کار از راه دور، به ویژه در جهانی که تحت تاثیر کرونا قرار گرفته، طبیعتا منجر به ایجاد زمان منعطف می‌گردد. کارمندان دارای فرزندان کوچک ممکن است بخش بیشتر کار خود را طی شب هنگامی‌که کودکان آن‌ها در رختخواب هستند، انجام دهند. برخی دیگر از کارمندان زودتر کار خود را شروع می‌کنند، به این امید که زودتر کار خود را به اتمام برسانند. در حالی‌که برخی دیگر نیز دیر شروع به کار کرده و تا دیروقت مشغول کارند.
در صورتی‌که تیم شما در ساعات مختلفی در حال کار است، ممکن است در تمام ساعات روز، شب و یا حتی در آخر هفته ایمیل و پیام‌های کاری دریافت کنید، که این مساله باعث شده همیشه در دسترس باشید و در یک محیط آنلاین مشغول به کار باشید. این شیوه کاری ممکن است در برخی صنایع در این مواقع چالش برانگیز ضروری باشد، اما قطعا در هر صنعتی و برای هر کسی در صنعتی که مشغول به کار است، مورد نیاز نیست. این امر ریشه در فرهنگ شرکت شما دارد، برخی مواقع در صورتی‌که امکان وقوع این مساله وجود نداشته باشد، کار دشوار خواهد شد. همیشه آنلاین بودن چندان قابل تحمل و ساده نیست. این امر باعث افزایش فشار شده و شرکت شما را به مکانی ناخوشایند برای کار تبدیل می‌کند. همچنین، باعث شده که حتی اکثر کارمندان شرکت به پیشنهادات کاری دیگری فکر کنند.
سال‌هاست به مشتریان خود کمک می‌کنم که سیاست هایی را به کار بگیرند که از بروز این مساله جلوگیری می‌کند، اما در حال حاضر مهم‌ترین مساله این است که کارمندان در این وضعیت کاری ناآشنا دچار فشار و استرس ناگهانی نشوند. بنابراین، چگونه می‌توانید نیازهای کارمندان خود را همزمان با حفظ فرهنگ و تعادل بین کار – زندگی تیم خود تامین کنید؟ نکته اصلی در این رابطه تشویق کارمندان به ایجاد زمان منعطف و همچنین تعیین ساعات ارتباطی روشن است (به عنوان مثال، ۸ صبح تا ۶ بعد از ظهر). خارج از این ساعات، کارمندان باید محیط خود را به یک محیط بدون اضطراب تغییر داده و از ویژگی ارسال برنامه ریزی شده ایمیل به مشتریان خود استفاده کنند، به طوری‌که پیام های کاری تنها در طول ساعات ارتباط به مشتریان تحویل داده شود.
در صورتی‌که هر گونه مکاتبات باید خارج از ساعات ارتباطی تعیین شده مانند مسائل فوری یا حساس به زمان رخ دهد، افراد می‌توانند به راحتی تنها از طریق تلفن و یا پیامک این کار را انجام دهند. با این روش افراد می‌توانند به راحتی در زمان نیاز همۀ کانال‌های ارتباطی مانند ایمیل، پیام رسان فوری و غیره را ببندند. با استفاده از ارتباط کاری از طریق تلفن و یا متن، فرد فرستنده معمولا زمان کافی برای ارسال یک پیام و تفکر در این رابطه که “آیا من واقعا در حال حاضر به این شخص احتیاج دارم و یا می‌توانم برای برقراری ارتباط منتظر بمانم؟” فکر کند. این کار به همه افراد تیم شما کمک می‌کند که در هر زمانی که برای آن‌ها مناسب است، کار کنند، و این حس را دارند که مجبور نیستند به صورت تمام وقت کار کرده و برنامه افراد دیگری که با آن‌ها در تماس هستند را مختل سازند. این زمان‌های چالش برانگیز منجر به توقف زمانی که از اهمیت کمتری برخوردار است، نمی‌گردد. در واقع، تیم شما بدون داشتن یک زمان استراحت مناسب، قادر به مقابله با استرس بالا نخواهد بود. در این جا، نحوه بهبود شانس موفقیت هنگام اجراء این سیاست را ذکر می‌کنیم.
قبل از هر چیزی مشکل را بررسی کنید.
در ابتدا، صریحا مشکل را تصدیق کنید و بر اهمیت زمان استراحت تاکید کنید. این زمان استراحت می‌تواند در یک اتاق بازی مجازی سپری شود که شیوه‌ای مفید برای حفظ ارتباط با هر کسی، در صورتی‌که تیم از راه دو کار می‌کند، می‌باشد. این زمان می‌توانید پیام‌های زنده یا ضبط شده از طرف مدیر عامل و رهبر ارشد را گوش کنید. توصیه می‌کنم این ارتباطات با رهبر گروه را به طور منظم دنبال کنید و اهمیت زمان استراحت برای تقویت روحیه خود را در نظر بگیرید. پیام می‌تواند چیزی شبیه این باشد که “معتقدیم که زمان استراحت مهم است و توصیه می‌کنیم که ساعاتی که می‌خواهید صرف انجام کار کنید را مشخص کنید، ساعات کاری خود را به تقریبا ۴۰ ساعت در هفته محدود سازید. بسته به نقش شما در گروه، ممکن است برخی مواقع نیاز به انجام ساعات کاری بیشتری باشد، اما شما را تشویق به متعادل سازی اوقات شلوغ‌تر با برنامه‌های سبک‌تر متناوب می‌کنیم.
ممکن است برخی مواقع فرد وسوسه شود که از انجام این دستورالعمل ضمنی امتناع ورزد، به ویژه در صورتی‌که سازمان شما تحت تاثیر یک بیماری همه گیر قرار گرفته باشد. اما این دستورالعمل در دراز مدت دارای تاثیر مثبتی بر فرهنگ شماست.
ارائه دستورالعمل‌هایی برای کانال‌های ارتباطی
دوم این که، دستورالعمل‌های واضحی درباره این که کدام کانال‌های ارتباطی باید در این شرایط استفاده شود، تصویب کنید. باید حتی بعد از رفع دورکاری در منزل و برگشتن افراد به اداره نیز این دستورالعمل‌ها را تمرین کرده و آن را تقویت کنید. به عنوان مثال، ایمیل نباید هرگز در مورد در برقراری ارتباط فوری یا حساس به زمان استفاده شود. این ایمیل به عنوان یک کانال ارتباطی همزمان رفتار می‌کند. هیچ کس قادر به نظارت بر همه پیام‌ها در زمان واقعی نیست، تلاش برای انجام این کار یک کار بیهوده بوده و مسیری برای ایجاد استرس، بار اضافی کاری و در نهایت فرسودگی شغلی خواهد بود. کلیپ کلاسیک لوسی و اتل[۱] در کارخانه شکلات سازی این مساله را به طور کامل نشان می‌دهد.
در صورتی‌که از ایمیل برای برقراری ارتباط فوری و حساس به زمان استفاده شود، تیم شما باید هر پیام جدید را به محض دربافت بررسی کند، که اکثر افراد این کار را هر از چند دقیقه انجام می‌دهند. این امر نه تنها مانع از ایجاد زمان استراحت می‌شود، بلکه باعث شده که تیم شما از انجام هر کار مهم به شیوه‌ای متفکرانه محروم خواهد شد. شرط می‌بندم که هر کسی که در تیم شما کار می‌کند، نیازمند بیش از چند دقیقه توجه پایدار است.
این دستورالعمل‌های ارتباطی باید ساعات برقراری ارتباط تعیین شده را مورد توجه قرار دهد. در ادامه، مثالی در این رابطه ذکر شده است. باید اطمینان حاصل کنید که موجودی کاملی از همه روش‌هایی که تیم شما برای برقراری ارتباط، به صورت داخلی و خارجی استفاده می کند، در اختیار دارید و دستورالعمل‌های خود را بر همین اساس تنظیم کنید.
دستورالعمل‌های ارتباطات
| نوع ارتباط | در حین ساعات ارتباط | خارج از ساعات ارتباط |
| ایمیل | درخواست های روتین، به اشتراک گذاری اطلاعات | ارسال برنامه ریزی شده پیام |
| ابزارهای ارتباط تیمی | روابط مربوط به پروژه، سوسیالیستی | ارسال پیام به منظور انجام کار بدون ایجاد اختلال |
| تلفن، تماس‌های ویدیویی | ایجاد ارتباط، موضوعات پیچیده یا حساس | تنها در مواقع حساس به زمان و ضروری |
| پیام متنی | تنها حساس به زمان و ضروری | تنها در مواقع حساس به زمان و ضروری |
استفاده از فناوری به نفع خود
راه حل‌های فناوری را به منظور کمک به تقویت رفتار مورد نظر خود مانند برنامه ریزی سرور شرکت حتی در صورتی‌که ایمیل خارج از ساعات کاری ارسال شود، ارسال آن قبل از زمان تعیین شده صورت نگیرد، در نظر بگیرید. بررسی کنید که آیا ابزارهای همکاری تیم شما دارای تنظیمات جهانی است، و بنابراین، هر کسی از افراد تیم این ابزارها را به صورت خودکار به حالت “انجام کار بدون اختلال” خارج از ساعات ارتباطی تعیین شده تنظیم می‌کند.
از رفتار مورد نظر الگوبرداری کنید.
و در نهایت، رهبران باید از رفتار مورد نظر الگوبرداری کند و در غیر این صورت، موفق به دستیابی به هدف نخواهند شد. هر کسی در سازمان که دیگران را مدیریت می‌کند، باید برای رعایت و دنبال کردن دستورالعمل‌ها سخت تلاش کند و بر همین اساس دیگران را به انجام این رفتار تشویق کند. به عنوان مثال، این جمله را عنوان کند که “برای عمل به این دستورالعمل از شما متشکرم”. هر کسی که به یک ایمیل خارج از ساعات ارتباطی تعیین شده پاسخ می‌دهد، دستورالعمل‌ها را رعایت نمی‌‌کند و در این شرایط مشکل ایجاد خواهد شد. هر سیاستی که توسط خودِ رهبر گروه رعایت نشود، در واقع اصلا سیاست نیست. هنگامی‌که رهبران از پیروی از یک سیاست امتناع می‌کنند، اعتماد کارکنان را نسبت به خود از دست خواهند داد و بنابراین، این مساله به یک فرهنگ در سازمان تبدیل خواهد شد و در این صورت افراد به سیاست رسمی سازمان بی‌توجه خواهند بود و در واقع هر کسی به نحوی رفتار خواهد کرد.
با ایجاد فشار در برخی کسب و کارها، برنامه ریزی های جدید به خوبی اجراء نخواهد شد و این مساله باعث بروز نتایج ناخواسته و از بین رفتن فرهنگ شرکت خواهد شد. در صورتی‌که توجه خاصی به ویژگی‌ها و عواقب یک واقعیت جدید نشود، این نتایج ناخواسته اثرات مضری خواهند داشت که این اثرات می‌تواند مدت زمان طولانی ادامه داشته باشد. اجراء سیاست‌هایی که به نفع برقراری تعادل کار – زندگی تیم شما باشد و همزمان فرهنگ سازمانی شما را نیز حفظ کند، دیر نیست.
[۱] . Lucy and Ethel
منبع:
The Downside of Flex Time