همزمان که شرکت‌ها تلاش می‌کنند تا از کارکنان خود در برابر شیوع ویروس کرونا از طریق اعمال محدودیت‌های مسافرتی و دورکاری و برگزاری جلسه مجازی محافظت کنند؛ امکان لغو ملاقات‌های فردی با تیم‌ها، مشتریان یا تولیدکنندگان برای چند روز یا احتمالا هفته‌ها وجود دارد.
در بهترین شرایط هنگامی که دو یا سه نفر در جلسه مجازی وارد میشوند، بهره‌وری تاحدودی کاهش می‌یابد. دلایل متعددی برای کاهش بهره‌وری وجود دارد. افراد شرکت کننده در جلسه مجازی غالباً درکنار آن چند کار دیگر هم انجام می‌دهند.
سازمان‌دهندگان جلسه هدف و مکالمه‌ها در طول جلسه را با دقت بالا طراحی نمی‌کنند. به علاوه معمولا یک یا دو نفر بحث را در دست می‌گیرند؛ درحالیکه دیگران به صندلی خود تکیه داده و ساکت هستند.
اما این روند نباید به این صورت ادامه داشته باشد. جلسات آنلاین حتی مواردی که به خاطر ترس از سرایت بیماری بدون آمادگی برگزار میشوند، میتوانند با استفاده از تکنیک‌های جلسات حضوری و فناوری‌هایی با کاربرد آسان و ارزان موثرتر باشند. در ادامه ابتدا نگاهی به مزایا و معایب جلسات آنلاین می‌اندازیم. سپس 14 گام برای بهره‌وری بهتر از جلسه مجازی خواهیم گفت.
مزایای جلسه مجازی
بارزترین مزیت یک جلسه مجازی این است که افراد میتوانند از هر نقطهای این جلسه را میزبانی یا در آن شرکت کنند. کارمندان میتوانند بدون نگرانی از وضعیت موجود درمورد تجمع در یک مکان فیزیکی و امکان مبتلا شدن به بیماری، از داخل خانه خود در یک جلسه شرکت کنند.
جلسه مجازی همچنین میتواند همکاری را بین افراد هم تیمی تقویت کند. با اشتراک گذاری تصویر، امکان چت، نظرسنجی و سایر مولفه‌ها، شرکت کنندگان میتوانند جلساتی تعاملی تر از همیشه تجربه کنند. ویژگی‌های پیشرفته مبتنی بر هوش مصنوعی مانند زیرنویس یا رونویسی زنده نیز میتوانند به همه افراد حاضر کمک کنند تا تمام جزئیات جلسات را ثبت کنند.
یکی از محبوب‌ترین و کاربردی‌ترین قابلیت‌های جلسه مجازی، امکان ضبط است. با این امکان افراد میتوانند به عقب برگردند و هرچندبار که می‌خواهند جلسه‌ای که قبلا در آن شرکت کرده‌اند را تماشا کنند یا گوش دهند. علاوه بر مزایای مذکور، کسب و کارها می توانند به مقدار زیادی در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند.
معایب جلسه مجازی
درحالی که جلسات مجازی قطعا میتوانند تاثیر مثبتی بر بهره‌وری داشته باشند، ممکن است معایبی نیز وجود داشته باشند؛ زیرا هرکسی تا کنون در این جلسات شرکت کرده باشد، میتواند این مسئله را تایید کند.
اولین و احتمالا رایج ترین مشکل جلسات مجازی زمانی است که کاربران در ورود به جلسات و مشارکت با مشکلات فنی مواجه میشوند. درحالی که پلت‌فرم‌ها میتوانند بسیار کاربرپسند و کاربردی باشند، ممکن است با موانع فنی مانند قطع شدن اتصال سرور یا اینترنت و… روبرو شوند.
یکی دیگر از مشکلات جلسه مجازی مسائل مربوط به صدا است. هنگامی که نوبت صحبت کردن افراد می‌رسد ممکن است فراموش کنند که میکروفون خود را وصل کند. یا ممکن است فراموش کنند در طول جلسه میکروفون خود را قطع کنند و صدای پس‌زمینه باعث ایجاد حواس‌پرتی برای سایر افراد شود. مشکلات دیگر مانند عدم دسترسی به اینترنت در زمان جلسه، نبود امکان شرکت در جلسه و… اشاره کرد.
همه این موارد برای افرادی که تابحال در جلسات آنلاین شرکت کرده باشند، آشنا هستند. این چالش‌ها میتوانند باعث ناامید شدن و از دست دادن تمرکزافراد در طول جلسات و درنتیجه باعث کاهش بهره‌وری می شوند.
14 قدم برای افزایش بهره‌وری در جلسه مجازی
1- جلسات را تصویری برگزار کنید
برای اینکه افراد احساس کنند همه در همان جلسه حضور دارند از کنفرانس‌های ویدیویی به جای صوتی استفاده کنید. فناوری‌هایی مثل زوم، اسکایپ و گوتومیتینگ به شخصی‌سازی مکالمه و درگیر نگهداشتن مشارکت‌کنندگان کمک می‌کنند.
2- همیشه گزینه‌ی تماس صوتی را در اختیار مشارکت‌کنندگان قرار دهید
کنفرانس ویدیویی میتواند بسیار خوب عمل کند، اما متکی به به یک اتصال اینترنتی پرسرعت است که ممکن است همیشه و برای در دسترس نباشد. افراد به توانایی مشارکت از طریق ویدیو نیاز دارند، اما باید در نظر داشت که اولویت استفاده از ویدیو یک استاندارد جدید است.
3- چه کسی باید جلسه مجازی را رهبری کند؟
شناسایی بهترین فرد برای رهبری یک جلسه مجازی میتواند یک چالش باشد. یک رهبر ایده‌آل برای پیشبرد جلسه مجازی لزوما نباید ارشد ترین فرد حاضر در جلسه باشد. فردی را انتخاب کنید که می‌داند چگونه یک جلسه را به‌طور موثر رهبری کند. این فرد باید یک سخنران عمومی باشد که جلسه را در مسیر درست رهبری می‌کند. تفویض مسئولیت برای یک جلسه موفق امری کلیدی است. میزبان باید وظایف خاصی مانند یادداشت کردن یک فهرست از نکات برجسته مذکور در جلسه، رسیدگی به پرسش و پاسخ و… را بر عهده دیگر افراد حاضر در جلسه محول کند.
4- بهترین زمان برای برگزاری یک جلسه مجازی چه زمانی است؟
انتخاب بهترین زمان برگزاری جلسات برای اطمینان از حضور افراد بسیار حائز اهمیت است. روزهای اول هفته میتواند بهترین گزینه برای انتخاب زمان جلسات مجازی باشند. بطور کلی سعی کنید جلسات مجازی را در ساعت 10 صبح الی 2 بعد ازظهر برنامه ریزی کنید. حتما شرکت کنندگان در مناطق زمانی مختلف را در نظر داشته باشید. بهترین توصیه درمورد چگونگی تشویق شرکت در یک جلسه آنلاین این است که اطلاع رسانی‌های و یادآوری‌های قبلی، در فواصل زمانی مختلف به شرکت کنندگان داده شود. درمورد هدف جلسه آنلاین شفاف باشید و زمان شروع و پایان هر جلسه را مشخص کنید.
5- قبل از جلسه از کارآمدی فن‌آوری‌های مورد استفاده اطمینان حاصل کنید
هیچ اتفاقی مانند تاخیر ۱۵ دقیقه‌ای در ابتدای جلسه باعث کاهش بهره‌وری آن نمی‌شود. قبل از یک جلسه مجازی همه‌ی شرکتکنندگان باید این فناوری را آزمایش کرده و نسبت به استفاده از گزینه‌های اصلی اطمینان حاصل کنند. به خاطر داشته داشته باشید که مکالمه با تولید‌کننده یا مشتری ممکن است تیم شما را مجبور کند که با بسته‌های نرم‌افزاری مختلفی آشنا شوند.
6- اطمینان حاصل کنید که صورت‌های افراد دیده میشوند
در جلسات مجازی کنفرانس‌های ویدئویی زمانی موثرتر خواهند بود که افراد بتوانند حالات چهره و حرکات بدن یکدیگر را ببینند. از افراد بخواهید که در نزدیکی وبکم خود بنشینند تا به شما در ایجاد صمیمیت در یک جلسه مجازی کمک کند.
7- به اصول اولیه‌ی جلسه مجازی پایبند باشید
قبل از شروع مکالمه اهداف مشخصی را تعیین کرده و در صورت لزوم یک متن اولیه برای مطالعه‌ی افراد ارسال کنید. در طول جلسه طرح داشته باشید، مقررات مربوط به شرایط جلسه را تنظیم کنید، استراحت بدهید و مراحل بعدی (از جمله زمانبندی و پاسخگویی) را بعد از هر بخش و در پایان جلسه بطور واضح بیان کنید.
8- مدت زمان جلسه مجازی را به حداقل برسانید
تنها چیزی که از یک ارائه‌ی طولانی مدت در یک جلسه‌ی حضوری بدتر است، یک ارائه‌ی طولانی در جلسه مجازی است. جلسات باید شامل بحث و گفت‌وگو باشد. اطلاعات زمینه‌ای باید از قبل آماده شوند. اگر شخصی نیاز به ارائه دارد برای هدایت گفت‌وگو از صفحه‌ی اشتراک‌گذاری استفاده کنید، در این صورت شرکتکنندگان میتوانند به معنای واقعی کلمه «حرف هم را بفهمند» با این وجود مکالمه را در اولویت قرار دهید تا زمانی را که افراد به یکدیگر نگاه می‌کنند را حداکثر کنید.
9- سردی فضا را بشکنید
اگر چه این مورد را خیلی تایید نمی‌کنیم؛ اما زمانی که افراد احساس تنهایی می‌کنند، از تمام ابزارها برای تقویت روابط بین‌فردی استفاده کنید. افزون‌برآن؛ در صورت اطلاع از اینکه یکی از شرکتکنندگان ممکن است یک دوست صمیمی یا فامیلی بیمار داشته باشد؛ با او ابراز همدردی کنید.
10- یک تسهیل‌گر مشخص کنید
معمولاً مدیریت یک جلسه مجازی سخت‌تر از یک بحث حضوری است. به کارگیری یک فرد برای هدایت مکالمه میتواند مفید باشد و به شرکتکنندگان دیگر این امکان را می‌د‌هد که روی محتوا تمرکز کنند. تسهیل‌گر همچنین میتواند از یک سیستم رای‌گیری برای گرفتن نبض گروه در مورد سوالاتی خاص استفاده کند و از شنیده شدن همه صداها اطمینان حاصل کند. تسهیل‌گر همچنین باید بتواند سوالات اساسی راجع به فناوری مورد استفاده را حل کند.
11- افراد را مخاطب قرار دهید
هدف‌‌گذاری در کسب و کار در شرایط بحرانی مشارکت همه‌ی افراد در جلسه بدون صحبت کردن با یکدیگر یکی از چالشی‌ترین جنبه‌های برگزاری یک جلسه مجازی است. برای جلوگیری از این شرایط توصیه می‌کنیم که حتی قبل از نهایی شدن تصمیم و با رفتن دور یک میز به صورت مجازی از افراد بخواهید که به صورت دوره‌‌ای صحبت کنند. برخی از بسته‌های نرم‌افزاری حتی به شرکتکنندگان این امکان را می‌دهند که در صورت تمایل دست خود را بالا ببرند. این کار میتواند به تسهیل‌گر کمک کند تا بدون حذف دیدگاه یک مشارکت‌کننده‌ی درون‌گرا شفافیت را در جلسه برقرار کند.
12- در همان جلسه بازخورد بگیرید
با توجه به اینکه تفسیر جلسه مجازی ممکن است دشوار باشد، گردآوری و پردازش ورودی‌هایی با کیفیت بالا در طول یک جلسه میتواند چالش‌برانگیز باشد. از یک ابزار نظرسنجی مبتنی بر تلفن مانند نظرسنجی در همه‌جا (Poll Everywhere) برای گرفتن بازخوردهای مورد نیاز از مشارکت‌کنندگان در رابطه با موضوعات خاص در همان لحظه استفاده کنید. نظرسنجی را به صورت آزاد و جدا از ویدیوکنفرانس انجام دهید تا مانع مکالمه نشود. شرکتکنندگان به دستورالعمل‌های روشنی در رابطه با نحوه استفاده از سیستم و فعالیت‌ها نیاز دارند، اما گروه‌ها به سرعت با آن هماهنگ میشوند و ارزش این تلاش را دارند.
13- از پرداختن به مسائل دشوار نهراسید
جلسه مجازی نیاز به یادگیری دارند و زمانیکه شما و تیمتان نحوهی استفاده از آن را بدانید و با کار کردن با آن احساس راحتی کنید؛ بسیار شگفت‌زده خواهید شد. ممکن است طبیعی به نظر برسد که صبر کنید تا در رابطه با مسائل سخت با حضور همه در جلسات حضوری بحث کنید، اما این ممکن است گزینه‌ی خوبی نباشد. بنابراین از مباحث بحث‌برانگیز خودداری کنید.
14- زمانیکه هنوز کنار یکدیگر قرار دارید، یک یا دو بار تمرین کنید
جلسه‌ی بعدی کارکنان خود را به صورت مجازی برگزار کنید؛ درحالیکه هر یک از اعضای اجرایی در دفتر خود نشسته‌اند و بدون نیاز به کمک به جلسه نگاه می‌کنند. بعد از پایان جلسه تجربه های افراد در این رابطه را گردآوری و بیان کنید. چه مواردی خوب و چه مواردی بد بودند؟ چگونه می‌توانید در جلسه مجازی خود تحول ایجاد کنید تا آنها را به اندازه‌ی جلسات حضوری تاثیرگذار کنید؟
جمع بندی
برای افزایش امکان برگزاری جلسه مجازی ممکن است نیاز داشته باشید که نحوهی برگزاری آن توسط تیم خود را تنظیم و هماهنگ کنید. اما سرمایه‌گذاری اندک در زمینه‌ی آمادگی برای آن در زمان کنونی ممکن است تاثیر بزرگی در آن زمان داشته باشد.
تیم تولید محتوای گروه مشاوران غزال
این مقاله به کوشش فاطمه شیرمردی و دیگر اعضای گروه مشاوران غزال تولید شده است. تک‌تک ما تلاش داریم اثری مثبت بر روی کسب و کارها داشته باشیم.
