استراتژی

هفت استراتژی برای تغییرات در بحران

تغییرات سازمانی در بحران

ضرورت ایجاد تغییرات سازمانی در بحران

پاندمی کووید-۱۹ شرکت‌ها و کسب و کارهای بی‌شماری را ناچار به پذیرش تغییرات سازمانی با سرعتی باورنکردنی کرده است. برای درک عوامل موفقیت یا شکست تغییرات سازمانی مبتنی بر بحران، پژوهشی در مورد تغییرات شرکت‌ها در طول ۱۵ سال انجام شده است که نمونه‌ای بالغ بر ۲۵۰۰ مورد از تجارب تغییرات و اصلاحات سازمان‌ها را در بر می‌گیرد. مجموعه اطلاعات به دست آمده از این پژوهش نشان می‌دهد که تغییرات سازمانی که به ناچار و در اثر بحران به وجود آمده‌اند، در ۷۵ درصد مواقع مزایایی برای سازمان به همراه داشته، ۱۹ درصد به شرکت‌ها آسیب وارد کرده و تنها ۸ درصد کسب و کارها به هدفی که برنامه‌ریزی کرده‌اند دست یافته‌اند.

 

حتما بخوانید: سه اشتباه در زمینه تغییرات سازمانی

مدیران برای افزایش موفقیت در فرایند تغییرات سازمانی چکار کنند؟

تغییرات سازمانی در بحران

۱.سریع حرکت کنید ولی برنامه داشته باشید.

زمان مهم‌ترین عنصر شرایط بحرانی است. در صورتی که تغییرات سازمانی در دوران بحران بیش از شش ماه به طول انجامد، احتمال زیادی وجود دارد که با شکست روبرو شود. زیرا در طولانی مدت و تحت تاثیر بحران، شرایط سازمان به صورت مداوم تغییر می‌کند و بهره‌گیری از مدل‌های جدیدتر و به روز رسانی چارچوب تغییرات را اجتناب‌ناپذیر می‌کند.

البته سریع اقدام کردن به معنای بی برنامه بودن نیست. تنها یک سوم شرکت‌هایی که تغییرات سازمانی را تجربه می‌کنند از ابزارهای برنامه‌ریزی دقیق بهره می‌گیرند و یک سوم از این شرکت‌ها کلا هیچ برنامه‌ای ندارند و به خصوص کسب و کارهایی که بدون هیچ برنامه‌ای یا با یک برنامه کلی و غلط تغییرات سازمانی را تجربه می‌کنند شانس بسیار پایینی برای موفقیت دارند.

۲.منابع انسانی خود را ارزیابی کنید.

بیشتر کسب و کارها به تحلیل منابع انسانی سازمان به اندازه تحلیل‌های مالی اهمیت نمی‌دهند. همانطور که یکی از مدیران منابع انسانی یک شرکت بزرگ انرژی در بریتانیا می‌گوید: “ما اکثرا داده‌های کامل و سیستماتیک در مورد منابع انسانی سازمان نداریم و برای تصمیم‌گیری بر اطلاعات مبهم تکیه می‌کنیم. ما حتی از بیشتر استراتژی‌هایی که می‌توان برای بهبود بهره‌وری و رضایت شغلی نیروی انسانی به کار برد بی‌اطلاع هستیم”.

منابع انسانی سازمان از نظر تاثیری که بر بهره‌وری و نتایج عینی کسب و کار در عمل بر جای می‌گذارد، اهمیت زیادی در برنامه‌ریزی تغییرات سازمانی دارد. در شرایط بحرانی، تحلیل بهره‌وری بخش‌های مختلف منابع انسانی سازمان ضرورت بالایی پیدا می‌کند. گاهی سازمان‌ها ناچار به حذف یا دورکار کردن برخی بخش‌ها می‌شوند یا به سراغ راه‌حل‌هایی مانند تعدیل نیرو می‌روند. تمامی این اقدامات باید با مطالعه و ارزیابی کامل صورت گیرد.

۳.انواع اهداف سازمان را بازتعریف و بسته به آن‌ها، برنامه‌ریزی مالی داشته باشید.

در صورتی که سازمان قادر به اختصاص بخشی از درآمد و سرمایه مالی خود به بهره‌گیری از ظرفیت‌های درونی خود باشد احتمال موفقیت در فرایند تغییرات سازمانی افزایش می‌یابد. حتی اگر به قیمت کاهش بودجه برخی بخش‌های هزینه‌بر تمام شود. بنابراین باید بر اساس اهداف کسب و کار و رویکردهای خلاقانه مبتنی بر آن، به برنامه‌ریزی پروگرام‌های اجرایی و نحوه اختصاص بودجه مالی به آن‌ها پرداخت. این فرایند جزء بخش‌هایی است که به کمک یک تیم کوچینگ یا یک کوچ رهبری تسهیل می‌گردد.

 


این مطلب را از دست ندهید: کوچینگ رهبری چیست؟


۴.تمام اعضای تیم مدیریتی را دخیل سازید.

این که چطور در مورد تغییرات سازمانی تصمیم بگیرید اهمیتی بیشتر از خود تصمیمات دارد. پژوهش‌ها نشان داده است که سازمان‌های موفق  تمامی اعضای تیم مدیریتی خود را در فرایند تصمیم سازی مشارکت می‌دهند. حتی بخش‌های مختلف اجرایی را نیز در جلسات تصمیم‌ سازی دخیل یا آن‌ها را در زمینه تصمیمات و جزییات آن‌ها، آگاه می‌‌سازند.

علت این موفقیت در این است که برای اجرای تغییرات سازمانی، به تمامی اعضای تیم‌های مدیریتی و اجرایی کسب و کار نیاز است و بنابراین این افراد باید در جریان تصمیمات صورت گرفته قرار گیرند و تا حد امکان در فرایند تصمیم سازی مشارکت داشته باشند. البته متاسفانه، این رویکرد چندان متداول نیست و تغییرات سازمانی در شرایط بحرانی عمدتا تحت یک رهبری مستقل و تعداد محدودی از همکارانش صورت می‌گیرد.

 

تغییرات سازمانی

۵.در نحوه اجرای تغییرات سازمانی انعطاف‌پذیری داشته باشید.

در ۵۰ درصد موارد، تغییرات سازمانی که با شکست مواجه می‌شوند به دلیل پافشاری است که مدیران بر اجرای یک برنامه ثابت دارند. در حالی که در شرایط بحرانی که عدم قطعیت و بی ثباتی زیاد است، نیاز به انعطاف‌پذیری در اجرای برنامه‌ها افزایش می‌یابد. به خصوص، آزادی عمل مدیران برای ایجاد خلاقیت در پروژه‌های مورد نیاز باید بیشتر شود. بنابراین باید تاکید بر جزییات برنامه‌ها کاهش یابد.

۶.تغییرات سازمانی را به سرعت در سطح سازمان اطلاع‌رسانی کنید.

در تمامی سازمان‌ها، روابط چهره به چهره بر برقراری ارتباط از طریق اتوماسیون اولویت دارند. با این وجود، در فرایند تغییرات سازمانی که شرایط بحران صورت می‌گیرد، ارتباطات مجازی بیشتر است و با احتمال موفقیت بیشتری هم روبرو است. بنابراین باید از طریق ابزارهای مورد استفاده سازمان از جمله اتوماسیون، ایمیل‌های شخصی و جلسات ویدیو کنفرانسی افراد در جریان تغییرات برنامه‌ریزی شده قرار گیرند. بهترین کار این است که کارمندان به صورت مشارکتی و در قالب جلسات در متن تصمیمات قرار گیرند و صرفا یک فرایند بالا به پایین اتفاق نیفتد. همچنین وظیفه هر بخش در فرایند تغییرات سازمانی تدقیق گردد.

۷.چرخه بازخورد مثبت ایجاد کنید.

انتظار نداشته باشید که با اجرای تغییرات سازمانی، کسب و کار شما شروع به ارائه عملکردی عالی کند. مسائلی که در جریان تغییرات به وجود می‌آیند زیاد هستند و نیاز به بررسی مداوم و اصلاح آن‌ها وجود دارد. بنابراین تغییرات سازمانی که چرخه‌هایی برای پایش و ارائه بازخورد تعریف می‌کنند، موفق‌تر هستند. این پایش و بازخورد عموما از طریق تیم اجرایی صورت می‌گیرد و به سرپرستان و تیم‌های مدیریتی ارجاع داده می‌شود تا تغییرات لازم در برنامه‌ها صورت گیرد.

بحران‌ها فرصت‌های بسیار مناسبی برای ایجاد تغییرات سازمانی فراهم می‌سازند و کووید-۱۹ چنین فرصت-و البته چالش غیر منتظره‌ای-محسوب می‌شود. با هفت استراتژی لیست شده در این نوشتار می‌توان شانس موفقیت کسب و کار در اعمال تغییرات متناسب با شرایط عدم قطعیت و بحران را افزایش داد.

 


نویسندگان: پیتر بوشاس (Peter Buchas)، استفان حیدری-رابینسون (Stephen Heidari-Robinson) و سوزان هیوود (Suzanne Heywood) و ماتیاس کین (Matthias Qian)

مترجم: درنا اسدی

منبع: HBR.org

 

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: ۰ میانگین: ۰]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.