ساده­ ترین دلیل برای ابداع چک­ لیست و گسترش کاربرد آن­ها این است که با داشتن یک چک­ لیست ساده، دیگر هرگز انجام یک وظیفه یا بخشی از یک پروژه فراموش نمی­شود و اطمینان خاطر بالا از اینکه تمام امور در زمان صحیح دست اجرا هستند، حاصل می­شود و از این طریق در کنار مزایای اجرای به موقع تمامی اقدامات، یک آرامش ذهنی نیز برای افراد در زندگی شخصی و یا برای مدیران در انجام پروژه­ های مختلف، حاصل می­شود. این احساس آرامش به این علت است که کنترل ما بر تمامی اتفاقات مهم و اقداماتی که باید انجام دهیم، افزایش می­یابد.

یکی دیگر از مزایای یک چک­ لیست این است که انرژی و زمان و بودجه یک فرد یا یک سازمان برای انجام مهمترین و ضروری­ترین امور صرف می­شود و امور و اقدامات غیرضروری از لیست کارهای روزمره خارج می­شوند. به این ترتیب صرفه­ جویی بسیار زیادی در منابع فردی و سازمانی انجام می­شود و از این منابع در جهت صحیح استفاده می­شود.

مزیت دیگر چک لیست این است که همواره مسیر پیشرفت کارها و پروژه­ ها قابل ردیابی هستند و به این شکل انگیزه اشخاص برای رسیدن به هدف نهایی افزایش می­یابد زیرا از روی چک­ لیست می­توان فهمید که چه مقدار از مسیر و در چه زمان و با چه هزینه ­ای طی شده است و چه مقدار دیگر از آن باقیمانده است و برای تکمیل یک هدف به چه مقدار منابع نیاز است.

با تهیه چک­ لیست­های منظم و سازماندهی ­شده می­توان تمام برنامه­ ها و اقدامات در یک حوزه مورد نظر را به شکل صحیح انجام داد و کنترل کرد و انجام یا عدم انجام هر اقدامی را بررسی کرد. چک­ لیست­ها در موارد مختلفی کاربرد دارند که با توجه به اهمیت موضوع مورد نظر، می­توان نگارش آن­ها را به افراد متخصص سپرد. استفاده از یک فرد متخصص در تهیه چک لیست باعث می­شود که اعتبار و کارایی چک­ لیست افزایش پیدا کند.