۱۰ تکنیک برای بهبود کسب و کار
بهبود کسب و کارچیست؟
بهبود کسب‌وکار فرایندی است که طی آن یک “وضعیت” به حالتی “بهتر” ارتقا می‌یابد. این تغییر معمولاً از طریق اقدامات یا مداخلات هدفمند صورت می‌گیرد، با هدف ایجاد تحولاتی که به رشد کسب‌وکار منجر می‌شود.
مفهوم بهبود کسب و کار برای دولت ها و کسب و کارها، تیم های ورزشی، خیریه ها و البته افراد نیز مهم است. اما منظور ما از بهبود چیست و آیا می توان آن را به طور کلی توصیف کرد یا صرفاً همان چیزی است که در آن لحظه برای شما معنی دارد؟
به عنوان مثال، یک ورزشکار ممکن است بخواهد زمان دویدن خود را به اندازه یک صدم ثانیه بهبود بخشد، در حالی که یک شرکت ممکن است تغییر در فرهنگ را بهبود تلقی کند.
به طور کلی، اصطلاح بهبود به معنای “بهبود تدریجی، جزئی، اما تجمعی” است که می تواند به افراد، سازمان ها یا جوامع اشاره کند. از نظر تاریخی، بهبود به بهبود زمین، به ویژه فرآیند مناسب‌تر و مفیدتر کردن زمین‌های وحشی برای انسان‌ها و کشت محصولات اشاره داشت. سارا تارلو، استاد باستان‌شناسی، استدلال کرده است که ایده بهبود امروزه برای ما بسیار آشنا است که به نظر طبیعی می‌رسد. ممکن است طبیعی به نظر برسد، اما چالش‌های زیادی در شناسایی فرصت‌های بهبود، ایجاد استراتژی برای بهبود چیزهای درست به روش درست و توسعه فرهنگی وجود دارد که در آن بهبود توسط کسانی که آن را اجرا می‌کنند به عنوان مثبت و ضروری دیده شود. از این گذشته، کسانی که در بهبود دخیل هستند، انسان هستند و انسان‌ها با انتظارات، امیدها، ترس‌ها، قوانین و خودخواهی خود پیچیده هستند. همانطور که این عبارت می‌گوید، “کسب و کار ساده است، مردم آن را پیچیده می‌کنند” و برخی از افراد می‌توانند استراتژی‌های بهبود کسب و کار را به طور کامل متوقف کنند!
شیوه های عملی بهبود کسب و کار
بهبود کسب و کار شامل بسیاری از نظریه‌ها و شیوه‌های عملی می‌شود. به عنوان مثال، بهبود فرایند کسب و کار یک رویکرد سیستماتیک برای کمک به یک سازمان در بهینه‌سازی فرایندها و رویه‌های زیربنایی آن برای دستیابی به نتایج کارآمدتر است. یکی از رویکردها در این زمینه، بهبود متمرکز است که عمدتاً در مورد ارتقای عملکرد هر سیستمی، به ویژه یک سیستم کسب و کار، با کار بر روی حذف محدودیت‌های آن تمرکز دارد. با این حال، بهبود عملکرد بر اندازه‌گیری خروجی یک فرایند تجاری یا فعالیت خاص، سپس تغییر شکل یا دستکاری – هرچند جزئی – فرایند برای افزایش خروجی، کارایی یا اثربخشی آن فرایند، فعالیت یا رویه تمرکز دارد. از سوی دیگر، بهبود کیفیت یکی از چهار جنبه مفهوم مدیریت کیفیت است که خود یک حرفه است.
در سال‌های اخیر، جنبه‌های بهبود کسب و کار گسترش یافته است تا شامل اصطلاحات و فعالیت‌هایی مانند تغییر سازمانی، مشارکت کارمندان و تغییر فرهنگ شود، و همانطور که پیتر دراکر اغلب نقل می‌شود، “فرهنگ استراتژی را برای صبحانه می‌خورد”. بنابراین، نه تنها باید به تحلیل‌ها، استراتژی‌ها و فرایندهای بهبود توجه کنیم، بلکه باید به جنبه نرم‌تر بهبود نیز توجه کنیم، یعنی افراد، احساسات، رهبری، روابط و محیط برای بهبود.
10 تکنیک بهبود کسب و کار
1. تشکیل تیم ویژه برای بهبود کسب‌وکار
یکی از عوامل مشترک در بهبود موفقیت‌آمیز کسب‌وکار، ایجاد یک “تیم ویژه” خاص برای پیشبرد پروژه بهبود کسب‌وکار است.
برگزاری جلسات منظم و ادغام اعضای مناسب تیم، کلید درگیر کردن افرادی است که برای ایجاد بهبود لازم هستند.
صرف نظر از اینکه شما یک سازمان کوچک یا بزرگ هستید، ایجاد یک گروه تعالی عملیاتی، مزایای بسیار زیادی در پیشبرد ابتکار تغییر دارد.
2. برنامه‌ریزی دقیق برای اجرای تغییرات
زندگی یا مرگ اکثر پروژه‌های بهبود کسب و کار در مرحله برنامه‌ریزی است. یک شرکت برای آماده شدن برای اجرا، باید:
مشکل را شناسایی کند. شناسایی کند که چه چیزی نیاز به تغییر دارد. شناسایی کند که سازمان برای موفقیت‌آمیز بودن آن تغییر به چه چیزی نیاز دارد. شرکت‌های نرم‌افزاری، روش‌ها یا ابزارهای لازم را که مناسب کسب‌وکار هستند، تحقیق، تنظیم و مقایسه کند. در نظر بگیرید که آیا زمان/منابع کافی برای اجرای موفقیت‌آمیز طرح خود را دارید – اگر ندارید، نباید در وهله اول شروع کنید.
3. جلب حمایت از مدیران و ذینفعان کلیدی
موفقیت یا عدم موفقیت یک ابتکار بهبود کسب و کار اغلب به این بستگی دارد که آیا توسط تغییر در فرهنگ کسب و کار پشتیبانی می‌شود یا خیر. بر این اساس، بسیاری از 10 رویکرد اتخاذ شده توسط شرکت‌هایی که در بهبود کسب و کار موفق‌تر هستند، برای فعال کردن و حمایت از تغییر فرهنگی است.
هیچ چیز مهم‌تر از اطمینان از مشارکت ذینفعان کلیدی نیست. موفقیت شما به کسب حمایت از مدیریت ارشد و ذینفعان کلیدی از همان ابتدا بستگی دارد. اگر آنها به طور آشکار از ابتکار بهبود کسب و کار شما حمایت نکنند، هیچ کس دیگری در سازمان شما نیز این کار را خواهد کرد.
4. ایجاد سیستم مدیریتی ساده و کارآمد
بسیاری از شرکت‌ها یک سیستم مدیریت کسب‌وکار را اجرا می‌کنند که به آنها در دستیابی به بهبود کسب‌وکار کمک نمی‌کند. گاهی اوقات فقط برای تیک زدن یک کادر یا شاید دریافت گواهی وجود دارد. با این حال، کسب‌وکارهای موفق، اهمیت سیستم مدیریت کسب‌وکار خود را در فعال کردن بهبود کسب‌وکار تشخیص می‌دهند و یکی از این موارد را انتخاب می‌کنند:
از اهداف و نیازهای خاص آنها پشتیبانی می‌کند. کاربرپسند و انعطاف‌پذیر است و به فعال کردن تغییر فرهنگی کمک می‌کند. برای همه اعضای کارکنان به راحتی قابل دسترسی است. یک منبع استاندارد شده و واحد کنترل فرایند را ارائه می‌دهد که در همه زمان‌ها یکنواختی، وضوح و ثبات را فراهم می‌کند.
5. برنامه‌ریزی برای ارتباطات مداوم و موثر
یکی دیگر از رویکردهای کلیدی در دستیابی به تغییر فرهنگی، اطلاع دادن به همه از آنچه می‌خواهید به آن دست یابید و از همه مهم‌تر، چرا است. این کار نیاز به تمرکز و تلاش بیشتری دارد تا آنچه ممکن است انتظار می‌رود. شما نمی‌توانید فقط یک بار آن را برای همه توضیح دهید و فرض کنید که همه آن را در نظر گرفته‌اند. اطلاعات باید چندین بار و به روش‌های مختلف توضیح داده شود؛ تغییر فرهنگی قطعاً نیاز به یک برنامه ارتباطی چند رشته‌ای دارد.
موفق‌ترین پروژه‌های بهبودی که ما بررسی کردیم مستند کردند که برگزاری مداوم رویدادهای پیگیری هر 3-6 ماه یک بار اطمینان حاصل می‌کند که کارمندان شما می‌دانند که ابتکار جدید برای ماندن آمده است، بنابراین بهتر است سرعت خود را افزایش دهند.
6. استفاده از روش‌های ساده برای بهبود
اگر شما بخشی از گروه تعالی عملیاتی هستید، ممکن است وقت داشته باشید یک روش بهبود پیچیده را یاد بگیرید، اما هر چه تعداد افرادی که در تغییر دخیل هستند بیشتر باشد، تعداد افرادی که باید با آنها در مورد تغییر ارتباط برقرار کنید بیشتر خواهد بود.
مردم همه متفاوت هستند. آنها با پیشینه‌های منحصر به فرد خود، دانش فنی متفاوت و تعصبات مختلف می‌آیند. لازم است از یک روش بهبود استفاده شود که بتوان آن را بدون دردسر یا اصطلاحات تخصصی (برداشت آنها باید به اندازه قرار دادن شما آسان باشد) ارتباط برقرار کرد.
برای درک بهتر اینکه یک روش ساده ترسیم فرایند چگونه است، به روش ترسیم فرایند اسم-فعل ما نگاه کنید.
7. مستندسازی وضعیت فعلی فرآیندها
برای ایجاد هر گونه تغییر معنادار، باید بدانید که در حال حاضر فرایند چگونه است. سپس می‌توانید شناسایی کنید که آیا هیچ گونه خرابی عمده در فرایند وجود دارد یا خیر و آیا ذینفعان ایده‌هایی در مورد جایی که می‌توان فرایند را بهبود بخشید دارند یا خیر. این منجر به ایجاد متعاقباً یک “بهترین عمل” سازگار برای همه کارمندان آینده که آن وظیفه را انجام می‌دهند، می‌شود.
ایجاد نقشه‌های فرایند همیشه در خط مقدم ابتکارات بهبود موفق بوده است، اما استانداردسازی استفاده از آنها و کسب حمایت در سازمان همیشه سنگر ایستاده در راه مراتع باز تعالی عملیاتی بوده است.
8. ایجاد و اجرای بهترین شیوه‌های کاری
توانایی شرکت شما برای بهبود مستمر به توانایی کارمندان شما (چه به صورت فردی و چه شرکتی) برای پیوستن به برنامه جدید و اجرای مداوم هر بهترین عمل توافق شده بستگی دارد.
جمع بندی
بر اساس مطالب ارائه شده، می‌توان نتیجه گرفت که بهبود مستمر کسب‌وکار، فرایندی چندوجهی و نیازمند یک رویکرد جامع است. ایجاد یک گروه تعالی عملیاتی، توسعه یک برنامه اقدام اجرایی، مشارکت ذینفعان کلیدی، اجرای یک سیستم مدیریت واحد، به‌کارگیری یک برنامه ارتباطی چند رشته‌ای، استفاده از یک روش بهبود کسب‌وکار آسان برای درک، ثبت وضعیت فعلی امور، ایجاد بهترین عمل ثابت و در نهایت، اشتراک‌گذاری تغییرات بزرگ و تمرین بهبود مستمر، همگی عواملی کلیدی در دستیابی به موفقیت در این زمینه هستند. این عوامل به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا ناکارآمدی‌ها را شناسایی کنند، فرایندها را بهبود بخشند، فرهنگ سازمانی را متحول کنند و در نهایت به نتایج بهتر و پایدارتری دست یابند. در واقع، بهبود مستمر نه تنها به عنوان یک پروژه کوتاه‌مدت، بلکه به عنوان یک رویکرد مداوم برای پیشرفت سازمان باید در نظر گرفته شود.
دیدگاهتان را بنویسید