیران اجرایی و میان‌رده هر روز برای یادگیری، حل مسائل بزرگ و انتقال DNA هر ماه ملاقات می‌کنند.
- به صورت فصلی و سالانه، مدیران اجرایی و میان‌رده برای کار و بررسی بر روی 4 تصمیم، استراتژی، اجرا، منابع انسانی و نقدینگی به صورت غیرحضوری ملاقات می‌کنند.
برای حرکت سریعتر، تپش سریعتر لازم است
جلسات در شرکت‌ها شهرت بدی پیدا کرده‌اند و برخی از کارمندان از مزایای جلسات و شرکت درآن‌ها اجتناب می‌کنند. با این حال، من معتقدم که برنامه‌ریزی‌های ممتد ملاقات روزانه، هفتگی، ماهانه، سه ماهه و سالانه به حل چالش شماره یک افراد که ارتباط موثر در محیط کار است کمک می کند.
ممکن است برگزاری این تعداد جلسات غیرعادی به نظر برسد، اما وقتی به درستی اجرا شود، در واقع در طولانی مدت زمان زیادی را برای همه صرفه جویی می کند. ارتباطات بسیار موثرتر و روان‌تر می شود و تیم شما از وضوح و بازخورد لازم برای تمرکز بر اولویت شماره 1 شرکت برخوردار است.
در اینجا به بررسی مدت زمان هر جلسه می پردازیم:
Huddle روزانه: 5 – 15 دقیقه
جلسه هفتگی: 60 – 90 دقیقه
جلسه ماهانه مدیریت: نیم تا کل روز
نشست برنامه ریزی سه ماهه و سالانه: یک تا سه روز جلسه خارج از محل‌کار
عادت شماره چهار راکفلر
هر قسمتی از سازمان دارای اشخاصی است که مسئولیت اطمینان از تحقق اهداف را بر عهده دارند.
- در این مرحله از این عادت راکفلر، نمودار پاسخگویی عملکرد (FACe) در این مرحله تکمیل شده است (افراد مناسب کارهای درست را به درستی انجام دهند).
- صورت های مالی مورد بررسی فردی قرار می‌گیرند.
- هر یک از 4-9 فرایندهای موجود در نمودار فرآیند پاسخگویی (PACe) دارای شخصی است که برای آن ها پاسخگو است.
- در صورت عدم وجود تخصص داخلی، هر 3-5 سال یک‌بار شرکت قابلیت افزودن یک متخصص مربوطه در هیئت مشورتی دارد.
اگر بیش از یک نفر پاسخگو باشد، عملا هیچ کس پاسخگو نیست، و این زمانی است که همه چیز از بین می رود.
شفاف سازی مسئولیت ها در سراسر سازمان بسیار مهم است. باید به هر قسمت درون سازمان یک نفر حسابدار اختصاص داده شود و این باید در سراسر سازمان مشخص شده باشد. البته، این بدان معنا نیست که این شخص رئیس است یا می تواند تمام تصمیمات را بگیرد اما کمک حال پیشبرد اهداف شرکت خواهد بود.
عادت شماره پنج راکفلر
در آخرین عادت راکفلر دیتای ورود نیرو به سازمان برای شناسایی موانع و فرصت ها گردآوری می‌شود.
- همه مدیران (و مدیران میان‌رده) حداقل هفته‌ای با حداقل یک کارمند مکالمه شروع یا توقف امورات اداری دارند.
- نظرات موجود در مکالمات کارمندان در جلسه هفتگی تیم اجرایی به اشتراک گذاشته می‌شود.
- اطلاعات کارکنان در مورد موانع و فرصت‌ها به صورت هفتگی جمع آوری می‌شود.
- یک تیم مدیریت میانی مسئول مدیریت بر روی همه موانع و فرصت‌ها است.
داده ها، چه داده های قابل اندازه گیری و چه غیر قابل اندازه گیری، به تصمیم گیری روشن کمک می‌کند. این اولین جزء کلیدی برای داده‌های کیفی است که برای هدایت کسب و کار به آن نیاز دارید. برای مدیران ارشد و مدیران میانی بسیار مهم است که کارکنان خود را در جمع آوری اطلاعات از داخل شرکت، مشارکت دهند. به عبارت دیگر، آستین ها را بالا بزنید و آماده یادداشت برداری شوید.
در اینجا چند دستورالعمل توصیه شده است:
- داده‌ها را از کارمندان خود، به ویژه کانال‌های فروش و کسانی که در خط مقدم هستند، جمع آوری کنید. زیرا؛ آن ها نزدیک‌ترین به مارکت هستند.
- رهبران ارشد باید در طول هفته حداقل با یک کارمند صحبت کنند. در این جا سوال حیاتی‌که آن‌ها باید بپرسند این است که شرکت باید چه کاری را شروع، متوقف، یا ادامه دهد؟
- به “توقف ها” توجه کنید زیرا به شما این ایده را می‌دهد که موانعی که مردم با آن روبرو هستند را برای ایجاد رضایت آنان از بین ببرید.
نتیجه گیری
1- کدام یک بهتر است؛ داشتن تنها یک هدف یا داشتن چند اولویت اصلی؟
داشتن یک هدف مشخص و اصلی برای پیشبرد شرکت انتخاب بهتری است؛ چرا که همه اعضا و فعالیت‌های آن‌ها در راستای رسیدن به یک نقطه مشخص متمرکز است و این تمرکز مسبب پیشرفت بسیاری خواهد شد.
2- داشتن اهداف 3ماهه چه اهمیتی دارد؟
تعیین اهداف سه‌ماهه و رسیدن به آن‌ها منجر به تقویت حس موفقیت و داشتن دستاورد می‌شود. این موضوع به افزایش تمرکز شما برای رسیدن به هدف اصلی کمک می‌کند.
3- چرا باید به صورت منظم به برگزاری جلسات بپردازیم؟
جلسات باعث تقویت حس اعتماد و افزایش مشارکت مفید همه اعضا می‌شوند. جلسات منظم دید بهتری از شرایط شرکت به شما می‌دهد و می‌توانید با تکیه بر این بینش در جلسات مدیریتی برنامه روشنی تعیین کنید.
4- چرا کسب اطلاعات از کارمندان مهم است؟
تعامل کارمندان با مخاطبان و مشتریان بیشتر است. ارتباط سازنده با کارکنان سبب می‌شود تا از بازخورد مصرف‌کنندگان و نقاط ضعف محصولات یا حتی شرکت خود مطلع شوید.
همان طور که اشاره شد، این عادت های موفق هستند که افراد موفق می سازند. تکرار هدفمند عادات صحیح موجب بهبود روند کسب و کار شما و استمرار آن خواهد شد. 5 عادت راکفلر که به آن ها اشاره کردیم موجب هماهنگی اعضای تیم شما با یکدیگر خواهد شد. پنج عادت راکفلر بررسی و توجه به چشم‌انداز‌های شرکت، تمرکز اعضا بر این چشم اندازها، گردهمایی منظم رده های مختلف برای وحدت فعالیت، سپردن امور به افراد صحیح و بررسی داده های کمی و کیفی دریافتی هستند.
تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال
این مقاله به کوشش مژگان امیر یوسفی و دیگر اعضای گروه مشاوران غزال تولید شده است. تک‌تک ما تلاش داریم اثری مثبت بر روی کسب و کارها داشته باشیم.