مدیر مجازی

مذاکره در جلسات آنلاین

مذاکره در جلسات

چگونه فرایند مذاکره در جلسات آنلاین را به صورت موثری هدایت کنیم؟

در چند ماه گذشته، تقریبا تمامی مذاکرات به صورت آنلاین صورت گرفته است. اما حتی پیش از بروز بحران کرونا، تعداد جلسات و مذاکره در جلسات از طریق ابزارهای دیجیتال رو به افزایش بود. تکنولوژی تماس تصویری، برگزاری تله‌کنفرانس و ایمیل به روش‌هایی موثر برای آماده‌سازی تیم و مذاکره با شرکت‌ها و کسب‌وکارهای دیگر تبدیل شده است. با توجه به روند کنونی، پژوهش‌ها چه نکاتی در زمینه مذاکره‌گ در جلسات مجازی به ما می‌گویند؟ چه تاثیری-مثبت یا منفی-بر روند مذاکره‌ گری دارند؟ این موضوع پیچیده به نظر می‌رسد.

اول جنبه منفی این موضوع را بررسی کنیم: به نظر می‌رسد که مذاکره‌ در جلسات مجازی نتایج عینی . علاوه بر این، بر اساس پژوهش متاآنالیز صورت گرفته در سال ۲۰۰۲، فرایند تصمیم ‌سازی گروهی به صورت مجازی کم‌تر موثر و رضایت‌بخش یوده و زمانبر هم شده است.

هنگامی که صحبت از ابزاری مانند ایمیل می‌شود-که افراد با شخصیت درونگرا در شرایط تعارض و درگیری مورد استفاده قرار می‌دهند-ما تمایل کم‌تری به همکاری سازنده پیدا می‌کنیم، زیرا به راحتی نظرات منفی و شکایات را در نوشتار انتقال می‌دهیم. همچنین به راحتی دچار سوء تفاهم می‌شویم. پژوهشی در سال ۲۰۱۹ نشان می‌دهد که احساسات منفی از طریق متن ایمیل توسط خواننده بدتر ادراک می‌شود و به مسائل دامن می‌زند. جالب است بدانید که مطالعه‌ای  نشان می‌دهد که زنان در فضاهای مجازی کمتر از برخوردهای چهره به چهره مشارکتی هستند، در حالی که در مورد مردان در هر دو وضعیت یکسان است.

خبر خوب این که پژوهش‌ها اصولی عملی را پیشنهاد می‌دهند که شانس موفقیت مذاکره در جلسات مجازی را بالا می‌برد.

پنج اقدام موثر هنگام برنامه‌ریزی مذاکره در جلسات آنلاین:

۱.مسئولیت و نقش‌های مشخصی به هر یک از اعضای تیم بدهید.

تماس‌های تلفنی یا تصویری با چهار یا پنج گروه به راحتی در جلسه ایجاد اغتشاش می‌کند. باید از قبل تکلیف این موارد را مشخص کنید: چه کسی بحث جلسه را آغاز می‌کند؟ کدام یک از اعضا پروپوزال را توضیح می‌دهد؟ چه کسی به سوالات پاسخ می‌دهد؟ چطور با افراد حاضر در جلسه از طرق دیگر نیز ارتباط برقرار کنیم؟

۲.روش‌های آفلاین و سایر روش‌ها برای برقراری ارتباط با اعضای تیم را مشخص کرده و تمرین کنید.

از آن جا که در طول جلسه مجازی در حال بهره‌گیری از اپلیکیشن و ابزار مشخصی-مانند زوم-هستید، اپلیکیشن دیگری را بین اعضای تیم مشخص و در تلفن همراه یا سیستم دیگری نصب کنید تا بتوانید در طول جلسه از آن طریق با هم‌تیمی‌ها مشورت کنید.

مذاکره در جلسات

۳.چت با اعضای تیم را مختصر و مفید انجام دهید.

درست است که این ابزار برای برخی مشورت‌های ضروری مفید است، ولی پژوهشی ثابت کرده که حضور همزمان اعضای جلسه در اپلیکیشنی دیگر تمرکز و نظم جلسه را به هم زده و گروه مقابل را بی‌اعتماد می‌کند. در نتیجه موارد ضروری را فورا در ابزار دوم انتقال داده و بر محتوای جلسه متمرکز باشید.

۴.ویدیو کنفرانس بهترین ابزار مذاکره در جلسات آنلاین است.

پژوهشگران در مطالعه‌ای دریافته‌اند که مذاکره‌ در جلسات از طریق تماس تصویری تاثیر بهتری از سایر روش‌ها به خصوص ایمیل و ارسال متن دارد. همچنین در جلساتی که از صفحه نمایش‌های بزرگ‌تری استفاده می‌شود، نتایج بهتری دریافت می‌گردد.

زمانی که چهره‌ی اعضای تیم مورد مذاکره را می‌بینید، ذهن شما انرژی کم‌تری برای تمرکز می‌گذارد و بهتر عمل می‌کنید.

۵.کوتاه و شیرین!

در حالیکه ویدیو کنفرانس و تماس تلفنی ابزارهای غنی‌تری برای مذاکره در جلسات نسبت به ابزاری مانند ایمیل هستند، انرژی و تمرکز زیادی نیز به خود اختصاص می‌دهند. مغز انسان مانند یک ماشین ‌پیش‌بینی است و باید بیشتر از حد معمول تمرکز کند تا شکاف‌ها، اختلاف زمانی و سایر ابهاماتی که در طول ارتباط از طریق تماس تصویری رخ می‌دهد را پر کند. در نتیجه تماس تصویری/صوتی در صورتی مفید و موثر خواهد بود که به صورتی نظام‌مند و کوتاه تعریف شده باشد.

مذاکره در جلسات

 سه نکته هنگام رهبری فرایند مذاکره‌ در جلسات آنلاین:

 

۱.مذاکره در جلسات را با تعامل اجتماعی آغاز کنید.

چند دقیقه آغازین مذاکره در جلسات را به صحبت‌های روزمره اختصاص دهید تا فضای لازم برای تعامل مشترک فراهم شود. پژوهش‌ها نشان داده است که کسانی که چند دقیقه اول مذاکره را به گفتگوهای تصادفی اختصاص داده‌اند نسبت به سایر گروه‌ها-به خصوص افرادی که بلافاصله مذاکره جدی را آغاز کرده‌اند- به نتایج بهتری دست یافته‌اند. در آزمایش دیگری، شروع مذاکره در جلسات با شوخ طبعی به نتایج بهتر مالی و تعامل موثرتر مابین طرفین منجر شد. به خصوص در شرایط بحرانی و استرس‌زای کنونی برقراری ارتباط شخصی تاثیر به سزایی بر ادامه همکاری‌های مشترک خواهد گذاشت.

۲.محدودیت‌ها و فرضیات را مشخص کنید.

فرایند مذاکره‌ در جلسات آنلاین گاهی بسیار زمان‌بر و خسته‌کننده می‌شود. پس از برقراری ارتباط و اتمام صحبت‌های روزمره، ابتدا هدف از جلسه، موضوعات مورد بررسی و زمان موجود را تعیین کنید. از موضوعات و بحث‌های حاشیه‌ای زمان‌بر نیز بپرهیزید. در صورت طولانی شدن جلسه، پیش از خسته شدن اعضا و بروز تعارض ادامه جلسه را به زمان دیگری موکول کنید.

۳.پنجره‌ای که در تماس ویدیویی، خودتان را نشان می‌دهد را ببندید!

شواهد نشان داده است که برای آمریکایی‌ها و سایر فرهنگ‌های فردگرا بهره‌گیری از تماس تصویری باعث افزایش خودآگاهی و تمرکز بر تصویر فرد می‌شود. بنابراین در صورتی که در تماس تصویری به تصویر خود بیش از حد دقت می‌کنید، این بخش را از قبل غیرفعال کنید.

باید بدانید که هیچ ابزاری جای مذاکره چهره به چهره را نمی‌گیرد. اما در شرایط بحرانی کنونی، بهره‌گیری موثر و استراتژیک از ابزارهای دیجیتال فرایند مذاکره در جلسات ما را موثرتر و نقش موثری در حفظ روابط با شرکای کاری ایفا می‌کند.

 

 

نویسنده: هال مویوس (Hal Movius)

 ابزار غزال مناسب افرادی که دورکارند:   برگزاری جلسات آنلاین

تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال

این مطالب را هم حتما بخوانید

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: ۱ میانگین: ۵]

این مطالب را هم حتما بخوانید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.