اسکیل آپ

چگونه پاسخگویی و مسئولیت در غزالها (شرکتهای رشد درحال رشد) را هدایت کنیم؟

هم‌زمان با گسترش یک شرکت، سخت‌ترین تصمیم‌گیری‌ها شامل افراد و تغییر نقش آنها را در سازمان می‌شود. وفاداری، منافع شخصی و دوستی‌های شخصی این تصمیمات را حتی زمانی دشوارتر می‌کند که شرکت با شرایطی روبرو شود که برخی از مدیران اولیه خود را ازدست‌داده است. در این مقاله پویایی در حال پیشرفت رهبری یک کسب‌وکار درحال‌رشد و پاسخگویی در کسب و کار و فرآیندهای لازم برای مقیاس‌گذاری آن را شرح خواهیم داد.

سازمان شما یک عضو درحال‌رشد است

چگونه پاسخگویی و عملکرد تجاری سازمان را هدایت کنید؟

فرهنگ سازمانی مهم است. اینکه مدیریت تصمیم می گیرد که چگونه با افراد خود رفتار کند روی همه چیز تاثیر می گذارد، چه بهتر و یا چه بدتر. (سایمون سینک)

آیا شما هم روزهایی را به یاد می‌آورید که تیم نوپای شما مانند دلقک‌هایی که در یک فولکس‌واگن فشرده شده نشسته‌اند در یک دفتر کوچک مشغول به کار بودند؟ اکنون شما ممکن است 50 یا حتی 1500 کارمند داشته باشید. بسیار دشوارتر است که بدانید چگونه می‌توانید به تیم تقسیم شوید و مسئولیت‌های واضحی را برای افراد تعیین کنید. از آن بدتر، ممکن است مشتریان و کارمندان در مورد نحوه این تقسیم‌بندی در سازمان شما گیج به نظر برسند.

چگونه پاسخگویی و عملکرد تجاری سازمان را هدایت کنید؟

در چنین موقعیتی مدیرعامل شما می‌تواند برای حل این مشکلات سرنخی از طبیعت بگیرد. اعضای بدن انسان از میلیاردها سلول تشکیل شده است و فقط برای یک هدف خاص این اتفاق افتاده است: یک سلول برای سالم ماندن باید بزرگ شود. با رسیدن به یک نقطه خاص، غشای خارجی سطح کافی برای واردکردن مواد مغذی و ازبین‌بردن زباله‌ها را نخواهد داشت. در این هنگام سلول از درون به بیرون شروع به مردن می‌کند. (مانند بوروکراسی‌های بزرگ!).

این نکته به این معنی است که سلول باید تقسیم شود؛ بنابراین، شرکت شما نیز باید تقسیم شود، در غیر این صورت نمی‌تواند عملکرد سالمی داشته باشد. درعین‌حال، همان‌طور که هیچ سلولی نمی‌تواند از خون‌رسانی خیلی دور باشد، هیچ تیمی هم نمی‌تواند از عملکرد بازار خیلی دور باشد. این موضوع همان اصلی است که طراحی سازمانی را پشتیبانی می‌کند. اگر می‌خواهید سطح شرکت خود را افزایش دهید، به حداکثر تعداد کارمندان فرصت تعامل با بازار را بدهید.

هر سلول در سازمان شما باید کسی را داشته باشد که به‌وضوح پاسخگوی عملکرد تجاری آن بخش باشد. اما این بدان معنا نیست که این شخص رئیس است و یا باید تمام تصمیمات را بگیرد. به تفاوت‌های بین پاسخگویی، مسئولیت‌پذیری و اختیارات توجه کنید. این اصطلاحات هرچند متفاوت از هم نوشته می‌شوند، اما اغلب به شکلی خودسرانه به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند. در ادامه هرکدام از این عناوین را به شکل جداگانه توضیح خواهیم داد.

پاسخگویی

پاسخگویی متعلق به شخصی است که توانایی حسابرسی داشته باشد، کسی که به هنگام بروز مشکلات هشدار می‌دهد و می‌تواند یک وظیفه، تیم، عملکرد و یا تقسیم‌بندی مشخصی را تعیین کند. البته باز هم تأکید می‌کنیم که این بدان معنا نیست که این شخص همه تصمیمات را می‌گیرد. به همین دلیل است که مردم اغلب در مورد تیم‌های بدون رهبر صحبت می‌کنند. بااین‌حال، لازم است تا یک نفر پاسخگو باشد. این یک قانون کلی است:

اگر بیش از یک نفر مسئول پاسخگویی باشد، هیچ‌کس پاسخگو نخواهد بود و این دقیقاً زمانی است که همه چیز از بین خواهد رفت.

چگونه پاسخگویی و عملکرد تجاری سازمان را هدایت کنید؟

مسئولیت

مسئولیت می‌تواند به عهده هرکسی باشد که توانایی پاسخگویی فعالانه برای حمایت از تیم را داشته باشد. این می‌تواند شامل تمام افرادی باشد که فرآیند یا مشکل خاصی را از نزدیک لمس می‌کنند.

اختیارات

چگونه پاسخگویی و عملکرد تجاری سازمان را هدایت کنید؟

اختیارات نیز به شخص یا تیمی تعلق دارد که قدرت تصمیم‌گیری نهایی را دارد. دقت داشته باشید که شناخت این مفاهیم کلی در درک ادامه مطلب اثرگذار خواهد بود.

کسب و کار اسکیل پذیر

چگونه بیزینس مدل کسب و کار خود را اسکیل پذیر کنیم؟

بیشتر بخوانید >

گسترش طراحی سازمانی

شفاف‌سازی مسئولیت‌ها در کل سازمان بسیار مهم است. برای کمک به شما، 3 ابزار یک‌صفحه‌ای وجود دارد که می‌توانید برای شناسایی و اولویت‌بندی چالش‌های افراد برای افزایش سطح سازمان و عملکرد تجاری از آنها استفاده کنید:

چگونه پاسخگویی و عملکرد تجاری سازمان را هدایت کنید؟

طرح شخصی یک‌صفحه‌ای یا OPPP

به‌عنوان یک مدیر پرکار، اگر مراقب نباشیم، می‌توانیم زندگی شخصی خود را نادیده بگیریم. به همین دلیل ما معتقدیم که باید اولویت‌های شخصی و همسویی آنها با اهداف حرفه‌ای‌تان را بررسی و تعیین نمایید. از همین رو ما تمام مدیران یک شرکت را تشویق می‌کنیم تا OPPP خود را تکمیل کنند. همان‌طور که 4 تصمیم برای ساخت یک شرکت پررونق می‌گیرید (افراد، استراتژی، اجرا و نقدینگی) ، در زندگی شخصی شما نیز زمینه‌های همسانی وجود دارد. چهار ستون موجود در این ابزار نشان‌دهنده این مناطق است: روابط، دستاوردها، تشریفات و ثروت.

نمودار پاسخگویی عملکرد یا FACe

این دومین ابزار یک‌صفحه‌ای است. نمودار پاسخگویی عملکردی، متمرکز بر این است که شما از صندلی‌های صحیح در بالای سازمان دکمه‌های صحیحی داشته باشید، به این معنی که افراد صحیحی داشته باشید که کارها را درست انجام می‌دهند. این ابزار همچنین شما را برای تعیین مسئولیت‌های خاص برای عملکرد شرکت و واحدهای تجاری راهنمایی می‌کند. پس از تکمیل این نمودار، این ابزار پاسخگویی یک‌صفحه‌ای به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که در کجای سازمان افراد یا عملکرد بخش باعث ایجاد شکاف‌هایی شده است.

از هر یک از اعضای تیم اجرایی خود بخواهید که اولین ستون خالی را باتوجه‌به اینکه فکر می‌کنند از نظر پاسخگویی چه کسانی مسئول هستند، پر کنند. بعد از اتمام این کار، لیست‌ها را مقایسه کنید تا ببینید آیا توافقی بین جواب‌ها وجود دارد یا خیر و سپس به بررسی سؤالات پایین صفحه بپردازید. برای پرکردن ستون‌های بعدی شما و تیمتان با هم همکاری خواهید کرد.

نمودار پاسخگویی فرآیند یا PACe

این سومین ابزار یک‌صفحه‌ای است که به شما کمک می‌کند تا مسئولیت فرآیندهای مختلف را در سازمان خود مشخص کنید. نمودار پاسخگویی فرآیند فهرست افرادی را که برای هر 4 تا 9 فرآیند کسب‌وکار انتخاب می‌شوند و چگونگی اندازه‌گیری هر فرآیند را برای تضمین عملکرد تجاری آن لیست می‌کند. اینها فرآیندهایی مانند تولید محصول، تولید سود، فروش، یافتن استعدادهای جدید و صورت‌حساب است. برای تکمیل این نمودار، تیم اجرایی خود را جمع کنید و 4 تا  9 فرآیندی را که منجر به رشد تجارت شما می‌شود را شناسایی کنید.

در مرحله بعدی، باید بفهمید که برای هر فرآیند چه کسی پاسخگو است که ممکن است برای این کار کمی زمان برای فکرکردن لازم داشته باشید. سرانجام نیز شما تصمیم خواهید گرفت و چند فاکتور KPI برای ردیابی هر فرآیند تعیین خواهید کرد.

ساختار سازمان را فراتر از عملکرد تجاری آن تعیین کنید

اولین شکاف سازمانی طبیعی بر اساس منطقه عملکردی اتفاق می‌افتد. اما هنگامی‌که تجارت شما بیش از 50 کارمند به دست آورد، شما باید تیم‌هایی مانند گروه تولید، بخش صنعت و مناطق جغرافیایی را تنظیم کنید. به این کار اصطلاحاً تشکیل سازمان ماتریکسی گفته می‌شود. تصور کنید که گروه‌های مربوط به عملکرد در جهت عمودی و واحدهای تجاری در جهت افقی کار می‌کنند.

چگونه پاسخگویی و عملکرد تجاری سازمان را هدایت کنید؟

به یاد داشته باشید که فشار برای ایجاد این واحدهای تجاری جدید معمولاً از طرف مشتریان ایجاد می‌شود. زیرا آنها نمی‌دانند که برای دریافت کمک با چه کسی باید تماس بگیرند و برای پیداکردن شخص موردنظر دچار سرگردانی می‌شوند یا احساس می‌کنند که در میان واحد‌های تجاری مختلف گم شده‌اند. علاوه بر این کارمندانتان نیز ممکن است ندانند که از چه کسی باید جهت‌گیری کنند. از همین رو تا زمانی که نحوه پاسخگویی را به شکل مستقیم ایجاد نکنید، بهره‌وری و نوآوری کاهش پیدا می‌کند و در چنین شرایطی شما زمان زیادی را به نوسان بین تمرکز و تمرکززدایی در واحدهای مختلف تجاری و عملکرد تجاری تلف خواهید کرد.

بازسازی نقش مدیریت

برای هدایت این تحول سازمانی، باید ساختار رهبری خود را تغییر دهید. رؤسا بخش عملکرد مانند مدیران بازاریابی و فناوری اطلاعات که توسعه و رشد تجارت شما را تضمین می‌کردند، نیز باید بیشتر شبیه مربیان و مشاوران رهبران واحد تجاری عمل کنند. علاوه بر این مدیران بخش‌های تجاری نیز باید واحد‌های تجاری را مانند یک مدیرعامل خرد اداره نمایند. این تحول و انتقال برای رهبران عملکردی سنتی سخت‌تر خواهد بود به‌ویژه برای آن دسته از این رهبران که در مرحله اولیه راه‌اندازی حضور داشته‌اند.

چگونه پاسخگویی و عملکرد تجاری سازمان را هدایت کنید؟

آنها باید هم‌زمان با مدیریت تیمشان به‌جای ارائه توضیحات محصول، آن را به فروش برسانند. همچنین آنها باید زمان بیشتری را در خارج از سازمان برای جمع‌آوری بهترین روش‌ها سپری کنند و سپس بازگردند و آنچه را که آموخته‌اند در میان رهبران واحدهای تجاری ارائه دهند. مهم‌تر از همه، آنها باید احترام رهبران واحدهای تجاری را به‌خاطر دانش و نه فقط به‌خاطر موقعیت خود کسب کنند. به‌این‌ترتیب، اگر آنها مثلاً یک سیستم مشترک IT را پیشنهاد دهند، این یک فروش آسان خواهد بود، نه نبردی علیه رهبران مشکوک واحدهای تجاری.

لازم به ذکر است که این انتقال و تحول بسیار سخت است. اغلب، بهترین کار این است که برخی از رهبران اصلی بخش عملکرد را به واحدهای تجاری در حال اجرا یا هرجایی که آنها بتوانند کنترل عملیاتی را حفظ کنند، منتقل کنید. در این صورت ممکن است آنها بتوانند خط تولید جدیدی را راه‌اندازی کنند. درهرصورت شما نمی‌خواهید که رئیس واحدهای تجاری شما افراد بله بگو و ضعیفی باشند که در برابر رهبران عملکرد تجاری به‌راحتی سر خم کنند.

در سازمان‌های اسکیل آپ چه کسی رئیس است؟

پس از راه‌اندازی این گروه‌ها، باید بفهمید که هرکدام از کارمندان متعلق به چه گروهی هستند. اگر در این مورد صریح نباشید، کارمندان شما نیز صراحت نخواهند داشت. اما اصل کلیدی در اینجا روشن بودن این موضوع است که چه کسی دررابطه‌با اضافه حقوق یا ترفیع شغلی کارمندان تصمیم می‌گیرد. به یاد داشته باشید که این اشتباه است که این تصمیم را به رهبران بخش عملکرد بسپارید.

به‌عنوان‌مثال، فرض کنید شخصی از چندین خط تولید پشتیبانی بازاریابی می‌کند. مسئول عملکرد بازاریابی شرکت باید نقش خود را به‌عنوان مربی برای این شخص ببیند اما درحالی‌که برای او روشن می‌کند که عملکرد او بر اساس بازخوردی است که از رؤسای واحدهای تجاری دریافت می‌شود و نه بر اساس آنچه او فکر می‌کند. از این طریق این شخص قبل از هر چیز به واحدهای تجاری پاسخگو خواهد بود.

چگونه پاسخگویی و عملکرد تجاری سازمان را هدایت کنید؟

مراحل شروع استارت آپ | چندین گام تا آغاز ماجراجویی با ایده‌های منحصر به فرد

بیشتر بخوانید >

چگونه پاسخگویی و عملکرد تجاری سازمان را هدایت کنید؟

نتیجه‌گیری: عملکرد مطلوب در کسب و کار

زمانی که شما بخش‌های مختلف پاسخگویی در سازمان ایجاد کرده باشید، اگر این کار را به‌درستی انجام داده باشید، به‌زودی نتیجه آن را مشاهده خواهید کرد. به‌این‌ترتیب مشتریان خوشحال خواهند شد و همه اعضای تیم شما در مورد نقش خود در خدمات‌رسانی به مشتریان آگاه خواهند بود. اما هنگامی‌که الگویی از بازخورد منفی مشتریان را مشاهده کردید یا علائم وجود سلول‌های سالم را نمی‌بینید، وقت آن است که دوباره نمودارهای FACe و PACe  را اصلاح نمایید.

در آخر نیز به یاد داشته باشید که شرکت شما یک موجود زنده است که باید در محیطی که همیشه در حال تغییر است زنده بماند. برای رشد، باید بتواند با محیط و شرایط سازگار شود. امیدواریم این مطلب در خصوص پاسخگویی و عملکرد تجاری برای شما مفید واقع شده باشد.

1- تقسیم‌بندی کارمندان به تیم‌های مختلف چه اهمیتی دارد؟

هرچه تعداد کارمندان شما بیش‌تر باشد مدیریت آن‌ها دشوارتر خواهد بود. این تقسیم‌بندی کمک می‌کند تا عملکرد، تعامل با بازار و رشد شرکت شما افزایش پیدا کند.

2- از چه ابزارهایی برای تعیین درست مسئولیت افراد استفاده کنیم؟

استفاده از FACe و  PACe به شما کمک می‌‌کند تا افراد مناسبی را برای مسئولیت‌های مشخص انتخاب کنید. این ابزارها برای شناخت شکاف‌های موجود و فرایندهایی که منجر به رشد شما می‌شوند نیز کاربرد دارند.

3- چه تغییراتی در ساختار مدیریت به افزایش رشد شرکت کمک می‌کنند؟

رؤسای شرکت باید در نقش مربی و مشاور ظاهر شوند. همچنین، آن‌ها باید همواره در حال مطالعه و کسب اطلاعات راجع به بهبود شیوه‌های مدیریت و انتقال آن به سایر مدیران باشند.

4- چرا شفافیت و واضح بودن نقش افراد در سازمان مهم است؟

شفافیت باعث بهبود عملکرد است. وقتی پاسخگوی اقدامات یک تیم مشخص باشد، مدیریت ساده‌تر خواهد بود. به علاوه، همه اعضای تیم از نقش و مسئولیت خود به درستی آگاه‌ بوده و وظایف خود را به بهترین نحو انجام خواهند داد.

تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال

این مقاله به کوشش مژگان امیر یوسفی و دیگر اعضای گروه مشاوران غزال تولید شده است.

تک‌تک ما تلاش داریم اثری مثبت داشته باشیم بر روی کسب و کارها

منبع: blog.growthinstitute.com

لینکدین غزال را دنبال کنید…

غزال را در اینستاگرام دنبال کنید…

خبرنامه غزال

با عضویت در خبرنامه غزال، در زمینه رشد کسب و کارتان هر هفته یک ایمیل مفید دریافت کنید

    دیدگاهتان را بنویسید

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.