اجرا در کسب‌و‌کار

۷ نکته مهم برای برگزاری جلسه موثر

اگر باید به زودی جلسه‌ای را تدارک ببینید و زمان زیادی برای آماده شدن ندارید اما می‌خواهید یک جلسه موثر برگزار کنید، در ادامه همراه ما باشید.

اغلب ما از جلسات بیزاریم، چراکه روزهای ما را محدود می‌کنند و سبب می‌شوند انجام کارها دشوار گردد. همچنین، بسیاری از افراد احساس می‌کنند وقتشان تلف‌شده است. این احساس تقریبا بین تمام مدیرانی که با این جلسات سروکار دارند، مشترک است. آن‌ها تصور می‌کنند مکالمه یک فعالیت مشکل است و اغلب خود را کنار می‌کشند. در اینجا بررسی می‌کنیم که آیا بخش اعظم عقیده‌ی عمومی درباره جلسات درست است یا نه.

7 نکته کوتاه برای برگزاری جلسات موثر

۱. برگزاری جلسه موثر؛ شرکت کنندگان کمتر

اگرچه تحقیقات به عدد دقیقی اشاره نمی‌کنند، اما شواهد موجود نشان می‌دهند که کوچک نگه‌داشتن جلسه مفید است. زمانی که در یک گروه ۲۰ نفره یا بیشتر حضور دارید، اغلب نمی‌توانید نکات ظریفی که مد نظر دارید را دنبال کنید. علاوه بر این، اگر می‌خواهید افراد حاضر در جلسه فرصت مشارکت داشته باشند، تعداد شرکت‌کنندگان را محدود کنید. محدود کردن افراد حاضر در جلسه، به چهار یا پنج نفر، تنها راه برای اطمینان از این امر است که همه در یک جلسه موثر ۶۰ دقیقه‌ای فرصت صحبت کردن دارند.

7 نکته کوتاه برای برگزاری جلسات موثر

مشکل جلسات بزرگ تنها این نیست که همه فرصت صحبت کردن ندارند، بلکه بسیاری از افراد حس می‌کنند نیازی به صحبت کردن و مشارکتشان نیست. معمولا، وقتی تعداد افراد زیاد باشد، افراد کم‌تر از حد معمول فعالیت می‌کنند. تحقیقات روانشناسی اجتماعی نشان داده است، هنگامی‌که افراد کارهای گروهی انجام می‌دهند، تلاش فردی آن‌ها در مقایسه با فعالیت‌های تک‌نفره، کاهش قابل‌توجهی پیدا می‌کند. این امر با عنوان «کم‌کاری اجتماعی» شناخته می‌شود و با افزایش اندازه گروه بدتر می‌شود.

البته این بدان معنا نیست که برگزاری جلسه‌ای با ۲۰ نفر موفقیت‌آمیز نخواهد بود؛ فقط باید با دقت بیشتری برنامه‌ریزی کنید و میزان تسهیلات و کارگشایی باید افزایش یابد. شما باید در مورد دریافت بازخورد از گروه و برداشت و درک افراد در جلسه بیشتر فکر کنید. شما به فردی نیاز دارید که در مدیریت گفتگو توانا باشد. به این ترتیب می توانید جلسه موثر برگزار کنید.

7 نکته کوتاه برای برگزاری جلسات موثر

۲. برگزاری جلسه موثر؛ تلفن ممنوع

این ایده به دو دلیل منجر به برگزاری یک جلسه موثر می شود. اول این که ما می‌دانیم وسایل اضافه حواسمان را پرت می‌کنند. بسیاری از مردم فکر می‌کنند که می‌توانند چند کار را هم‌زمان انجام دهند، ایمیلی را ارسال کنند یا در تویتتر مطلبی را بخوانند درحالی‌که به یک سخنان مطرح شده در جلسه گوش می‌دهند. تحقیقات نشان می‌دهد که آن‌ها واقعاً نمی‌توانند هم‌زمان چند کار را باهم انجام دهند. تحقیقات علوم اعصاب اخیر این نکته را روشن می‌سازد که ما می‌توانیم کارهای ساده مثل راه رفتن و حرف زدن را به‌طور هم‌زمان انجام دهیم اما مغز نمی‌تواند چند کار را هم‌زمان باهم کنترل کند. در حقیقت، مطالعات نشان می‌دهند فردی که تلاش می‌کند چند کار را باهم انجام دهد، حدودا به ۵۰% زمان بیشتری برای انجام کار نیاز دارد و ۵۰% احتمال بیشتری دارد که در انجام آن کار دچار اشتباه شود. در نتیجه، کسانی که در طول جلسات از تلفن‌همراه خود استفاده می‌کنند نیز ممکن است، افرادی باشند که در انجام چند کار به‌طور هم‌زمان اشتباه می‌کنند. هرچه افراد زمان بیشتری را صرف استفاده هم‌زمان از اشکال چندگانه رسانه کنند، احتمال عملکرد مطلوب در یک آزمون استاندارد از توانایی‌های چندوظیفگی کم‌تر می‌شود.

دلیل دوم ممنوعیت تلفن‌همراه این است که آن‌ها حواس دیگران را پرت می‌کنند. نتایج تحقیقات نشان می‌دهد، هنگامی‌که افراد در طول جلسه از وسایلشان استفاده می‌کنند، دیگران احساس ناراحتی می‌کنند. وقتی فردی با تلفن مشغول کار است افراد دیگر احساس توهین می‌کنند، به‌خصوص اگر آن شخص یک رهبر ارشد باشد. اگر شما در مورد یک ایده صحبت می‌کنید و می‌بینید که یک مدیر ارشد با تلفن خود مشغول کار است، این کار دردناک است. البته، دلایل خوبی برای استفاده از این فناوری در یک جلسه وجود دارد. ممکن است بخواهید یادداشت بردارید یا مطالب مرجع را بازیابی کنید یا شاید لازم باشد که برای امر مهمی، تلفن همراه در دسترس باشد. در غیر این صورت، از همه بخواهید که تلفن‌هایشان را خاموش کنند و توجه خود را به جلسه معطوف سازند.

۳. برگزاری جلسه موثر؛ جلسه کوتاه

تحقیقات نشان می‌دهد که برگزاری جلسات کوتاه مزایایی دارد. اول این که، افراد در مدت‌زمان کوتاه‌تر تمرکز بیشتری دارند. مطالعات کلاسیک به این نتیجه رسیده‌اند که گروه‌ها، میزان کار و سبک تعامل خود را در پاسخ به فرصت‌ها و محدودیت‌های زمانی تنظیم می‌کنند. وقتی مردم متوجه می‌شوند که شما به‌موقع کار می‌کنید، سؤال کردن یا صحبت کردن را رها می‌کنند و بر روی انجام کار تمرکز می‌کنند. این امر بدین معنا نیست که شما باید تلاش کنید که هر جلسه را در یک بازه‌ی ۳۰ دقیقه‌ای برگزار کنید؛ مکالماتی وجود دارند که مستلزم زمان بیشتری هستند و شما نباید در مورد موضوعات خاص عجله کنید. برای برگزاری یک جلسه موثر باید به افراد زمان کافی بدهید تا عقایدشان را بیان کنند، ایده‌های یکدیگر را تقویت کنند و به نتیجه برسند. فشار و محدودیت زمان این کار را کارآمدتر خواهد کرد، اما قطعا شما نمی‌خواهید زمان را آن‌قدر کاهش دهید که مکالمات مهم را خلاصه کنید.

7 نکته کوتاه برای برگزاری جلسات موثر

۴. برگزاری جلسه موثر؛ برگزاری جلسات سرپایی

7 نکته کوتاه برای برگزاری جلسات موثر

برخی ممکن است احساس کنند که جلسات سرپایی یک حیله و ترفند است؛ با این حال داده‌های تجربی ثابت می‌کنند این جلسات مؤثر هستند. تحقیقات نشان می‌دهند که جلسات سرپایی حدود ۳۴% کوتاه‌تر از جلسات نشسته بوده است؛ در حالی که از نظر بازدهی مشابه جلسات نشسته بودند. البته شما نباید اجازه بدهید که قالب کار، شما را از انجام کاری که انجام می‌دهید منحرف کند. برگزاری یک جلسه مؤثر حائز اهمیت است.

7 نکته کوتاه برای برگزاری جلسات موثر

مزایای برگزاری جلسات مجازی

بیشتر بخوانید >

مطمئن شوید که همه شرکت می‌کنند و افرادی که شرکت نمی‌کنند را دعوت کنید. ممکن است بعضی از افراد بخواهند در جلسه شما صحبت کنند اما احساس می‌کنند نمی‌توانند مگر این که از آن‌ها بخواهید مشارکت کنند. این امر ممکن است به «دلایل فرهنگی، موانع زبانی، یا موقعیت عمومی» باشد. اغلب افرادی که با احتیاط عمل می‌کنند، دیدگاه بهتری نسبت به گفتگو دارند و شما باید این افراد را پیدا کنید. مشارکت همه فقط برای نتیجه نهایی جلسه شما مطلوب نیست بلکه برای شرکت‌کنندگان هم خوب است. مردم دوست دارند بدانند که نظرات آن‌ها شنیده می‌شود و تنها با پرسیدن نظر افراد در این جلسه تعهدشان به مشارکت در مسائل مورد بحث را افزایش‌خواهید داد.

در خصوص افرادی که می‌دانید در وضعیت دشواری قرار دارند، از قبل با آن‌ها صحبت کنید و به آن‌ها بگویید که امیدوار هستید در جلسه مشارکت کنند. به‌این‌ترتیب آن‌ها فرصت دارند تا درباره‌ی آنچه می‌خواهند صحبت کنند، برنامه‌ریزی داشته باشند. اما باز هم ممکن است نیاز داشته باشید که آن‌ها را با پرسیدن دیدگاهشان ترغیب کنید.

۵. برگزاری جلسه موثر؛ جلسه با هدف همگام سازی ممنوع

اگر در حال حاضر در جلسه‌ای برای موضوعات مهم و با ارزش هستید، بهتر است یک به‌روزرسانی سریع انجام دهید. ممکن است در پایان بپرسید آیا چیزی وجود دارد که گروه باید از آن آگاه باشد یا چیزی در این بخش وجود دارد که دیگران باید در مورد آن بدانند. اگر شما بخواهید برای انتقال اطلاعات جلسه برگزار کنید، بار دیگر در مورد روشتان فکر کنید. برای مثال چرا زمان با ارزش را صرف گفتن چیزی می‌کنید که می‌توانید با ارسال ایمیل هم بگویید؟ اتلاف وقت تنها مشکل جلسات نیست. تحقیقات نشان می‌دهد ما مقدار محدودی “منابع اجرایی” داریم. جلسات کسب‌وکار اغلب به افرادی نیازمند است که به تعهد، تصمیم‌گیری و تمرکز بر کاهش منابع شناختی محدود شرکت‌کنندگان توجه کمتری دارند یا بی‌توجه هستند، به‌ویژه هنگامی‌که جلسات طولانی یا تکراری هستند. کمبود منابع اجرایی ما می‌تواند منجر به قضاوت نادرست یا رفتار غیراخلاقی شود؛ بنابراین تا حد ممکن باید از برنامه‌ریزی برای یک جلسه‌ی دیگر خودداری کنید.

7 نکته کوتاه برای برگزاری جلسات موثر

۶. برگزاری جلسه موثر؛ شفافیت هدف

تصور توصیه‌های صحیح‌تر درباره جلسات دشوار است. طراحی جلسه و تنظیم یک دستور  یک جلسه موثر از قبل اهمیت زیادی دارد. شما باید توضیح دهید که در جلسه چه اتفاقی خواهد افتاد، بنابراین شرکت‌کنندگان از قبل، در جریان کارهایی که باید انجام دهند، قرار می‌گیرند. اغلب اوقات، دلیل خروج گروه‌ها در تصمیم‌گیری از مسیر، فقدان یک برنامه عملی مشخص است. داشتن یک برنامه به ما این فرصت را می‌دهد تا اهداف خود را مشخص کنیم و از طریق نیروهایی فکر کنیم که می‌توانند دستیابی به اهدافمان را برای ما دشوار کنند. با پیروی از توصیه‌های داده‌شده قطعا می‌توانید در جلسات بعدی، از زمان خودتان و همه افراد حاضر در جلسه به خوبی استفاده کنید.

۷. برگزاری جلسه موثر؛ تدارک

آیا برگزاری جلسه ضروری است؟ آیا مطمئن نیستید که در یک پروژه باید چه‌کاری انجام دهید؟ آیا ایده‌ای برای به اشتراک‌گذاری دارید؟ آیا در تلاش برای اقدام و انجام کاری هستید؟ اگرچه زمان‌بندی یک جلسه می‌تواند راه‌حل درستی در بسیاری از موارد باشد، اما همیشه بهترین پاسخ نیست. در اینجا یک درخت تصمیم‌گیری داریم که به شما کمک می‌کند به‌سرعت تصمیم بگیرید که آیا برگزاری یک جلسه منطقی است یا خیر.

7 نکته کوتاه برای برگزاری جلسات موثر

این درخت تصمیم‌گیری را کپی کنید و آن را دم دست و آماده نگه‌دارید. این درخت تصمیم‌گیری در  برپزاری یک جلسه موثر به شما کمک می کند. این درخت همان چیزی است که شما باید در هنگام تصمیم‌گیری برای برگزاری جلسه، در نظر بگیرید.

وقتی درباره آنچه بر روی یک پروژه انجام می‌دهید، شفافیت نداشته باشید، برنامه‌ریزی برای یک جلسه وسوسه کننده می‌شود تا به شما این احساس را بدهد که در حال پیشرفت هستید. درصورتی‌که هدف از این نشست ساختار پروژه نباشد، برنامه‌ریزی یک جلسه احتمالاً استفاده نامناسب از وقت شما و همکارانتان خواهد بود.

تفکر استراتژیک داشته باشید. حوزه‌ی پروژه، وضعیت فعلی آن و نقاط عطف احتمالی را ارزیابی کرده و یک برنامه عملی برای رسیدن به پیشرفت قابل‌توجهی تهیه کنید. زمانی که تفکر استراتژیک خود را برای انجام کار به پایان رساندید، می‌توانید در نظر بگیرید که آیا برگزاری یک جلسه موثر است یا نه.

ممکن است در وضعیتی باشید که می‌دانید چه‌کاری باید انجام دهید و نیاز دارید این کار را انجام دهید. اگر این‌طور است، برای جلسه برنامه‌ریزی نکنید؛ لیست کارهایی که باید انجام دهید را به‌روزرسانی و اقدام کنید. بااین‌حال، اگر پس ‌از این که مشخص شد چه‌کاری باید انجام دهید، برای پاسخ به سؤالات یا گرفتن بازخورد به نیروی خارجی نیاز دارید، پیش از این که به برگزاری جلسه فکر کنید، راهکارهای دیگری را در نظر بگیرید.

اگر سؤالاتی دارید که باید پاسخ داده شوند اما به یک مکالمه دوطرفه نیاز ندارید، ایمیل می‌تواند یک جایگزین عالی برای یک جلسه باشد. انجام این کار زمانی درست است که شما به دنبال بازخورد در مورد برنامه‌ها یا اسناد مکتوب خود هستید. اگر شما آیتم‌هایی را ارسال کنید که آن‌ها بتوانند خودشان بررسی کنند ‏و سپس در مورد این آیتم‌ها به شما بازخورد بدهند، برای همه افراد بسیار کارآمدتر خواهد بود. اگر احساس می‌کنید که نیاز به یک مکالمه فوری دارد، راه‌های ارتباطی مختلف را بررسی کنید.

7 نکته کوتاه برای برگزاری جلسات موثر

هنگامی‌که به ارتباط دوطرفه نیاز دارید اما لزوماً نیازی به دیدن فرد ندارید، گزینه‌های مختلفی برای انتخاب دارید. یک مکالمه آنلاین می‌تواند به شما کمک کند که به‌سرعت به سؤالات پاسخ دهید، یا در مکالمات دقیق، برنامه‌ریزی برای یک تماس تلفنی یا کنفرانس ویدئویی می‌تواند مطلوب باشد. این کار نه تنها از اتلاف زمان برای رفتن به مکان جلسه جلوگیری می‌کند، بلکه به شما این امکان را می‌دهد که اگر کسی دیر به جلسه رسید به کار خود ادامه دهید، به‌جای اینکه مجبور باشید یکجا بنشینید و منتظر بمانید تا آن‌ها برسند.

اگر درنهایت تصمیم می‌گیرید که به ارتباط رو در رو و حضوری نیاز دارید، آنگاه یک جلسه را برنامه‌ریزی کنید و از قبل فکر کنید که چگونه می‌توانید این جلسه را تا حد ممکن مؤثر و کارآمد برگزار کنید. به این معنا که با در نظر گرفتن هدفتان از جلسه، نتایج مورد نظر را مشخص کنید و هرگونه مطلبی را که باید ارسال یا مرور کنید را تهیه نمایید.

این فرآیند تصمیم‌گیری می‌تواند به شما کمک کند تعداد جلساتی که در آن‌ها حضور دارید را کاهش داده و جلسه خود را به یک جلسه موثر تبدیل کنید و از این طریق میزان کاری که انجام می‌دهید را افزایش دهید.

ابزار برگزاری جلسات آنلاین

بیشتر بخوانید >

7 نکته کوتاه برای برگزاری جلسات موثر

سخن پایانی

همان طور که اشاره شد، برگزاری یک جلسه موثر راهبرنده بسیاری از اهداف به ویژه در یک کسب و کار است. شرکت کنندگان کمتر، ممنوعیت استفاده از تلفن همراه، در نظر گرفتن زمان کوتاه، برگزاری جلسات سرپایی، عدم برگزاری جلسات با هدف همگام سازی، شفافیت هدف و تدارک از ملزومات برگزاری یک جلسه موثر هستند.

۱- استفاده از تلفن همراه در جلسات تا چه اندازه مجاز است؟

افراد باید تنها برای یادداشت‌برداری یا تماس‌های کاری ضروری از موبایل استفاده کنند. در غیر این صورت تمرکز و کارایی فرد و دیگر حاضرین در جلسه به هم می‌ریزد و این امر خلاف اصل حضور و مشارکت همگانی در جلسات است.

۲- چرا مشارکت و حضور فعال همه اعضا مهم است؟

هر فردی می‌تواند نظرات و ایده‌های سازنده‌ای داشته باشد. به علاوه، شنیدن همه افراد میزان اشتیاق و تعهد کاری آن‌ها را افزایش می‌دهد. با مخاطب قراردادن افراد از مشارکت آن‌ها مطمئن شوید.

۳- چرا انتقال اطلاعات را با ایمیل انجام دهیم؟ تأثیر صحبت رو در رو بیشتر نیست؟

طول مدت جلسه بسیار مهم و ارائه اطلاعات زمانبر است. جلسات باید به صورت مداوم برگزار شوند، پس زمان طولانی آن‌ها سبب کاهش تمرکز افراد و حتی خستگی آن‌ها می‌شود.

۴- چه زمانی برگزاری جلسه تصمیم درستی است؟

پروژه و روند انجام کار را با شفافیت کامل بررسی کنید، اگر به تنهایی قادر به انجام کار نبودید یا پاسخ به سوالاتتان از طریق ایمیل و تلفن میسر نبود، به برگزاری جلسه فکر کنید.

۵- تمرکز اصلی جلسه بر چه مطالبی باشد؟

ابتدا هدف جلسه را برای همه افراد روشن کنید. موضوع جلسات متفاوت است؛ اما به شکل کلی موارد و اقدامات لازم برای رسیدن به هدف شرکت، منابع و موانع خود را به کمک همه افراد بررسی کنید.

تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال

این مقاله به کوشش معصومه هاشمی و دیگر اعضای گروه مشاوران غزال تولید شده است.

تک‌تک ما تلاش داریم اثری مثبت داشته باشیم بر روی کسب و کارها

منبع: HBR

لینکدین غزال را دنبال کنید…

غزال را در اینستاگرام دنبال کنید…

خبرنامه غزال

با عضویت در خبرنامه غزال، در زمینه رشد کسب و کارتان هر هفته یک ایمیل مفید دریافت کنید

    این مطالب را هم حتما بخوانید

    دیدگاهتان را بنویسید

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.