چگونه مهارت‌های بهره‌وری به مدیریت زمان کمک می‌کنند؟

همه‌ی ما درگیر هستیم، خیلی درگیر. قبض‌­هایی برای پرداخت، وام­‌هایی برای تصفیه، کودکانی برای مراقبت و البته مهلت­‌هایی برای انجام کارها داریم. تمام این تعهدات سبب می‌­شوند که ما فرصت اندکی برای خودمان و برقراری ارتباطات موثر با دیگران داشته باشیم. اما خبر خوب این است که آن زمان که می­‌گوییم وقت اندکی داریم در اصل ما مهارت اندکی برای تصمیم‌گیری داریم. این چیزی است که  می­‌توانیم تغییر دهیم.

اغلب ما در رابطه با چگونگی خرج کردن پول خود با احتیاط رفتار می­کنیم. اما زمانی­‌که نوبت صرف زمان می­رسد توجه اندکی داریم. به تمام درخواست‌­های غیرمناسب برای وقتمان بله می­‌گوییم، باور داریم که همه چیز فوریت دارد، به جلسات بی­‌معنی می‌­رویم،  به خاطر ترس از کاهش کیفیت کارها آن­‌مدیریت زمانها را واگذار نمی­‌کنیم،  وقت خود را صرف گوشی‌­های هوشمند خود می­‌کنیم و اصرار بر انجام کارهایی داریم که ماشین به راحتی می­‌تواند برای ما انجام دهد.

مطالب مرتبط: تصمیم گیری شفاف در جلسه

برخلاف پول زمان قابل برگشت نیست.

کسب هویت و جایگاه با استفاده از فشار و زور به آسانی امکان­‌پذیر است اما این کار در نهایت برای ما چه معنی دارد؟ همان­طور که پرستار برونی وار[1] در کتاب خود “5 عامل اصلی پشیمانی هنگام مرگ[2]” مطرح کرده است: یکی از بزرگ­ترین پشیمانی­‌هایی افراد در بسترمرگ این است که چرا بیشتر تلاش نکرده‌­اند.

همان­طور که در کتابم «۶ ساعت کار در روز» نوشته‌­ام، باور عمومی بر این است که گام اول افراد ثروت‌مند استفاده عاقلانه از زمان و در نتیجه فرصت بیشتری برای داشتن وقت آزاد و فرصت انجام کار بیشتر در زمان کم­تر است. انکار این مورد سبب می­‌شود تا شما خود را در معرض 11 ساعت کار در طول روز قرار دهید. این انتخاب شماست. اگر بخواهید زمان خود را به خوبی مدیریت کنیم در این­جا توصیه­‌هایی برای شروع وجود دارد.

1.خودکارسازی

امروزه همه­‌ی فعالیت­‌ها می­‌توانند خودکارسازی شوند. متاسفانه تعداد بسیار اندکی از کارآفرینان و مدیران اجرایی در واحدهای تجاری از مزایای چندگانه ابزارهای ارزان و ساده اما موثر موجود در بازار استفاده می­‌کنند. در ادامه خلاصه­‌ای از مواردی آمده که می­‌توانند خودکارسازی شوند.

• موارد قانونی: استخراج داده‌­ها، بازبینی قراردادها
• فروش­‌: هدایت تولید، هدایت مراحل پرورش، توسعه قراردادها، آمادگی جلسات، هوش مشتری، هوش رقبا
• بازاریابی: قالب‌­های نامه‌­ی الکترونیکی و پیوندهای محتوای بازاریابی، بیان دوباره­ی هدف محتوا، توزیع محتوا
• فناوری اطلاعات: پشتیبانی از داده‌­ها، مدیریت شبکه، محافظت از رایانه­‌های شخصی، ایجاد حساب، انتقال فایل، استخراج داده
• منابع انسانی: برنامه‌­ریزی لیست پرداخت کارکنان، استخدام داوطلبان
• توسعه/برنامه­‌ریزی: متن سندهای کپی شده و انجام فعالیت­‌های تکراری، بهینه­‌سازی تصاویر
• پشتیبانی از مشتری: نظرسنجی­‌ها و پرسشنامه‌­ها، پرسش از مشتری­‌ها

    ابزارهایی که شما می‌­توانید امروز شروع به استفاده کنید:

• مدیریت جریان کار: Zapier.com, IFTTT.com
• ارسال پست‌ها به شبکه‌­های اجتماعی: Buffer و HootSuite
• برنامه‌ریزی ملاقات­‌ها: Calendly.com
• باز هدف‌گذاری محتوا: Repurpose.io

2.برون­‌سپاری

فعالیت‌­های فرآیندمحور که نمی­توانند خودکارسازی شوند، در کم­ترین حالت ممکن باید تفویض یا برون­‌سپاری شوند. اگر فعالیت مورد نظر کم‌­خطر، تکراری و ساده است که فرد دیگری می­تواند به جای شما بخشی از آن­چه را که شما باید انجام دهید را انجام دهد در این صورت چرا شما هنوز خودتان انجام می‌­دهید؟

در یک قسمت از برنامه­‌ی صوتی محبوب تجربیات جو رُگان[5] بنیان­گذار انجل­لیست[6] ،ناوال راویکانت[7]، توصیه می­‌کند که یک برنامه‌­ی طبقه­‌بندی ساعتی الهام‌­بخش برای خودتان ایجاد کنید و به آن پایبند باشید. هرگز برای انجام کاری بیش از آن­چه ارزش دارد زمان صرف نکنید. فرقی ندارد که این کار شرکت در یک جلسه یا برگشت­دادن یک بسته از آمازون باشد. اگر من مجبور باشم که چیزی را برگشت دهم و آن ارزش کم­تری نسبت به موارد ثبت شده در برنامه­ی رتبه­بندی ساعتی من داشته باشد؛ در این­صورت من آن را کنار خواهم گذاشت.

من با بسیاری از کارآفرینان کار کرده­ام و اغلب جدول زیر را به آن­ها نشان داده­ام که توسط پِری مارشال[8] ایجاد شده است و از آن­ها می­پرسم”شما چه درصدی از زمان خود را صرف انجام    فعالیت­های 10 دلار برای یک ساعت می­کنید؟”

 ارزش کار شما 10 دلار بر ساعت است یا 10000 دلار بر ساعت؟

واقعاً وقت خود را چگونه می‌­گذرانید؟

“حدود نیمی از وقت من” یک پاسخ معمول است. هنگامی­که من افراد را برای برون­سپاری تحت فشار می­گذارم آن­ها بدون هیچ گونه طنز یا شوخی پاسخ می­دهند: “من وقت ندارم که این کار را انجام دهم!”

شما باید برای ایجاد وقت، وقت صرف کنید اما مانند یک سود ترکیبی در طولانی مدت شما بیش از چیزی که سرمایه­گذاری کرده­اید زمان اضافی خواهید داشت. انجام این کار فقط چند دقیقه در روز برای من طول می­کشد. حتی فعالیت­هایی که برای شما 5 دقیقه در روز، 5 بار در روز به اضافه­ی 15 روز کاری در یک سال طول می­کشد. در این مورد حتی هزینه­های تغییرات شناختی نیز مدنظر قرار نمی­گیرند. برای برون­سپاری کارهای کم ارزش­تر از ابزارهایی مانند زیر استفاده کنید:

• کارهای روزانه: GetMagic.com, TaskRabbit.com
• فعالیت‌­های نوآورانه و همکاری­‌های مجازی: Upwork.com, Freelancer.com

3.  از ارتباطات غیرهم­زمان استفاده کنید.

“این یک حرکت زیان­‌آور واقعی است”. این­ها کلمات مدیر قبلی من در یک بانک پیشرو در استرالیا بود. من سؤال کرده بودم که چرا 12 نفر مجبور بودند در جلسه دوره­ای سه ساعته حضور داشته باشند، در­حالی­که 10 نفر از آن­ها بیش از پنج دقیقه سهم ارزشمندی برای حضور نداشتند. این فقط یک حرکت زیان­آور نبود؛ بلکه ناکارآمد و غیرمولد نیز بود. این عدم مالکیت و تمایل به برون­سپاری پاسخگویی از طریق جلسات چند نفره، چند ساعته و پاسخ به همه ایمیل­های رسیده باعث می­شود که بهره­وری شرکت راکد و روحیه کارمندان کم شود.

یک رویکرد بهتر این است که فلسفه­ی “من زمانی به آن دست خواهم یافت که مناسب باشد” در مرکز ارتباطات غیر­هم­زمان قرار گیرد. واقعیت این است که اکثر چیزها نیازی به پاسخ فوری ندارند و نباید از جلسات صرفاً برای تبادل اطلاعات استفاده شود. ما برای این­کار ایمیل و پیام­رسان­های فوری داریم. اگر یک بحث از ضروریت برخوردار است، به جای یک ساعت اجباری که هنوز در اکثر سازمان­ها مرسوم است از یک جلسه­ی کوتاه 15 تا 30 دقیقه­ای استفاده کنید. اگر نیازی به برگزاری جلسه نیست (معمولاً اینطور است) یکی از این ابزارهای ارتباطی غیر­هم­زمان را امتحان کنید:

• پیام­رسان‌­های فوری: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams
• مدیریت پروژه: Asana, Trello, Basecamp, Airtable

• توقف  ایمیل­‌ها و وب­سایت‌­ها :  Inbox Pause, Blocksite

4.برخورد با همه­ تصمیمات مثل تصمیمات بزرگ را کنار بگذارید.

بدون مراجعه به آن­چه که جف بیزوس تصمیمات نوع 1 و نوع 2 می‌­نامند صحبت در رابطه با ارتباطات غیر­هم­زمان دشوار است. تصمیمات نوع 1 بزرگ، پیچیده، برگشت‌ناپذیر و پرمخاطره هستند. تصمیمات نوع 2 قابل برگشت می‌­باشند. در صورتی­که دچار آشفتگی شدید و مشکل به وجود آمد؛ می­توانید بدون هیچ­گونه آسیبی اصلاحاتی را انجام دهید. بیشتر تصمیمات ما از نوع تصمیمات نوع 2 می­باشند و سریعاً باید اتخاذ شوند. هرچه تعداد کمتری از تصمیمات به عنوان تصمیمات نوع 1 در نظر گرفته شوند؛ وقت کمتری صرف جلسات و ارتباطات می­شود.

5. کارها را دسته‌­بندی کنید.

چندوظیفه­ای یک افسانه است و تغییر وظایف ما را غیرمولد و خسته می­کند اما آن به این معنی نیست که ما نمی­توانیم کارها را دسته‌­بندی کنیم. كاترین میلكمان ،اقتصاددان رفتاری در دانشكده وارتون از دانشگاه پنسیلوانیا، اصطلاح “وسوسه­‌ی دسته‌­بندی[17]” را به کار برده است. این اصطلاح به دسته‌­بندی چیزهایی اشاره دارد که شما می­‌خواهید انجام دهید با چیزهایی که نیاز دارید انجام دهید تا به شما کمک کند یک عادت مثبت ایجاد کنید. اجازه دهید بگوییم فیزیوتراپیست من خواسته است که من 30 دقیقه تمرین تحرک را در روز و سه بار در هفته قرار دهم. من می­توانم این کار را به صورت جداگانه انجام دهم یا این­که آن­را با کاری که می­خواهم انجام دهم مثل تماشای یک مستند در یوتیوب یا حتی تماس تلفنی با بلندگو ترکیب کنم.

با گرفتن بهانه­‌های کم­تر و صرف زمان برای طراحی کار و زندگی شخصی ما نه تنها می­‌توانیم به جمع ثروتمندان جدید بپیوندیم بلکه می­‌توانیم زندگی پرمعناتری با پشیمانی کم­تر شکل دهیم. همان­طور كه سِنِكا، فیلسوف رومی استوئیك، معتقد بود ” عمر طولانی است؛ اگر بدانید چگونه از آن استفاده كنید”.

نویسنده: استیو گلاوسکی (Steve Glaveski)

منبع: سایت HBR.ORG

پانویس‌ها:

[1] Bronnie Ware

[2] The Top Five Regrets of the Dying

[3] Buffer

[4] HootSuite

[5] Joe Rogan

[6] AngelList

[7] Naval Ravikant

[8] Perry Marshall

[9] bolt from the blue

[10] Slack

[11] Asana

[12] Trello

[13] Basecamp

[14] Airtable

[15] Inbox Pause

[16] Blocksite

[17] temptation bundling