منابع انسانی

نظرخواهی از کارمندان در کاهش هزینه ها

نظرخواهی از کارمندان در کاهش هزینه ها

در هنگام رکود، کارمندان را در تصمیمات لازم برای کاهش هزینه ها دخیل کنید

تقرییاً همه‌ی کسب‌وکارها در نتیجه‌ی رکود اقتصادی ناشی از بحران همه‌گیر کویید-۱۹ مجبور به سازماندهی مجدد و کاهش هزینه شده‌اند. گاهاً، شرکت‌ها از رویکرد بالا به پایین و بر اساس مجموعه‌های اطلاعاتی محدودی مانند پیش‌بینی درآمد و معیار‌ رقابتی برای این تصمیمات را اتخاذ می‌کنند. اما غالباً نتیجه‌ی این رویکرد «تغییرات اشتباه» و کارمندانی مأیوس است.

برای جلوگیری از این اتفاق رهبران سازمان باید این کار را بر اساس اطلاعاتی که از ارزشمندترین منبعِ شناخت یعنی کارمندان می‌گیرد انجام بدهد. دموکراتیک‌سازی گردآوری اطلاعات و پیشنهادات به رهبری تیم‌ها اجازه می‌دهد تا تصویر بسیار واضح‌تری از فعالیت‌‌ها و ابتکاراتِ در جریان درون سازمان‌ داشته باشند. همچنین لنز دقیق‌تری برای ارزیابی ارزشمندی هر فعالیت در رسیدن به اهداف استراتژیک یا برون‌سپاری یا توقف کامل آن فعالیت در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد.

نظرخواهی از کارمندان در کاهش هزینه ها

در طی تحقیقاتمان به این نتیجه رسیدیم که هنگامی که رهبران از این رویکرد پایین-بالا بهره ببرند نه تنها کاهش هزینه چشمگیری خواهند داشت بلکه همچنین سریع‌تر به اهدافشان می‌رسند چون‌که مدیران و کارمندان انگیزه‌ی بیشتری برای کمک کردن دارند.

یک فست‌فود زنجیره‌ای با اعمال این رویکرد پایین به بالا و تحلیل اطلاعات بدست آمده از معاونان رئیس، مدیران، و کارمندان توانست در بخش‌های فروش، کلی، و اداره‌ی سازمانش تا یک سوم کاهش هزینه بدهد و استراتژی اصلی را بر حوزه‌های مانند بازاریابی، نوآوری در محصولات، و افتتاح شعبه‌های جدید متمرکز کند. همچنین یک گروه شرکت‌های بیمارستانی با این روش توانست تعاملات تیم‌های پزشکی و مدیریت را بهبود ببخشد و بیماران بیشتری را در بخش‌های تخصصی درمان کند، در عین حال ۲۰٪ کاهش هزینه بدهد.

در هر دو مورد، رهبری تیم‌ها چون که تصمیماتشان را بر اساس اطلاعات دقیق گرفته بودند توانستند شرکت‌هایشان را دگرگون کنند. اما رهبران چگونه می‌توانند مطمئن باشند اطلاعات مورد نیازشان را گردآوری می کنند؟

در ادامه چهار نوع اطلاعاتی که رهبران باید بر آن‌ها تمرکز کنند آمده است.

نظرخواهی از کارمندان در کاهش هزینه ها

۱. روال‌ها و پروژه‌های کلیدی

اولین قدم در تغییر ساختار هر شرکتی این است که تیم رهبری از تک تک مدیران بخش‌ها بخواهد لیستی از ۲۰-۳۰ روال و پروژه‌‌ای که اهمیتی بنیادی برای شرکت دارند تهیه کنند. روال‌ها طبیعتاً تکراری هستند و می‌توان گستره‌ای از دوره‌های روزانه تا فصلی داشته باشند. پروژه‌ها همانند استقرار یک سیستم حمایتی جدید یا اجرای یک خط خدماتی جدید آغاز و پایان مشخصی دارند.

جمع‌آوری این اطلاعات تیم رهبری شرکت را قادر به دیدن فعالیت‌ها و پروژه‌های در جریان در همه‌ی سطوح سازمان می‌کند. آن‌ها می‌توانند با توجه به این اطلاعات نقاط شکاف یا مازاد را به سرعت تشخیص بدهند. برای مثال، با شرکتی همکاری می‌کردیم که از این راه فهمید که صدها نفر از کارمندان بخش‌های فروش و بازاریابی‌اش با حضور در کنفرانس‌ها تلاش می‌کنند که محصولات را به فروش برسانند درحالی که این کار نرخ موفقیت بسیار پایینی داشته است. شرکتی دیگری دریافت که فروشندگان مختلف بارها به مشتریان مشابهی مراجعه می‌کنند چون که بین آن‌ها هماهنگی وجود ندارد. همچنین تیم رهبری دیگری کشف کرد که سه برابر بیش‌تر از بودجه‌اش پروژه‌های IT  در حال اجرا دارد. مثال‌های متعددی مانند این موارد وجود دارد.

۲. کارهای لازم

نظرخواهی از کارمندان در کاهش هزینه ها

مدیران هر بخش برای کمک به تیم رهبری در فهمیدن بهتر کارهای لازم برای هر روال یا پروژه‌ی مشخص باید جلساتی با کارمندان خود برای مشخص شدن میزان و نوع کار لازم برگزار کنند.

اطلاعات عملی کارمندان به تیم‌های رهبری کمک می‌کند تا دقیقاً ارزیابی کنند کدام روال‌ها را باید کمتر یا بیشتر تقویت کنند. یک تیم رهبری ممکن است بفهمند کارمندان زیاد در واقع یک کار را در بخش‌ها مختلف انجام می‌دهند یا در سر دیگر طیف کارمندان بیشتری باید مسئولیت‌های حیاتی را به انجام برسانند.

برای مثال در شرکت‌های غذایی یا دارویی باید کارمندان بیشتری به خدمات آنلاین اختصاص پیدا کنند چون که در دوران همه‌گیری بیماری فروش آنلاین از ۵ درصد به تقریباً ۴۰ درصد افزایش یافته است.

نظرخواهی از کارمندان در کاهش هزینه ها

ابتدا این مقاله را مطالعه کنید: نوآوری در محصولات

بیشتر بخوانید >

۳. اولویت‌های استراتژیک

مرحله‌ی بعد این است که رؤسایی بخش‌ها باید از مدیران زیردستشان بخواند تا همراه کارمندان هر بخش روال‌ها و پروژه‌های که مشخص شده را بر اساس اولویت استراتژیک شرکت و هر بخش مشخص و دسته‌بندی کنند. این دسته‌ها باید در سه گروه «هسته»، «زمینه» و «توقف» قرار بگیرند.

روال‌ها و پروژه‌های هسته‌ای بالاترین اولویت شرکت هستند. این‌ها توانایی‌هایی هستند که شرکت می‌خواهد در آن‌ها سرمایه‌گذاری کند تا خودش را از رقبایش متمایز کند و رشد آینده را افزایش دهد، برای مثال تحقیق و توسعه در صنعت دارویی، طراحی در صنعت مد، تجریه‌ی مشتری در خرده‌فروشی، و مدیریت هزینه‌ی سرمایه‌ در صنایع سنگین مانند حمل و نقل و ساخت‌وساز.

در طرف مقابل، روال‌های زمینه‌ای خدمات و فعالیت‌های استانداردی هستند که می‌توان اولویت‌ آن‌ها را کاهش داد یا کارایی آن‌ها را بهبود بخشید. اغلب این کار با خدمات مشارکتی یا اتوماسیون کردن انجام می‌شود. برای مثال مدیران یک خرده‌فروشی دریافتند که به جای چند تیم یک تیم می‌تواند  مدهای جدید کفش آقایان، بانوان، و متعلقاتشان را شناسایی کند. بخش منابع انسانی در یک شرکت دریافت که یک ربات گفت‌گو می تواند به جایی کارمندان آنلاین جواب‌گویی مشکلات مشتریان باشد و این کاهش هزینه‌ زیادی برای شرکت داشت.

نظرخواهی از کارمندان در کاهش هزینه ها

سایر روال‌ها باید در دسته‌ی توقف قرار گیرند چونکه ارزش کمی برای شرکت دارند یا دیگر در استراتژی شرکت نقشی ندارند. برای مثال، یک شرکت خرده‌فروشی آماده‌سازی و توزیع بخش اعظم گزارش‌های مدیریتی خود را متوقف کرد. چون که فقط چند مدیر این کار را مفید می‌دانستند درحالی که زمان و زحمت بسیار زیادی برای انجام آن لازم بود. یک شرکت دارویی خطوط تولید غیرسودده که می‌توانست تعطیل کند را شناسایی کرد و با توقف آن‌ها ۴۰ درصد از زمان تیم تحقیقاتی را آزاد کرد تا آن‌ها بتوانند محصولات جدیدی تولید کنند.

۴. مدل عملیاتی جدید

در قدم بعدی، تیم‌های رهبری باید این قدرت را به رؤسایی هر بخش بدهند که همراه با مدیران و کارمندان همان بخش عملیات را با توجه به اینکه کدام قابلیت‌ها برای تقویت و رشد سازمان ضروری‌اند باز طراحی کنند. مدیران باید نه تنها اطلاعات عملیاتی که فکر می کنند برای رسیدن به کارایی جدید نیاز دارند، بلکه همچنین ایده‌های نو برای باز طراحی عملیات و پیشنهادات برای آینده را از کارمندانشان بگیرند.

تیم رهبری با استفاده از اطلاعات ارائه شده توسط مدیران و کارمندان برای باز طراحی شرکت نه تنها خواهد توانست تصمیمات بهتری بگیرد، بلکه همچنین عملیات بهبود خواهد یافت، و درعین حال نیروی کار با انگیزه و درگیری دارد که همیشه در حال ارتقای خود هستند.

تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال

این مقاله به کوشش درنا اسدی و هومن حاجی میرزایی و دیگر اعضای گروه مشاوران غزال تولید شده است.

تک‌تک ما تلاش داریم اثری مثبت داشته باشیم بر روی کسب و کارها

نویسندگان: پاتریک داست (Patrick Daoust) و پاول سیمون (Paul Simon)

منبع: گروه مشاوران کسب و کار غزال

لینکدین غزال را دنبال کنید…

غزال را در اینستاگرام دنبال کنید…

خبرنامه غزال

با عضویت در خبرنامه غزال، در زمینه رشد کسب و کارتان هر هفته یک ایمیل مفید دریافت کنید

    به مشاوره نیاز دارید؟

    برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
    [کل: ۰ میانگین: ۰]

    دیدگاهتان را بنویسید

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.