مدیر مجازی, منابع انسانی

ایجاد انعطاف‌پذیری در تیم خود از خانه

مدیریت تیم

چرا انعطاف‌پذیری در تیم مهم است؟

برای عبور از این بحران کنونی و بازگشت به وضعیت طبیعی، باید انعطاف‌پذیری در تیم را جدی گرفته و ایجاد کنید. خبر خوب آن که رهبران هر تیم یا سازمان می‌توانند شرایطی خلق کنند که به تحقق این امر کمک کند. این امر در تحقیقات فراوان ما با کارکنان نیروی دریایی آمریکا به وضوح روشن شده و اخیراً نیز در بررسی نحوه‌ی مواجهه و واکنش رهبران سازمان‌ها و شرکت‌ها به بحران کرونا، نشانه‌های ارزشمندی از دست‌یابی آن‌ها به این هدف، حتی در صورت دورکاری اعضای گروه، مشاهده کردیم. مسئله کلیدی، تمرکز بر دو موضوع است: افراد و چشم‌انداز

افراد: شناخت عوامل انعطاف‌پذیری در تیم خود

از نظر روانشناسان سه «عامل حفاظتی یا تسهیل‌گر» پیش‌بینی‌کننده‌ی ظرفیت انعطاف‌پذیری افراد هستند: میزان بالایی اعتماد به توانایی خود، روال‌های منظم انجام کارها، و حمایت اجتماعی و خانوادگی. معمولاً شناخت این موارد در اعضای تیم به ویژه دو عامل اول راحت است. اما احتمالاً بحران اخیر برخی از این عوامل را تضعیف کرده است. اولین قدم برای بهبود وضعیت تهیه‌ی «فهرست انعطاف‌پذیری» برای اعضای تیم است.

ایجاد انعطاف‌پذیری در تیم خود از خانه

این لیست با توجه به گزارشات خود افراد و سوالاتی در مورد حس‌شان به دورکاری،  نحوه‌ی برنامه‌ریزی آن‌ها برای انجام کارهای روزانه، و حمایتی که در زندگی و تعهدات خانوادگی نیاز دارند  ساخته خواهد شد. برای نمونه، اخیراً یکی از مدیران شرکتی حقوقی به ملاقات تک تک وکلا در شرکت رفته و در مورد وضعیت‌شان و به ویژه در مورد افراد سالمند یا در معرض خطری که نیاز به حمایت آن‌ها دارند سوال پرسیده است. سپس پرونده‌ها و دستیاران وکلا را به گونه‌ای توزیع کرده که افراد دارای مشکلات بیشتری فشار کمتری را تحمل کنند.

چالش‌های جدیدی که این روزها پیش‌ روی تیم شما قرار دارد می‌توانند موجب کاهش انعطاف‌پذیری در تیم و اعتماد به نفس اعضا شود. کاری که شما به عنوان رهبر تیم می‌توانید بکنید انگیزه دادن و تقویت اعتماد به نفس آنهاست. به طور مثال یک مهندس مکانیک که در مورد توانایی خود در دور کاری تردیدهایی داشته به ما گفت که چگونه بعد از گفتگو با مدیر انگیزه‌اش بیشتر شده است. مدیر به او گفته بوده که برای تصمیمات و کار انجام شده توسط او ارزش فراوانی قائل است و هر گونه اشتباهی اگر رخ بدهد تنها وسیله‌ای است برای بهبود کار تیم. این قضیه موجب افزایش اعتماد به نفس و انگیزه‌ او شده بود.

ایجاد انعطاف‌پذیری در تیم خود از خانه

رهبران می‌توانند با ابراز همراهی و همدردی با اعضا، تیمشان را تقویت کنند. مثلاً این روزها شاهد هستیم که بسیاری از مدیران با صرف زمان و ابراز توجه در مورد وضعیت اعضای تیمشان و حتی اجازه‌‌ی انتقال تجهیزات و وسایل مورد نیاز برای انجام کار به خانه و همچنین تغییراتی مطابق با نیاز افرادی که در معرض خطرات سلامتی بالا مانند افراد دیابتی ایجاد می‌کنند. بسیار مهم است که شما به عنوان مدیر نشان بدهید که اعضای تیم  نه فقط به عنوان کارمند بلکه به عنوان انسان نیز واقعا برای شما مهم و ارزشمند هستند.

ایجاد انعطاف‌پذیری در تیم خود از خانه

در ابتدای شروع بحران و پیش از آنکه شیوع ویروس کووید ۱۹ باعث گستردگی کار در خانه شود، مدیر یکی از شرکت‌های بزرگ نفت و گاز مجوز لازم را از هیئت رئیسه جهت امکان دورکاری برای کارمندان خود گرفت و برنامه‌ی انتقالی را با هر یک از اعضای تیم در میان گذاشت. در یکی از گزارش‌ها درباره‌ی مدیر، که نشان‌دهنده‌ی توجه شخصی او به هر یک از اعضا است، گفته شده که اقدامات او به فرد نویسنده کمک کرده تا خود را به عنوان «عضوی حیاتی و مهم از شرکت‌شان» ببیند.

اینکه شاخص‌های انعطاف‌پذیری در تیم شما بالا باشد بسیار ارزشمند است، اما نباید مفروض بگیرید که دیگر خطری شما را تهدید نمی‌کند. بسیاری از افرادی که در حالت معمول و تحت کنترل دارای انعطاف‌پذیری کاری بالایی هستند، در هنکام بحران احتمالاً وحشت‌زده شده و نتوانند خودشان را کنترل کنند. شما باید اقدامات لازم را جهت حفظ انعطاف‌پذیری و کارایی آنها انجام دهید. سعی کنید که انگیزه و انرژی آنها را بر اولویت‌‌های استراتژیک متمرکز کنید.

خطاهای مدیریت فروش

خطاهای مدیریت فروش | خطاهایی که اسکیل شرکت شما را تهدید می‌کند

بیشتر بخوانید >

افراد: افزایش گفت‌وگوها برای تقویت انعطاف‌پذیری در تیم

تحقیقات بسیاری نشان داده‌اند که موثرترین راه برای افزایش انعطاف‌پذیری در تیم، کوچینگ (مربی‌گری) شخصی برای هر فرد است. نتایج تحقیق میدانی ما در بین حدود ۴۰۰ نفر از کارکنان نیروی دریایی آمریکا در سال ۲۰۱۵ مؤید قدرت و کارایی این روش است. در این تحقیق ما از سربازان خواستیم تا به انعطاف‌پذیری خود در ابتدای حضور در اردوگاه آموزشی نمره داده و سپس (در میانه اردوگاه آموزشی) نیمی از آنها در جلسات کوچینگ شخصی شرکت کردند -که ما آن را «گفت‌وگوی هدایت شده» نامیدیم- در حالی که نیم دیگر به حال خود رها شدند.

در طی گفت‌وگوهای هدایت شده، از سربازان خواسته شد تا تجربیات مثبت خود را بیان کرده و چالش‌ها و نحوه مقابله با آنها را مقایسه کنند و در نهایت بگویند آینده خود به عنوان ملوانان نیروی دریایی را چگونه می‌بینند. در پایان سربازانی که در این گفت‌وگوها شرکت داشته‌اند، %۲۰ انعطاف پذیری بیشتری از خود نشان دادند. در حالی که گروه کنترلی تغییری کمتر از %۱ را نشان داد.

شما به عنوان یک مدیر ممکن است از گفت‌وگوهای هدایت‌شده با ارائه گزارش‌های مستقیم استفاده کنید، اما این گفتگو‌ها زمان بر بوده و تفاوت قدرت بین شما و گزارش‌هایی که به دست شما می‌رسد ممکن است موجب یک سویه شدن تصمیمات شود. از این رو توصیه می‌کنیم تا اعضای گروه خود را تشویق به انجام گفت‌وگوهای هدایت‌شده در میان خود و به شکل منظم کنید. می‌توانید اعضا را به صورت دو به دو تفکیک کرده و از آنها بخواهید تا تماس‌‌های ویدئویی بر اساس یک برنامه‌ی زمانی داشته باشند. مشابه با تحقیق ما در مورد سربازان، اعضای گروه شما می‌توانند در مورد تجربیات موفقیت آمیز، مسائل و نحوه حل این مشکلات و آنچه که آنها در طی دوره بحران آموخته‌اند که می‌توانند جهت عادی کردن شرایط برای آنها مفید باشند، صحبت کنند. ما معتقدیم که مرحله‌ی آخر اهمیت بسیار زیادی دارد. افراد باید بدانند که شرایط مجدداً به حالت معمول باز خواهد گشت و گذار  از شرایط نامطلوب و بحرانی، میسر خواهد بود.

ایجاد انعطاف‌پذیری در تیم خود از خانه

علم عصب‌شناسی نشان داده که ترس و نگرانی که به دلیل شیوع کویید ۱۹ تجربه می‌کنیم، موجب ناتوانی ما در دیدن آینده‌ی خود و امکان خلق راهکارهای خلاقانه برای مسائل می‌شود. اما کارهایی هست که رهبران می‌توانند برای مواجهه با اثرات این وضعیت انجام بدهند.

در اولین قدم، می‌توانید به اعضای گروه خود کمک کنید تا با واقعیت مواجه شوند. پذیرش آنچه که رخ داده از اهمیت بسیار بالایی برای ایجاد انعطاف‌پذیری در تیم و مقاومت در برابر شرایط برخوردار است. بر اساس آنچه که دریاسالار جیم استاکدل از دوران اسارت خود در طی جنگ ویتنام تعریف کرده، افراد خوشبین در بین دوستان زندانی او (که انتظار داشتند به سرعت نجات پیدا کنند)، زنده نمانند.

«من فکر می‌کنم که همه آنها دچار حمله قلبی شدند». بنابراین از اعضای تیم بپرسید چه برنامه‌های برای دور کاری حتی با زمان طولانی‌تر از آنچه که پیش بینی میکنند، دارند. هر چند که ممکن است احساس خوبی در مورد این گونه سوالات نداشته باشند، اما در صورتی که شما به آنها جهت برنامه‌ریزی موثر کمک کنید می‌توانند دوره بحران را به شکل بهتری سپری کنند.

ایجاد انعطاف‌پذیری در تیم خود از خانه

چشم‌انداز: یافتن فرصت‌های یادگیری

  در یک تحقیق طولی متفاوت از حدود ۲۰۰ نفر از سربازان نیروی دریایی آمریکا در طی دوره آموزشی در سال ۲۰۱۵، دریافتیم هنگامی که سربازان تجربیات ناموفق خود را همچون فرصت‌ یادگیری و نه مجموعه‌ای از شکست‌ها می بینند، انعطاف‌پذیری بیشتری کسب می‌کنند. رابرت جی. توماس در کتاب خود با عنوان آزمون‌های سخت رهبری به رویکردی تحت عنوان «تغییر قالب تنش» اشاره کرده است: تمرکز بر فرصت‌های یادگیری در هنگام همراهی با سختی و نه مواجهه با سختی صورت می‌گیرد.

این رویکرد امروزه توسط بسیاری از اساتید دانشگاه مورد استفاده قرار می‌گیرد. با نادیده گرفتن توانایی آموزش در کلاس درس، آنها به سرعت تبدیل به متخصصان زبده‌ای در آموزش و تدریس آنلاین می‌شوند. آیا ممکن است پس از عبور از این بحران، دانشگاه‌ها بتوانند برخی از برنامه‌های کلاسی خود را به صورت آنلاین با حفظ کیفیت آموزش برگزار کنند؟

شرکت های که انعطاف‌پذیری در تیم‌ های آن‌ها بالاست خواهند آموخت که با این شیوه‌ی جدید کار خود را وفق بدهند. چون این اتفاق نیازمند تطبیق‌یابی مداوم است، پیشنهاد می‌کنیم که از فرایندهای شکننده دست بکشید و روزانه جلسات «حمایتی» مجازی داشته باشید. همچنین به نظر ما نه بر کارها بلکه بر روابط تمرکز کنید: از جلسات مجازی برای افزایش تقوست حس پیوند تیم استفاده کنید. برای مثال، می توانید با انتقال ایده‌ها در تیم و تضمین اینکه هیچ کس بیرون نخواهد ماندبه این کار کمک کنید.

ایجاد انعطاف‌پذیری در تیم خود از خانه

هر بحرانی همچنین شانسی برای تقویت انعطاف‌پذیری در تیم است. اگر به خوبی بتوانید این تاکتیک‌های که پینشهاد کردیم را اجرا کنید نه تنها خواهید توانست از این شرایط بحرانی به سلامت عبور کنید بلکه بعد از آن تیم و افراد بسیار قوی‌تری نیز خواهید داشت.

تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال

این مقاله به کوشش مژگان امیر یوسفی و دیگر اعضای گروه مشاوران غزال تولید شده است.

تک‌تک ما تلاش داریم اثری مثبت داشته باشیم بر روی کسب و کارها

نویسندگان: دیوید ام. سلوس (David M. Sluss) و ادوارد اچ. پولی (Edward H. Powley)

منبع: HBR.ORG

لینکدین غزال را دنبال کنید…

غزال را در اینستاگرام دنبال کنید…

خبرنامه غزال

با عضویت در خبرنامه غزال، در زمینه رشد کسب و کارتان هر هفته یک ایمیل مفید دریافت کنید

    به مشاوره نیاز دارید؟

    برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
    [کل: ۰ میانگین: ۰]