اجرا در کسب‌و‌کار, مدیر مجازی

تصمیم گیری شفاف در جلسه

جلسه آنلاین

یک جلسه‌ی خوب به یک فرآیند تصمیم‌گیری شفاف نیاز دارد

تنش در جلسه در حال افزایش بود. تیم برای ساعت‌ها در جلسه بود. در حقیقت این تیم ۱۲ نفره همانند ۳ جلسه‌ی قبل برای بحث‌های ضروری دور هم جمع شده بودند اما هنوز نتوانسته بودند در رابطه با مسائل مهم تصمیم‌گیری شفاف کنند. آیا سازمان باید سرمایه‌گذاری روی طرح‌های آمریکای جنوبی را متوقف کند یا یک راهبرد متفاوت به کار گیرد؟

هر دو تیم تمام جوانب مثبت و منفی هر دو راهبرد را بررسی کرده‌اند. هر دو طرف داده‌ها و توصیه‌های خود را ارائه کرده‌اند. اما هنوز نتوانسته‌اند به یک تصمیم واحد برسند. یک تیم زمانی که وظیفه‌ی تصمیم‌گیری یا ارائه‌ی توصیه‌ها را برعهده دارد اما نمی‌تواند به توافق نظر برسد چه کاری باید انجام دهد؟

تصمیم گیری شفاف در جلسه

در طول بیش از ۶۰ سال تجربه‌ی همکاری با هیئت مدیره و مدیران ارشد اجرایی در سازمان‌ها از ده شرکت چندملیتی طبقه‌بندی شده توسط مجله‌ی فورچون گرفته تا واحدهای اقتصادی کوچک در آلمان ما شاهد بوده ایم که رهبران زمان زیادی صرف تفکر روی داده‌ها و تحلیل‌های مورد نیاز برای بحث و تصمیم‌گیری در ارتباط با این گونه بحث‌ها صرف می‌کنند. اما معمولا توجه ندارند که چگونه می خواهند این بحث‌ها را تمام کنند. ما توصیه نمی‌کنیم که آن‌ها از ابتدا با تصمیم اتخاذ شده وارد این بحث‌ها شوند. اما باید بدانند که اگر افراد نتوانند به توافق برسند چگونه تصمیم‌گیری کنند.

در مواردی که همه‌ی افراد حاضر در جلسه باید به یک مدیر گزارش دهند و همان فرد نیز در جلسه حضور دارد، بنابراین مسئلی زیادی برای تصمیم‌گیری وجود ندارد. اگر اعضای تیم نتوانند تصمیم‌گیری کنند، رئیس تصمیم‌گیری خواهد کرد. اما در شرایط بسیار پیچیده‌ی سازمان‌های امروزی تصمیم‌گیری شفاف و قطعی در شرایط عدم توافق بین اعضا می‌تواند یک چالش بزرگ محسوب شود. اعضای تیم –حتی یک مدیر اجرایی- ممکن است چندین خط گزارشی خوب داشته باشند. پیدا کردن یک داور مناسب (یک فرد یا یک گروه دیگر) ممکن است فرآیند تصمیم‌گیری را به دو یا سه سطح افزایش دهد. در بسیاری از موارد این فرآیند غیرعملی است و ممکن است منجر به تصمیمات ناخوشایند در گروه شود.

تصمیم گیری شفاف در جلسه

زمانی‌که ما از مشتریان خود می‌پرسیم: اگر در پایان مکالمه تصمیم‌گیری شفاف و واضح نباشد چه اتفاقی خواهد افتاد؟ این تصمیم دقیقا چگونه اتخاذ خواهد شد؟ پاسخ‌ها اغلب شامل این موارد هستند: “اجازه بدهید که ببینیم چگونه پیش خواهد رفت”، “بعد راجع به آن تصمیم‌گیری خواهیم کرد” یا یک پاسخ قدیمی “زمانی که به این مرحله برسیم پلی ایجاد خواهیم کرد”. به نظر ما این ایده‌ی بد است. تا زمانی‌که همه‌ی اعضا متوجه شوند که در صورت عدم دستیابی به یک تصمیم چه اتفاقی قرار است بیفتد، تیم شما نباید در رابطه با موارد مهم تصمیم‌گیری کند. بنابراین قبل از اینکه جلسه‌ی مربوط به تصمیم‌گیری شروع شوند، در رابطه با نحوه‌ی تصمیم‌گیری شفاف باشید.

برای نمونه به اعضای تیم بگویید که ۹۰ دقیقه وقت بحث و گفت‌وگو وجود خواهد داشت و بعد از آن اگر تصمیم قاطعی گرفته نشود؛ مساله مورد نظر به رای گذاشته خواهد شد. در حالی‌که ممکن است این فرآیند واضح به نظر برسد، اطمینان حاصل کنید که نتایج مورد نظر در اتاق چگونه به کار گرفته خواهد شد. آیا نظر هیئت داوری به طور مستقیم از رای‌گیری پشتیبانی می‌کند یا تا چه حد در رای‌گیری با مدیران اجرایی مشورت شده است؟ اغلب مدل‌های تصمیم‌گیری از جمله RACI توصیه می‌کنند که یک فرد معتبر برای اتخاذ تصمیم نهایی حضور داشته باشد. در صورتی‌که سازمان شما از یک رویکرد جمعی‌تر استفاده می‌کند؛ شما باید آن‌چه را که رای‌گیری بیان می‌کند را شفاف‌سازی کنید. اگر رای‌گیری تصمیم را تعیین می‌کند، چه چیزی لازم است؟  رای اکثریت؟ رای دو سوم اعضا؟ آیا فردی دارای قدرت وتو کردن است؟

تصمیم گیری شفاف در جلسه

همچنین در نظر بگیرید که مدیر اجرایی یا تیمی که اختیار نهایی برای تصمیم‌گیری را دارند در جلسه حضور نداشته باشند. مساله مورد نظر چگونه باید ارزیابی شود؟ آیا قدرت وتو کردن کافی خواهد بود؟ آیا باید نظرات اکثریت و اقلیت اعضا ثبت شود؟ اگر این‌طور است چگونه؟

تصمیم گیری شفاف در جلسه

الزامات یک جلسه آنلاین خوب

بیشتر بخوانید >

هنگامی‌که شما یک نقشه را تشریح کردید؛ خیلی زود آن را با ذی‌نفعان اصلی به اشتراک بگذارید تا آنها بتوانند سؤال کرده یا تغییراتی را پیشنهاد دهند. نیازی نیست که این فرآیند پیچیده باشد. در حقیقت باید شفاف و ساده باشد تا همه این روند را درک کنند. در اوایل کار خود تام ویلسون که اکنون مدیرعامل، رئیس جمهور و مدیرارشد اجرایی در شرکت تجاری آلستِیت است، برای پایان دادن به هر جلسه اصلی از یک نمودار ساده استفاده می کرد. برای هر تصمیم مهم سه گزینه وجود داشت: “بله”، “نه” و “تعویق”.

در حال تعویق امکان بیان تاریخ جهت ارجاع مساله و همچنین فعالیت‌های اضافی یا زمان لازم برای حرکت به سمت “بله” یا “نه” در آن زمان وجود داشت. این کار به شفاف‌سازی و صراحت کمک کرده و جلسات او را اثربخش‌تر و قاطع‌تر می‌کرد.

تصمیم گیری شفاف در جلسه

تیم‌ها نباید توسط مجموعه‌ای از تصمیمات اتخاذ نشده‌اند محدود شوند. جلسات باید به گونه‌ای با شفافیت شروع شوند که همه بدانند که چگونه قرار است به پایان برسند.

تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال

این مقاله به کوشش مژگان امیر یوسفی و دیگر اعضای گروه مشاوران غزال تولید شده است.

تک‌تک ما تلاش داریم اثری مثبت داشته باشیم بر روی کسب و کارها

نویسندگان: باب فریش (Bob Frisch) و کری گریین (Cary Greene)

منبع: HBR.ORG

لینکدین غزال را دنبال کنید…

غزال را در اینستاگرام دنبال کنید…

خبرنامه غزال

با عضویت در خبرنامه غزال، در زمینه رشد کسب و کارتان هر هفته یک ایمیل مفید دریافت کنید

    برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
    [کل: ۰ میانگین: ۰]

    این مطالب را هم حتما بخوانید