رشد و توسعه فردی

معرفی یک تکنیک ساده مدیریت زمان

مدیریت زمان

-امروزت چطور بود؟

-عالی بود. ولی کمی ناامید شدم چون به خیلی از کارهایی که برنامه‌ریزی کرده بودم نرسیدم.

-تو این را هر روز می‌گویی!

این مکالمه مربوط به پیتر برگمن[۱] (نویسنده کتاب ۱۸ دقیقه، کتابی در زمینه مدیریت زمان) و همسرش است. به نظر می‌رسد مسئله مدیریت زمان حتی برای این فرد نیز دشوار است.


نقش مدیریت زمان در افزایش بهره‌وری

مسئله مدیریت زمان و بهره‌وری از مسائل چالشی این روزها است. به خصوص که بسیاری از افراد دورکاری می‌کنند و کمتر از قبل ساختارمند هستند. بسیار اتفاق می‌افتد که شما در تمام روز گرفتار باشید ولی هیچ کار مهمی هم انجام ندهید. در پایان روز از خود می‌پرسید: پس تمام ساعات روز را به چه کاری مشغول بودم؟

مدیریت زمان

مدیریت زمان چیست؟

طراحی و بکارگیری کنترل آگاهانه بر روی زمانی که صرف فعالیت‌های مشخص می‌شود به منظور اثربخشی وبهره وری بیشتر را مدیریت زمان می‌گویند.

سه اشتباه متداول در زمینه مدیریت زمان

در صورتی که واقعا می‌خواهید مدیریت زمان صحیحی داشته باشید و همزمان بهره‌وری خود را بالا ببرید باید چند برخی روتین‌های کاری خود را تغییر دهید. البته برخی راه حل‌های متداول مدیریت زمان را نیز فراموش کنید زیرا تاثیری که فکر می‌کنید را ندارند:

مدیریت زمان

  • سخت‌تر کار کردن: اگر ناامید هستید و فکر می‌کنید روتین کاری موثری ندارید، لزوما به این دلیل نیست که کم کار می‌کنید. بلکه به این معنی است که شما با موانعی روبرو هستید که از طریق تلاش یا صرف زمان بیشتر به دست نمی‌آید و شاید باید از راهکارهای مدیریت زمان بهره گرفت.

حتما بخوانید: می‌خواهید بهره‌وری بالایی داشته باشید؟ کم‌تر کار کنید!


  • لیست وظایف طولانی داشتن: در صورتی که شرح وظایف طولانی داشته باشید، بیشتر این موارد را اجرا نخواهید کرد. شینا اینگر[۲] و مارک لپر[۳] در این زمینه پژوهش جالبی انجام داده‌اند. پژوهش آن‌ها بر خریداران و مشتریانی بوده که گزینه‌های متعدد و متنوعی در مقابل خود داشتند. در چنین شرایطی، احتمال این که اصلا خریدی صورت نگیرد به صورت قابل توجهی افزایش می‌یافت. لیست وظایف نیز به همین صورت است.
  • خودتخریبی: اینستاگرام زندگی افراد را خیلی عالی نشان می‌دهد. لینکدین هم همیشه همه را موفق جلوه می‌دهد. در نتیجه شما با مشاهده این صفحات حس بدی به خودتان پیدا می‌کنید. در صورتی که اینطور نیست. انرژی خود را برای مقایسه زندگی خود با دیگران هدر ندهید. بر اهداف خود تمرکز کنید.

این رویکردها برای مدیریت زمان مخرب هستند و همچنین تاثیر منفی بر بهره‌وری در کار دارند. پس بهتر است به سراغ یک راه‌حل عملی و موثر برویم. این کاری است که باید انجام دهید:

تکنیک موثر مدیریت زمان

  1. با یک لیست وظایف طولانی شروع کنید. نترسید. حتی می‌توانید حدود ۵۰ آیتم را یادداشت کنید.
  2. بعد یک کاغذ سفید بردارید و از لیستی که نوشته‌اید یک مورد را انتخاب کنید و روی کاغذ بنویسید. کاری که واقعا می‌خواهید انجام دهید. در صورتی که یک وظیفه خیلی سخت و زمان‌بر را انتخاب کردید، آن را به بخش‌های مختلف تقسیم کنید و بخش اول آن را در اولین فرصت انجام دهید.
  3. لیست بلند خود را کنار بگذارید و تا زمانی که کاری که در دست دارید را تمام نکرده‌اید دیگر سراغ آن نروید.

بعد باز باید سراغ لیستتان بروید، مورد مهم بعدی را انتخاب کنید و انجام دهید.

با انجام این کار، بالاخره ذهنتان نظم پبدا می‌کند. کاری که باید انجام دهید را روی کاغذ یادداشت می‌نویسید و به سیستمتان می‌چسبانید. متمرکز شوید و فقط همان کار را انجام دهید. به همین راحتی می‌توانید مدیریت زمان انجام دهید و بهره‌وری خود را بهبود دهید. این لیست بلند در واقع مجموعه‌ای از تمام کارهایی است که باید انجان دهید.

این لیست البته لیست شرح وظایف نیست بلکه چک لیستی برای یادآوری به شما است. شاید به مرور زمان برخی موارد این لیست را حذف کنید و کارهای مهم‌تری به آن اضافه کنید.

مدیریت زمان

لیست کوتاه‌مدت شما انعکاس انتخاب‌های استراتژیک شما است که در آینده نزدیک تمرکزتان را به خود اختصاص می‌دهد. شاید با لیست تک موردی احساس حماقت کنید! ولی جالب است بدانید که این لیست شما را متعهد به عمل می‌کند و کمک می‌کند راحت‌تر مدیریت زمان داشته باشید.

شاید برایتان این سوال مطرح شود که چطور اولویت‌بندی داشته باشید و از میان لیست بلندتان فقط یک مورد را انتخاب کنید.

برای این مسئله هم راه حل جالبی وجود دارد. اگر واقعا کار مهمی برای انجام دادن داشته باشید با اولین نگاه به لیستتان آن را تشخیص می‌دهید. در غیر این صورت، ببینید از انجام دادن کدام یک از وظایف لیست دوری می‌کنید. این مورد دقیقا کاری است که باید اول از همه انجام دهید!

مدیریت زمان

یکی از مزایای این روش این است که بدون هیچ پیچیدگی یا دشواری خاصی به شما در مدیریت زمان و بهبود بهره‌وری در کار کمک و شما را از شر کارهایی که روی هم تلنبار کرده‌اید خلاص می‌کند. همچنین ذهن را سازمان‌دهی کرده و به شما آرامش و تمرکز بیشتری حین کار می‌دهد.

این مطلب را از دست ندهید: نقش مهارت‌های بهره‌وری در بهبود مدیریت زمان

اگر همواره برای مدیریت زمان خود و انجام کارها مشکل دارید و انبوهی از کاغذهای یادداشت برای کارهای عقب‌افتاده را به مانیتور و میز کار خود چسبانده‌اید، هم اکنون فرصت مناسبی است که این تکنیک پیشنهادی را اجرایی کنید و از مزایای آن بهره بگیرید.

در زمینه مدیریت زمان روش‌ها و تکنیک‌های زیادی وجود دارد ولی برتری این روش به سایر روش‌ها، در سادگی اجرای آن است. تضمینی وجود ندارد که با بهره‌گیری از این تکنیک، تمام کارهای عقب افتاده خود را انجام دهید ولی مدیریت زمان را به مرور فرا می‌گیرید و با تمرکز و آرامش ذهنی بیشتری، به کار می‌پردازید.


پانویس‌:

[۱].Peter bregman

[۲].Sheena Iyengar

[۳].Mark Lepper

 

 

نویسنده: پیتر برگمن (Peter Bregman

مترجم: درنا اسدی

منبع: HBR.org

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: ۰ میانگین: ۰]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.