تصمیم سازی در سازمان با این چهار پرسش اساسی شروع می‌شود.
امروزه، داده‌ها و اطلاعات نقشی اساسی در مدیریت کسب‌وکارها دارند. در واقع، بسیاری از شرکت‌ها هزینه بالایی (مالی، زمانی و انسانی) را صرف تحلیل داده‌ها و اطلاعات کرده و همچنین بر اساس آن‌ها تصمیم‌سازی می‌کنند. اما بیشتر این هزینه‌ای که صرف می‌شود معقولانه نیست. در واقع تخمین زده شده است که حدود ۸۵ درصد از پروژه‌های بزرگی که بر داده‌های کمی صرف تکیه می‌کنند به شکست می‌انجامند.
مسئله اساسی این جاست که ما گستره وسیعی از اطلاعات را از طریق نرم‌افزارها و ابزارهای تحلیلی پیچیده مورد بررسی قرار می‌دهیم ولی به ندرت از خودمان می‌پرسیم که این داده‌ها از کجا آمده‌اند، چطور اصلاح و استانداردسازی شده‌اند و آیا برای هدف ما در تصمیم‌سازی مناسب هستند یا خیر.
واقعیت این است که ما نمی‌توانیم برای دریافت نتایج دلخواه و موثر از داده‌ها، به تحلیل آن‌ها بسنده کنیم. ما باید یاد بگیریم که سوالات معنادار بپرسیم. به خصوص، باید بدانیم که این منبع این داده‌ها کجا هستند، چه مدل‌هایی برای ارزیابی آن‌ها مناسب است و برای چه اهدافی باید استفاده شوند.
پس باید تصمیم‌سازی داده-محور را با این سوالات شروع کنیم:
داده‌ها و اطلاعات اولیه ما از کجا آمده‌اند؟
گفته می‌شود که داده‌ها مجموعه‌ای از حکایات و گفته‌های دهان به دهان هستند. رویدادهای دنیای واقعی مانند تعاملات، روایات گوناگون و سایر اطلاعات مرتبط ثبت و ضبط می‌شوند و به مجموعه‌‌ی وسیعی از اطلاعات تبدیل می‌شوند. با این وجود، افراد کمی به خودشان زحمت می‌دهند ببینند اطلاعات واقعا از کجا می‌آیند و متاسفانه این مسئله بر کیفیت داده‌های گردآوری شده تاثیر می‌گذارد. در واقع، پژوهشی اخیرا به این نتیجه رسیده است که سالانه در سراسر جهان ۱۵ میلیون دلار سرمایه شرکت‌ها در اثر کیفیت پایین داده‌های اولیه از بین می‌رود.
اغلب خطاهای انسانی بر کیفیت اطلاعات اثر می‌گذارد. با این وجود، هنگامی که فرایند گردآوری اطلاعات به صورت خودکار صورت گیرد، تنها خطاهای ماشینی مشخصی در این فرایند رخ می‌دهد که قابل اصلاح است. در صورتی که داده‌ها از کیفیت و صحت پایینی برخوردار باشند یا از منبع نامناسبی گردآوری شده باشند، خطری به مراتب بالاتر از نبود مطلق اطلاعات برای کسب‌وکار به همراه دارند.
بنابراین تنها بر این پیش فرض متکی نباشید که داده‌ای که به دست شما رسیده دقیق و صحیح است. باید حتما از اعتبار منبع و نحوه گردآوری آن مطمئن باشید. در واقع، ما باید به نحوه جمع‌آوری داده و کیفیت آن همان اهمیتی را بدهیم که به مسائل مالی شرکت اعتبار می‌نهیم.
اطلاعات چطور مورد تحلیل قرار گرفته‌اند؟
حتی اگر اطلاعات با صحت و اعتبار کافی جمع‌آوری شده باشد، کیفیت مدل‌های تحلیلی اهمیت اساسی در روند تصمیم‌سازی ایفا می‌کند. مدل‌ها گاهی در قالب پلتفورم‌ها و نرم‌افزارهای مشخصی بسته به هدف تحلیل مورد استفاده قرار می‌گیرند. بسیاری از افراد بدون این که بدانند مدل‌ها با چه مکانیزم و منطقی کار می‌کنند از آن‌ها استفاده می‌کنند. در نتیجه خطاهایی که مدل‌ها دارند را هم نمی‌توان دست‌کم گرفت زیرا قابلیت تحلیلی اشتباهی به سازمان می‌دهد و بر روند تصمیم‌سازی ما اثرگذار است.
بنابراین باید متخصصانی در سازمان داشته باشیم که در برابر انتخاب مدل‌های مناسب و خطاهای متداول این مدل‌ها مسئول باشند. همچنین باید این سوالات را پیش از شروع فرایند تحلیل داده‌ها مطرح کنیم: آیا مدل‌های انتخابی مناسب اهداف ما هستند؟ آیا عوامل اصلی در نظر گرفته شده‌اند؟ آیا نتیجه به دست آمده از مدل انعکاس واقعیت خواهد بود؟ آیا به سایر روش‌ها و تکنیک‌های تحلیلی نیاز هست؟
داده‌ها چه چیزهایی را به ما نمی‌گویند؟
مدل‌های کمی، مانند انسان‌ها، قضاوت‌ها و تحلیل‌ها را بر اساس روند داده‌های موجود ارایه می‌دهند. ولی گاهی تصمیمات ما بیشتر تحت‌تاثیر اطلاعاتی که نداریم و در مدل لحاظ نمی‌شوند قرار می‌گیرد. علاوه بر این گاهی خطاهای انسانی به مدل‌های خودکار که توسط رایانه انجام می‌شود نیز صورت می‌گیرد. از مسائل دیگر در این زمینه این است که گاهی روندی که داده‌ها به ما نشان می‌دهند غیرواقعی یا اغراق‌شده است و برعکس گاهی روندی مشخص قابل برداشت از داده‌های موجود نمی‌باشد. در واقع گاهی اتکا به شهود شخصی در تحلیل همراه با استفاده از اطلاعات اهمیت بیشتری دارد.
بنابراین طرح سوالاتی در زمینه مواردی که در مدل داده‌ها جا مانده یا مورد تحلیل قرار نگرفته اهمیت زیادی دارد. هدف خود برای مدلسازی را به زیرهدف‌های مشخص تقسیم کنید و ببینید آیا مدل مورد استفاده تمام زیرهدف‌ها را پوشش می‌دهد یا خیر. در مواردی لازم است که از داده‌های ترکیبی یا مدل‌های پیچیده‌تری استفاده شود.
چگونه می‌توانیم از داده‌ها و نتایج بدست امده برای طراحی محصولات و مدل‌های جدید کسب‌وکارمان استفاده کنیم؟
در طول دهه گذشته، ما یاد گرفته‌ایم که چگونه داده‌ها به صورت موثری به مدیریت کسب‌وکارها کمک می‌کند. بهره‌گیری هوشمندانه از داده‌ها و اطلاعات-به خصوص روندهای بازار-به ما این امکان را می‌دهد که تصمیم‌سازی را به صورت مدلسازی شده و خودکار انجام دهیم، فرایندهای سازمان را هوشمند کنیم و خدمات بهتری به مشتریان ارایه بدهیم.
مطالب مرتبط: تصمیم‌گیری شفاف در جلسه
در دنیای امروز و عصر فناوری اطلاعات، داده‌ها از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردارند. ما باید با داده‌ها و اطلاعات موجود سازمان مانند یک سرمایه ارزشمند برخورد کنیم و نباید در برابر چنین دارایی منفعل نباشیم. در صورتی که بخش تحلیلی و فنی سازمان قدرتمند باشد و مدل‌های مناسبی از اطلاعات اولیه را ارایه دهد، مزیت رقابتی خوبی برای کسب‌وکار محسوب می‌شود. برای دستیابی به چنین مزیتی، نباید تنها به یافتن پاسخ‌های مناسب برای سوالات مطروحه در این مقاله بسنده کنیم، بلکه باید توانایی طرح سوالات جدید را نیز یاد بگیریم.
نویسندگان: اریک هالر (Eric Haller) و گرگ ساتل (Greg Satell)
منبع: HBR.org