چگونه مهارت‌های بهرهوری به مدیریت زمان کمک می‌کنند؟
همه‌ی ما درگیر هستیم، خیلی درگیر. قبض‌هایی برای پرداخت، وام‌هایی برای تصفیه، کودکانی برای مراقبت و البته مهلت‌هایی برای انجام کارها داریم. تمام این تعهدات سبب می‌شوند که ما فرصت اندکی برای خودمان و برقراری ارتباطات موثر با دیگران داشته باشیم. اما خبر خوب این است که آن زمان که می‌گوییم وقت اندکی داریم در اصل ما مهارت اندکی برای تصمیم‌گیری داریم. این چیزی است که می‌توانیم تغییر دهیم.
اغلب ما در رابطه با چگونگی خرج کردن پول خود با احتیاط رفتار میکنیم. اما زمانی‌که نوبت صرف زمان میرسد توجه اندکی داریم. به تمام درخواست‌های غیرمناسب برای وقتمان بله می‌گوییم، باور داریم که همه چیز فوریت دارد، به جلسات بی‌معنی می‌رویم، به خاطر ترس از کاهش کیفیت کارها آن‌مدیریت زمانها را واگذار نمی‌کنیم، وقت خود را صرف گوشی‌های هوشمند خود میکنیم و اصرار بر انجام کارهایی داریم که ماشین به راحتی میتواند برای ما انجام دهد.
مطالب مرتبط: تصمیم گیری شفاف در جلسه
برخلاف پول زمان قابل برگشت نیست.
کسب هویت و جایگاه با استفاده از فشار و زور به آسانی امکان‌پذیر است اما این کار در نهایت برای ما چه معنی دارد؟ همانطور که پرستار برونی وار[1] در کتاب خود “5 عامل اصلی پشیمانی هنگام مرگ[2]” مطرح کرده است: یکی از بزرگترین پشیمانی‌هایی افراد در بسترمرگ این است که چرا بیشتر تلاش نکرده‌اند.
همانطور که در کتابم «۶ ساعت کار در روز» نوشته‌ام، باور عمومی بر این است که گام اول افراد ثروت‌مند استفاده عاقلانه از زمان و در نتیجه فرصت بیشتری برای داشتن وقت آزاد و فرصت انجام کار بیشتر در زمان کمتر است. انکار این مورد سبب میشود تا شما خود را در معرض 11 ساعت کار در طول روز قرار دهید. این انتخاب شماست. اگر بخواهید زمان خود را به خوبی مدیریت کنیم در اینجا توصیه‌هایی برای شروع وجود دارد.
1.خودکارسازی
امروزه همه‌ی فعالیت‌ها می‌توانند خودکارسازی شوند. متاسفانه تعداد بسیار اندکی از کارآفرینان و مدیران اجرایی در واحدهای تجاری از مزایای چندگانه ابزارهای ارزان و ساده اما موثر موجود در بازار استفاده می‌کنند. در ادامه خلاصه‌ای از مواردی آمده که می‌توانند خودکارسازی شوند.
- موارد قانونی: استخراج داده‌ها، بازبینی قراردادها
- فروش: هدایت تولید، هدایت مراحل پرورش، توسعه قراردادها، آمادگی جلسات، هوش مشتری، هوش رقبا
- بازاریابی: قالب‌های نامه‌ی الکترونیکی و پیوندهای محتوای بازاریابی، بیان دوبارهی هدف محتوا، توزیع محتوا
- فناوری اطلاعات: پشتیبانی از داده‌ها، مدیریت شبکه، محافظت از رایانه‌های شخصی، ایجاد حساب، انتقال فایل، استخراج داده
- منابع انسانی: برنامه‌ریزی لیست پرداخت کارکنان، استخدام داوطلبان
- توسعه/برنامه‌ریزی: متن سندهای کپی شده و انجام فعالیتهای تکراری، بهینه‌سازی تصاویر
- پشتیبانی از مشتری: نظرسنجی‌ها و پرسشنامه‌ها، پرسش از مشتری‌ها
ابزارهایی که شما میتوانید امروز شروع به استفاده کنید:
- مدیریت جریان کار: Zapier.com, IFTTT.com
- ارسال پست‌ها به شبکه‌های اجتماعی: Buffer و HootSuite
- برنامه‌ریزی ملاقات‌ها: Calendly.com
- باز هدف‌گذاری محتوا: Repurpose.io
2.برونسپاری
فعالیتهای فرآیندمحور که نمیتوانند خودکارسازی شوند، در کمترین حالت ممکن باید تفویض یا برونسپاری شوند. اگر فعالیت مورد نظر کم‌خطر، تکراری و ساده است که فرد دیگری میتواند به جای شما بخشی از آنچه را که شما باید انجام دهید را انجام دهد در این صورت چرا شما هنوز خودتان انجام می‌دهید؟
در یک قسمت از برنامهی صوتی محبوب تجربیات جو رُگان[5] بنیانگذار انجللیست[6] ،ناوال راویکانت[7]، توصیه میکند که یک برنامهی طبقه‌بندی ساعتی الهام‌بخش برای خودتان ایجاد کنید و به آن پایبند باشید. هرگز برای انجام کاری بیش از آنچه ارزش دارد زمان صرف نکنید. فرقی ندارد که این کار شرکت در یک جلسه یا برگشتدادن یک بسته از آمازون باشد. اگر من مجبور باشم که چیزی را برگشت دهم و آن ارزش کمتری نسبت به موارد ثبت شده در برنامهی رتبهبندی ساعتی من داشته باشد؛ در اینصورت من آن را کنار خواهم گذاشت.
من با بسیاری از کارآفرینان کار کردهام و اغلب جدول زیر را به آنها نشان دادهام که توسط پِری مارشال[8] ایجاد شده است و از آنها میپرسم”شما چه درصدی از زمان خود را صرف انجام فعالیتهای 10 دلار برای یک ساعت میکنید؟”
ارزش کار شما 10 دلار بر ساعت است یا 10000 دلار بر ساعت؟
واقعاً وقت خود را چگونه می‌گذرانید؟
| فعالیتهای 10 دلار بر ساعت | فعالیتهای 100 دلار بر ساعت | فعالیتهای 1000 دلار بر ساعت | فعالیتهای 10،000 دلار بر ساعت |
| اجرای امور | حل مشکل یک مشتری فعلی یا آینده | برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی روز کاری | بهبود طرح‌های فروش خودتان |
| گفت‌و‌گو با کاندیداهای نامناسب | گفت‌و‌گو با کاندیداهای مناسب | مذاکره با کاندیداهای مناسب | خلق پیشنهادات جدید و بهتر |
| تماس‌های اولیه | ارسال ایمیل برای مشتریان یا کاندیداها | ساختن قیف فروش خود | بازسازی پیام و موقعیت خود |
| بازگذاری و بهبود وبسایت | خلق آزمون‌ها و تجربیات بازاریابی | ارزیابی آزمون‌ها و تجربیات بازاریابی | اجرای ایده‌های عالی و مهم و غیرعادی |
| نوشتن گزارش هزینه‌ها | مدیریت کمپین های مبتنی بر کلیک | ساختن کمین‌های مبتنی بر کلیک | مذاکره بر سر قرارداهای اصلی |
| کار با «رسانه‌های اجتماعی» همانند اغلب افراد | مدیریت رسانه‌های مجازی به خوبی( به ندرت اتفاق می‌افتد) | مدیریت رسانه‌های مجازی با شدیدترین شایستگی (بسیار به ندرت رخ می‌دهد) | فروش به مشتریان و گروه‌های بسیار ارزشمند |
| تمیزکاری و مرتب سازی | برونسپاری کارهای ساده | واگذاری کارهای پیچیده | انتخاب اعضای تیم |
| شرکت در جلسات | پیگری مشتری‌ها | نوشتن استراتژی فروش | ارائه‌ی سخنرانی‌های عمومی |
“حدود نیمی از وقت من” یک پاسخ معمول است. هنگامیکه من افراد را برای برونسپاری تحت فشار میگذارم آنها بدون هیچ گونه طنز یا شوخی پاسخ میدهند: “من وقت ندارم که این کار را انجام دهم!”
شما باید برای ایجاد وقت، وقت صرف کنید اما مانند یک سود ترکیبی در طولانی مدت شما بیش از چیزی که سرمایهگذاری کردهاید زمان اضافی خواهید داشت. انجام این کار فقط چند دقیقه در روز برای من طول میکشد. حتی فعالیتهایی که برای شما 5 دقیقه در روز، 5 بار در روز به اضافهی 15 روز کاری در یک سال طول میکشد. در این مورد حتی هزینههای تغییرات شناختی نیز مدنظر قرار نمیگیرند. برای برونسپاری کارهای کم ارزشتر از ابزارهایی مانند زیر استفاده کنید:
- کارهای روزانه: GetMagic.com, TaskRabbit.com
- فعالیتهای نوآورانه و همکاری‌های مجازی: Upwork.com, Freelancer.com
3. از ارتباطات غیرهمزمان استفاده کنید.
“این یک حرکت زیانآور واقعی است”. اینها کلمات مدیر قبلی من در یک بانک پیشرو در استرالیا بود. من سؤال کرده بودم که چرا 12 نفر مجبور بودند در جلسه دورهای سه ساعته حضور داشته باشند، درحالیکه 10 نفر از آنها بیش از پنج دقیقه سهم ارزشمندی برای حضور نداشتند. این فقط یک حرکت زیانآور نبود؛ بلکه ناکارآمد و غیرمولد نیز بود. این عدم مالکیت و تمایل به برونسپاری پاسخگویی از طریق جلسات چند نفره، چند ساعته و پاسخ به همه ایمیلهای رسیده باعث میشود که بهرهوری شرکت راکد و روحیه کارمندان کم شود.
یک رویکرد بهتر این است که فلسفهی “من زمانی به آن دست خواهم یافت که مناسب باشد” در مرکز ارتباطات غیرهمزمان قرار گیرد. واقعیت این است که اکثر چیزها نیازی به پاسخ فوری ندارند و نباید از جلسات صرفاً برای تبادل اطلاعات استفاده شود. ما برای اینکار ایمیل و پیامرسانهای فوری داریم. اگر یک بحث از ضروریت برخوردار است، به جای یک ساعت اجباری که هنوز در اکثر سازمانها مرسوم است از یک جلسهی کوتاه 15 تا 30 دقیقهای استفاده کنید. اگر نیازی به برگزاری جلسه نیست (معمولاً اینطور است) یکی از این ابزارهای ارتباطی غیرهمزمان را امتحان کنید:
- پیامرسانهای فوری: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams
- مدیریت پروژه: Asana, Trello, Basecamp, Airtable
- توقف ایمیل‌ها و وبسایت‌ها : Inbox Pause, Blocksite
4.برخورد با همه تصمیمات مثل تصمیمات بزرگ را کنار بگذارید.
بدون مراجعه به آنچه که جف بیزوس تصمیمات نوع 1 و نوع 2 می‌نامند صحبت در رابطه با ارتباطات غیرهمزمان دشوار است. تصمیمات نوع 1 بزرگ، پیچیده، برگشت‌ناپذیر و پرمخاطره هستند. تصمیمات نوع 2 قابل برگشت میباشند. در صورتیکه دچار آشفتگی شدید و مشکل به وجود آمد؛ میتوانید بدون هیچگونه آسیبی اصلاحاتی را انجام دهید. بیشتر تصمیمات ما از نوع تصمیمات نوع 2 میباشند و سریعاً باید اتخاذ شوند. هرچه تعداد کمتری از تصمیمات به عنوان تصمیمات نوع 1 در نظر گرفته شوند؛ وقت کمتری صرف جلسات و ارتباطات میشود.
5. کارها را دسته‌بندی کنید.
چندوظیفهای یک افسانه است و تغییر وظایف ما را غیرمولد و خسته میکند اما آن به این معنی نیست که ما نمیتوانیم کارها را دسته‌بندی کنیم. كاترین میلكمان ،اقتصاددان رفتاری در دانشكده وارتون از دانشگاه پنسیلوانیا، اصطلاح “وسوسه‌ی دسته‌بندی[17]” را به کار برده است. این اصطلاح به دسته‌بندی چیزهایی اشاره دارد که شما می‌خواهید انجام دهید با چیزهایی که نیاز دارید انجام دهید تا به شما کمک کند یک عادت مثبت ایجاد کنید. اجازه دهید بگوییم فیزیوتراپیست من خواسته است که من 30 دقیقه تمرین تحرک را در روز و سه بار در هفته قرار دهم. من میتوانم این کار را به صورت جداگانه انجام دهم یا اینکه آنرا با کاری که میخواهم انجام دهم مثل تماشای یک مستند در یوتیوب یا حتی تماس تلفنی با بلندگو ترکیب کنم.
با گرفتن بهانه‌های کمتر و صرف زمان برای طراحی کار و زندگی شخصی ما نه تنها می‌توانیم به جمع ثروتمندان جدید بپیوندیم بلکه می‌توانیم زندگی پرمعناتری با پشیمانی کمتر شکل دهیم. همانطور كه سِنِكا، فیلسوف رومی استوئیك، معتقد بود ” عمر طولانی است؛ اگر بدانید چگونه از آن استفاده كنید”.
نویسنده: استیو گلاوسکی (Steve Glaveski)
منبع: سایت HBR.ORG
پانویس‌ها:
[1] Bronnie Ware
[2] The Top Five Regrets of the Dying
[3] Buffer
[4] HootSuite
[5] Joe Rogan
[6] AngelList
[7] Naval Ravikant
[8] Perry Marshall
[9] bolt from the blue
[10] Slack
[11] Asana
[12] Trello
[13] Basecamp
[14] Airtable
[15] Inbox Pause
[16] Blocksite
[17] temptation bundling
